Андеррайтинг нестандартных договоров страхования

Одним из основных бизнес-процессов в страховании является андеррайтинг договоров страхования (оценка рисков, определение адекватного страхового тарифа, условий страхования, формирование прибыльного страхового портфеля).

К концу 2016 года стало очень актуальной задачей автоматизация процесса согласования нестандартных договоров страхования Управлением андеррайтинга.

Как было

Согласование до 2017 г.

До 2017 г. согласование запросов на заключение нетиповых договоров страхования в Управлении андеррайтинга осуществлялось посредством электронной почты.

Хранение до 2017 г.

Сотрудники Управления андеррайтинга имели сетевую папку, в которую копировали все поступающие документы. В процессе работы создавались новые варианты текстов, которые индексировали цифрами и датами. В результате папка раздулась до необычайных размеров, что усложняло поиск.

Учет производительности труда (KPI) до 2017 г.

Управление андеррайтинга является обслуживающим подразделением, от которого зависит скорость заключения договоров страхования, а следовательно и прибыль компании в целом и продавца в частности. Поэтому, к производительности труда данного подразделения всегда уделялось пристальное внимание. В связи с чем андеррайтеры вынуждены были вести журнал в формате Excel, в котором фиксировались дата и время получения запроса, дата и время ответа на каждый запрос, результат согласования, что отнимало достаточное количество рабочего времени.

Задачи проекта

Решенные задачи после внедрения решения

• Интеграция с учетной системой договоров страхования АИС FRONT;
• Архив запросов на андеррайтинг договоров страхования в DIRECTUM с доступом к нему ответственных сотрудников;
• Ведение истории согласования каждого договора, к которой можно всегда вернуться;
• Автоматическая аккумуляция данных KPI сотрудников Управления андеррайтинга в справочнике запросов;
• KPI продавцов: аналитика по количеству и сумме заключенных или незаключенных договоров страхования в разрезе подразделений и сотрудников.

Описание и возможности решения

Использованные технологии и платформы:

• DIRECTUM версии 5.3.
• Интеграционный адаптер (разработчик – ООО «ТАНАИС Ритейл»)

Так как данные по договорам страхования создавались и хранились в учетной системе, а сами документы должны были храниться и согласовываться в DIRECTUM, то встал вопрос об интеграции систем. В этом случае мы бы избавились от дублирования информации.

Продавец заводил карточку договора в АИС FRONT, после сохранения данных нажимал кнопку «Отправить в DIRECTUM».

С помощью интеграционного адаптера данные карточки договора отправлялись в DIRECTUM, в результате чего автоматически создавалась карточка справочника «Запросы на страхование», ссылка на которую возвращалась в карточку договора АИС FRONT в виде гиперссылки:

Сотруднику достаточно кликнуть  по гиперссылке, чтобы провалиться непосредственно в карточку справочника «Запросы на страхование» DIRECTUM для привязывания к ней необходимых документов и отправки на согласование.

При этом в карточку договора АИС FRONT возвращаются ссылки на документы и задачу

Карточка справочника «Запросы на страхование» в DIRECTUM:

Нередактируемые поля, по значениям которых вычисляется загруженность андеррайтера:

Количество ответов – количество итераций запроса;

Андеррайтеры – сотрудники Управления андеррайтинга, участвовавшие в рассмотрении запроса;

Кол-во рабочих часов – разница между временем получения задания и его выполнения андеррайтером;

Дата и время получ.запроса – дата и время получения первого задания на рассмотрение запроса;

Дата и время согласования – дата и время выполнения задания андеррайтером с результатом «Согласовано».

В самом маршруте помимо сотрудников Управления андеррайтинга участвуют Управление урегулирования убытков, Управление перестрахования, Отдел регионального документооборота и другие, если от них необходима информация для ответа на запрос.

При согласовании андеррайтером договора страхования, документ преобразовывается в формат PDF с одновременной простановкой штампа, который включает в себя ИД документа/номер версии/номер запроса: 

Именно эту версию  договора продавец должен распечатать и подписать у страхователя.             

Результаты применения решения

1. Андеррайтеры отказались от копирования файлов в сетевую папку;
2. Им не нужно сейчас вести журнал в формате Excel, т.к. данные автоматически формируются в справочнике «Запросы на страхование»;
3. Вся история согласования фиксируется в системе, и нет необходимости искать цепочку переписки в Outlook.

Эффект от внедрения

1. 140 пользователей охвачено автоматизацией по проекту
2. 140 пользователей прошли обучение;
3. Повышение исполнительской дисциплины – так как процесс прозрачный, все согласующие стараются выполнить задания оперативно.
4. Сокращение трудозатрат – сотрудники Управления операционной поддержки, проверяющие и принимающее к учету договоры страхования в АИС FRONT, проходя по гиперссылкам, могут посмотреть документы в DIRECTUM в части наличия ЭП и штампов.
5. Ускорение подготовки отчета – сотруднику Департамента методологии страхования, ответственному за отчетность, можно вести аналитику по автоматически формирующимся данным в справочнике «Запросы на страхование», а не сводить ее в ручном режиме.
6. Прозрачность процесса – Инициаторам нет необходимости в звонках и электронных письмах для того, чтоб узнать стадию рассмотрения его запроса.  Достаточно просмотреть состояние задачи.

Перспективы развития решения

Планируется добавление штрих-кода в штамп для быстрого поиска электронной версии по бумажному оригиналу.

Отзывы

Руководитель Управления андеррайтинга Ларин Юрий Игоревич назвал преимущества использования данного решения: 

1. Самое важное – информация сохраняется и есть возможность вернуться к прошлой переписке;
2. Возможность создания новой версии, позволяющая отслеживать хронологию изменения документа;
3. Структура наименования файлов уже несет в себе большую информацию. Нет необходимости открывать по очереди все файлы, чтобы понять, где же находятся основные документы;
4. Напоминания – прекрасный механизм, позволяющий не забыть о важных документах в интенсивном потоке заданий.

Команда

Разработчик решения – ООО «ТАНАИС»

Внедрение самостоятельное.