Модуль «КАДРЫ» на базе СЭД Directum 5.5

Негосударственный пенсионный фонд «Сургутнефтегаз» - далее Фонд, создан решением Учредителей 15 февраля 1995 года. государственная регистрация Фонда проведена 15 мая 1995 года решением администрации г. Сургута, Ханты-Мансийского автономного округа, Тюменской области.

В 2014 году произошла реорганизация НПФ «Сургутнефтегаз» в АО «НПФ «Сургутнефтегаз». В 2017 году Фонд успешно прошёл проверку Центрального Банка Российской Федерации. Отличные результаты инвестиционной деятельности подтвердили лидерские позиции АО «НПФ «Сургутнефтегаз» по размеру доходности, размещённой на счета клиентов, по договорам обязательного пенсионного страхования и негосударственного пенсионного обеспечения. Надёжность фонда была в очередной раз подтверждена независимым рейтинговым агентством «Эксперт РА». По новой методологии оценки присвоен высокий уровень финансовой надёжности и устойчивости «ruAA». Фонд является членом Совета Национальной ассоциации негосударственных пенсионных фондов (НАПФ) и участником системы гарантирования прав застрахованных лиц. Численность Фонда – 80 человек.

Причины создания модуля «КАДРЫ»

В 2018 году руководством АО «НПФ «Сургутнефтегаз» была поставлена задача автоматизации кадрового делопроизводства, в связи с тем, что вся кадровая документация велась без использования специализированных программ.

Поскольку Фонд активно использует в своей работе СЭД Directum, а также в нем происходит регистрация всех кадровых приказов мною был предложен вариант создания кадрового модуля именно в нем.

Почему Directum? В СЭД Directum «КАДРЫ» на своем месте, кадровая служба — это документы, а Directum – это документооборот, в нем прекрасно они формируются.

Задачи модуля

Оптимизация работы и экономия рабочего времени инспектора кадровой службы.

Глоссарий

Фонд – АО «НПФ «Сургутнефтегаз»

Карточка Т2 – это документ унифицированной формы, который заполняется на основании приказа о приеме на работу всех сотрудников.

ЛКР – личная карточка работника в модуле «КАДРЫ», содержит всю информацию карточки Т2 плюс дополнительные поля для работы с модулем.

Специфика

• Разработка модуля началась в июне 2018 года, планируемый срок завершения модуля «КАДРЫ» версии 1.0 декабрь 2018 года.
• Модуль функционирует на собственных справочниках системы, решено было не переделывать стандартные справочники СЭД Directum, чтобы не было конфликтов при обновлении системы.
• В Фонде работают основные работники (полная занятость), совместители (почасовой график работы в определенные дни) и есть иногородние (свой график работы), все это нужно было учесть при создании табелей рабочего времени.
• Полный доступ к компонентам модуля имеет только инспектор кадровой службы. Остальным пользователям доступ к ЛКР закрыт на уровне реквизитов.

Состав модуля «КАДРЫ»

Обложка модуля

Для удобства использования инспектором кадровой службы модуля «Кадры» была создана обложка.

Обложка модуля «КАДРЫ»

Справочник «Личные карточки работников»

Ведущим справочником модуля «КАДРЫ» является справочник «Личные карточки работников» - далее ЛКР.

Справочник «Личные карточки работников»

Из справочника ЛКР, доступна навигация в справочники «Отпуска», «Графики отпусков», «Табеля рабочего времени», «Квалификационный профиль сотрудников», «Уведомления» (кнопки снизу). При нажатии открываются записи текущего работника.

По просьбе инспектора кадров, для наглядности, была реализована загрузка логотипов с ленты (например «Уволен», «Пенсия» и т.д.).

При приеме на работу нового сотрудника, инспектор кадров, после заполнения ЛКР, нажимает на кнопку на ленте «Отправить задачу о подготовке должностной инструкции», после чего вычисляется руководитель подразделения нового сотрудника, который получает задачу. После чего вариант должностной инструкции запускается на согласование по типовому маршруту «Согласование должностных инструкций».

При увольнении сотрудника, инспектор кадров закрывает записи работника в справочниках «График отпусков», «Табеля рабочего времени», «Отпуска» и ЛКР.

На форме списке справочника инспектору кадров доступны следующие действия:

• Создать новый график отпусков – создает всем работникам справочника ЛКР с состоянием «Действующая», запись в справочнике «График отпусков» с состоянием «Планируемая».
• Смена статусов графика отпусков – меняет в справочнике «График отпусков» графики отпусков со статусом «Действующий» на «Закрытый», а «Планируемый», на «Действующий».
• Создать всем табеля – создает всем работникам справочника ЛКР с состоянием «Действующая», запись в справочнике «Табеля учета рабочего времени» на месяц, указанный инспектором.

 

Итог внедрения справочника ЛКР: Созданы карточки в электронном виде на всех сотрудников Фонда. Внесена информация о приеме на работу, об образовании, о переводах, о стаже работы, благодаря чему теперь можно оперативно формировать необходимые отчеты о сотрудниках. Например, отчеты о стаже работы в Фонде, об образовании сотрудников, списки с актуальными должностями и т.д.

Справочник «График отпусков»

Справочник служит для планирования отпусков работников Фонда. Справочник содержит калькулятор отпусков, с помощью которого каждый сотрудник может увидеть сколько дней отпуска он заработает к конкретной дате и запланировать отпуск на следующий год.

После того, как сотрудники заполнят график отпусков на следующий год, инспектор может сформировать график отпусков в Excel из СЭД Directum, проверяет, выводит на печать и подписывает генеральным директором.

При планировании сотрудники могут формировать из ленты отчет по своему подразделению, чтобы смотреть пересечения отпусков. Так же на ленте есть инструкция по работе со справочником.

Когда график отпусков заполнен и утвержден, инспектору приходят уведомления о предстоящем отпуске сотрудников за 16 дней до его наступления, во вложении уже находится документ с уведомлением, в котором автоматически прописывается: фио сотрудника, должность, дата начала отпуска, количество дней предстоящего отпуска.

Форма карточка справочника «График отпусков»

Уведомление инспектору, о приближении отпуска сотрудника

Документ из вложения уведомления

Отчет «График отпусков» (без данных)

На ленте формы-списка действие «Рассылка о заполнении графика отпусков», рассылает всем работникам их записи справочника с состоянием «Планируемая»

Итог внедрения справочника «График отпусков»: Созданы действующие записи графика отпусков на текущий год, автоматизирована работа инспектора кадров в получении уведомлений на отпуск и формировании отчета «Уведомление об отпуске». На следующий 2019 год график согласован и утвержден с помощью данного модуля.

Справочник «Журнал переработки»

Как мы знаем, отпуск состоит из основной части – 28 дней, дополнительного отпуска (в нашем случае северный отпуск) – 16 дней и за ненормированный рабочий день – далее НРД. Размер НРД зависит от занимаемой должности сотрудника и количества часов переработки, например у обычных сотрудников НРД может быть от 3 до 7 дней.

Обычно вечером сотрудники забывают заполнять журнал, поэтому для учета НРД, каждое утро сотрудники получают уведомление с вариантом запуска справочника «Журнал переработки», при открытии справочника он фильтруется, и текущий пользователь видит только свои записи, на ленте формы-списка можно сформировать отчет о переработке за период. При создании новой записи, открывается форма-карточка, на которой автоматически заполнены реквизиты: работник, подразделение, дата переработки (вчера), если сотрудник мужчина, то начало переработки с 17:50, если женщина с 17:00. Сотрудник заполняет только реквизиты окончания и причины переработки. В справочнике «Отпуска» инспектор видит сколько по факту переработки у сотрудника на выбранный отпускной период.

Уведомление о заполнении журнала переработки

Журнал переработки

Итог внедрения справочника «Журнал переработки»: Автоматизирована рассылка на заполнения журнала переработки, вывод переработки за отпускной период в справочник «Отпуска».

Справочник «Отпуска»

Справочник «Отпуска» предназначен для учета ведения отпусков сотрудников Фонда по отпускным периодам и формирования приказов на отпуск.

После того, как сотрудник подписал уведомление об отпуске, инспектор кадров заходит через ЛКР в справочник «Отпуска» открывает действующую запись с наименьшим отпускным периодом и заводит в детальном разделе справочника запись об отпуске работника с указанием типа отпуска и датами начала и окончания, число дней отпуска списывается из фактического состояния отпуска из нужного раздела. Инспектор помечает данную запись к выходу на формирование приказа. Если дни отпуска заполняемого периода закончились, то инспектор заходит в следующий отпускной период и продолжает создавать в детальном наборе отметки к отпуску, помечая их к выходу в приказ.

После этого на ленте, в форме карточке нажимает на кнопку формирования нужного приказа: «приказ о предоставлении отпуска» или «отпуск без сохранения заработной платы». Подхватываются все записи справочника «Отпуска» по текущему сотруднику с отметкой о формировании приказа. После формирования приказа о предоставлении отпуска, перед его визуализацией, в справочник «Табель учета рабочего времени» проставляются отметки «ОТ» или «ДО» об отпуске в даты табеля, указанные в приказе.

Каждый день отрабатывает сценарий, который проверяет окончание отпускного периода. Инспектору приходит напоминание, что нужно создать новый отпускной период. Можно было создавать и автоматически, но пожелание инспектора было создавать запись вручную.

Форма-карточка справочника «Отпуска»

Итог внедрения справочника «Отпуска»: на каждого сотрудника созданы записи справочника с отпускными периодами. Формируются приказы на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Инспектором внесена актуальная информация об оставшихся днях отпуска по каждому сотруднику. При создании приказа на отпуск программа автоматически вычитает количество использованных дней отпуска и показывает сколько дней отпуска есть в наличии у сотрудника (с разбивкой на ежегодный основной, ежегодный дополнительный отпуск, а также отпуск за ненормированный рабочий день). Сканы приказов на отпуск загружены в эти карточки (всегда можно открыть карточку на сотрудника и посмотреть его приказ).

Справочник «Табеля учета рабочего времени»

Каждый месяц инспектор кадров создает с помощью сценария табеля рабочего времени всем сотрудникам с состоянием «Действующая», при этом действующие записи переводятся в состояние «Закрытая». При создании записи на работника, табель заполняется эталонными значениями в зависимости от: вида работы (основной, совместитель, иногородний), нахождении сотрудника в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком. Количество дней в табеле, продолжительность рабочего дня, отметки о выходных и праздниках берутся из календарей рабочего времени.

Изменения в табелях происходят при формировании приказов автоматически или инспектор выбирает нужную отметку, например «К» (командировка) и период за который разнести значение в табель. При замещении инспектор указывает кого замещал пользователь, в какой период и за какую доплату.

По итогам заполнения табеля инспектор формирует два раза в месяц табеля на аванс и заработную плату.

Примеры заполнения табелей

Основной работник

Совместитель

Отпуск по беременности и родам

Отчет «Табель учета использования рабочего времени»

Итог внедрения справочника «Табеля учета рабочего времени»: Заполнение табеля в СЭД Directum позволяет сократить время на его составление. В течение месяца инспектором заполняется информация об отсутствии сотрудников на рабочем месте (отпуска, больничные, командировки, отпуска по уходу за ребенком и т.д.), а программа сама считает сколько дней сотрудник отсутствовал, а сколько дней работал. Предусмотрено формирования табеля за половину месяца (аванс), а также за полный месяц (заработная плата).

Справочник «Испытательные сроки»

При трудоустройстве сотрудника на работу, инспектор направляет начальнику отдела задачу о необходимости заполнения плана об испытательном сроке, во вложении запись справочника о новом работнике, принятом на испытательный срок. Начальник отдела заполняет справочник планом работ на испытательный срок, формирует план и утверждает генеральным директором. Также, можно в дальнейшем формировать отчет и заключение об испытательном сроке. Ежедневно запускается сценарий, который при приближении окончания испытательного срока формирует напоминание руководителю испытуемого, о том, что нужно подготовить заключение об испытательном сроке, а инспектору проконтролировать это.

Итог внедрения справочника «Испытательные сроки»: Планы, отчет и заключение об испытательном сроке унифицированы. Напоминания позволяют не пропустить окончание испытательного срока и вынести решение по прохождению испытательного срока вовремя.

Справочник «Квалификационный профиль сотрудника»

Данный справочник содержит все данные по каждому сотруднику о прохождении курсов повышения квалификации, обучений, об участии в конференциях. В справочнике можно получить информацию по обучению: где, когда, по какой теме, а также посмотреть сканы сертификатов (при их наличии). Можно вывести информацию о пройденных курсах в отчет.

Итог внедрения: полная база пройденных курсов и семинаров сотрудниками.

Справочник «Уведомления инспектора»

Справочник служит для создания различных уведомлений инспектору, например: об окончании отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, до 3-х лет, отпуска по беременности и родам, срока действия трудового договора, о необходимости подготовки отчетов.

Ежедневно запускается сценарий, который пробегает по записям справочника и отправляет уведомления о наступлении события инспектору.

Если напоминания об окончании отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, до 3-х лет, отпуска по беременности и родам, то сразу из уведомления можно сформировать нужные приказы.

Итог внедрения: Инспектор кадров всегда осведомлен о приближении кадровых событий.

Отчет «Инвентаризация отпусков»

Формирования отчета для бухгалтерии из модуля «КАДРЫ»» с указанием количества оставшихся дней отпуска у сотрудников на конец каждого месяца.

Итог внедрения: экономия времени инспектора кадров на формирование отчета

Справочник «Приказы»

Справочник служит для формирования следующих кадровых приказов:

• о работе в выходной день

• об увольнении

• о переводе на другую работу

• о приеме на работу

• о возложении должностных обязанностей

При выборе «Типа приказа» инспектору остаются доступны поля формы-карточки, требующиеся для формирования данного приказа, остальные реквизиты становятся на чтение. Инспектор заполняет данные и нажимает кнопку нужного приказа не ленте.

При разработке приказа «О командировании» было решено вынести его в отдельный сервис.

Итог внедрения: Экономия времени инспектора кадров на формирование приказов.

Справочник «Командировки»

1. После подписания докладной записки о командировании и регистрации ее в приемной делопроизводитель создает запись в справочнике «Командировки» указывая дату выдачи служебного задания, организацию и город командирования. Затем в детальном наборе создает запись о командировании сотрудника, указывая цель, сроки поездки, основание (докладная записка). Если командированных несколько, то делопроизводитель нажимает кнопку «Копировать командированного», создается запись, в которой не указана фамилия, остается только ее внести.
2. Записи внесены, делопроизводитель нажимает на ленте кнопку «Создание служебных заданий», создаются документы, ID документов сразу присваивается реквизиту «Служебные задания» в детальном наборе. Над детальным набором кнопка, с помощью которой делопроизводитель может просмотреть сформированные СЗ. Делопроизводитель нажимает кнопку на ленте «Стартовать командирование» и задача уходит по типовому маршруту.
3. Инспектор получает задачу о формировании приказа о командировании, формирует его по кнопке на ленте и проверяет оформление. ID приказа записывается в реквизит «Приказ». После формирования приказа в табеля рабочего времени командированным сотрудникам проставляются отметки "К" в даты командирования, инспектор проверяет и выполняет задачу.
4. Бухгалтерия получает уведомление со служебным заданием и проектом приказа.
5. Командированный получает готовое СЗ и приказ, согласовывает его и передает на подпись генеральному директору, после чего выполняет задание в Directum.
6. Командированный сотрудник получает задание отчитаться о результатах командировки, со сроком плюс один день от даты возвращения.

Делопроизводители могут формировать «Журнал регистрации служебных заданий» за период по кнопке на ленте формы списка.

Итог внедрения: экономия времени делопроизводителя и инспектора на формирование служебных заданий и приказов. Командированные получают готовые СЗ и отформатированный приказ, бухгалтерия своевременно уведомлена о командировании.

Планы развития

В 2019 году планируется реализовать в модуле «КАДРЫ»:

• Калькулятор, подсчитывающий компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении сотрудников.
• Формирование типовой формы трудового договора.
• Отчет для отдела анализа рисков – ежеквартальный (в котором указывается количество отсутствующих сотрудников в каждом отделе за квартал, уволенных и принятых).

Общие итоги

1. Созданы ЛКР в электронном виде на всех сотрудников Фонда, благодаря чему можно оперативно формировать необходимые отчеты о сотрудниках.
2. Созданы действующие записи графика отпусков на текущий год, автоматизирована работа инспектора кадров в получении уведомлений на отпуск и формировании отчета «Уведомление об отпуске». Согласован график отпусков на следующий год с помощью модуля «КАДРЫ».
3. Автоматизирована рассылка на заполнения журнала переработки, вывод переработки за отпускной период в справочник «Отпуска».
4. На каждого сотрудника созданы записи справочника с отпускными периодами. Формируются приказы на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы.
5. Заполнение табеля в модуле «КАДРЫ» позволяет сократить время на его составление. Предусмотрено формирования табеля за половину месяца (аванс), а также за полный месяц (заработная плата).
6. Планы, отчет и заключение об испытательном сроке унифицированы. Напоминания позволяют не пропустить окончание испытательного срока и вынести решение по прохождению испытательного срока вовремя.
7. Полная база пройденных курсов и семинаров сотрудниками.
8. Инспектор кадров всегда осведомлен о приближении кадровых событий.
9. Экономия времени инспектора кадров на формирование отчета «Инвентаризация отпусков»
10. Быстрое формирование приказов о работе в выходной день, об увольнении, о переводе на другую работу, о приеме на работу, о возложении должностных обязанностей.
11. Экономия времени делопроизводителя и инспектора на формирование служебных заданий и приказов на командирование.  Своевременное уведомление бухгалтерии о командировании.

Отзыв инспектора кадровой службы

Одним из наиболее трудоемких процессов в кадровой работе было составление: табеля учета рабочего времени, отчета о количестве оставшихся дней отпуска у работников на конец каждого месяца и планирование графика отпусков.

После автоматизации получен следующий эффект:

Уменьшение затрачиваемого времени на оформление табеля учета рабочего времени. До автоматизации время подготовки табеля учета рабочего времени составляло около 4-х часов, табель оформлялся в Excel (нужно было скопировать файл за предыдущий месяц, очистить информацию об отсутствии сотрудников и их рабочих днях за предыдущий месяц, отметить выходные дни, внести вручную периоды отсутствия сотрудников за текущий месяц, дни присутствия, самостоятельно посчитать сколько дней отработано, сколько дней сотрудник отсутствовал и т.д.). После автоматизации время оформления табеля учета рабочего времени сократилось до 1-го часа, большая часть которого занимает проверка выведенных данных.

Отчет «Инвентаризация отпусков». Уменьшение затрачиваемого времени на оформление отчета, минимизация допущения ошибок при его составлении. До автоматизации время подготовки отчета составляло около 2-х часов, отчет оформлялся в Excel (вносилась информация о сотрудниках, которые уходили в отпуск в текущем месяце, по формуле считалось количество оставшихся дней у всех сотрудников, всё вручную). После автоматизации время оформления отчета сократилось до 5 минут.

Планирование графика отпусков. Уменьшение затрачиваемого времени инспектора по кадрам на перепроверку за всеми сотрудниками количества дней отпуска, пропорционально отработанному времени, минимизация ошибок при составлении графика отпусков. Благодаря калькулятору отпусков, сотрудники теперь могут самостоятельно рассчитывать сколько дней отпуска они заработали к конкретной дате и исходя из этого, правильно планировать график отпусков на следующий год. До автоматизации сотрудники считали сами, в итоге допускали ошибки, и инспектор по кадрам пересчитывал за них все отпуска. И затем, при возникновении недочетов в расчетах, сотрудники переделывали свои отпуска.

При внедрении модуля «Кадры» уменьшились трудозатраты на определенные работы, в результате чего высвобождается время на другие задачи. Всегда можно отследить актуальную информацию по сотрудникам (передвижения, стаж, дата трудоустройства и т.д.).

Показатели: