Внедрение DirectumRX в Гленмарк Импэкс

75
пользователей
5
ТОП-менеджеров
6
команда проекта от исполнителя и заказчика
50
обученных специалистов
3,5
месяцев
Заказчик: ООО "Гленмарк Импэкс"
Исполнитель: ООО "Директум-М"
Теги:

ООО «Гленмарк Импэкс» – подразделение международной фармацевтической компании «Гленмарк Фармасьютикалз Лимитед» в России. Портфель лекарственных препаратов компании присутствует на российском рынке с середины 80-х годов и состоит из рецептурных и безрецептурных препаратов в основных терапевтических областях: дерматология, пульмонология, отоларингология, педиатрия и общая практика.

Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

Задачи проекта

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи:

  • сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
  • повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

Решения и ход проекта

Специалисты DIRECTUM автоматизировали несколько процессов с учетом требований компании:

Согласование и оценка контрагентов

Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки.

Благодаря автоматизации процесса компания Гленмарк минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.

Согласование закупочной документации и проведения тендера

Система DirectumRX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации – состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет.

При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.

Согласование договоров и дополнительных соглашений

При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.

Согласование счетов на оплату

После того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации.

Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.

Отзыв о проекте

«Гленмарк – это компания, в основе деятельности которой лежат прежде всего инновации. Мы постоянно ищем возможности для совершенствования бизнес-процессов и повышения их эффективности. Предметная область автоматизации данного процесса была качественно исследована на старте проекта, в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате мы получили продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов в нашей компании.

Интуитивно понятный интерфейс, встроенная интеграция с продуктами MS Office, продуманная справочная подсистема помогли сотрудникам быстро обучиться и адаптироваться для работы в системе», — Дмитрий Шведов, ИТ-директор Гленмарк в России.

Результаты

  • 75 пользователей
  • 5 ТОП-менеджеров
  • 6 человек команда проекта от исполнителя и заказчика
  • 50 обученных специалистов
  • 3,5 месяцев
Номинация: Olimpio
Утверждено 11 6

Комментарии (6)

Евгения Жвакина

Интересное решение для проверки благонадежности! Очень часто клиенты хотят проводить в системе такие проверки! А какие показатели заполняют согласующие для расчета формулы? и в каком виде это представлено? В карточке документа или в задаче? Можно пример скриншота или таблички

Антон Овчинников

Все реализовано в карточке заявки на контрагента. Юрист и финансист проставляют по одной оценке (от 1 до 3), по ним RX рассчитывает средний балл. Сложных формул и расчётов не делаем, это задача сервиса по проверке благонадежности. Кейс можно развить: передавать данные контрагента в сервис проверки и получать итоговый балл. На другом проекте делали прототип интеграции с сервисом "Периметр", который рассчитывает агрегированный показатель благонадежности, основываясь на данных о ЮЛ из СПАРК, X-Compliance и прочих источников.

Евгения Жвакина

А этот итоговый результат по формуле является обязательным или просто "к сведению" ? Могут ли специалисты, при желании, не принять во внимание отрицательную оценку благонадежности и разрешить заключать договоры с данным контрагентом?

Антон Овчинников

Такой бизнес-логики нет )

Алексей Верещагин

Какой сервис проверки благонадежности в итоге использовался?

Антон Овчинников

Это коммерческая тайна заказчика :) используют несколько сервисов.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий