DirectumRX (PostgreSql) + Парус8 (Oracle) + МКДО. Опыт холдинга АО "Кургансемена"

~45 000

входящих учетных документов

16

компаний в холдигне

15 минут

на согласование счета

Заказчик: АО "Кургансемена"

Исполнитель: Систем-Консалт

О компании

АО "Кургансемена" — это научно-производственный агрохолдинг, состоящий из 16 юридических лиц, между которыми осуществляется постоянная хозяйственная деятельность.

Объем документооборота внутри холдинга в год порядка 30 000 учетных документов. В связи с тем, что предприятия территориально распределены по Кургану и Курганской области, то ведение бумажного документооборота влечет за собой не только затраты на печать документов, занесение их в учетную систему, но и их транспортировку между предприятиями. Финансовая деятельность с контрагентами составляет порядка 15 000 учетных документов.

 

Цели и задачи проекта

Для сокращение финансовых и временных затрат на обработку документов, а также автоматизацию процессов согласования и хранение документов было принято внедрить систему электронного документооборота DirectumRX.

В первую очередь необходимо было перевести работу с учетными документами в электронный вид, так как именно учетные документы составляют наибольшую долю в общем документообороте.

Во вторую очередь автоматизировать процесс согласования всех документов, так как до внедрения DirectumRX документы рассматривались и согласовывались только в бумажном виде.

Ещё одной задачей было автоматизировать контроль поручений по входящим, внутренним документам и совещаниям.

Дополнительно в ходе этапа анализа было выявлено, что у бухгалтерии имеются сложности по получению закрывающих документов для всех учетных документов. В связи с этим так же была поставлена задача по созданию инструментов для контроля получения закрывающих документов.

Используемые решения и подходы

Внедрению подлежали следующие модули системы DirectumRX:

  • финансовый архив документов;
  • электронный документооборот с контрагентами;
  • делопроизводство;
  • договоры;
  • совещания.

Для достижения поставленных целей было решено:

  1. Обмениваться внутри холдинга только формализованными учетными документами - это позволило автоматически заносить учетные документы в учетную систему.
  2. Реализовать двухстороннюю интеграцию между учетной системой Парус 8 (СУБД Oracle) и DirectumRX, следующих видов документов:
    • договоры;
    • акты выполненных работ;
    • накладные;
    • входящие/Исходящие счета на оплату;
    • счета-фактуры;
    • упд.
  3. Использовать сервис обмена Synerdocs для обмена документами внутри холдинга, а также для обмена документами с контрагентами;
  4. Использовать модуль Финансовый архив, для хранения учетных документов и подготовке к проверкам;
  5. Настроить регламенты согласования по процессам делопроизводства и по всем интегрируемым с учетной системой документам. Произвести дополнительные модификации по автоматическому вычислению согласующих в зависимости от места регистрации документа;
  6. Применить модуль «Совещания»;
  7. Использовать Directum Solo и Directum Jazz для подписания и согласования документов;
  8. Произвести модификации блока «контроль возврата документа» в регламентах согласования, создать папки поиска «Счета на оплату без закрывающих документов» и Directum Jazz для контроля возврата закрывающих учетных документов.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

Бизнес-процесс работы с учетными документами внутри холдинга до внедрения системы выглядел следующим образом:

 
 

После внедрения системы, этап «Транспортировка документов» потерял актуальность в связи с электронной отправкой, а также существенно упростился процесс занесения документа в учетную систему. В итоге процесс после внедрения системы принял следующий вид:

Интеграция

В связи с тем, что бухгалтеру необходимо в момент синхронизации документа из учетной системы в DirectumRX сразу открывать его карточку, чтобы добавить связанные документы, до заполнить карточку документа и отправить его на согласование, то интеграцию было решено реализовывать не через web-сервисы, а через hyperlink функции. Со стороны Парус 8 выбрали вариант работы через хранимые процедуры в БД.

Интеграция работает следующим образом:

Парус 8 > DirectumRX: из учетной системы вызывается hyperlink функция, например, Create_Org с параметром «ИД контрагента в Парус 8», внутри этой функции RX посылает запрос в БД Парус 8 для получения всех реквизитов контрагента и после чего создаёт контрагента в DirectumRX. Сделано это по той причине, что, передавая все параметры в hyperlink функцию, браузеры по-разному воспринимает всевозможные символы в адресной строке, единой кодировки для  работы со всеми браузерами нет, если кодировка подходила одному браузеру, то другой браузер её не принимал.

DirectumRX > Парус 8: из DirectumRX вызывается хранимая функция в БД Oraсle с соответствующими параметрами, которая и создаёт нужный объект в Парус 8.

 

Как внедренные решения отразились на работе компании

Проект завершился в конце 2019 года, в 2020 году планируется, что все учетные документы (~30 000) внутри холдинга будут создаваться и согласовываться только по новому регламенту. Для автоматизации входящих учетных документов (~15 000) АО Кургансемена совместно с командой Synerdocs проводят «проект подключения к сервису обмену», чтобы перевести работу в электронный вид с максимальным количеством контрагентов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайших планах внедрение Directum Ario для распознавания учетных документов, от контрагентов с которыми нет возможности установить электронный обмен, что позволит освободить бухгалтеров от большой ручной работы по занесению документов в учетную систему.

Результаты и отзывы

Чаловский Роман Начальник отдела ИТ:

«Все предприятия со своими «особенностями», и получится ли реализовать нашу «специфику» в DirectumRX, было для нас самым большим вопросом и опасением. Проект получился непростым, было много сложностей, большинство из которых решила команда внедрения, но были и те, что требовали участия разработчика на уровне платформы.

В итоге мы получили не только систему электронного документооборота в традиционном понимании, как согласование документов по маршруту, но и инструмент для контроля исполнительской дисциплины как по соблюдению регламентов работы с документами, так и по поручениям руководства.

Неожиданно востребованным у нас оказался и модуль «Совещания», через который контролируем выполнение протокольных мероприятий в холдинге.

Уже после окончания проекта внедрения пригодился и модуль «Доверенности». Теперь выдача всех доверенностей и контроль за сроками и возвратом будет вестись в DirectumRX.

Интеграция с учетной системой существенно ускорила процесс занесения документов в ПАРУС 8. Особенно это коснулось заведения входящих счетов на оплату. Исполнителям стало гораздо проще это делать. А согласование счета теперь порой занимает всего 10-15 минут от его поступления в организацию. Раньше это могло затянуться на несколько дней.

Руководителям удобно работать в мобильном приложении Solo. Именно за счет него и ускоряется процесс согласования документов. Хотелось бы, чтобы и приложение Jazz было таким же удобным и более функциональным.

Есть что еще улучшать и в организации работы с системой для усиления контроля и предотвращения потерь информации по документам, но в целом DirectumRX решает поставленные перед ним задачи, и даже больше, чем было на момент решения о внедрении.»

Состав команды проекта

Проект выполнялся командой из специалистов «Систем-Консалт», состоящей из руководителя проекта (Стоянов Е.С.), разработчика (Солецкий Д.А.) и консультантов (Маренин Д.А., Лебедев Р.В.) и Куратора (Долгих А.А.).

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (5)

Анатолий Придыбайло

Хорошая заявка и достойные результаты внедрения.

Интересно узнать что за проблема с кодировкой при использовании с web-сервисов возникла:
Сделано это по той причине, что, передавая все параметры в hyperlink функцию, браузеры по-разному воспринимает всевозможные символы в адресной строке, единой кодировки для  работы со всеми браузерами нет, если кодировка подходила одному браузеру, то другой браузер её не принимал.

А использовать base64 не пробовали? непонятно о каких именно символах идет речь.

Евгений Стоянов

Анатолий, проблема была в том, для экранирования запрещенных символов на стороне Oracle использовали функцию  UTL_URL.Escape в итоге то IE не понимал строку, то GC. Запрещенные символы что-то вроде # ! " 
С Base64 мы пробовали чисто на c# делать, написали простую winform и пробовали передавать на сервер приложений, там тоже не все так гладко было, точно уже не помню.

Наталья Новикова

Евгений, подскажите, какими средствами и на каком этапе формируются формализованные документы ? DIRECTUM и Парус8 не умею их формировать по умолчанию.

Евгений Стоянов

Наталья, Добрый день, в RX они не формируются, они поступают от заказчика. В Парус 8 разрабатывал сам.

Юрий Минц

Добрый день. Какими средствами производилась интеграция Паруса и RX ?
Т.е. на RX - средства интеграции, а на стороне паруса ?
И если можно чуть поподробнее по протоколами взаимодействия

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят