Внедрение ECM-системы в территориально-распределенной компании с поддержкой грифов секретности

1800
документов в день
7200
заданий в создается в день
7000
пользователей
50
ТОП-менеджеров
до 100
пользователей мобильных приложений ежедневно
Заказчик: Группа ЧТПЗ
Тэги:

Внедрение ECM-системы в территориально-распределенной компании с поддержкой грифов секретности

Группа ЧТПЗ — промышленная группа металлургического комплекса России, входит в пятерку ведущих мировых производителей трубной продукции. На предприятиях ЧТПЗ работают более 25 000 сотрудников.

В основе корпоративной культуры компании лежит философия «Белой металлургии» — философия преображения личности, рабочей среды, производственного пространства и социума. Она включает принципы постоянных улучшений, высокие требования к качеству процессов, использование современного оборудования. Особая роль при таком подходе отводится информационным технологиям: от АСУ ТП до системы управления корпоративным контентом.

Предпосылки внедрения

В 2016 году в компании назрела необходимость замены системы электронного документооборота. Предыдущие решения морально устарели и оказались сложными для развития, что приводило к нескольким вопросам и сложностям:

  • Отсутствовало единое решение для покрытых автоматизацией процессов между дивизионами Группы;
  • Отсутствовал единый электронный архив (файлы документов хранились в разных местах, существовали проблемы с их поиском и обработкой);
  • Не было стандартизованных документопотоков для большей части документов;
  • Частично отсутствовала интеграция блоков, из-за чего информация переносилась вручную  (дополнительная нагрузка, риски несогласованности информации);
  • Существовали проблемы с эксплуатацией (стабильностью работы, работоспособностью – на горизонте 2-х лет) предыдущей системы при отсутствии поддержки со стороны производителя;
  • Существовали проблемы с развитием предыдущей системы (технические, ресурсные ограничения, сроки реализации изменений) при значительной нехватке функционала.

ИТ-специалисты ЧТПЗ рассмотрели около десяти решений разных производителей, изучили опыт ведущих промышленных предприятий и остановились на DIRECTUM.

Цели проекта

  • Уменьшение количества систем, участвующих в организации документооборота;
  • Стандартизация правил (процессов) по работе с документами;
  • Замена системы СЭД ЧТПЗ (EMC Documentum) в связи с ее моральным устареванием и проблемами с эксплуатацией;
  • Обеспечение возможности дальнейшего развития функциональности систем документооборота (как собственными силами, так и силами подрядчика);
  • Реализация имеющихся потребностей в развитии.  

Задачи проекта

Внедрение системы началось в мае 2017 года с пилотного проекта на «Челябинском трубопрокатном заводе» и «Первоуральском новотрубном заводе». На этом этапе специалисты компании выбрали для автоматизации 5 ключевых бизнес-задач:

  • классическое делопроизводство;
  • организационно-распорядительный документооборот;
  • работа с нормативными документами;
  • работа с документами интегрированной системы менеджмента;
  • управление совещаниями.

Уникальность решения

99% пользователей работают в веб-доступе: веб-клиент дает возможность работать через любой браузер. Помимо веб-клиента пользователи имеют возможность работать в системе через мобильные приложения Solo и Jazz, находясь вне своего основного рабочего места и даже офлайн.

Отдельной крупной задачей стала автоматизация конфиденциального делопроизводства, которая решалась в рамках выделенного проекта с апреля по июнь 2018 года. Были учтены требования службы безопасности ЧТПЗ к хранению в системе электронных документов с грифом, а также их обмену между удаленными подразделениями. Решение было создано с соблюдением федерального закона №98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Также проект интересен и уникален тем, что в нем в нем параллельно были выполнены разноплановые задачи: замена имеющегося контура СЭД (трубный дивизион), внедрение в ломозаготовительном дивизионе и объединение баз СЭД (трубный и нефтесервисный дивизионы).

Используемые подходы

Ландшафт единой системы Группы ЧТПЗ

В ходе внедрения система DIRECTUM была интегрирована в развитую ИТ-инфраструктуру предприятия. В компании внедрено несколько экземпляров 1С, а также комплексная информационная система ЧТПЗ — ERP-платформа собственной разработки. ИТ-специалисты реализовали их взаимодействие с DIRECTUM в части контрагентов и кадровой структуры.

Реализована интеграция с Active Directory для windows-аутентификации пользователей. Также для модуля «Управление совещаниями» были доработаны механизмы интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange. Совещание инициируется в привычном для пользователей Microsoft Outlook, а затем информация отправляется в DIRECTUM для создания необходимых документов. Для того чтобы избежать двойной работы, все решения по совещаниям фиксируются в карточке DIRECTUM, из которой автоматически формируется и протокол, и задачи на исполнение.

Особенности работы с конфиденциальными документами

Службе безопасности предприятия было важно максимально прозрачно отслеживать движение документов, содержащих коммерческую тайну. Было необходимо не просто учитывать выданные копии конфиденциальных документов, но и устанавливать штампы на каждую учтенную копию с информацией о ее получателе, в соответствии с требованиями статьи 10 федерального закона №98-ФЗ «О коммерческой тайне». Еще одним важным требованием было полное предотвращение утечек информации при перемещении документов в рамках территориально распределенной структуры предприятия.

Реализовать поставленные задачи удалось с помощью интеграции с DLP-системой. Совместная работа двух решений позволяет автоматизировать полный цикл работы с конфиденциальными документами:

Создание нового документа, содержащего коммерческую тайну. На этапе занесения конфиденциального файла в DIRECTUM ответственный сотрудник нажимает кнопку «Защитить документ» и указывает для него владельца и гриф доступа. После этого запускает процесс преобразования и защиты информации с помощью инструментов шифрования.

После согласования и утверждения документа в качестве конфиденциального активируется механизм учета выданных копий. Для такого документа устанавливается запрет на редактирование, экспорт, импорт и создание новых версий. Все попытки несанкционированных действий фиксируются в истории работы с документом.

Просмотр конфиденциальных документов. При открытии документа с грифом формируется PDF для чтения, в которую автоматически проставляются штампы с информацией о получателе учтенной копии, дате и времени открытия.

Штамп необходим для контроля движения документа с помощью DLP-системы. За счет методов OCR-система отслеживает перемещение во внутренней сети или попытки отправить документ по внешним каналам связи.

Изменить параметры конфиденциальности может только владелец документа или сотрудник службы безопасности, который имеет основания для такого изменения.

Учет конфиденциальных документов. Информация обо всех документах с грифом, истории работы с ними и выданных копиях фиксируется в реестре конфиденциальных документов. С этим справочником работают сотрудники службы безопасности.

Вовлечение сотрудников для достижения эффекта

Важным элементом успешного внедрения стало освоение системы сотрудниками. Первыми обучение прошли участники рабочей группы трубного дивизиона Группы ЧТПЗ: руководители ИТ-подразделений, отделов по документационному обеспечению, договорной работе и других служб. Следующим шагом стало освоение системы рядовыми пользователями: 1 500 сотрудников прошли дистанционное обучение. В изучении новых возможностей также помогли подробные инструкции, встроенные в интерфейс подсказки и собственная служба поддержки Группы ЧТПЗ из числа обученных администраторов.

Вовлеченность сотрудников в работу с новой системой поддерживается на корпоративном уровне. Информация о новых возможностях системы и полезные контакты для пользователей регулярно публикуются в корпоративной газете для сотрудников Группы ЧТПЗ.




 

По результатам проекта сотрудники отмечают, что нагрузка по обработке документов существенно снизилась, сократились сроки согласования документов.

Техническое решение по работе с документами, содержащими коммерческую тайну, максимально сокращает возможности несанкционированного доступа и позволяет отследить источник утечки при нарушении конфиденциальности. В планах компании — тиражировать разработку на все подразделения.

Организация поддержки пользователей: техническая и методологическая


Организация технической поддержки пользователей выстроена классическим способом (согласно процессному подходу ITIL, где единой точкой входа пользователей является Service Desk). Есть 4 линии поддержки: 1 линия – прием обращений, решение самых простых проблем 2 линия поддержки – администраторы СЭД 3 линия поддержки – разработчик, 4-я линия поддержки -  эскалации проблемы за пределы организации (подключение к проблеме вендора).

Методологическая поддержка представлена отделом документационного обеспечения Административной дирекции ПАО ЧТПЗ. Это по сути некий Центр компетенций по делопроизводству и документационному обеспечению деятельности Общества. Данным подразделением ежемесячно проводятся обучения пользователей основам СЭД для новых сотрудников, а также для тех, кто хочет повысить уровень практических знаний при работе в системе и с документами. Также данным подразделением периодически выпускаются инструктивные материалы, помогающие пользователям в освоении СЭД: инструкции, памятки, видео уроки.

Для памяток и приглашений пользователям используется разработанный корпоративный шаблон:



 

 

Показатели проекта

Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту: 7000

Количество автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе: 50

Количество специалистов, задействованных при реализации проекта (команда проекта от исполнителя и заказчика): 15

Срок выполнения:

  • Пилотный проект:май 2017 – январь 2018 – 9 мес
  • Конфиденциальный документооборот – апрель,май,июнь 2018 включительно – 3 мес
  • Интеграция с 1С – март 2018 – октябрь 2018 включительно – 8 мес
  • Объединение баз СЭД с Римерой – апрель 2018 – январь 2019 – 9 мес

Активность использования

  • Количество документов создающихся в системе в день: 1800
  • Количество заданий, создаваемых в день (на текущий момент, с учетом выполненного проекта): 7200

Активность использования мобильного приложения:

  • всего 150 пользователей, которые хотя бы раз пользовались Jazz или Solo. Часть работает с мобильных устройств просто в вебе, поскольку сайт адаптируется под мобильное устройство при работе на нем.
  • Уникальных пользователей в день от 50 до 100

 

Номинация: Titan
29
Подписаться
Опубликовано:
31 января 2019 в 17:26
  • Утверждено
  • 1

Комментарии

Как руководитель проекта со стороны исполнителя, отдельно отмечу на сколько точно реализованная в ЧТПЗ программа проектов вписывается в номинацию "Titan". Представленное здесь описание - это лишь верхушка айсберга, результат поистине ТИТАНической работы нескольких десятков высококлассных специалистов ЧТПЗ и вендора со всей России: методистов, аналитиков, разработчиков, администраторов, консультантов. 

Желаю Группе ЧТПЗ не останавливаться на достигнутом и следовать уверенным шагом в цифровое будущее!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий