Автоматизация процессов Делопроизводства ПАО «Русполимет» за 2 месяца

О Компании

ПАО «РУСПОЛИМЕТ» (Нижегородская область, город Кулебаки) -- современное динамично развивающееся предприятие в области производства специальных сталей и сплавов, а также широкого спектра изделий из них, включающего производство поковок и кольцевых заготовок для авиа- и ракетостроения, морского транспорта, энергетического и общего машиностроения, нефтяной и газовой промышленности. Уникальная, более чем 152-летняя история, позволяет предприятию оставаться признанным лидером в своей отрасли.

«Русполимет» сохраняет и преумножает многолетний опыт работы с металлом и лучшие традиции, следуя инновационным курсом, включающим внедрение новейших современных агрегатов, технологий, в том числе цифровых, и формирование команды высококлассных специалистов.

Цели и задачи проекта

Руководство ПАО «Русполимет» всегда активно стремится внедрять самые передовые мировые разработки не только для совершенствования непосредственно производственных процессов завода, но и для оптимизации процессов документооборота и контроля исполнительской дисциплины. А регулярные командировки и работа вне офиса требовали наличия удобного инструмента для удаленного согласования, утверждения, рассмотрения документов и выдачи поручений. Кроме того, перед командой проекта были поставлены следующие цели:

• Экономия времени
• Оперативное получение данных, необходимых для принятия управленческих решений
• Быстрый и точный поиск служебной документации
• Сокращение сроков подготовки проектов
• Ускорение процессов согласования и утверждения документов
• Контроль исполнительской дисциплины
• Контроль исполнения документов
• Облегчение подготовки мероприятий
• Исключение потери информации

Особенности проекта

Реализовать проект необходимо было в кратчайшие сроки, для этого было решено:

• выбрать облачный вариант поставки, сэкономив тем самым время на закупку и подготовку собственного оборудования;
• на первом этапе отказаться от модификаций системы (благо стандартный функционал Делопроизводства DirectumRX покрывал более 80% потребностей);
• отложить автоматизацию работы с Договорными документами на следующий этап автоматизации.

В остальном проект соблюдал все необходимые этапы: инициация проекта и формирование Рабочей группы, проведение анализа и проектирования, настройка системы, обучение более 200 пользователей и проведение опытно-промышленной эксплуатации.

Результаты проекта

• Сроки проекта: 06.11.2018 – 18.01.2019, 2 месяца (в т.ч. 4 недели ОПЭ)

По результатам проекта в системе работают все подразделения ПАО «Русполимет»:

• Автоматизировано 400 пользователей. Пользователям доступна работа через desktop-, web-клиент и DIRECTUM Jazz;
• 8 руководителей активно работают с использованием DIRECTUM Solo.

В рамках проект автоматизированы следующие процессы:

• Регистрация и рассмотрение входящих писем и вынесение резолюций
• Согласование и регистрация исходящей корреспонденции
• Согласование, регистрация, контроль исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности
• Работа со служебными записками
• Работа с совещаниями и заседаниями
• Работа с обращениями клиента (процесс был автоматизирована самостоятельно сотрудниками завода к  этапу опытно-промышленной эксплуатации)

На первую неделю промышленной эксплуатации в системе уже:

Более 4900 шт. документов. Из них:

• входящие письма – 904;
• исходящие письма – 946;
• приказы, распоряжения, решения – 224;
• служебные записки – 1687;
• протоколы совещаний – 9;
• прочие документы – 1130.

Более 7130 шт. задач. Из них:

• поручения – 2004;
• согласование по регламенту 2425;
• простые задачи – 2701.

Как внедренные решения отразились на работе компании

Срок согласования ОРД сократился до 2-3 дней не зависимо от количества согласующих.

Отношение к срокам рассмотрения документов стало более серьезным и ответственным на всех исполнительских уровнях.

Исчезла необходимость ведения  журналов регистрации документов в подразделениях. 

Документы все больше существуют в электронном виде, без перевода их на бумажный носитель.

Сократилось потребление бумаги.

Система виджетов позволяет руководителю реально оценивать нагрузку и исполнительскую дисциплину подчиненных.

Сократилось количество ненужных передвижений сотрудников по территории предприятия для организации подписания, согласования и передачи документов между подразделениями.

Риски, связанные с потерей документов, сведены к минимуму. Меньше стало телефонных звонков, связанных с поиском документов, запросом информации по вынесенной резолюции и  результатам исполнения выданных поручений.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайших планах ПАО «Русполимет»:

1. Миграция системы DirectumRX на локальное оборудование ПАО «Русполимет». Теперь собственные сервера ПАО «Русполимет» готовы принять новую систему. Локальная поставка даст возможность модифицировать систему, максимально адаптируя ее под будущие процессы.

2. Одновременно планируется перевести накопившуюся базу DirectumRX на СУБД PostgreSQL, т.к. ИТ-специалисты ПАО «Русполимет» придерживаются политики максимального (но разумного) использования СПО.

3. Автоматизировать договорные процессы;

4. Автоматизировать процесс аккредитации контрагентов ПАО «Русполимет»;

5. Интеграция с SAP S4/HANA;

6. Использование сервисов обмена (Synerdocs/Диадок).

Отзывы

Система имеет интуитивно-понятный для пользователей интерфейс.

Хороший вариант для быстрого старта (стандартный функционал обеспечивает необходимый минимум для организации документооборота)

Профессионализм команды со стороны Directum, их грамотный подход от планирования до реализации этапов проекта  позволил внедрить проект в установленные сроки и уже на стадии опытно- промышленной эксплуатации получить положительные результаты.

Начинать всегда сложно, присутствовали и страх и опасения, но совместно с командой ПАО Русполимет консультантам  приходилось работать не только с ключевыми пользователями проекта, но выходить на места, объяснять не только правила создания документов, а культуру переписки в СЭД, примерами из собственного опыта  они помогали снять напряжение и улучшить настрой пользователей на эффективную работу в системе. Хочется отметить, что без команды,  нашей общей, не получилось бы ничего. Только благодаря поддержке друг друга мы успешно двигаемся вперед!