Бюджетный контроль

Заказчик: Управляющая компания "Талан"

Исполнитель: Самостоятельно

О компании

 

Федеральный застройщик «Талан» работает в 15 городах от Ханты-Мансийска до Сочи.  Основным направлением деятельности компании является строительство многоэтажных жилых комплексов и коттеджных поселков. Миссия компании - «Красивые родные города и счастливые люди».

Бизнес-проблема

В компании существует отдел финансового контролинга, который планирует бюджет на проект, год, месяц в разрезе бюджетных статей, а затем контролирует соблюдение плана бюджета. Весь функционал контроля производился вручную, в наличии сотрудников были только отчеты план-факта, собираемые в 1С.

Ежемесячно ответственные в каждом подразделении создавали список предстоящих расходов наступающего месяца в excel-документы, данные отправлялись сотрудникам отдела фин.контроля, ими вручную данные сверялись с планом и, если необходимо, план корректировался под новые суммы. Оплаты возможно было запустить только в рамках запланированного, однако счет велся в целом по статье, что допускало случаи, когда один сотрудник заложил сумму под свой проект, а другой сотрудник истратил эти деньги на другие нужды, просто раньше оформив заявку на оплату.

Задача

Заместитель генерального директора по экономике поставил 2 задачи:

• обеспечить автоматический контроль расходов, причем не после запуска заявки на оплату, а в самом начале, при планировании затрат (заключении нового договора),
• исключить возможность использования зарезервированных по другие нужды средств.

Дополнительно должна быть решена задача исключения двойного занесения справочной информации: ранее инициатор нового договора сначала заполнял карточки по контрагентам и договорам в ЭДО, а затем ответственный бухгалтер перед запуском оплаты в 1С вручную вновь заполнял эти же самые данные.

Реализация

В 2018 г компания Талан приступила к разработки системы "Бюджетный контроль" было выбрано две программные платформы: 1С.БИТ.Финанс и Directum. 1C.БИТ.Финанс служит источником бюджетных лимитов, Directum - позволяет провести документы по маршрутам согласования. Разработанная схема интеграции представлена ниже.

Для разработки методологии была создана рабочая группа, состоящая из сотрудников финансового отдела и ИТ отдела (6 человек), при необходимости подключали сотрудников бухгалтерии и юридического отдела (3 человека). Разработка и уточнение методологии заняло порядка 5 месяцев, еще столько же заняла реализация и несколько этапов тестирования

Функционал проходил тестирование на нескольких уровнях - тестирование разработчиками, тестирование ИТ отделом и тестирование активными сотрудниками других отделов.

Рисунок 1. Общая схема обмена данными.

В ходе реализации в системе DIRECTUM (текущая версия: 5.5.0) были изменены:

1. Тип карточки договорных документов.
2. Типовой маршрут согласования договорных документов.

В карточку договорных документов добавлены табличная часть для указания проекта, статьи движения денежных средств, даты и суммы оплаты, а также перечень ключевых для 1С реквизитов.

Рисунок 2. Изменение карточки договорного документа.

На старте маршрута согласования договорных документов происходит автоматическая сверка с бюджетом компании. DIRECTUM обращается к 1С.БИТ.Финанс, проверяет наличие бюджета в указанном проекте\периоде, и, если свободные средства в бюджете есть - резервирует их. При нехватке бюджета инициатор запускает один из нескольких сценариев согласования внебюджетных затрат.

Рисунок 3. Бронирование средств на стороне 1С.

Внедрение:

В компании работает порядка 300 сотрудников, практически каждый с разной периодичностью запускает на согласование или согласовывает договоры (в том числе все 14 текущих топ-руководителей), а значит обучению подлежали все сотрудники, которые при этом распределены территориально.

Перед запуском системы были подготовлены инструкции - как полные по согласованию договоров, так и "шпаргалки" по основным изменениям, "напоминалки" по типовым действиям и вариантам запуска нового процесса.

На период внедрения влияло несколько факторов:

• бюджет следующего года будет подготовлен только после 1 декабря 2019 года;
• чем позже будет внедрение, тем больше договоров (в том числе дополнительных соглашений, продлевающих действие текущих договоров) запустятся на согласование и подпишутся без бюджетного контроля;
• приближение новогодних праздников, после которых влияние обучения снизится из-за длительного отсутствия практики.

По совокупности факторов определено техническое окно для переноса функционала - 13-15 декабря (по забавному совпадению основные изменения переносились в "пятницу 13ое") и полноценное внедрение для пользователей - 16 декабря.

Большинство сотрудников, постоянно работающих с договорами (более 100 человек), начали работать с изменениями уже в первую неделю. За счет подготовки инструкции практически не было вопросов по типовым случаям, обращения были только по исключениям и нюансам.

Результаты

По итогам внедрения получен восторженный отзыв от заместителя генерального директора по экономике и подтверждающий крайнюю важность функционала от заместителя генерального директора по ИТ.

Итого

• расходы защищены от перераспределения на другие статьи и проекты
• облегчена работа экономической службы
• исключены множественные ручные действия сотрудников отдела фин. контроллинга по отслеживанию предстоящих расходов,
• заложен старт процесса обмена между системами едиными справочниками.