Универсальные инструменты для автоматизации работы с финансовыми документами

Направления развития электронного документооборота ПАО «Сургутнефтегаз»

ИТ-сообщество ПАО «Сургутнефтегаз» (далее – Общество) ведет интенсивную работу по развитию электронного взаимодействия в Обществе. В Обществе были разработаны и апробированы технологии использования электронных документов и электронной подписи, подготовлена нормативная база (введены в действие «Положение по использованию электронных документов и электронной подписи в ПАО «Сургутнефтегаз» и «Регламент удостоверяющего центра ПАО «Сургутнефтегаз»).

В 2016 году был переведен в электронный вид процесс подготовки, согласования и подписания электронной подписью (далее ЭП) производственно-финансовых документов по учету фактических объемов добычи, транспортировки, переработки, потребления и реализации газа. В 2017 году в электронный вид была переведена внутренняя переписка Общества (письма, служебные записки).

С каждым годом в Обществе возрастает объем потребностей в развитии электронного документооборота. Мы выделяем 6 основных направлений:

• производственный документооборот;
• производственно-экономический документооборот;
• организационно-распорядительный документооборот;
• кадровый документооборот;
• проектно-сметная документация;
• проектно-техническая документация.

По предварительной оценке, общий объем документооборота в Обществе составляет порядка 48 265 тыс. документов в год, который на 94% состоит из производственного (67%) и производственно-экономического документооборота (27%). На текущий момент объем электронного документооборота Общества составляет менее 10%.

Инновационость проекта

Можно выделить три типовых варианта автоматизации процессов документооборота:

1. Документ в электронный вид не переводится (например, в силу ограничений законодательства), но используются технологии электронного документооборота, допустим «электронное согласование». Благодаря электронному согласованию можно значительно сократить как время согласование, так и количество итераций.

2. Документ полностью переводится в электронный вид. В этом случае все процессы от подготовки до хранения и уничтожения документа выполняются в информационных системах. На текущий момент это основной вариант реализации ИТ-проектов в Сургутнефтегазе.

3. Создание документа исключается, а информация обрабатывается в информационных системах. Этот вариант наиболее предпочтительный, как самый эффективный.

Но это перспектива 5-10 лет, как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения необходимости реинжиниринга бизнес-процессов.

Несмотря на то, что основным является второй вариант, при переводе документов в электронный вид реальная цифровая трансформация – это отказ от документа!

Предпосылки нового проекта

Разнообразие видов документов является основной сложностью в процессе перевода документов в электронный вид. Каждый вид документов имеет свои особенности: процесс согласования и подписания, различный набор атрибутов, собственные форматы и шаблоны. Формируются документы в информационных систем, как входящих в единую информационную систему Общества (далее – ЕИС), так и не интегрированных в ЕИС.

Учитывая большую потребность в автоматизации процессов с целью сокращения затрат и оптимального использования ресурсов, необходимо было разработать инструменты, которые позволят максимально быстро переводить документы и процессы в цифровой вид (далее – Универсальные инструменты) независимо от того, в какой системе формируются документы.

Пилотным проектом (далее – Проект) для реализации универсальных инструментов стал проект перевода в электронный вид регистров бухгалтерского учета (далее – РБУ).

Создание универсального инструмента

Период выполнения: I - II кварталы 2018 года.

РБУ формируются ежемесячно, ежеквартально или один раз в год в соответствии с требованиями учетной политики Общества. В процессе согласования учавствуют специалисты и руководители, ответственные за ведение бухгалтерского учета в Обществе. В соответствии со статьей 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», допускается составление РБУ в виде электронного документа и подписание их электронной подписью.

При работе с РБУ используются системы двух типов:

• системы-источники – управляют данными и формируют документы;
• системы, которые управляют документами, – в них реализованы функции согласования, подписания, хранения и уничтожения документов, также ведется управление доступом к ним.

В данном Проекте системами-источниками документов являются системы SAP ERP, SAP ECC, SAP HR (далее – Системы-источники).

В Системах-источниках было выделено три блока, отвечающих за функцию подготовки документов:

• формирование документов с областью подписания и утверждения;
• преобразование документов в нередактируемый формат PDF;
• передача документов в систему управления документами (далее – СУД) DIRECTUM.

Для реализации функций по управлению документами в Обществе используется СУД DIRECTUM, в которой выделено три блока, отвечающих за процесс обработки документов:

• согласование документов;
• подписание документов;
• хранение документов.

Таким образом, были выделены типовые функции по работе с документами (рис.1):

Рисунок 1. Типовые функции по работе с документами

Исходя из типовых функций, был определен набор функциональности в системах, из которых должны состоять Универсальные инструменты (рис.3).

Рисунок 3. Функциональность Универсальных инструментов

Функционал универсальных инструментов в Системах-источниках

Рассмотрим работу Универсальных инструментов на примере работы с регистром бухгалтерского учета «ВФ СНГ-ОС1».

Формирование документа в Системе-источнике – это классический экран ввода параметров, который представляет собой набор критериев для формирования отчета.

Формирование области подписания и утверждения

Универсальная часть, которая добавляется к экрану ввода параметров. Это типовой блок подписантов, который может быть настроен для любых видов документов. Блок используется для отражения подписантов на документе, а также определяет координаты, где необходимо отражать штамп электронной подписи при создании бумажной копии документа.

Пример интерфейса для формирования документа в Системе-источнике приведен на рисунке 4.

Рисунок 4. Интерфейс формирование документа

Перед формированием документа выполняется ряд проверок, ключевые из которых:

• присутствие пользователя на рабочем месте (анализ отсутствий: отпуск, командировка, больничный);
• наличие технической возможности подписать документ (срок действия сертификата ЭП);
• наличие полномочий на подписание вида документа;
• защита от случайного пересоздания подписанного документа.

Результаты проверки выдаются пользователю в Системе-источнике в виде сообщения.

Преобразование в нередактируемый формат PDF

После подготовки данных для формирования отчета используется следующий функциональный блок – преобразование в нередактируемый формат PDF. Если документы в Системе-источнике формируются в структурированном виде, например, в формате XML, также используется блок по преобразованию в нередактируемый формат PDF для создания человекочитаемой формы отчета. Стоить отметить, что приведение документов к общему виду была одна из трудоемких задач, так как отчеты в Системах-источниках имеют различные формы и формируются при помощи разных инструментов.

На выходе мы получаем документ в нередактируемом формате с общей областью подписания, которая содержит должность, фамилию имя и отчество подписывающих работников. Область подписания в дальнейшем используется для отражения штампов электронной подписи при формировании бумажной копии (рис.5).

Рисунок 5. Документ в нередактируемом формате с общей областью подписания

По итогам формирования документа в Системе-источнике, выполняется следующий функциональный блок – передача документов в СУД DIRECTUM. Блок используется для передачи атрибутов и тела документа из Системы-источника в СУД DIRECTUM.

Функционал инструментов в СУД DIRECTUM

Для создания документа разработана универсальная карточка для всех видов документов, в которой отражаются атрибуты, передаваемые из Системы-источника. Карточка имеет две вкладки. На первой вкладке отражаются основные атрибуты, такие как вид документа, наименование документа, направление по документу и список работников, которые имеют право согласовывать и подписывать документ (рис.6).

Рисунок 6. Карточка документа (Общие реквизиты)

На второй вкладке отражаются дополнительные атрибуты документа. Поскольку Системы-источники разные, реквизиты, которые необходимо сохранять в карточке документа могут быть различными. Инструмент реализован таким образом, что перечень реквизитов практически не ограничен, изменение его состава выполняется настройками и не требует доработки программного обеспечения. Пример дополнительных реквизитов карточки отображен на рисунке 7.

Рисунок 7. Карточка документа (Дополнительные реквизиты)

Для согласования документа реализован универсальный типовой маршрут.

Для формирования бумажной копии документа реализована функция, которая позволяет в области подписания и/или утверждения документа отразить штампы ЭП (рис.8). В настоящее время мы проходим определенный этап развития электронных документов, и бизнес-заказчик хочет видеть визуализацию ЭП по аналогии с бумажным документом. Кроме того, бумажная копия может быть передана по требованию в соответствующие государственные органы.

Рисунок 8. Формирование бумажной копии документа (область подписания).

Техническая база реализации решения

То, что видит пользователь – это лишь вершина айсберга. С технической точки зрения была разработана мощная техническая база – набор справочников, в которых хранятся все настройки, заложена возможность перевода любых видов документов в электронный вид.

Благодаря реализованным настроечным справочникам, перевод нового вида документа выполняется в общем случае за пять шагов:

• указывается вид и код формы документа;
• заполняется перечень обязательных реквизитов,
• указывается формат наименования документа;
• указывается маршрут согласования;
• задается формат и тип уведомлений по электронной почте о ходе согласования.

Настроек достаточно много, и они позволяют выполнить конфигурацию под любой вид документа (рис.9).

Рисунок 9. Настройка документа

Отражение в системе-источнике

Реализованный процесс согласования документов является частью хозяйственных и экономических процессов.

Поэтому важно передать информацию о согласовании, подписании, изменении стадии документа, чтобы основной процесс не останавливался. Для этого реализована функция обратной связи, позволяющей системе источнику: на основании данных по согласованию формировать другие отчетные документы; либо принимать корректирующие воздействия в системе, например, блокировать транзакцию SAP.

Результаты проекта

В рамках проекта было решено две важные для Общества задачи:

• переведено в электронный вид более 450 видов документов (регистры бухгалтерского и налогового учета, первичные учетные документы);
• реализованы универсальные инструменты, с использованием которых можно перевести документ в электронный вид за 1-2 дня.

Также достигнуты качественные результаты:

• повышена оперативность обработки документов: сократились время и расходы на формирование и подписание документов;
• появилась возможность контролировать полноту и своевременность подписания документов;
• сократилось время на поиск документов в архиве.

Проект способствовал выходу на улучшение показателей в рамках всего Общества:

• сокращение затрат и более оптимальное использование ресурсов;
• сокращение процента бумажных документов и повышение электронного документооборота выше 10%;
• наращивание темпов перехода к электронному виду корпоративной информации.

В дальнейшем мы планируем продолжить использование универсальных инструментов для перевода в электронный вид документов (а их более 1 500 видов).