Применение интеллектуальных сервисов Directum Ario в АО "ОДК-Авиадвигатель"

О компании

АО «ОДК-Авиадвигатель – конструкторское бюро по разработке газотурбинных двигателей для авиации, а также промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий.

Конструкторское бюро «ОДК-Авиадвигатель» является головным разработчиком семейства двигателей пятого поколения для ближне-среднемагистральных самолетов типа «МС-21» и промышленных ГТУ. Создание базового двигателя ПД-14 – один из приоритетов Государственной программы РФ «Развитие авиационной промышленности на 2013-2025 гг».

В 2019 году внедрен и запущен ряд бизнес-задач на основе функционала интеллектуальных инструментов Directum Ario: автоматическое распознавание реквизитов входящих документов, автоматическое определение ответственного по входящему письму, интеллектуальный поиск документов Directum Smart Search.

Предпосылки внедрения:

1. Возрастающий поток входящей корреспонденции, загрузка сотрудников канцелярии близкая к 100%.
2. Высокие временные затраты топовых руководителей на рассмотрение входящей корреспонденции.
3. Трудности с поиском документов - огромный объем документов, необходимость знания точных реквизитов документа для успешного поиска и заполнения при этом множества полей.

Ниже будет приведено описание по каждому из проектов отдельно.

1. Автоматическое распознавание реквизитов входящих документов

С момента внедрения системы Directum в 2012 году объем корреспонденции, проходящей через канцелярию возрос в несколько раз - в среднем прирост составляет около 20% в год. При этом основное время сотрудник канцелярии при тратил на заполнение вручную довольно большого количества реквизитов.

В 2018 году мы провели пилотный проект и испытали работу Directum Ario по распознаванию реквизитов на своём полигоне и своих данных. Результаты были признаны успешными и в этом году был реализован проект по внедрению функционала в промышленную эксплуатацию на всех сотрудников канцелярии и все потоки входящих документов.

Основная цель при внедрении данной задачи Ario была максимально снизить трудоемкость работ сотрудников канцелярии при регистрации входящих писем.

Что было до внедрения:

Служба захвата DCS обрабатывала входящую электронную почту и горячую сетевую папку с факсами (МФУ с функцией факса автоматически сохраняет входящие документы в сетевую папку), заносила эти документы в систему и запускала задачи по обработке входящих документов. При этом сотруднику канцелярии требовалось выделить основной документ в комплекте (если их было несколько), открыть документ в отдельном окне, создать и заполнить карточку РКК вручную, затем выполнить задание. Среднее время обработки одного документа составляло около 5 минут. Необходимо отметить, что при регистрации вручную заполнялись не только реквизиты документа, но и связи к нему.

Результат внедрения

Служба захвата DCS также обрабатывает электронную почту и горячие папки (письма, поступившие на бумаге сканируются и сохраняются в отдельную папку, аналогично факсам), а затем передает документы по комплектам на распознавание в Ario. Ario в свою очередь не только распознает текст и реквизиты документов, но также определяет главный документ в комплекте и определяет виды остальных документов. Сотрудник канцелярии, как и ранее, получает задание на обработку входящего документа (причем потоки делятся на электронную почту, факс и документы, пришедшие в бумаге), при необходимости регистрации документа создает РКК, которая автоматически заполняется результатами распознавания. Далее проверяет корректность заполнения реквизитов, сравнивая с документом в режиме предпросмотра и подсветкой извлеченных реквизитов, при необходимости корректирует или дополняет РКК, а затем регистрирует и направляет в работу. Итого, среднее время обработки одного документа сократилось до примерно 2 минут.

Сотрудники канцелярии отмечают, что Directum Ario значительно облегчил их работу при регистрации входящих документов. По результатам опытно-промышленной эксплуатации достигнуты следующие показатели: 90,8% корректная классификация документов; 85,4% корректно извлеченных реквизитов. Необходимо отметить, что на точность извлечения реквизитов очень сильно влияет качество сканирования документов на стороне отправителя, а также наличие всех реквизитов на документе.

2. Автоматическое определение ответственного по входящему письму

Второй кейс реализован в формате пилотного проекта.

При рассмотрении входящих документов, через руководителей топ-уровня проходит большое количество документов, на которые накладываются типовые резолюции – как правило, документы по одной тематике направляются определенному исполнителю или группе исполнителей. Как следствие большого объема документов – руководителям приходится тратить очень много времени на рассмотрение входящих писем. При этом ряд наших топовых руководителей работает рассматривают документы в системе самостоятельно и в этом случае, самая трудоемкая операция для них – заполнение резолюции по письму. В этом случае, для каждого исполнителя требуется сформировать отдельную строку, найти его в справочнике работников и т.д.

С целью облегчения работы руководителей и было предложено с помощью Directum Ario подготавливать проект резолюции руководителю. Работает это следующим образом: Ario анализирует реквизиты, тему и текст входящего письма, а затем на основании этих данных выдает одного основного ответственного исполнителя (он всегда есть и он только один) и список соисполнителей. При этом, для облегчения принятия решения, рядом с каждым исполнителем прописывается вероятность верной подстановки (с точки зрения системы), а само задание приходит с предварительно заполненным текстом.

Руководителю остается просмотреть документ и проверить предложенную резолюцию. Если все корректно, то просто выполнить задание. А при необходимости корректировки, достаточно лишь поправить текст задания на рассмотрение документа. После выполнения задания Ario проанализирует текст задания и при необходимости скорректирует исполнителей в поручении. Если же из текста задания Ario не сможет точно определить исполнителя, то в этом случае, задание на формирование поручения получит регистратор документа.

Решение настраивается под конкретного руководителя и предварительно обучается на репрезентативной выборке резолюций данного руководителя.

Результаты

Пилотный проект реализован для одного из самых загруженных руководителей предприятия. Для обучения использовалась информация о резолюциях по всем письмам данного руководителя за прошедшие 2 года, что составляет примерно 22 тыс. документов. Решение запущено сразу на промышленномй системе, в ОПЭ находится с июля 2019г., обработано свыше 2 тыс. резолюций. На текущий момент точность определения исполнителя составляет 73%, при этом 37% писем выданы точные В дальнейшем будет распространяться на других руководителей.

3. Интеллектуальный поиск документов Directum Smart Search

Параллельно с внедрением Directum Ario был также запущен пилотный проект по использованию функционала интеллектуального поиска Directum Smart Search. В настоящее время, вследствие постоянного развития информационных систем предприятия и постоянного увеличения числа документов в них, все острее становится проблема эффективного поиска документов в этих системах. Например, только в системе Directum общее число документов превысило 1,7 млн, при этом растет также многообразие видов документов, их реквизитов и т.п. Именно поэтому было принято решение познакомиться на примере Directum Smart Search с современной поисковой интеллектуальной платформой.

Основное тестирование функционала проводилось в течении 1 месяца специально сформированной рабочей группой из 22 человек, куда были включены сотрудники из самых разных подразделений и руководители разного уровня. Помимо этого, информация о новом функционале была размещена на внутренних информационных ресурсах предприятия, вследствие чего общее количество пользователей, воспользовавшихся функционалом интеллектуального поиска составила 163 человека.

Что касается самого функционала, для демонстрации технологий и возможностей специально для нас было настроено несколько релевантных поисковых категорий и фасетов. Также была сделана настройка на открытие результатов поиска в десктоп-клиенте системы (по умолчанию открывается в веб-доступе), а сам поисковый интерфейс встроен в систему (в качестве обложки для папки).

Результаты

Основные моменты, отмеченные пользователями:

• Удобный интерфейс, с возможностью быстрой фильтрации по автору, дате и другим реквизитам документа. Достаточно ввести часть номера для получения искомого документа.
• Автоматические подсказки о смене раскладки
• Функционал поиска по фрагменту текста документа.

На данный момент идет подготовка к запуску проекта по внедрению интеллектуального поиска Directum Smart Search в качестве корпоративной системы поиска по всем информационным системам, включая PLM-систему Teamcenter, корпоративный портал на базе MS SharePoint, а также других систем предприятия, используемых для хранения различных документов.

Отзывы