Внедрение решения «Контроль исполнительской дисциплины» в компании ПАО «Т–Плюс»

«Т Плюс» — крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения.

Компания обеспечивает стабильное и бесперебойное энергоснабжение в 16 регионах России. Клиентами компании являются более 14 млн. физических лиц и более 160 тысяч юридических лиц.

Задача

С 2015 года внутренний и внешний официальный документооборот компании автоматизирован в DIRECTUM. В компании трудятся 45 000 сотрудников, которые создают и получают более 30 миллионов заданий и 10 тысяч поручений.

При таком большом объеме заданий важно осуществлять контроль исполнительской дисциплины на качественно новом уровне.

Контроль исполнительской дисциплины был выстроен таким образом, что был удобен прежде всего делопроизводителям, которые формировали отчетность по статусу задач исполнения. Рядовые сотрудники, как правило, не формировали отчеты и не разбирались в них.

По сути, не было удобного способа оценки состояния своих задач для рядовых сотрудников. Пользователи системы хотели видеть простой и понятный механизм формирования отчетов под конкретный запрос, возможность оперативно создать отчет с загрузкой необходимых деталей, а также в удобном формате видеть список всех задач. Новый механизм должен был в первую очередь помочь пользователям успешно реализовывать поставленные задачи в установленный срок.

Для повышения эффективности работы всех пользователей системы необходимо было внести изменения в личный кабинет, добавить наглядную инфографику с общим количеством поручений и задач, предоставить возможность настраивать фильтр в разрезе: задачи по компании, филиалу, структурному подразделению, а также персональные задачи.

В рамках проекта была поставлена задача создать удобный инструмент, который позволит сотруднику в любой момент времени наглядно оценить состояние его дел, а руководителю успешно контролировать процессы, происходящие в компании и конкретно в его структурном подразделении.

Описание и возможности решения

Команда проекта АКЕЛОН начала реализацию с опроса пользователей системы, выявления их потребностей и пожеланий. Необходимо было понять запросы разных групп пользователей системы и оценить возможность адаптации системы.

Было выявлено, что разным сотрудникам необходимо анализировать информацию в различных разрезах: по разным типам заданий, по разным статусам, разным потокам (входящие/исходящие), в разрезе сотрудников, подразделений, филиалов. 

Первоначально в качестве решения рассматривалась универсальная панель показателей, на которой пользователи с помощью фильтров могли получить нужные данные. От подобного варианта отказались, поскольку параметров оказалось много, а для того, чтобы разобраться с фильтрами и настройками пользователям потребуется много времени.

Было принято решение разделить всю информацию по ситуациям использования. Например, если пользователя интересует информация по заданиям, которые он должен выполнить, то логично отобразить ему сразу все связанные показатели. В результате было создано 16 отдельных страниц, каждая из которых отображала информацию в определенном разрезе.

Для быстрого доступа к страницам их объединили на стартовом экране, реализованном с помощью обложки папки:

Со стартового экрана пользователь переходит на интересующую его страницу. Содержание всех страниц различное, но структура страниц одинаковая:

Панель навигации

Панель навигации позволяет быстро переключиться между страницами без использования стартового экрана.

Контекст страницы

Данные на странице отображаются в контексте конкретного сотрудника, подразделения или периода времени.

Контекст указывается в верхней части страницы. Например, на странице (Рисунок 3) отображается информация по заданиям, которые выдал Сидоров Сергей.

По умолчанию при открытии страницы контекст автоматически заполняется данными того сотрудника, который авторизовался в DIRECTUM. Руководитель может изменить контекст и посмотреть данные по сотруднику своего подразделения.

Рисунок 4. Выпадающий список изменения контекста страницы по сотруднику.

Область диаграмм

Диаграммы позволяют сотруднику быстро и наглядно оценить состояние дел. Цвета на диаграмме разделяют задания и поручения по статусу, а цифры в скобках показывают суммарное количество элементов в данном статусе.

Рисунок 5. Круговая диаграмма

Все диаграммы на странице интерактивные. Если нажать на секцию, то данные в табличной части отображаются с учетом выбранной секции. Например, при нажатии на секцию «срок на неделе» на круговой диаграмме, в таблице отобразятся поручения, срок исполнения которых истекает на этой неделе:

Рисунок 6. Результат применения фильтра «Срок на неделе»

Похожим образом работают диаграммы по сотруднику и подразделению: кликнуть можно как на фамилию сотрудника/название подразделения, так и на конкретную секцию его диаграммы.

Рисунок 7. Линейные диаграммы

Например, если нажать красную секцию диаграммы сотрудника, то в таблице отобразятся задания только этого сотрудника и только в статусе «просрочено»:

Рисунок 8. Результат применения фильтра по просроченным заданиям Новикова

Данные на диаграмме можно фильтровать. Например, можно быстро получить информацию по конкретному исполнителю.

Рисунок 9. Результаты выполнения фильтра по Новикову

Кроме этого, данные на диаграмме можно сортировать и выгружать в формате MS Excel.

Рисунок 10. Выпадающий список сортировки

Например, руководитель может отсортировать задания своего подразделения по количеству просроченных и выгрузить задания в excel, чтобы провести предметный разбор с подчиненными.

Рисунок 11. Результат сортировки по просроченным заданиям

Табличная часть

Табличная часть предназначена для отображения детальной информации по заданиям/поручениям. В ней можно увидеть тему/текст задания/поручения, исполнителя/автора, подразделение автора/исполнителя, установленный срок исполнения, количество просроченных дней, контролера, статус в котором находится задание/поручение и открыть документ, вложенный в задание.

Рисунок 12. Табличная часть страницы

По умолчанию при открытии страницы в таблице отображаются данные по всем заданиям/поручениям без дополнительных ограничений. Например, на странице Входящие задания в работе отображаются все задания, которые пользователь должен выполнить: как просроченные, так и с не наступившим сроком исполнения. Пользователь может нажать на секцию диаграммы и данные в таблице будут отфильтрованы в соответствии с ней.

Если кликнуть на гиперссылку в колонке «Текст», то откроется стандартная карточка задания DIRECTUM. Это удобно, поскольку пользователь может сразу выполнить его из этого окна. Аналогичным образом открывается карточка сотрудника, подразделения и документа, по которому выдано поручение.

Так же в таблице можно быстро отфильтровать и отсортировать данные по любой колонке. Информацию с учетом фильтра и сортировки можно выгрузить в формате excel. Например, пользователь может отсортировать задания по подразделению исполнителя, отобрать только просроченные и выгрузить получившиеся задачи в файл.

Рисунок 13. Результат применения сортировки по подразделению и фильтра по статусу заданий «Просрочено»

Результаты применения решения

Решение позволяет пользователям в удобном формате контролировать состояние своих дел, а руководителям - успешно контролировать процессы, происходящие на всех уровнях управления компании. Данное решение удобное и простое в использовании, показатели отображаются наглядно и интуитивно понятна навигация.

Состав команды

Т Плюс

• Эксперты от ИТ: Кузьмина М.С., Деменков Р.В., Попова Н.С.
• Эксперты от канцелярии: Бабанова Ю.В., Баранова С.А.

АКЕЛОН

• Евтисов Станислав
• Поникаровский Александр
• Столярова Мария
• Куимова Анастасия