Автоматизация учета рабочего времени на предприятии

Используемые решения и подходы

Решение разработано для всех сотрудников предприятия с целью оперативного отслеживания своего рабочего времени, для руководителей - с целью оперативного мониторинга ситуации в подразделении, для табельщиков - с целью автоматического расчета рабочего времени сотрудников по данных СКУД и 1С, автоматизированного согласования периодов отсутствия, автоматизированного формирования форм документов и уведомлений.

Для реализации данного проекта с системе ДИРЕКТУМ были созданы следующие объекты:

Справочники

1. Разработан справочник «Графики работы» в СЭД DIRECTUM и настроена синхронизация данных по графикам работы из 1С ЗУП 3.1.;
2. Разработан справочник «Штатное расписание» в СЭД DIRECTUM и настроена синхронизация данных штатного расписания из 1С ЗУП 3.1.
3. Разработан справочник «Отсутствия сотрудников» и типовой маршрут «Причины отсутствия» для согласования периодов и причины отсутствия и принятия решения о том, включается ли данный период в рабочее время или нет;
4. Разработан справочник «Табель учета рабочего времени» и сценарий расчета плановых и фактических данных по сотрудникам;
5. Разработаны вспомогательные справочники модуля: «Перерывы подразделений», «Сотрудники с гибким графиком работы», «Руководители сотрудников».

Виды документов

Создан документ «Уведомление сотрудника», который формируется автоматически на основе расчета, визируется, регистрируется и отправляется на ознакомление сотруднику и руководителю.

Документ формируется автоматически на основе утверждённого макета с подстановкой полей и формированием штампа простой ЭП.

Сценарии СЭД DIRECTUM

1. Сценарий «Синхронизация данных по графикам работы». Сценарий предназначен для первоначальной загрузки и обновления данных в справочнике «Графики работы».

2. Сценарий «Загрузка данных по перерывам в подразделениях». Для корректной работы расчетов, необходимо внести информацию по перерывам подразделений, для которых есть отличия от графиков работы;

3. Сценарий «Расчет фактически отработанного времени сотрудниками» - Сценарий предназначен для выполнения расчетов планового, фактического времени работы и отсутствий сотрудников на рабочем месте. Период запуска сценария – 4 часа. Сценарий проходит по списку действующих записей справочника «Работники». Если смена сотрудника по графику завершена, выполняется расчет отсутствий и табеля за отработанный день.

Мастер действий «Реестр отсутствий»

Используется:

1. Для автоматизированных сотрудников - создание записи в реестре о планируемом отсутствии на рабочем месте и отправки задачи по маршруту «Причина отсутствия» для согласования с руководителем.

2. Для не автоматизированных сотрудников – создание записи в реестре о планируемом отсутствии сотрудника руководителем с уведомлением табельщика.

3. Для фиксации присутствия на рабочем месте если сотрудник забыл пропуск. Информация вводится сотрудником охраны по окончании рабочего дня.

Есть дополнительная проверка о данных в реестре отсутствий за период указанный сотрудником. Если сотрудник забыл пропуск, то в таком случае охрана фиксирует время входа и/или выхода. Факт входа/выхода сотрудника на предприятие для расчета отработанного времени в таком случае берется из журнала охраны. Рабочее место охраны было автоматизировано в рамках данного проекта. До реализации данного проекта охрана вела бумажный журнал учета. 

Если сотрудник или охрана не сделали запись в реестре отсутствий, то система на следующий день сама произведен расчет, найдет несоответствие и пришлет запрос на причину отсутствия.Аналогичное поведение при обнаружении опозданий или ранних уходов с места работы.

Если отсутствие больше 2 часов, по анализу графиков на предприятии, это может быть неправильное указание смены в 1С, например, если сотрудника перевели в другую смену, или он вышел на замещение другого сотрудника, или ушел на больничный и т.д. – в таком случае уведомление сразу приходит табельщику и он связывается с руководителем, для выяснения причины отсутствия. Такое решение позволило выявлять максимально быстро болеющих сотрудников, которые не проинформировали о своем отсутствии или информация не дошла до табельщиков. Также исключили ряд ошибок, которые могли привести к подобной ситуации. 

Рисунок 1. Карточка отсутствия, рассчитанная системой

Маршрут «Причина отсутствия»

Используется для согласования отсутствия сотрудника на рабочем месте, либо ввода комментариев по нарушениям. Если сотрудник не автоматизирован, его блок пропускается, и задача на ввод комментариев направляется руководителю. Последним задание получает табельщик для принятия решения об исключении периода отсутствия из фактически отработанного времени из табеля.

Функции СЭД DIRECTUM

1. Функция «ПолучитьДанныеИз1С» - функция предназначена для получения данных по сотруднику на дату из 1С ЗУП.
2. Функция «ПолучитьДанныеИзAPACS» - функция предназначена для получения данных по сотруднику на дату из СКУД APACS.
3. Функция «РасчетОтсутствийСотрудника» - функция предназначена для расчета отсутствий сотрудника за период и создания записей в справочнике «Реестр отсутствий сотрудников» .
4. Функция «РасчетТабеляСотрудника» - функция предназначена для расчета фактически отработанного времени на дату, создания записей и заполнение табличной части в справочнике «Табеля учета рабочего времени сотрудников».

Отчеты СЭД DIRECTUM

Разработаны отчеты специалиста отдела кадров, с возможностью доступа руководителей и сотрудников в соответствии с иерархией.

1. Отчет «Реестр нарушений»
2. Отчет «Уведомление о балансе рабочего времени и нарушениях»
3. Отчет «Отчет о балансе рабочего времени»

Обложки

Для работы сотрудников создана обложка, с которой запускается мастер создания рабочей поездки и отправка на согласование данного отсутствия руководителю. Реестр поездок содержит в себе все поездки сотрудников. В зависимости от роли могут быть доступны поездки только лично сотрудника или всего подразделения (для руководителей).

Рисунок 2. обложка журнала учета отсутствия.

Рисунок 3. Модуль табельщика с переходом ко всем настройкам и справочникам.

Рисунок 4. Карточка табеля сотрудника за месяц

Планы по дальнейшему развитию проекта

Дальнейшее развитие проекта связано с добавлением в расчетную базу сотрудников коммерческой дирекции, находящейся в городе Москва. Изначально данное подразделение не было включено в расчет в связи с переездом и отсутствием данных по фактическим периодам работы.