DirectumRX (PostgreSql) + Парус8 (Oracle) + МКДО. Опыт холдинга АО "Кургансемена"

Заказчик: АО "Кургансемена"

Исполнитель: Систем-Консалт

О компании

АО "Кургансемена" — это научно-производственный агрохолдинг, состоящий из 16 юридических лиц, между которыми осуществляется постоянная хозяйственная деятельность.

Объем документооборота внутри холдинга в год порядка 30 000 учетных документов. В связи с тем, что предприятия территориально распределены по Кургану и Курганской области, то ведение бумажного документооборота влечет за собой не только затраты на печать документов, занесение их в учетную систему, но и их транспортировку между предприятиями. Финансовая деятельность с контрагентами составляет порядка 15 000 учетных документов.

Цели и задачи проекта

Для сокращение финансовых и временных затрат на обработку документов, а также автоматизацию процессов согласования и хранение документов было принято внедрить систему электронного документооборота DirectumRX.

В первую очередь необходимо было перевести работу с учетными документами в электронный вид, так как именно учетные документы составляют наибольшую долю в общем документообороте.

Во вторую очередь автоматизировать процесс согласования всех документов, так как до внедрения DirectumRX документы рассматривались и согласовывались только в бумажном виде.

Ещё одной задачей было автоматизировать контроль поручений по входящим, внутренним документам и совещаниям.

Дополнительно в ходе этапа анализа было выявлено, что у бухгалтерии имеются сложности по получению закрывающих документов для всех учетных документов. В связи с этим так же была поставлена задача по созданию инструментов для контроля получения закрывающих документов.

Используемые решения и подходы

Внедрению подлежали следующие модули системы DirectumRX:

• финансовый архив документов;
• электронный документооборот с контрагентами;
• делопроизводство;
• договоры;
• совещания.

Для достижения поставленных целей было решено:

1. Обмениваться внутри холдинга только формализованными учетными документами - это позволило автоматически заносить учетные документы в учетную систему.
2. Реализовать двухстороннюю интеграцию между учетной системой Парус 8 (СУБД Oracle) и DirectumRX, следующих видов документов:
   • договоры;
   • акты выполненных работ;
   • накладные;
   • входящие/Исходящие счета на оплату;
   • счета-фактуры;
   • упд.
3. Использовать сервис обмена Synerdocs для обмена документами внутри холдинга, а также для обмена документами с контрагентами;
4. Использовать модуль Финансовый архив, для хранения учетных документов и подготовке к проверкам;
5. Настроить регламенты согласования по процессам делопроизводства и по всем интегрируемым с учетной системой документам. Произвести дополнительные модификации по автоматическому вычислению согласующих в зависимости от места регистрации документа;
6. Применить модуль «Совещания»;
7. Использовать Directum Solo и Directum Jazz для подписания и согласования документов;
8. Произвести модификации блока «контроль возврата документа» в регламентах согласования, создать папки поиска «Счета на оплату без закрывающих документов» и Directum Jazz для контроля возврата закрывающих учетных документов.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

Бизнес-процесс работы с учетными документами внутри холдинга до внедрения системы выглядел следующим образом:

После внедрения системы, этап «Транспортировка документов» потерял актуальность в связи с электронной отправкой, а также существенно упростился процесс занесения документа в учетную систему. В итоге процесс после внедрения системы принял следующий вид:

Интеграция

В связи с тем, что бухгалтеру необходимо в момент синхронизации документа из учетной системы в DirectumRX сразу открывать его карточку, чтобы добавить связанные документы, до заполнить карточку документа и отправить его на согласование, то интеграцию было решено реализовывать не через web-сервисы, а через hyperlink функции. Со стороны Парус 8 выбрали вариант работы через хранимые процедуры в БД.

Интеграция работает следующим образом:

Парус 8 > DirectumRX: из учетной системы вызывается hyperlink функция, например, Create_Org с параметром «ИД контрагента в Парус 8», внутри этой функции RX посылает запрос в БД Парус 8 для получения всех реквизитов контрагента и после чего создаёт контрагента в DirectumRX. Сделано это по той причине, что, передавая все параметры в hyperlink функцию, браузеры по-разному воспринимает всевозможные символы в адресной строке, единой кодировки для  работы со всеми браузерами нет, если кодировка подходила одному браузеру, то другой браузер её не принимал.

DirectumRX > Парус 8: из DirectumRX вызывается хранимая функция в БД Oraсle с соответствующими параметрами, которая и создаёт нужный объект в Парус 8.

Как внедренные решения отразились на работе компании

Проект завершился в конце 2019 года, в 2020 году планируется, что все учетные документы (~30 000) внутри холдинга будут создаваться и согласовываться только по новому регламенту. Для автоматизации входящих учетных документов (~15 000) АО Кургансемена совместно с командой Synerdocs проводят «проект подключения к сервису обмену», чтобы перевести работу в электронный вид с максимальным количеством контрагентов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайших планах внедрение Directum Ario для распознавания учетных документов, от контрагентов с которыми нет возможности установить электронный обмен, что позволит освободить бухгалтеров от большой ручной работы по занесению документов в учетную систему.

Результаты и отзывы

Чаловский Роман Начальник отдела ИТ:

«Все предприятия со своими «особенностями», и получится ли реализовать нашу «специфику» в DirectumRX, было для нас самым большим вопросом и опасением. Проект получился непростым, было много сложностей, большинство из которых решила команда внедрения, но были и те, что требовали участия разработчика на уровне платформы.

В итоге мы получили не только систему электронного документооборота в традиционном понимании, как согласование документов по маршруту, но и инструмент для контроля исполнительской дисциплины как по соблюдению регламентов работы с документами, так и по поручениям руководства.

Неожиданно востребованным у нас оказался и модуль «Совещания», через который контролируем выполнение протокольных мероприятий в холдинге.

Уже после окончания проекта внедрения пригодился и модуль «Доверенности». Теперь выдача всех доверенностей и контроль за сроками и возвратом будет вестись в DirectumRX.

Интеграция с учетной системой существенно ускорила процесс занесения документов в ПАРУС 8. Особенно это коснулось заведения входящих счетов на оплату. Исполнителям стало гораздо проще это делать. А согласование счета теперь порой занимает всего 10-15 минут от его поступления в организацию. Раньше это могло затянуться на несколько дней.

Руководителям удобно работать в мобильном приложении Solo. Именно за счет него и ускоряется процесс согласования документов. Хотелось бы, чтобы и приложение Jazz было таким же удобным и более функциональным.

Есть что еще улучшать и в организации работы с системой для усиления контроля и предотвращения потерь информации по документам, но в целом DirectumRX решает поставленные перед ним задачи, и даже больше, чем было на момент решения о внедрении.»

Состав команды проекта

Проект выполнялся командой из специалистов «Систем-Консалт», состоящей из руководителя проекта (Стоянов Е.С.), разработчика (Солецкий Д.А.) и консультантов (Маренин Д.А., Лебедев Р.В.) и Куратора (Долгих А.А.).