Модернизация и адаптация ЕСЭД органов государственной власти Ярославской области под требования законодательства РФ по импортозамещению

Ярославская область – один из самых динамично развивающихся субъектов Российской Федерации с точки зрения информатизации органов власти.

В период с 2010 по 2015 годы в регионе был реализован проект (победитель Awards 2013) по созданию системы электронного документооборота, обеспечивающей эффективное решение административно-управленческих задач на всех уровнях государственного и муниципального управления «Единая система электронного документооборота правительства и органов исполнительной власти Ярославской области – ЕСЭД ЯО».

В 2019 году прошла модернизация системы. Ключевым бизнес-заказчиком выступил Департамент информатизации и связи Ярославской области.

Цели и задачи проекта

Основная цель ЕСЭД и её модернизации – обеспечить возможность для органов власти Ярославской области осуществить переход на отечественное программное обеспечение и отказ от использования иностранного программного обеспечения (особенно в части общесистемного и офисного ПО).

От реализуемой системы требовалось обеспечить работу пользователей в рамках нового стандарта рабочего места государственного служащего с учетом использования на рабочих местах операционных систем семейства Linux и офисного программного обеспечения, включенного в реестр отечественного ПО.

При этом учитывалась необходимость в:

• поэтапном переходе пользователей на новый стандарт рабочего места;
• сохранении накопленного массива данных и оперативной информации;
• непрерывности процессов работы ЕСЭД (как внутренних, так и сквозных – межведомственных);
• преемственности интерфейсных решений и сохранения удобства работы для пользователей системы;
• экономии материальных и человеческих ресурсов при реализации и последующей технической поддержке (сопровождении) системы.

Также требовалось сохранить все достоинства ранее разработанной и внедренной системы, а именно:

• глубокую интеграцию с региональными и федеральными информационными ресурсами;
• реализацию процессного подхода;
• возможность настройки в соответствии с функциональной моделью работы органов государственной власти Ярославской области;
• налаживание горизонтальных коммуникаций, возможность ведения проектного управления;
• открытость, возможность модификаций своими силами;
• высокую надежность и масштабируемость системы.

Предыстория проекта

ЕСЭД была разработана в 2010 году на технологической платформе DIRECTUM – мощной российской ЕСМ-системе с широким набором серверных компонент для решения разнообразных бизнес-задач по управлению документами и бизнес-процессами организаций.

Решение о выборе DIRECTUM выстраивалось в связи с тем, что:

• ЕСМ-система включена в единый реестр отечественного ПО при Минкомсвязи России и соответствует требованиям ФСТЭК России;
• документы в системе подписываются электронной подписью с помощью сертификатов, поддерживающих алгоритм ГОСТ Р 34.10-2012:
• компания обладает Лицензией ФСБ России на осуществление разработки информационных систем, защищенных с использованием криптографических средств;
• СМК в компании по разработке, внедрению и сопровождению ПО соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015;
• работа с персональными данными и коммерческой тайной в компании обеспечивается согласно требованиям 152-ФЗ и 98-ФЗ соответственно.

Модернизация системы

За время реализации проекта контур объединенной системы документооборота был значительно расширен и на текущий момент охватывает все органы исполнительной власти области, органы местного самоуправления (администрации муниципальных районов и сельских поселений), территориальные отделения федеральных органов исполнительной власти в Ярославской области, значительную часть подведомственных учреждений. Объединенная система интегрирована и с ключевыми федеральными ресурсами (ЕСЭИА, МЭДО, ССТУ и другие).

Система обеспечивает как внутренний документооборот участников в соответствии с их правилами и регламентами, так и сквозные процессы межведомственного электронного документооборота с использованием технологии электронной подписи, с соблюдением условий юридической значимости и информационной безопасности.

За годы эксплуатации благодаря накопленным данным система документооборота стала выступать еще и как справочно-аналитическая система и «база знаний» по практике решения многих вопросов.

При этом абсолютное большинство компонент системы в свое время были разработаны под использование «Windows архитектуры», как этого и требовал стандарт рабочего места госслужащего.

Однако новые требования законодательства привели к пересмотру отношения к использованию иностранного программного обеспечения в работе органов власти всех уровней. В связи с этим в Ярославской области был разработан план-график мероприятий перехода ОИВ ЯО на использование отечественного программного обеспечения.

Поскольку ЕСЭД на текущий момент является одной из ключевых информационных систем, обеспечивающих деятельность органов власти Ярославской области, то потребовались решения, которые обеспечат возможность такого перехода для данной системы.

Технологические тонкости проекта

Единая система электронного документооборота обеспечивает следующие возможности:

• комплексная автоматизация работы с документами и документопотоком (создание, согласование, исполнение и т.д.) в соответствии с регламентами органов власти области;
• разработка и рассылка нормативных актов и приказов департаментов;
• работа со служебной корреспонденцией;
• вынесение резолюций с использованием средств электронной подписи;
• контроль и исполнение поручений;
• подготовка и проведение совещаний и заседаний;
• контроль исполнительской дисциплины;
• регистрация и рассмотрение обращений граждан и организаций, в том числе поступающих с официального сайта органов государственной власти области;
• интеграция с системой обращения граждан «Личный кабинет» официального сайта Президента РФ;
• использование федерального классификатора обращений граждан в модуле «Работа с обращениями граждан и организаций»;
• работа с жалобами на оказание государственных и муниципальных услуг;
• учет и исполнение запросов на предоставление сведений о деятельности органов государственной власти;
• интеграция ЕСЭД с системой МЭДО;
• обеспечение юридической значимости электронных документов с использованием технологий аутентификации и электронной подписи;
• использование мобильного приложения для работы с документами (в т.ч. в режиме offline).

ЕСЭД является Государственной информационной системой, в которой осуществляется обработка персональных данных, аттестованной на соответствие требованиям регуляторов в области защиты конфиденциальной информации (в т.ч. персональных данных), а именно ФСТЭК и ФСБ России.

ЕСЭД – территориально распределенная информационная система, состоящая из центрального (серверного) сегмента и ряда типовых внешних сегментов (автоматизированные рабочие места пользователей).

Передача защищаемой конфиденциальной информации (в т.ч. персональных данных) между автоматизированными рабочими местами пользователей ЕСЭД и серверным сегментом происходит по выделенным каналам связи, защищенным с помощью наложенных средств шифрования сетевого трафика.

Особенности проекта

Проект был реализован в формате технологических работ по конвертации платформы ЕСЭД на обновленную технологическую платформу на базе DIRECTUM версии 5.6 и дополнительной адаптации веб-интерфейса.

При этом были сохранены все ранее реализованные функциональные возможности ЕСЭД, обеспечена преемственность интерфейсных решений и принципов работы с системой пользователями. Это в свою очередь исключило риски снижения производительности пользователей при работе с обновленной системой и позволило исключить затраты на дополнительное обучение.

За 2 месяца реализации проекта организовано электронное взаимодействие более чем с 200 юридических лиц. Теперь пользователями системы являются более 2000 государственных и муниципальных служащих, сотрудников государственных учреждений. В их числе:

• Губернатор Ярославской области;
• Ярославская областная Дума;
• Правительство Ярославской области;
• Органы исполнительной власти Ярославской области;
• Подведомственные государственные учреждения;
• Администрации муниципальных районов Ярославской области и их структурные подразделения, включая администрации городов Ярославль и Рыбинск;
• Администрации сельских поселений Ярославской области;
• Территориальные отделения федеральных органов исполнительной власти в Ярославской области.

Результаты

Важный результат – повышение эффективности работы органов государственной власти Ярославской области и государственных учреждений региона.

Ускорение и оптимизация внутренних процессов позволили эффективно реализовывать исполнение государственных услуг. Единая система электронного документооборота обеспечивает оптимальное использование бюджета области на информатизацию и выполнение программы импортозамещения.

Также система обеспечивает гражданам повышение доступности услуг и региональных сервисов, удобство использования. Обращения помогают Правительству получать обратную связь от населения и повышать политический уровень принимаемых решений. Для качественного диалога с гражданами нужен простой и удобный канал взаимодействия – без бумаги и очередей. Онлайн-приемная на сайте органов власти – наиболее оптимальный вариант. Интеграция ЕСЭД и интернет-приемной позволяет заявителю всегда иметь актуальную информацию по обращению в личном кабинете.

В системе, используемой в Ярославской области, удалось обеспечить:

• максимально комплексный подход к автоматизации государственных, муниципальных и подведомственных учреждений области и максимальный охват пользователей;
• высокие показатели масштабируемости и объемов обрабатываемого контента;
• возможность плавной миграции АРМ пользователей на отечественное ПО с сохранением всего функционала и возможностей, достигнутых ранее с использованием иностранных программных компонент.

Принятый подход позволил и позволит в дальнейшем обеспечить планомерную работу по импортозамещению в сфере ИКТ в Ярославской области поэтапно, минимизируя как финансовые, так и организационные риски, которые неизбежно возникают при внедрении новых решений.

Проект в цифрах

• 18 млн рублей в год – ожидаемая экономия в год по итогам отказа от поддержки и обновления иностранного ПО на АРМ.
• Ежегодно в ЕСЭД создается около 500 тысяч документов.
• Количество исходящих писем, согласуемых с помощью ЕСЭД в месяц, составляет до 12 000.
• В ЕСЭД готовится и согласовывается 98% всех исходящих документов.

Состав команды проекта

Со стороны Исполнителя:

• Куратор проекта: Старков Дмитрий Юрьевич
• Руководитель проекта: Шикин Алексей Николаевич
• Разработчик: Виниченко Евгений Вадимович
• Разработчик: Гладких Владимир Николаевич
• Консультант: Якименко Станислав Валерьевич
• Консультант: Чертов Илья Игоревич

Со стороны Заказчика:

• Куратор проекта: Охапкин Павел Вячеславович
• Руководитель проекта: Бессмертный Алексей Николаевич
• Администратор проекта: Лялина Эльвира Юрьевна
• Консультант: Моржухин Андрей Алексеевич
• Директор ГБУ Ярославской области «Электронный регион» Олег Валентинович Мавричев.