Развитие процесса замещения руководителей в ОАО "Минский завод колесных тягачей"

Заказчик: ОАО "Минский завод колесных тягачей"
Исполнитель: ООО "ДИРЕКТУМ"

Развитие процесса замещения руководителей в ОАО "Минский завод колесных тягачей"

О компании

Вот уже более 60 лет Volat (ОАО «Минский завод колёсных тягачей» www.mzkt.by) разрабатывает и производит для своих клиентов уникальные транспортные решения для перевозки тяжелых грузов по дорогам общего пользования и в условиях трудной проходимости. ОАО «МЗКТ» создает технику по индивидуальным техническим заданиям клиентов, от одной до нескольких сотен единиц с использованием максимально широкого диапазона отечественных и зарубежных комплектующих.

Основное конкурентное преимущество производимой техники отражено в корпоративном слогане: Техника, не знающая преград! Техника Volat обладает превосходными ходовыми качествами, что позволяет ей работать в условиях полного бездорожья. Не являются преградами для работы и различные суровые климатические условия. Автомобили Volat одинаково хорошо зарекомендовали себя в жарких пустынях Ближнего Востока и в условиях мерзлоты крайнего севера Российской Федерации.

Общая численность сотрудников предприятия составляет более 5000 человек. ОАО «МЗКТ» располагает многочисленным штатом высококвалифицированных конструкторов и инженеров. В структуру ОАО «МЗКТ» входит 10 производственных цехов, 3 цеха вспомогательной деятельности, 25 функциональных управлений, 10 отделов.

Минский завод колесных тягачей – открытое акционерное общество, 100% акций которого принадлежит Республике Беларусь.

О развитии СЭД в ОАО «МЗКТ»

С 2016г. ОАО «МЗКТ» использует СЭД Directum (https://club.directum.ru/award/129295).

В процессе использования СЭД Directum со стороны руководителей, сотрудников канцелярии и исполнителей поручений по документам неоднократно высказывались пожелания и замечания к системе. Многие из них были разработаны и успешно внедрены. Об одной интересной доработке хотелось бы рассказать.

Описание требования

В ОАО «МЗКТ» при согласовании документов остро стояла задача обеспечить своевременное их согласование в случае отсутствия руководителей на рабочих местах по причине командировок, трудовых отпусков. Во время отсутствия руководителей задания по согласованию документов должны поступать непосредственно их заместителям. А руководители должны иметь возможность получить оперативную информацию о подписанных документах за время их отсутствия.

Заказчики решения -- ТОП-руководство ОАО «МЗКТ».

Для реализации требования была сформирована команда проекта с привлечением специалистов ООО «Директум».

На этапе реализации проекта именно поддержка и заинтересованность высшего руководства помогла успешно и в короткие сроки завершить проект.

Описание решения

При согласовании документов в случае наличия действующего приказа о замещении (по причине командировки, трудового отпуска) задание на подписание и рассмотрение документов теперь приходит непосредственно в папку с входящими заданиями замещающего. А задание на печать документов приходит непосредственного в папку с заданиями секретаря замещающего. По окончании периода отсутствия руководителя у замещающего удаляются все ссылки на невыполненные задания по согласованию документов руководителя.

Руководитель, в свою очередь, имеет возможность получить информацию обо всех выполненных заданиях по согласованию документов замещающим.

Решение реализовано как в десктоп-, так и в веб-клиенте.

Алгоритм действий

1. На основании приказа о замещении в справочнике «Замещение пользователей» администратор оформляет соответствующую запись.


Рисунок 1. Замещение за руководителя

2. В константах системы администратор указывает код руководителя и блок согласования документов типа «Задание» из типового маршрута по согласованию документов.


Рисунок 2. Коды руководителей


Рисунок 3. Номера блоков согласования документов из типовых маршрутов


Рисунок 4. Блок типового маршрута, который будет анализироваться

Теперь при получении руководителем задания по согласованию документов система копирует ссылку на задание в папку замещающего.


Рисунок 5. Задание на согласование документа скопировалось в папку замещающему

После выполнения задания замещающим система автоматически выполняет соответствующее задание в папке у руководителя.

3. По окончании периода замещения система с помощью сценария удаляет у замещающего все ссылки на невыполненные задания по согласованию документов руководителем. Сценарий запускается один раз в сутки во внерабочее время.

4. У руководителя, открыв папку «Входящие», есть возможность просмотреть все согласованные документы замещающим.

 

Дальнейшее развитие СЭД

Руководство ОАО «МЗКТ» планирует и в дальнейшем развивать систему, автоматизировать бизнес-процессы, реализуя пожелания пользователей к системе, увеличивая производительность работ и повышая удобство для пользователей.

Результаты

Проект по реализации и внедрении решения системы «DIRECTUM» в ОАО «МЗКТ» был реализован за 3 месяца. Получены положительные отзывы применения решения от ТОП-руководства, а также от их заместителей и секретарей руководителей.

В результате внедрения системы было достигнуто:

1. Своевременное согласование документов заместителями в случае отсутствия руководителей;

2. Увеличение количества выполненных поручений секретарями заместителей;

3. Повышение количества выполненных поручений в срок и исполнительской дисциплины.

Показатели проекта по реализации решения:

Охвачено пользователей – 42 (из них ТОП-руководителей – 12).

Длительность проекта – 3 месяца.

Состав команды – 4-5 человек от Заказчика и Исполнителя.

Номинация: Forum
11
Подписаться
Опубликовано:
31 января 2019 в 14:38
  • Утверждено
  • 2

Комментарии

Добрый день! Поясните пожалуйста по пункту:

4. У руководителя, открыв папку «Входящие», есть возможность просмотреть все согласованные документы замещающим.

Такие задания в папке руководителя будут выполнены, при этом в папке могут быть также задания, выполненные самим руководителем. Каким-то образом он может посмотреть только документы, согласованные замещающим? Эти задания как-то помечаются, их можно отфильтровать? Или руководитель просто фильтрует задания по дате создания в период своего отпуска?

Доброе утро!
4. Руководитель по окончании отпуска в папке "Входящие" с помощью фильтра "По дате создания" просматривает выполненные задания за период своего отпуска.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий