Автоматизация товарного и нетоварного документооборота Торговой сети «Подружка»

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») насчитывает более 200 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле и Рязани. Каждый месяц компания открывает новые торговые точки, а также развивает продажи через собственный интернет-магазин.

Цели и задачи проекта

Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации (ПУД). В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота:

• организовать электронный финансовый архив;
• ускорить согласование ПУД;
• упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов;
• настроить автоматическую выгрузку ПУД из СЭД в учетную систему компании.

Работу с решением планировалось организовать для руководителей подразделений, бухгалтеров, ответственных за договоры.

Реализация

На первом этапе проекта была оптимизирована работа с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи.

«Нетоварный» документооборот

Схема автоматизируемого процесса:

• Отправка документов из сервиса ЭДО
• Поступление документов в DIRECTUM
• Связь с договорными документами
• Автоматическое вычисление ответственного за рассмотрение
• После согласования документов ответственным формируется задание для бухгалтера
• После согласования бухгалтером документ автоматически заносится в 1С, подписывается подписью ответственного за рассмотрение и ответ отправляется контрагенту

Автоматическое заполнение поля «Договор» в карточке Передаточного документа

Было важно, чтобы документы, отправленные через системы обмена, в которых заполнены реквизиты договора/доп. соглашения, автоматически связывались с договорным документом в системе для удобного поиска этого документа и для вычисления ответственного за рассмотрение. Ответственный за рассмотрение определяется исходя из договора или доп. соглашения.

Если контрагент отправляет универсальный передаточный документ (УПД) с привязкой к договору\доп. соглашению, при отправке задачи ответственному за рассмотрение УПД в типе карточки «Передаточные документы» автоматически заполняется поле «Договор».

Договор определяется из основания для формализованного документа или из комментария к документу для неформализованного.

Если в комплекте с неформализованным есть формализованный, то договор определяется по формализованному.

Новая закладка «Управленческая аналитика»

Для удобного разделения затрат по отделам, подразделениям, статьям и для переноса данной информации в 1С была добавлена новая закладка «Управленческая аналитика» в тип карточки «Передаточные документы».

Эти реквизиты заполняет менеджер, ответственный за контрагента. В ходе проекта было реализовано автоматическое заполнение таких реквизитов.

Для изменения или добавления аналитик, подставляемых по умолчанию для определенного контрагента, добавлена кнопка «Заполнить аналитики». При этом по умолчанию в карточку подставляется последнее значение из справочника.

Доработан функционал кнопки «Документ» в учетной системе: кроме отправки самого документа, формируется файл с управленческой аналитикой и так же загружается в 1С.

Автоматическое вычисление Подписанта по Ответственному за договор

В компании Ответственный за обработку (менеджер) должен определяться в зависимости от договора либо организации: при единственном ответственном за организацию может быть несколько ответственных за договор. Соответственно было реализовано вычисление исполнителя роли Подписанта. Этот сценарий применяется, если во входящем документе указан номер договора.

Изменение логики формирования Темы задачи

В стандартной версии системы при получении комплекта документов тема задачи формируется от первого документа, который обработала служба DISI, из-за чего у нас возникали трудности с идентификацией комплекта документов. Поэтому мы изменили логику формирования темы – она формируется от контрагента и даты обработки. Это более привычно менеджерам и упрощает работу с документами.

Синхронизация документов в 1С и DIRECTUM

Для новых форматов документов аналитика не хранится в DIRECTUM, а только переносится из 1С.

В 1С из DIRECTUM выгружается номенклатура из первичных учетных документов.

Синхронизация номенклатуры:

1. Поддержка новых форматов формализованных документов (добавили заполнение номенклатуры для универсальных передаточных и корректировочных документов).
2. Дополнительные правила подбора номенклатуры (только для новой, номенклатура поставщиков не подойдет).
3. Возможность синхронизации без дополнительного отображения форм (при автоматической передаче форма не отображается, только при ручной).

Повторная синхронизация номенклатуры происходит, если ни номенклатура поставщиков, ни правила не позволили подобрать номенклатуру. В этом случае бухгалтер может в карточке документа 1С нажать кнопку, и ему отобразится форма, где он может указать/создать новую номенклатуру. Для счет-фактур это также документы-основания.

«Товарный» документооборот

Описание процесса

1. Покупатель отправляет «Заказ на поставку» через EDI систему.

2. После получения «Заказа на поставку» поставщик комплектует заказ и отправляет «Уведомление об отгрузке», которое содержит полную информацию об отгрузке (размер, вес, наименование, кол-во и т.д.).

3. После приемки товара покупатель формирует «Уведомление о приемке», которое содержит информацию о фактически принятых товарах, что помогает поставщику сформировать корректный счет-фактуру.

4. Далее покупатель создает проект проводки в своей УС на основе сформированного «Уведомление о приемке».

5. После получения поставщиком своего экземпляра «Уведомление о приемке», на его основе он формирует УПД.

6. Далее УПД через СОД отправляется покупателю.

7. УПД приходит в СОД покупателя. СЭД автоматически загружает УПД и связывает его с проектом проводки в УС по реквизиту «номер заказа»

8. Далее в СЭД проходит автоматическая сверка УПД и проекта проводки на соответствие:

• общей суммы
• общей суммы НДС
• а также GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции)

9. После прохождения проверки:

• 9.1. Если проверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы КЭПом утверждающего (в зависимости от контрагента) в фоновом режиме.
• 9.2. Если документ в УС не найден, или по результатам проверок выявлены расхождения, СЭД автоматически формирует задание на бухгалтера с указанием результатов проверок. Бухгалтер устраняет расхождения, выявленные в результате проверок и отправляет документ на повторную проверку, либо отказывает по документу и отказ по нему отправляется через СОД контрагенту.

10. После подписания документа автоматически оформляется проводка в УС.

11. Подписанный документ через СОД отправляется поставщику.

В идеальном варианте: когда бухгалтер не забыл сделать в 1С проект проводки, и сделал его корректно, а контрагент выслал корректные документы и не допустил ошибок в формировании УПД процесс (контур автоматизации) проходит без участия человека.

Результаты

Благодаря внедрению DIRECTUM работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов:

• Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в DIRECTUM.
• Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными.
• Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы.
• Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.

Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Теперь нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.

При внедрении обучение прошли 13 сотрудников компании из бухгалтерии, а также департамента IT, которые непосредственно связаны с процессом обработки входящих первичных учётных документов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Планируется автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании.

Отзывы

Ольга Теньчурина, главный бухгалтер компании:

«Система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря DIRECTUM мы существенно сократили сроки согласования документов, а также смогли повысить контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В наших планах – автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании».