Бюджетный контроль

300

пользователей

14

автоматизированных ТОП-менеджеров

9

человек команда проекта

10

месяцев

Следующий проект
Талан

Заказчик: Управляющая компания "Талан"

Исполнитель: Самостоятельно

О компании

 

Федеральный застройщик «Талан» работает в 15 городах от Ханты-Мансийска до Сочи.  Основным направлением деятельности компании является строительство многоэтажных жилых комплексов и коттеджных поселков. Миссия компании - «Красивые родные города и счастливые люди».

Бизнес-проблема

В компании существует отдел финансового контролинга, который планирует бюджет на проект, год, месяц в разрезе бюджетных статей, а затем контролирует соблюдение плана бюджета. Весь функционал контроля производился вручную, в наличии сотрудников были только отчеты план-факта, собираемые в 1С.

Ежемесячно ответственные в каждом подразделении создавали список предстоящих расходов наступающего месяца в excel-документы, данные отправлялись сотрудникам отдела фин.контроля, ими вручную данные сверялись с планом и, если необходимо, план корректировался под новые суммы. Оплаты возможно было запустить только в рамках запланированного, однако счет велся в целом по статье, что допускало случаи, когда один сотрудник заложил сумму под свой проект, а другой сотрудник истратил эти деньги на другие нужды, просто раньше оформив заявку на оплату.

Задача

Заместитель генерального директора по экономике поставил 2 задачи:

  • обеспечить автоматический контроль расходов, причем не после запуска заявки на оплату, а в самом начале, при планировании затрат (заключении нового договора),
  • исключить возможность использования зарезервированных по другие нужды средств.

Дополнительно должна быть решена задача исключения двойного занесения справочной информации: ранее инициатор нового договора сначала заполнял карточки по контрагентам и договорам в ЭДО, а затем ответственный бухгалтер перед запуском оплаты в 1С вручную вновь заполнял эти же самые данные.

Реализация

В 2018 г компания Талан приступила к разработки системы "Бюджетный контроль" было выбрано две программные платформы: 1С.БИТ.Финанс и Directum. 1C.БИТ.Финанс служит источником бюджетных лимитов, Directum - позволяет провести документы по маршрутам согласования. Разработанная схема интеграции представлена ниже.

Для разработки методологии была создана рабочая группа, состоящая из сотрудников финансового отдела и ИТ отдела (6 человек), при необходимости подключали сотрудников бухгалтерии и юридического отдела (3 человека). Разработка и уточнение методологии заняло порядка 5 месяцев, еще столько же заняла реализация и несколько этапов тестирования

Функционал проходил тестирование на нескольких уровнях - тестирование разработчиками, тестирование ИТ отделом и тестирование активными сотрудниками других отделов.

 

Рисунок 1. Общая схема обмена данными.

В ходе реализации в системе DIRECTUM (текущая версия: 5.5.0) были изменены:

  1. Тип карточки договорных документов.
  2. Типовой маршрут согласования договорных документов.

В карточку договорных документов добавлены табличная часть для указания проекта, статьи движения денежных средств, даты и суммы оплаты, а также перечень ключевых для 1С реквизитов.

Рисунок 2. Изменение карточки договорного документа.

На старте маршрута согласования договорных документов происходит автоматическая сверка с бюджетом компании. DIRECTUM обращается к 1С.БИТ.Финанс, проверяет наличие бюджета в указанном проекте\периоде, и, если свободные средства в бюджете есть - резервирует их. При нехватке бюджета инициатор запускает один из нескольких сценариев согласования внебюджетных затрат.

Рисунок 3. Бронирование средств на стороне 1С.

Внедрение:

В компании работает порядка 300 сотрудников, практически каждый с разной периодичностью запускает на согласование или согласовывает договоры (в том числе все 14 текущих топ-руководителей), а значит обучению подлежали все сотрудники, которые при этом распределены территориально.

Перед запуском системы были подготовлены инструкции - как полные по согласованию договоров, так и "шпаргалки" по основным изменениям, "напоминалки" по типовым действиям и вариантам запуска нового процесса.

На период внедрения влияло несколько факторов:

  • бюджет следующего года будет подготовлен только после 1 декабря 2019 года;
  • чем позже будет внедрение, тем больше договоров (в том числе дополнительных соглашений, продлевающих действие текущих договоров) запустятся на согласование и подпишутся без бюджетного контроля;
  • приближение новогодних праздников, после которых влияние обучения снизится из-за длительного отсутствия практики.

По совокупности факторов определено техническое окно для переноса функционала - 13-15 декабря (по забавному совпадению основные изменения переносились в "пятницу 13ое") и полноценное внедрение для пользователей - 16 декабря.

Большинство сотрудников, постоянно работающих с договорами (более 100 человек), начали работать с изменениями уже в первую неделю. За счет подготовки инструкции практически не было вопросов по типовым случаям, обращения были только по исключениям и нюансам.

Результаты

По итогам внедрения получен восторженный отзыв от заместителя генерального директора по экономике и подтверждающий крайнюю важность функционала от заместителя генерального директора по ИТ.

 

Итого

  • расходы защищены от перераспределения на другие статьи и проекты
  • облегчена работа экономической службы
  • исключены множественные ручные действия сотрудников отдела фин. контроллинга по отслеживанию предстоящих расходов,
  • заложен старт процесса обмена между системами едиными справочниками.
Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (9)

Елена Питомцева

Ольга, очень интересное решение и живые отзывы. Делитесь ссылкой на заявку  с хештегом #DirectumAwards и вы и ваши коллеги будут участвовать в розыгрыше призов. И эти публикации количество этих публикаций прибавятся к лайкам за проект при учете голосования сообщества.

Елена Питомцева: обновлено 22.01.2020 в 12:01
Андрей Клоков

Добрый день. Отличный проект, есть несколько вопросов:

1. Я правильно понимаю, что конфликты плана и факта разбираются вручную. Например, на момент проверки денег по статье была подтверждена и забронирована сумма, но в процессе согласования, сумма в договоре по статье изменилась и конфликт уже по подписанному договору разбирается вручную? 

2. А если не согласовали договор по каким либо причинам, резервирование суммы автоматически снимается в 1С?

3. Из 1С можно "провалиться" в DIRECTUM и увидеть все договоры по статье?

4. В DIRECTUM можно узнать сумму остатка по статье? Чтобы быть уверенным что проверка пройдет.

Андрей Клоков: обновлено 22.01.2020 в 13:00
Ольга Манохина

Андрей, 1. Конфликты плана и факта невозможны. Если сумма изменилась в ходе согласования, то будет откорректирована карточка договора и перед окончательным бронированием система вновь сверяет сумму и скорректирует ее. Даже если договор подписывается с протоколом разногласий и увеличением суммы, то на протокол создается карточка ДС с признаком "увеличение суммы основного договора".

2. Да, конечно, резерв снимается в случае прекращения согласования.

3. В 1С автоматически прикрепляется скан-копия договора и всех ДС к карточке договора. Запроса на отчет о предстоящих договорах в разрезе статей пока не было, но блок отчетности сейчас в стадии активного развития.

4. При уведомлении инициатору о неуспехе бюджетного контроля система указывает сумму свободного остатка по статье, сумму по заключаемому договору и разницу между ними, которой недостаточно.

Ольга Манохина: обновлено 22.01.2020 в 13:13
Ольга Манохина: обновлено 22.01.2020 в 13:18
Антон Калашников

Андрей, привет! Отвечу на вопросы.

1. После изменения система вновь выполнит бюджетный контроль. Если лимита еще хватает, то все пройдет в автоматическом режиме. Иначе, система сообщит инициатору, что денег нет, и предложит решить вопрос с экономистом (подзадача на экономиста по нажатию кнопки). 

2. При отказе в согласовании или прекращении процесса происходит автоматическое снятие резерва.

Надеюсь, что ответил на вопросы. 

Андрей Касьянов

Добрый день!

Хорошее и интересное решение!

Если не трудно ответьте на технические вопросы:

1. Как технически происходит проверка лимита в 1С? Как создаются объекты в 1С? Обращение к 1С идет через COM-соединение?

2. Использовался ли коннектор DIRECTUM к 1С в этом проекте?

Заранее спасибо!

 

Ольга Манохина

Андрей, добрый день!

1. Обращение к 1С идет через web-сервис , происходит сверка с соответствующей статьей ДДС в ПИФ.

Если денег хватает, то этим же web-сервисом создаются объекты в 1с - запись регистра связок контрагентов, проект договора, если необходимо - проект основного договора.

2. Нет, коннектор не используется.

Ольга Манохина: обновлено 23.01.2020 в 11:02
Андрей Касьянов

Ольга, спасибо!

Николай Комлев

Добрый день! Очень интересное решение! Особенно отмечу, на мой взгляд, абсолютно правильный методический подход - осуществлять бюджетный контроль уже на стадии заключения договора, а не на стадии согласования заявок на оплату, когда уже поздно, обязательства приняты. 

Появилось несколько вопросов:

1. Автоматизирован контроль только по общехозяйственным договорам или по договорам подряда тоже?

2. Остаток лимита бюджета при проведении контроля рассчитывается в рамках месяца или в рамках года?

3. Наверняка бывают ситуации, когда при оформлении очередного договора обнаруживается, что по нужной статье ДДС лимит уже исчерпан, но есть неосвоенный остаток по другой статье. Предусмотрены ли корректировки, т.е. "перекидывание" сумм между статьями без увеличения общей суммы бюджета по проекту/подразделению? Или же в этом случае предусмотрено только согласование внебюджетной оплаты?

4. Контролируете только по ДДС? По БДР не контролируете?

5. Как осуществляется исполнение договора? При согласовании счетов (заявок) на оплату, осуществляется контроль в рамках договора?

6. Заявки на оплату автоматизированы? Если нет, то есть ли в планах?)

Спасибо!

Ольга Манохина

Николай, спасибо за оценку!

1. По всем договорам, в том числе подряда. Вне бюджетного контроля остаются только доходные и безденежные договоры.

2. В рамках года или проекта (если договор относится не к управленческим расходам, а расходам конкретного ЖК/дома)

3. У инициатора при нехватке бюджета есть 4 выхода: остановить согласование, изменить сумму или разделение по периодам, согласовать внебюджет и "оправить задачу экономистам". Последнее как раз предусматривает ручное перекидывание денег со статьи на статью в интерфейсе 1С.

4. Только по ДДС.

5. Контроль исполнения так же предусмотрен функционалом, уже реализован в тестовой базе, но пока не перенесен в боевую. Ждем "вымывания" большинства старых договоров.

6. Аналогично, предусмотрено в рамках внедрения второго этапа.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий