Деньги в надежных руках!

Не знаю, как Вы, а я склонна доверять свои деньги только тем, кто умеет с ними обращаться, и, прежде чем работать с чужими средствами, четко отслеживает движение своих! Итак, ниже история внедрения модуля «Бюджетирование» в одном хорошем банке, назовем его «Банк». Модуль аккумулирует объем задач по планированию и управлению расходами компании.

Планирование бюджета

Работа по бюджетированию в банке начинается в 4 квартале года. Ответственный сотрудник аналитического управления запускает в СЭД DIRECTUM задачу по утверждению бюджета нового года. Все владельцы бюджета (ВБ), назначенные таковыми соответствующим локальными нормативными актами (ЛНА) «Банка» и занесенные в одноименный справочник, получают задания на составление заявки. Собственноручно или делегировав задание подчиненным, владельцы бюджета собирают заявки на год по своим статьям расходов. Сформированные потребности автоматически заносятся в форму заявки соответствующего ВБ в формате Microsoft Excel.

По итогам выполнения всех заданий, подготовленные заявки проверяет инициатор задачи. Затем их согласует руководитель аналитического управления. После чего на основании всех введенных в ходе согласования данных в системе автоматически генерируется файл, содержащий бюджет следующего года – Сводный бюджет. Этот документ, оформленный аналогично бюджету на бумажном носителе, утверждает руководитель организации. При необходимости предусмотрена возможность адресной отправки бюджета на доработку. Согласование фиксируется с помощью электронной подписи.

Исполнение бюджета

После утверждения годового бюджета, все заведенные владельцами бюджета потребности приобретают статус утвержденных. С начала года расходы можно оформлять за счет запланированных средств.

Происходит это следующим образом.

При создании счета инициатор указывает в карточке счета потребность, из которой должен быть произведен расход. Система проверяет факт подтверждения потребности и наличия средств на счете потребности, баланс по которому должен быть больше, чем сумма на оплату.  После чего счет отправляется на согласование по типовому маршруту согласования счетов на оплату. При условии успешного согласования счет приобретает статус «Оплачен» и средства списываются из графика потребности.

Но ведь есть еще и договорная работа… Верно! При согласовании договора график расходов по нему сразу же ложится на соответствующую потребность. Средства в потребности блокируются и списываются только при успешном согласовании договорного документа, либо возвращаются обратно в график потребности.

Как и положено, вся информация жестко разграничена по степени допуска. Следить за финансовыми потоками и исполнением бюджета могут только те сотрудники, кто наделен соответствующими полномочиями.

Контроль бюджетных средств

В каждой потребности есть вкладка с графиком прихода и расхода, а также списком счетов и договоров, которые оплачены или должны быть оплачены на счет нее;

В случае экстренной необходимости в дополнительных расходах предусмотрена статья «Сверхбюджет». Расходы по этой статье согласуются специальным органом организации. При успешном согласовании средства добавляются в потребность с недостаточным количеством средств.

Работа с корректировками проста и прозрачна за счет специального небольшого справочника. Также предусмотрена возможность перераспределить расходы внутри зоны ответственности одного или разных владельцев бюджета. Для этого, аналогично механизму дополнительного бюджетирования, оформляется корректировка. Данные по корректировкам отображаются в записи справочника «Потребности» на соответствующей вкладке. Все движения денежных средств в режиме онлайн отражаются на вкладке «Остаток»:

Для удобства получения данных и фильтрации на главной вкладке каждой потребности выведена сводная информация.

Для оперативного анализа финансовых потоков разработана серия отчетов, которые отражают фактическое исполнение бюджета в любой момент времени.

Эффект от внедрения

Внедрение модуля существенно повысило прозрачность и управляемость бюджетами банка, сократило трудозатраты работников на формирование сводной информации по бюджетам и обеспечило доступную и удобную среду контроля ресурсов.

Менеджмент компании оперативно мониторит бюджеты учреждения, предотвращает возникновение фактов нецелевого расходования и применяет регулирующие действия, направленные на оптимизацию денежных потоков, а высвобожденное время направляет на развитие компании.

Показатели

• 450 пользователей
• 12 автоматизированных ТОП-менеджеров
• 5 человек команда проекта
• Срок выполнения - 18 месяцев в несколько этапов