Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM в Мурманской областной Думе

67
пользователей
3
человека команда проекта
6
месяцев
Заказчик: Мурманская областная Дума

Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM в Мурманской областной Думе


 

Мурманская областная Дума является постоянно действующим законодательным (представительным) органом государственной власти Мурманской области. Областная Дума избирается в составе 32 депутатов сроком на 5 лет. Из-под «пера» Мурманской областной Думы ежегодно выходит более 100 законов и 600 постановлений, которые проживают путь от проектов постановлений/законов (в первом, втором и третьем чтении) до полноценных официальных документов. Подготовку и согласование проектов документов осуществляет Аппарат Мурманской Думы, работа которого и была автоматизирована в рамках проекта.

С октября 2016 года руководителем Аппарата Мурманской областной Думы стал Рыбакин Алексей Евгеньевич. Одними из первостепенных целей, которые он поставил перед специалистами сектора по информационно-программному обеспечению, было снижение бумажного документооборота в Думе, повышение исполнительской дисциплины. Для этого было принято решение обновить устаревшую СЭД, которая использовался только для регистрации документов, на более современный и функциональный.

Цели и задачи проекта

Задачи, которые стояли перед командой внедрения:

  • автоматизация процесса по регистрации входящей корреспонденции, а также дальнейшего исполнения поручения специалистами Аппарата Мурманской Думы в системе DIRECTUM;
  • автоматизации процесса согласования исходящих документов в системе DIRECTUM;
  • организация единого электронного архива документов Думы в системе DIRECTUM;
  • автоматизация процесса согласования и регистрации организационно-распорядительных документов, ознакомления специалистов с указанными документами в системе DIRECTUM;
  • автоматизация процесса рассмотрения обращения гражданина в системе DIRECTUM;
  • автоматизация процесса подготовки документов законодательного процесса, их согласования в системе DIRECTUM с дальнейшей автоматической выгрузкой в ИС «Нормосфера».

Решение и ход проекта

Проект внедрения системы DIRECTUM в Мурманской областной Думе проходил в течение 3 месяцев с середины сентября по середину декабря. За это время совместно командами внедрения от Заказчика и Исполнителя была проведена работа по исследованию процессов в формате «как есть», подготовке и согласованию проектных документов по процессам в формате «как будет», адаптация системы DIRECTUM под проектные решения, обучение пользователей работе в системе и внедрение системы DIRECTUM в Мурманской областной Думе.

В ходе проекта были внедрены модули, а также технические решения компании DIRECTUM::

  • канцелярия;
  • обращения граждан.
  • коннектор к ССТУ;
  • интернет-приемная.

Канцелярия

С помощью модуля «Канцелярия» была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также регистрация организационно-распорядительных документов.

Регистрация документа

В связи со спецификой работы Мурманской областной Думы документ с определенным Видом регистрируется в определенном Журнале регистрации. Для удобства работы специалистов отдела документационного обеспечения был разработан справочник Настройка видов документов, который единообразно определял Журнал регистрации для РКК, при выборе реквизита Вид документа.

Рассмотрение входящего документа руководителем Аппарата

Процесс рассмотрения входящих документов в Мурманской областной Думе отличается от стандартного. Это связано с тем, что около 90% документов первоначально рассматривает и выносит по ним свою резолюцию Председатель Думы (не работает в СЭД), который отправляет документ в работу Руководителю Аппарата. Для ускорения работы Делопроизводителей и Руководителя Аппарата было заведено большое количество записей справочника Шаблоны поручений.

После регистрации документа Делопроизводитель прикрепляет бумажный шаблон резолюции и передаёт оригинал документа на рассмотрение Председателю Думы. Когда документ возвращается к Делопроизводителю после вынесения резолюции Председателем Думы на бумажном носителе, Делопроизводитель заносит резолюцию Председателя Думы в СЭД (для этого у него имеются записи справочника Шаблоны поручений, идентичные бумажным).

 

Если документ отправлен в работу Аппарату (Председатель вынес резолюцию на Руководителя Аппарата, таких документов около 90%), тогда Делопроизводитель также создаёт подчиненное поручение из Шаблонов поручений для Руководителя Аппарата.

Подчиненное поручение от Руководителя аппарата Делопроизводитель только сохраняет, а в работу отправляет поручение от Председателя Думы. В результате Руководителю аппарата приходит задание на исполнение поручения от Председателя Думы

При нажатии на «Создать поручение» у Руководителя Аппарата открывается диалог с подготовленным Делопроизводителем поручением и установленной галочкой «Выполнять моё задание после выполнения подчиненного поручения», которое он может отправить в работу по кнопке «Отправить». Если Руководитель Аппарата согласен с подготовленной резолюцией, то он может сразу выполнить задание по результату исполнения «Исполнить».

Подробнее в приложенном файле Статья для DIRECTUM AWARDS 2018 (166216 v3).DOCX

Согласование исходящих документов и организационно-распорядительных документов (ОРД)

Для согласования исходящих документов и ОРД был разработан универсальный маршрут «Согласование официальных документов». Данный маршрут является комбинацией стандартных маршрутов «Согласование официальных документов» и «Согласование проекта документа».

Среди подписантов документа могут быть:

  • Руководитель подразделения (для некоторых ОРД);
  • Председатель комитета;
  • Руководитель Аппарата;
  • Председатель Думы.

Если подписантом документа является Председатель Думы, то в процессе согласования добавляется блок для согласования документа Руководителем Аппарата.

После согласования документа всеми заинтересованными лицами создается задача для печати документа Ответственному за выпуск документа. Добавили данный параметр типового маршрута, т.к. в Мурманской областной Думе некоторые виды документов печатаются на специальных бланках, к примеру Благодарственные письма (параметр автоматически берется из Роли в зависимости от Вида документа). После согласования в области вложения задания автоматически формируется документ с листом согласования.

Подробнее в приложенном файле Статья для DIRECTUM AWARDS 2018 (166216 v3).DOCX

Обращения граждан

Большинство обращений граждан приходят в Мурманскую областную Думу напрямую на Депутатов. При этом обращения не рассматриваются в СЭД, а передаются в бумажном виде Депутату (т.к. рабочие места Депутатов пока не автоматизированы), однако специалистам сектора по работе с обращениями граждан необходимо осуществлять контроль сроков рассмотрения обращений. Для этого из карточки Обращения граждан создаётся поручение на Депутата. После того, как по обращению будет подготовлен ответ Гражданину, специалисту сектора по работе с обращениями граждан необходимо прекратить исполнение поручение для снятия его с контроля. Для этого была добавлена кнопка «Снять с контроля» на форме карточки обращения граждан.

Также были разработаны 3 отчета:

  • «Информация о количестве обращений граждан к депутатам» - отчет предназначен для формирования перечня обращений граждан, в разрезе по Депутату или по Округу;
  • «Информация о структуре обращений граждан в Мурманскую областную Думу» - отчет предназначен для формирования перечня обращений граждан, в разрезах по Форме обращения(устно/письменно), Типу обращения, Социальному статусу гражданина, в заданном периоде;
  • «Информация по работе с обращениями граждан в Мурманской областной Думе» - Отчет предназначен для формирования перечня обращений граждан, отдельно в разрезе по Типу обращения, с учётом формы обращения(устно/письменно), отдельно в разрезе по Фракциям, в заданном периоде.

Для формирования данных отчетов на форме Обращения граждан были добавлены поля:

  • Депутаты – депутаты, к которым обратился Гражданин;
  • Округ – избирательный округ, на территории которого проживает обратившийся Гражданин;
  • Место приема – место осуществления прием граждан (Мурманская областная Дума, Избирательный округ или Партийная приёмная).

Работа с документами законодательно процесса

Основное направление деятельности Аппарата Мурманской областной Думы – это подготовка заседаний Думы и комитетов. На заседании Думы Депутаты:

  • рассматривают законопроекты;
  • голосуют за принятие законопроекта в первом, втором или третьем чтении.

Для того чтобы не распечатывать каждому Депутату экземпляр законопроекта и сопутствующие документы (к примеру, юридическое или лингвистическое заключение к законопроекту), в Мурманской областной Думе используется информационная система «Нормосфера», однако перед тем, как попасть в Нормосферу, законопроект готовится и согласуется в DIRECTUM. Для исключения повторного ручного ввода документов была разработана синхронизация документов из DIRECTUM в ИС «Нормосфера».

Синхронизация осуществляется с помощью вызова метода веб-сервиса ИС "Нормосфера" и передачи ему пакета с сообщением. Подробнее об интеграции в приложенном файле Статья для DIRECTUM AWARDS 2018 (166216 v3).DOCX

 

Итоги проекта

Считаю проект нужным и востребованным – в первую очередь потому, что мы получили гибкую платформу. Это важно в условиях постоянно меняющихся потребностей. DIRECTUM уже из коробки предоставил значительно больше функционала в части канцелярии и отчетности (в т.ч. и по исполнению документов) по сравнению со старой СЭД. Используя все возможности системы, организация в целом экономит время на согласовании и передаче документов в работу.

Оценка пользователей

Каждый пользователь находит свои плюсы от использования системы. Например, для управления по обеспечению законодательной деятельности отпала необходимость повторно загружать данные в Нормосферу, а это огромное количество документов и времени.

У руководства появилась возможность контролировать весь процесс прохождения документов, видеть историю переписки, историю изменения документов. Администраторы видят плюсы в архитектуре системы, в частности – ссылки, отдельные роли для удаления документов и папок, теневые копии, очень подробной документации. Пользователи ежедневно используют различные варианты фильтрации и быстрого поиска в интерфейсе клиента, а также выгрузку списочных форм в Excel.

Двое администраторов прошли очные курсы администраторов, остальные сотрудники обучались в рамках проекта группой внедрения. Администраторы успешно прошли аттестацию.

Влияние внедренного решения на работу Мурманской областной Думы

Изменились маршруты движения документов, были исключены некоторые дублирующиеся действия с бумажными документами, и, как следствие, немного уменьшился расход бумаги. Изменена инструкция по делопроизводству, пересмотрен в сторону уменьшения список документов, обязательных для хранения в бумажном виде. Ввиду небольшого времени продуктивного использования системы, больших организационных изменений не произошло, однако рабочая группа по внедрению СЭД в Думе была преобразована в постоянно действующую комиссию по развитию системы и уже принимает первые решения по модернизации.

Планы по дальнейшему развитию проекта

После первых месяцев использования стало понятно, что руководству нужен доступ в СЭД с мобильных устройств для ускорения процесса создания поручений. Были предложения о внедрении модуля совещаний. Уже фиксируются пожелания по новым маршрутам (например, согласование аукционной документации), изменениям в жизненных циклах, мелкие доработки форм. Разрабатываются подходы для автоматизации рабочих мест депутатов и их помощников. Возможно будут внедрены мастера действий. Прорабатывается сложный вопрос о подключении к СЭД Правительства Мурманской области по протоколу МЭДО.

Прикреплен файл: Статья для DIRECTUM AWARDS 2018 (166216 v3).DOCX
 

Номинация: Olimpio
21
Подписаться
Опубликовано:
31 января 2019 в 15:52
  • Утверждено
  • 3

Комментарии

Добрый день.

"Для того чтобы не распечатывать каждому Депутату экземпляр законопроекта и сопутствующие документы (к примеру, юридическое или лингвистическое заключение к законопроекту), в Мурманской областной Думе используется информационная система «Нормосфера», однако перед тем, как попасть в Нормосферу, законопроект готовится и согласуется в DIRECTUM. "

Правильно ли я понимаю из цитаты и планов на дальнейшее развитие, что если депутаты получат доступ к СЭД, то интеграция ИС «Нормосфера» будет не нужна?

Екатерина Борисова: обновлено 25.02.2019 в 11:20

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, подключение к каналам МЭДО рассматривается для решения каких задач? Почему данный вопрос является сложным? Не рассматривали ли Вы и другие альтернативные варианты подключения?

Добрый день.

Екатерина, не все так просто.
В общем и целом, если построить длительный план развития СЭД, то можно перенести функционал Нормосферы в DIRECTUM. Но это потребует довольно больших финансовых и временных затрат. 
Основной проблемой, на мой взгляд, станет реализация обособленного модуля/приложения, которое позволит проводить заседания Думы (отображать повестку, состоящую из вопросов, в которых сгруппированы данные по обсуждаемой теме). В Нормосфере этим занимается отдельное приложение ЕВКД (Единый Виртуальный Кабинет Депутата). 
Можно провести аналогию - в DIRECTUM мы храним информацию в документах и РКК и совершаем над ней какие-то действия посредством задач, в Нормосфере мы храним информацию в паспортах (состоящих из набора документов), повестках заседаний комитетов и Думы и совершаем над ней действия посредством проведения заседания Думы и комитетов. Собственно последний пункт и есть та самая "вишенка на торте", которую мы получаем от использования Нормосферы. Повестка на заседании "живая", т.е. в процессе заседания вопрос могут отменить, перейти с 5 на 27, потом на 6, добавить еще вопросов. 
Никто не говорит, что это невозможно или нереально, я лишь утверждаю что это будет довольно сложный объемный переход. Особенно если брать в расчет то, что задача законотворчества в целом сложно формализуема.


Александр, МЭДО хотелось бы использовать для ускорения обмена документами с местным Правительством. Сложный он не в техническом плане, а в документационном. Другие варианты рассматривали, самыми простыми были 2 - мы подключаемся к МЭДО или мы обмениваемся по протоколу МЭДО. И тот и другой вариант пока не осуществимы. Работа ведется, но пока результата нет.

Юрий Минц: обновлено 01.03.2019 в 13:57
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий