Автоматизация учета рабочего времени на предприятии

6
месяцев
с 7-8 дней до 1-2
Сократилась трудоемкость на сбор и обработку данных, подготовку отчетов
Заказчик: АО "ГЕДЕОН РИХТЕР - РУС"
Исполнитель: АО "ГЕДЕОН РИХТЕР - РУС"
Тэги:

Автоматизация учета рабочего времени на предприятии

О компании

АО "ГЕДЕОН РИХТЕР - РУС" является фармацевтическим предприятием, дочерним предприятием ОАО "Гедеон Рихтер" (г. Будапешт, Венгрия), расположенный в 100 км к юго-востоку от Москвы, в поселке Шувое Егорьевского района. 

Корпоративная система электронного документооборота в компании существует с 2006 года, но в 2017 году был осуществлен переход на СЭД ДИРЕКТУМ версии 5.2.2.

На предприятии в настоящий момент работают 502 сотрудника.

В DIRECTUM 333 пользователя, включая всех руководителей и топ-менеджмент.

На предприятии существуют следующие режимы рабочего времени:

  • дневной режим работы;
  • двухсменный режим работы продолжительностью смены 8 часов;
  • трёхсменный режим работы продолжительностью смены 8 часов;
  • сменный режим работы продолжительностью смены 24 часа;
  • ненормированный рабочий день;
  • рабочий день, разделенный на части.

В зависимости от подразделения варьируется время начала и окончания обеда, а также его длительность. С учетом данных особенностей, а также для целей учета и правильного расчета табелей сотрудников в системе 1С заведено порядка 60 графиков работы сотрудников.

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта - автоматизация рутинных процедур проверки соблюдения трудового распорядка работниками: соответствие фактического времени работы работника своему графику работы. А также уменьшить рабочее время табельщиков, требуемое на обработку и предоставление необходимых данных.  

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать проверку данных, поступаемых из СКУД (фактические периоды работы) и 1С:ЗУП (графики работы). 
  2. Автоматизировать согласование периодов отсутствия сотрудника на рабочем месте по рабочим вопросам и как следствие отказаться от ведения бумажных журналов учета отсутствия сотрудников на рабочем месте.
  3. Автоматически формировать уведомления о нарушениях и отчеты по работникам, информирование руководителей о нарушениях и отклонениях.
  4. Оперативное предоставление данных по балансу рабочего времени сотрудникам с гибким графиком работы.
  5. Вести табель учета рабочего времени в по фактически отработанному времени

В рамках проекта по автоматизации компоненты 1С ЗУП и СКУД APACS остались неизменными, изменение только СЭД DIRECTUM.

Используемые решения и подходы

Решение разработано для всех сотрудников предприятия с целью оперативного отслеживания своего рабочего времени, для руководителей - с целью оперативного мониторинга ситуации в подразделении, для табельщиков - с целью автоматического расчета рабочего времени сотрудников по данных СКУД и 1С, автоматизированного согласования периодов отсутствия, автоматизированного формирования форм документов и уведомлений.

Для реализации данного проекта с системе ДИРЕКТУМ были созданы следующие объекты:

Справочники

  1. Разработан справочник «Графики работы» в СЭД DIRECTUM и настроена синхронизация данных по графикам работы из 1С ЗУП 3.1.;
  2. Разработан справочник «Штатное расписание» в СЭД DIRECTUM и настроена синхронизация данных штатного расписания из 1С ЗУП 3.1.
  3. Разработан справочник «Отсутствия сотрудников» и типовой маршрут «Причины отсутствия» для согласования периодов и причины отсутствия и принятия решения о том, включается ли данный период в рабочее время или нет;
  4. Разработан справочник «Табель учета рабочего времени» и сценарий расчета плановых и фактических данных по сотрудникам;
  5. Разработаны вспомогательные справочники модуля: «Перерывы подразделений», «Сотрудники с гибким графиком работы», «Руководители сотрудников».

Виды документов

Создан документ «Уведомление сотрудника», который формируется автоматически на основе расчета, визируется, регистрируется и отправляется на ознакомление сотруднику и руководителю.

Документ формируется автоматически на основе утверждённого макета с подстановкой полей и формированием штампа простой ЭП.

Сценарии СЭД DIRECTUM

  1. Сценарий «Синхронизация данных по графикам работы». Сценарий предназначен для первоначальной загрузки и обновления данных в справочнике «Графики работы».

  2. Сценарий «Загрузка данных по перерывам в подразделениях». Для корректной работы расчетов, необходимо внести информацию по перерывам подразделений, для которых есть отличия от графиков работы;

  3. Сценарий «Расчет фактически отработанного времени сотрудниками» - Сценарий предназначен для выполнения расчетов планового, фактического времени работы и отсутствий сотрудников на рабочем месте. Период запуска сценария – 4 часа. Сценарий проходит по списку действующих записей справочника «Работники». Если смена сотрудника по графику завершена, выполняется расчет отсутствий и табеля за отработанный день.

Мастер действий «Реестр отсутствий»

Используется:

  1. Для автоматизированных сотрудников - создание записи в реестре о планируемом отсутствии на рабочем месте и отправки задачи по маршруту «Причина отсутствия» для согласования с руководителем.

  2. Для не автоматизированных сотрудников – создание записи в реестре о планируемом отсутствии сотрудника руководителем с уведомлением табельщика.

  3. Для фиксации присутствия на рабочем месте если сотрудник забыл пропуск. Информация вводится сотрудником охраны по окончании рабочего дня.

Есть дополнительная проверка о данных в реестре отсутствий за период указанный сотрудником. Если сотрудник забыл пропуск, то в таком случае охрана фиксирует время входа и/или выхода. Факт входа/выхода сотрудника на предприятие для расчета отработанного времени в таком случае берется из журнала охраны. Рабочее место охраны было автоматизировано в рамках данного проекта. До реализации данного проекта охрана вела бумажный журнал учета. 

Если сотрудник или охрана не сделали запись в реестре отсутствий, то система на следующий день сама произведен расчет, найдет несоответствие и пришлет запрос на причину отсутствия.Аналогичное поведение при обнаружении опозданий или ранних уходов с места работы.

Если отсутствие больше 2 часов, по анализу графиков на предприятии, это может быть неправильное указание смены в 1С, например, если сотрудника перевели в другую смену, или он вышел на замещение другого сотрудника, или ушел на больничный и т.д. – в таком случае уведомление сразу приходит табельщику и он связывается с руководителем, для выяснения причины отсутствия. Такое решение позволило выявлять максимально быстро болеющих сотрудников, которые не проинформировали о своем отсутствии или информация не дошла до табельщиков. Также исключили ряд ошибок, которые могли привести к подобной ситуации. 

Рисунок 1. Карточка отсутствия, рассчитанная системой

 

Маршрут «Причина отсутствия»

Используется для согласования отсутствия сотрудника на рабочем месте, либо ввода комментариев по нарушениям. Если сотрудник не автоматизирован, его блок пропускается, и задача на ввод комментариев направляется руководителю. Последним задание получает табельщик для принятия решения об исключении периода отсутствия из фактически отработанного времени из табеля.

Функции СЭД DIRECTUM

  1. Функция «ПолучитьДанныеИз1С» - функция предназначена для получения данных по сотруднику на дату из 1С ЗУП.
  2. Функция «ПолучитьДанныеИзAPACS» - функция предназначена для получения данных по сотруднику на дату из СКУД APACS.
  3. Функция «РасчетОтсутствийСотрудника» - функция предназначена для расчета отсутствий сотрудника за период и создания записей в справочнике «Реестр отсутствий сотрудников» .
  4. Функция «РасчетТабеляСотрудника» - функция предназначена для расчета фактически отработанного времени на дату, создания записей и заполнение табличной части в справочнике «Табеля учета рабочего времени сотрудников».

Отчеты СЭД DIRECTUM

Разработаны отчеты специалиста отдела кадров, с возможностью доступа руководителей и сотрудников в соответствии с иерархией.

  1. Отчет «Реестр нарушений»
  2. Отчет «Уведомление о балансе рабочего времени и нарушениях»
  3. Отчет «Отчет о балансе рабочего времени»

Обложки

Для работы сотрудников создана обложка, с которой запускается мастер создания рабочей поездки и отправка на согласование данного отсутствия руководителю. Реестр поездок содержит в себе все поездки сотрудников. В зависимости от роли могут быть доступны поездки только лично сотрудника или всего подразделения (для руководителей).

Рисунок 2. обложка журнала учета отсутствия.

Рисунок 3. Модуль табельщика с переходом ко всем настройкам и справочникам.


Рисунок 4. Карточка табеля сотрудника за месяц

Планы по дальнейшему развитию проекта

Дальнейшее развитие проекта связано с добавлением в расчетную базу сотрудников коммерческой дирекции, находящейся в городе Москва. Изначально данное подразделение не было включено в расчет в связи с переездом и отсутствием данных по фактическим периодам работы. 

 

Эффект от внедрения

Работа табельщиков по анализу и предоставлению данных сократилась с 7-8 дней работы  до 1-2. 

Сейчас весь анализ происходит автоматически, отклонения приходят по мере согласования руководителями, и требуют минимального времени на анализ. Вся информация содержится в карточке.

Расчет запускается автоматически, и уведомления также формируются автоматически. Табельщики только проверяют правильность расчета и отправляют на визирование своему руководителю, которому доступна вся информация в системе.

Ежемесячные и квартальные отчеты формируются по запросу сценарием и не требуют участия табельщика.

Номинации:
12
Подписаться
Опубликовано:
1 февраля 2019 в 13:51
  • Утверждено
  • 5

Комментарии

Добрый день! Эффект от внедрения данного решения по сокращению трудоемкости табельщиков впечатляет! Возник вопрос по документу «Уведомление сотрудника»: когда он формируется (по окончании месяца?), какую информацию содержит, рассылается всем сотрудникам по окончании месяца или только каким-то определенным (например, прогульщикам)?

Добрый день.

Уведомление рассчитывается в начале следующего месяца 3 числа за предыдущий. Так сделано для того, чтобы отсутствия, которые были в последние дни месяца успели пройти согласование. Рассылка происходит только сотрудникам, у которых обнаружилось отклонение за расчетный месяц. Остальные сотрудники всегда могут посмотреть свой баланс рабочего времени через отчет, который рассчитывается ежедневно и доступен с обложки (скрин. приложила). Я как руководитель вижу всех и себя в том числе. Сотрудник видит только себя. Если провалиться дальше, то будет детализация по дням, вплоть до данных с проходной, по которым идет расчет.

Спасибо за ответ, Наталья!

Спасибо. Интересный кейс

 Сейчас озадачены решением аналогичной проблемы. В месяц до сотни различных кадровых СЗ. Перемещения, совмещения, переработки.

Удивительно, что очень мало информации о подобных решениях, большинство интегратовов предлагают изобрести велосипед за счет заказчика.

Кстати, а итоговые управленческие отчеты  в чем формируются? Мы планировали к 1 ЗУП приркрутить для этого PowerBI

 

Добрый день.

Спасибо за интерес. Мы уже доработали данный механизм еще, стало поинтереснее и универсальнее. Отчеты формируются на обложке и используем просто Excel. Для нас этого достаточно пока, запроса на более красивое решение не было. 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий