Автоматизация закупочной деятельности в АО АКБ «НОВИКОМБАНК»

О заказчике

АО АКБ «Новикомбанк» входит в 30 крупнейших финансовых институтов страны. С момента своего основания в 1993 году Банк поддерживает важнейшие проекты российской экономики, предоставляет полный спектр банковских услуг на всех сегментах финансового рынка. В числе клиентов Банка — высокотехнологичные предприятия машиностроения, нефтегазового комплекса и авиастроения. Банк относится к государственной корпорации «Ростех».

Цели и задачи проекта

Решение о необходимости автоматизации закупочной деятельности было принято в связи с переходом на новое положение о закупках от государственной корпорации «Ростех». Положение устанавливает единые требования к проведению закупочной деятельности для всех компаний госкорпорации и основывается на принципах 223 федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Цели проекта:

• Регламентировать и структурировать внутренний процесс по работе с закупками;
• Сократить время на составление планов закупки и закупочной документации, а также на публикацию документации на площадках;
• Сократить время на подготовку ежемесячной отчетности;
• Снизить риски по нарушению сроков публикации документации на площадках.

Основные задачи проекта:

• Автоматизировать весь цикл работ по закупкам в соответствии с положением ГК «Ростех»;
• Регламентировать внутренний процесс планирования закупок на календарный год;
• Выгружать сведения по закупкам на электронно-торговую площадку ЭТП РФ, а также получать данные с торговой площадки;
• Выгружать сведения о заключенных договорных документах на сайт государственных закупок – ЕИС (единая информационная система);
• Передавать сведения о заключенных договорных документах в банковскую систему Заказчика.

Описание

Архитектура решения

На схеме представлена общая архитектура решения «Управление закупками».

Процесс по работе с закупками начинается со сбора потребностей на календарный год с подразделений организации. Затем на основании потребностей формируются позиции плана закупок. Итоговый план закупок утверждается закупочным комитетом, после чего публикуется на ЭТП РФ.

Далее по позициям плана проводятся закупки. Процесс по проведению закупки включает в себя этап получения и рассмотрения заявок от участников торгов, а также этап формирования протоколов и определения победителя по закупке. Все сформированные протоколы также в обязательном порядке публикуются на ЭТП РФ.

Следующим шагом идет заключение договора с победителем по закупке. Договор сначала согласовывается и подписывается внутри организации, а затем зарегистрированный договор, публикуется на сайте ЕИС. Публикация договорных документов осуществляется также из системы DIRECTUM.

Помимо этого, в банке используется система учета бухгалтерских документов, в которую необходимо передавать данные о заключенных договорах и документах. Система DIRECTUM выступает в качестве единого хранилища договорных документов, а из бухгалтерской учетной системы всегда можно перейти к телам документам, хранящимся в DIRECTUM.

Заключительным этапом идет исполнение договора по закупкам, представляющим собой внесение и публикацию документов, закрывающих договор, а также внесение сведений о заключенных дополнительных соглашениях. Здесь по аналогии с договорами, все документы публикуются на ЕИС.

Финальным процессом блока по исполнению договора является ежемесячная публикация отчетности, а именно сведений о заключенных договорах по закупкам на ЕИС.

Таким образом, описанное решение охватывает весь цикл работ по закупкам, начиная с этапа сбора потребностей подразделений, заканчивая публикацией данных по исполнению договора с победителем закупки.

Планирование закупок

Планирование закупок – это процесс, который запускается за несколько месяцев до конца календарного года, и предназначен для создания позиций по плановым закупкам на следующий календарный год. В результате процесса планирования должно быть сформировано два ключевых документа – план закупок (подлежащий публикации) и расширенный план закупок (непубликуемый внутренний план).

В автоматизированном процессе планирования имеется ряд особенностей:

• Структура компании Заказчика включает в себя не только головную компанию, но и ряд филиалов. Процесс планирования начинается в филиалах, а затем переходит в головную организацию.
• Все подготовленные потребности филиала согласовываются с ответственными в головной организации. На этапе согласования потребности распределяются между головной организацией и филиалом для дальнейшего объединения в позиции.
• Потребности объединяются в позиции по нескольким критериям, при этом доступно как ручное, так и автоматическое формирование позиций.
• Реализована логика автоматического определения необходимости включения позиции в план закупок и/или в расширенный план закупок на основании ряда параметров, например, способ закупки, размер начальной максимальной цены и т.д. В итоге одна позиция может входить в оба плана, только в один или не входить ни в один.
• Подготовленные планы обязательно согласовываются с участниками закупочной комиссии в электронном виде и утверждаются на очном заседании.

Большое внимание в процессе планирования уделялось автоматизации заполнения расширенного плана закупок. Разработанное решение позволяет практически полностью заполнить расширенный план данными из системы, постоянно актуализировать план в случае возникновения оперативной потребности и сохранять введенные вручную значения даже при переформировании.

Еще одна особенность решения – переход от справочников к работе с заданиями. Создание и согласование всех позиций происходит в рамках задач по типовому маршруту. Для работы с потребностями и позициями, на ленту задания добавлены действия. С помощью действий можно открыть полный перечень потребностей или позиций, отразить решение по ним, например, отправив часть позиций на доработку, а также сформировать на основе согласованных позиций редакции планов.

Публикация всех ключевых документов решения, в том числе плана закупок, происходит из заданий на публикацию:

Изменение плана

В ходе календарного года в утвержденный план закупок могут вноситься изменения по следующим причинам:

• Корректировка позиции, например, перенос даты публикации извещения.
• Аннулирование позиции – если проведение запланированной закупки более не актуально.
• Создание новой позиции – при необходимости включения в план оперативной позиции.

Во всех трех случаях изменение плана обязательно согласовывается с сотрудниками отдела закупок, которые принимают решение об обоснованности изменений. Если изменение плана согласовано, создаются новые версии планов закупок, а также создается документ «Изменение плана», в котором отражается информация об измененных позициях.

Новые редакции планов, а также список изменений плана после согласования публикуются на сайте ЭТП.

Инициация закупки

По всем позициям, включенным в опубликованный план закупок, за 60 дней до наступления даты публикации извещения, запускается процесс инициации закупки. На данном этапе должен быть подготовлен полный комплект документации для публикации закупки на площадке.

На первом шаге процесса инициации, задание формируется ответственному за позицию, в рамках которого готовится пакет документации инициатора для передачи в службу закупок. Процесс формирования пакета документов инициатора обычно очень трудоемкий, но благодаря решению был значительно упрощен за счет формирования по действию группы документов на основе шаблона. Занесение документов, созданных вне системы, например, технического задания или выписки из реестра недобросовестных поставщиков, также возможно по действию на ленте.

В результате пользователям не нужно помнить о том, какой тип карточки, вид документа или шаблон необходимо выбрать, т.к. документы создаются в автоматическом режиме, и после создания необходимо лишь внести изменения в текст документа.

При выполнении задания на подготовку документации инициатора, в целях повышения исполнительский дисциплины, реализованы проверки на состав подготовленных инициатором документов, а также на наличие выполненных задач по согласованию этих документов.

Далее по процессу формируется задание на подготовку извещения уже сотруднику из службы закупок, где на основе позиции создается запись справочника «Закупки», в которой отражаются все ключевые параметры закупки.

Справочник «Закупки» был сильно переработан относительно стандартного решения для задач интеграции, например, добавлена связь со справочником «Этапы закупок», на одноименную закладку вынесено еще три группы полей для проведения всех возможных вариантов закупок. Создание извещения происходит по действию на ленте в карточке закупки с выбором из шаблонов, которые отфильтрованы по параметрам закупки.

Проведение закупки

Этап по проведению закупки запускается в момент наступления даты вскрытия конвертов.

Заявки на участие в закупке автоматически захватываются с ЭТП РФ. В DIRECTUM полученные заявки представляют собой записи справочника «Заявки на участие в закупках», в которых отражена вся основная информация об участнике с набором связанных документов. Если при получении заявки контрагент по заявке не найден в системе DIRECTUM, то создается новая запись справочника «Организации».

После успешного получения всех поданных заявок, сотруднику отдела закупок формируется задание, в рамках которого он рассматривает каждую заявку и на закладке «Требования» отражает выполнение участником требований, после чего, в карточке заявки указывает занятое участником место.

Решение по закупке указывается в задании на отражение результатов заседания закупочной комиссии. Варианты выполнения задания соответствуют возможным решениям по закупке и изменяются в зависимости от параметров закупки. Так, например, для закупок с возможностью переторжки на ленте задание добавится действие «Объявить переторжку», а для многоэтапных закупок, на ленту добавятся варианты о проведении второго или основного этапов.

Помимо самих заявок, после публикации извещения на портале, от участников могут поступать запросы на разъяснение документации. Запросы на разъяснение также захватываются с портала ЭТП и поступают в качестве задания на обработку запросов сотрудникам отдела закупок, которые в свою очередь, в системе DIRECTUM отражают ответ на запрос, прикрепляют при необходимости документы, и при выполнении задания, ответ публикуется на портале.

Заключение договора с победителем

Если по результатам конкурентных процедур закупка состоялась и выбран победитель, то ответственный за позицию получает задание на заключение договора с победителем и организовывает работы по подписанию договора, результатом которой является публикация договора на ЕИС.

В соответствии с 223 ФЗ на заключение договора дается от 10 до 20 дней с обязательной последующей публикацией на ЕИС, поэтому крайне важно не пропустить срок публикации итогов по договору. Для решения этой задачи, в решении системно отслеживаются даты заключения договора и отправки задания на заключение договора/публикацию договора, а также напоминания о необходимости выполнения заданий в сроки.

После подписания договора с контрагентом, в системе DIRECTUM осуществляется регистрация договорного документа в справочнике «Реестр договоров банка». В момент создания записи в справочнике «Реестр договоров банка» сведения по договорному документу передаются в бухгалтерскую учетную систему, а сотруднику службы закупок формируется задание на публикацию договора в ЕИС.

Исполнение договора

После заключения договора с победителем закупки в ходе всего жизненного цикла договора, системой отслеживается факт возникновения новых договорных документов для обязательной публикации на ЕИС. При регистрации дополнительного соглашения или соглашения о расторжении, сотруднику отдела закупок сразу поступает задание на публикацию документа на ЕИС.

Заключительным этапом работы с закупками является исполнение договора по закупкам, представляющим собой внесение документов, закрывающих договор по закупкам, а именно актов и счетов-фактур. За определенное количество дней до указанного срока исполнения договора, ответственный за договор сотрудник получает задание на внесение закрывающих документов. После выполнения задания на внесение закрывающих документов, формируется задание на их публикацию для сотрудника службы закупок.

В стандартном решении для хранения всех сведений о заключенных по закупкам договоров, дополнительных соглашений к ним и закрывающих документов, предусмотрен справочник «Сведения об исполнении и расторжении договоров по закупкам». Внесение сведений в этот справочник предлагается вручную и какой-либо контроль за внесением документов в справочник в коробочном решении отсутствует. В решении для «Новикомбанк» внесение информации в справочник осуществляется автоматически при регистрации договорного документа за счет настроенной синхронизации между справочниками для регистрируемых договорных документов и справочником «Сведения об исполнении и расторжении договоров по закупкам».

Загрузка нормативно-справочной информации

В ходе проекта была выполнена загрузка справочников-классификаторов:

• ОКЕИ – общероссийский классификатор единиц изменения;
• ОКВЭД 2 – общероссийский классификатор видов экономической деятельности;
• ОКПД 2 – общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности.

Загрузка данных классификаторов позволила облегчить и значительно ускорить настройку решения, за счет исключения этапов ручного наполнения справочников.

Особые закупочные ситуации

Разработанное решение позволило автоматизировать работу не только с «классическими» вариантами закупок, но и с особыми закупочными ситуациями, например, в решении есть возможность проводить многоэтапные закупки и закупки с возможностью переторжки, при этом на каждом этапе заявки захватываются с ЭТП автоматически и поступают на рассмотрение в службу закупок в виде задания. Все поданные заявки распределяются по этапам для удобного хранения информации по закупке в системе.

Отдельно автоматизирован процесс ведения и согласования малых закупок, торги по которым не проводятся на площадке, но данные по ним должны отражаться в отчетах.

Охвачены также различные варианты закрытия торгов, например, выход из конкурентной закупки на заключение договора с единственным участником по причине того, что закупка не состоялась, а также выход на повторные торги с созданием копии позиции.

Ежемесячная отчетность

Согласно ФЗ и положению ГК «Ростех» необходимо ежемесячно публиковать отчет договорах, заключенных по итогам закупки. Разработанное решение позволяет формировать все необходимые формы отчетности в пяти требуемых разрезах, с учетом особенностей закупок.

Обучение

Обучение сотрудников проводилось в 2 этапа:

• Онлайн-обучение для сотрудников филиалов организации;
• Очное обучение для сотрудников головного офиса.

Помимо семинаров, пользователям были отправлены инструкции, состоящие из комплекта отдельных документов в разрезе бизнес-процессов, что позволило каждому пользователю оперативно находить нужную информацию в зависимости от роли, которую он выполняет, и процесса, к которому относится действие.

Бизнес-эффект

В результате внедрения решения:

• Сократилось время на формирование планов закупки, за счет автоматической сборки данных из позиций в план закупок и расширенный план закупок;
• Сократилось время на подготовку документации инициатора, за счет автоматического создания документов на основании заранее настроенных шаблонов и предзаполнения параметров карточки;
• Сократилось время на публикацию документации на ЭТП и ЕИС, за счет автоматической публикации документов;
• Сократилось время на получение и обработку заявок участников закупки, за счет автоматического захвата данных по заявкам с ЭТП в DIRECTUM.

Почему проект является нужным и востребованным сегодня

В последние годы все больше поправок вносится в законодательную базу по закупкам и все больше организаций переходят на электронные торги. Происходит это в условиях активной борьбы с коррупцией и главная цель всех изменений – сделать закупочную деятельность прозрачной.

И если раньше для большинства заказчиков проведение электронных торгов было правом, то сейчас – чаще обязанность. В результате на плечи службы закупок ложатся задачи не только по подготовке огромного количества документации, но и по публикации документации на различных площадках.

Автоматизация закупочной деятельности – это способ снизить нагрузку на сотрудников службы закупок, уменьшить время на составление ежегодных планов, а также сократить риски нарушения сроков проведения работ и публикации данных на площадках.

Для кого подходит разработанное решение

Решение подходит компаниям, которую ведут свою закупочною деятельность по 44 и 223 федеральному закону. Особое внимание решению однозначно стоит уделить всем организациям, работающим по положению о закупочной деятельности ГК «Ростех». 

Отзывы

Тихомирова Вера Олеговна (руководитель проекта Заказчика):

«Спасибо коллегам за слаженную работу. С таким дружным коллективом профессионалов приятно и продуктивно работать. Т.к. продукт мы планируем далее развивать, надеюсь команда Акелон нам в этом активно поможет. Нам еще многое предстоит! Надеемся на сотрудничество!»

Райцева Анна Леонидовна (заместитель руководителя проекта Заказчика):

«Прекрасный профессиональный подход к решению поставленной задачи.»

Команда проекта