Внедрение элементов AI в работу с документами АО «ОДК»

АО «ОДК» — интегрированная структура, специализирующаяся на разработке, серийном изготовлении и сервисном обслуживании двигателей для военной и гражданской авиации, космических программ и военно-морского флота, а также нефтегазовой промышленности и энергетики. Одним из приоритетных направлений деятельности ОДК является реализация комплексных программ развития предприятий отрасли с внедрением новых технологий, соответствующих международным стандартам. В связи реструктуризацией, органично расширяются и дополняются функции отделов Документационного обеспечения.

Для упрощения процессов обработки входящей документации в отделах Документационного обеспечения возникла задача использования искусственного интеллекта для автоматизации рутинных операций: создание и заполнение РКК, занесение в систему DIRECTUM скан-образов файлов или вложений из электронных писем, связывание занесенных файлов с созданными РКК и отправка документов на рассмотрение.

Предпосылки внедрения

• Частые ошибки в адресатах (при увольнении или переводе на другую должность работника)
• Высокая трудоемкость ручного поиска и связывания РКК
• Ошибки в ФИО в исполнителях и адресатах
• Изменения орг.структуры предприятия
• Увеличение документопотока

Цели внедрения

• Сократить время на обработку корреспонденции
  • Упростить работу делопроизводителя
  • Избавиться от рутины в бизнес-процессах
• Уменьшить влияние человеческого фактора
  • Снизить риски ошибок при заполнении
  • Автоматизировать маршрутизацию входящих
  • Ускорить адаптацию новых сотрудников
• Увеличить скорость прохождения процессов

Для этих задач было решено использовать инструменты искусственного интеллекта DIRECTUM Ario. Проект по внедрению DIRECTUM Ario призван оптимизировать работу делопроизводителей, сократив время регистрации, а также помочь им быстро ориентироваться в структуре предприятия.

Проект ориентирован на канцелярию АО «ОДК». 4 регистратора входящей корреспонденции на 2000 сотрудников. 

Также внедренное решение охватывает адресатов документов (высшее руководство) и их помощников.

Суть и инновационность проекта

Техническое решение DIRECTUM Ario представляет собой обучаемый сервис, позволяющий с высокой точностью (по данным проекта 80-90%) извлечь данные из скан-образов документов, соотнести их с данными в базе и по построенным правилам классифицировать документ.

При развитии сервис призван автоматизировать процесс обработки входящей корреспонденции на 90%: по заданным правилам и накопленной «базе знаний» сервиса возможно не только захватывать файлы документов и заполнять на их основе РКК, но и определять адресатов по характеру письма (ключевым данным в содержании) при их неявном указании и подготовить проект резолюции для Адресата, также основываясь на содержании документа.

DIRECTUM Ario выполняет следующие операции:

При классификации входящего письма решение позволяет выделить

• Письма, влияющие на календарь ГД
• Письма, сообщающие о происшествиях
• Прочие входящие письма

Предполагаемая архитектура решения:

Ожидаемый эффект

В отделе документационного обеспечения АО «ОДК» работает 5 делопроизводителей. За обработку входящей документации отвечают 2 человека. Основным эффектом внедрения сервиса является повышение эффективности работы с поступающими документами за счет:

• сокращения времени по занесению документа регистраторами за счет избавления от рутинных операций;
• ускорения погружения новых сотрудников отделов делопроизводства в отлаженные процессы, что очень важно для динамически развивающихся компаний;
• ускорения процессов, через построение правил работы с содержимым документа, автоматически определяющих его маршрут в организации;
• снижения ошибок и риска человеческого фактора при обработке писем, влияющих на календарь ГД или сообщающих о происшествиях;
• сокращения количества делопроизводителей, отвечающих за обработку входящей корреспонденции до 1 человека.

Так как проведена опытная эксплуатация, и результаты (см. ниже) показывают хороший уровень, можно говорить об эффективности внедрения и достижении существенного эффекта при имеющихся объемах обрабатываемого контента.

Качество классификации документов

Полнота извлечения текстового слоя и атрибутов документа

Достигнутые цели

Всего за 3 месяца работы сервиса были достигнуты следующие цели:

• в рамках создания единого места регистрации в организации к обработке входящей корреспонденции подключены новые сотрудники без продолжительного обучения работы в системе;
• с помощью сервиса обработано (зарегистрировано и отправлено на рассмотрение) 12 054 документов. Для сравнения, за аналогичный период 2017 г. обработано 7 031 документов при одинаковом количестве регистраторов.
• среднее время обработки документа сократилось в среднем с 8 до 2 минут.

В ближайшей перспективе планируется:

• настройка сервиса на определение и самостоятельную отправку Адресатам документа по его содержанию;
• «прикрепление» и хранение в базе Directum распознанного текстового слоя документа для его дальнейшего облегченного поиска.

Почему проект нужен и востребован

На данный момент во всех организациях наблюдается увеличение роста обмена информацией по официальным каналам связи. Так за 3 года работы в АО «ОДК» документопоток увеличился примерно в 2 раза. Также многие крупные компании ежегодно реструктуризируются и отделам делопроизводства передаются функции не только регистрации документов, но и полностью документационного обеспечения организации, требующие знания орг. структуры и специфики работы департаментов.

В связи с этим автоматизация типовых операций перестает быть просто помощью и становится необходимой частью этих процессов. При этом привычной автоматизации для удовлетворения запросов пользователей уже недостаточно. Необходимо применять интеллектуальные инструменты, способные обучаться и принимать вероятностные решения. ИТ-системы готовы к использованию AI-инструментов. Примером таких инструментов является DIRECTUM Ario, который удовлетворяет всем требованиям.

Перспективность и важность проекта для ИТ-отрасли и страны

АО «ОДК» - предприятие оборонного комплекса страны. Компания всегда стремилась использовать инновационные средства автоматизации. Так, опыт АО «ОДК» по внедрению мобильного приложения для работы руководителей оказался высоко востребован среди других крупных предприятий. Помимо этого, компания одной из первых внедряет новые методы и структуру управления холдингом, что является очень показательным для всех крупных предприятий страны. АО «ОДК» стала первым клиентом, внедрившими Directum Ario и запустившими сервис в опытную эксплуатацию.

Можно с уверенностью сказать, что решение, показывающее эффективную работу в головной организации холдинга, обязательно «приживется» и поможет в работе любой другой крупной автоматизированной компании России.