Обмен актами выполненных работ или агентскими отчетами между страховой компанией и агентами на базе сервиса Synerdocs

О компании

«Зетта Страхование» (ранее называлась ООО СК «Цюрих») существует на рынке с 1993 года. С февраля 2015 года компания продолжила свою работу в России под брендом «Зетта Страхование». Ребрендинг стал шагом на пути расширения и развития бизнеса компании в России.

Сегодня у компании более 100 точек продаж, около 3500 агентов в более чем 150 населенных пунктах России, а также партнерские отношения с 350 автодилерами и 30 коммерческими банками. Клиентами ООО «Зетта Страхование» являются свыше 650 000 россиян, а также компании малого и среднего бизнеса.

Цели проекта

В интересах каждого страховщика иметь большую клиентскую базу. Для того, чтобы в полной мере охватить население нашей страны, многие страховые компании развивают агентские сети. У агентов высокая мотивация по привлечению клиентов, они не привязаны к офису и могут проводить встречи в любом месте, удобном для покупателя. К тому же в большинстве случаев частота повторной покупки страховой услуги у агента бывает выше, чем у менеджера.

Однако есть в агентской схеме свои особенности. Перед принципалом (страховой компанией) встает необходимость приема к учету, своевременной обработки, согласования, хранения большого числа отчетов, поступающих от агентов. Все эти операции требуют времени и усилий со стороны специалистов принципала. Закономерным и очевидным в сложившейся ситуации выглядит поиск решения, которое бы помогло автоматизировать работу с агентами, в частности – ускорило и облегчило обмен документами.

В 2016 году руководство страховой компании пришло к решению о выборе поставщика услуг межкорпоративного электронного документооборота, одним из претендентов стал сервис обмена Synerdocs.

Специалистами компании ООО «Зетта Страхование» были подготовлены технические требования к системе. Исполнителю требовалось предоставить инструменты для интеграции сервиса электронного документооборота счетами-фактурами (далее ЭДО СФ) с корпоративной информационной системой (далее КИАС) Заказчика, а также с порталом агентов (B2B).

Характеристика проекта

В качестве первого этапа автоматизации процессов внешнего взаимодействия ООО «Зетта Страхование» и контрагентов был выбран процесс обмена актами выполненных работ с агентами.

Проект стартовал в августе 2016 года.

В пилоте приняли участие два претендента-оператора электронного документооборота, а к обмену привлекли агентов с разной формой собственности – физлиц, ИП и ООО.

Это помогло ООО «Зетта Страхование» принять взвешенное и объективное решение по выбору поставщика услуг по обеспечению ЭДО с агентами компании.

Завершен первый этап проекта, в данный момент идет подключение контрагентов к электронному документообороту и планирование работ по интеграции корпоративной информационной системы ООО
«Зетта Страхование» с сервисом Synerdocs.

Задача

Автоматизировать взаимодействие ООО «Зетта Страхование» и агентов компании в рамках процесса обмена актами выполненных работ (АВР), обеспечив при этом полную юридическую значимость документооборота, т.к. на основании данных документов производится выплата соответствующего вознаграждения агентам.

Ожидания от реализации данной задачи:

• сократить временные и прямые трудозатраты на согласование с агентами АВР, а также минимизировать прямые расходы на отправку документов;
• исключить необходимость регулярно посещать офис принципала для сдачи АВР;
• ускорить выплаты агентских вознаграждений.

Бизнес-заказчики:

• департамент ИТ инноваций;
• департамент по работе с Агентской сетью.

Описание решения

Все процедуры, связанные с отправкой и подписанием АВР и его согласованием проходят непосредственно в веб-клиенте сервиса Synerdocs.

1. Сотрудник ООО «Зетта Страхование» готовит АВР в корпоративной информационной автоматизированной системе (КИАС) и загружает в веб-клиент Synerdocs. Далее отправляет документ агенту.

2. Агент, получив уведомление на почту, авторизуется в веб-клиенте по сертификату квалифицированной электронной подписи.

3. Агент сверяет данные указанные в полученном Акте выполненных работ и принимает решение о подписании документа или отказе в подписании с указанием причин в комментарии.

Подписание АВР:

Отказ в подписании АВР:

4. Получив уведомление на почту о подписании документа со стороны агента, сотрудник ООО «Зетта Страхование» инициирует процедуру в КИАС по выплате соответствующего вознаграждения данному агенту.

Каждый этап документооборота в сервисе фиксируется служебными документами оператора (извещениями о получении и извещениями о доставке), которые создаются в сервисе в фоновом режиме.

Формирование таких служебных документов, а также использование при подписании АВР квалифицированной электронной подписи позволяют обеспечить юридическую значимость документооборота.

Результаты

Решение позволило:

• снизить прямые издержки на печать и отправку АВР;
• значительно сократить время обработки и согласования Актов;
• исключить риск потерь документов при отправке;
• снизить риски компрометации АВР, а также судебных разбирательств с Агентами.

Ориентировочный расчет эффекта от внедрения на первом этапе без прямой интеграции с информационной системой заказчика: