Создание архива документов по направлению «Сбыт» на базе DIRECTUM и «Галактика ERP»

Создание архива производится в несколько этапов.

Этап 1. Создание карточек документов по сбыту.

Ежедневно по планировщику система Directum запрашивает данные «Галактики ERP» для создания карточек документов по сбыту по видам документов с учетом статуса документов:

• накладные на отпуск (как М15 и\или как исходящий УПД, в т.ч. корректировочные, исправительные в зависимости от способа отгрузки),
• акты на оказание услуг (исходящий акт),
• счета-фактуры в разрезе типов (исходящий счет-фактура),
• доверенности контрагентов,
• сводные накладные на отпуск (как исходящий УПД).

В карточках заполняются все поля, как в «Галактике». Ниже примеры заполнения по интерфейсам накладных\актов.

Если у контрагента есть замечания по оформлению документов, то данные исправляются в «Галактике», меняется статус «На доработку» и на основе этого обновляется карточка документа в Directum.

Примеры заполненных карточек:

Пример карточки «Исходящая накладная М15»

Пример карточки Исх.УПД счет-фактура и первичный документ

По связям документов в «Галактике ERP» аналогичным образом устанавливаются связи документов в СЭД Directum:

• Акт+счет-фактура,
• М15+доверенность+УПД,
• М15+доверенность,
• УПД+жд накладные,
• УПД+жд накладные+декларации на товары
• УПД+УКД и т.д.

При заполнении карточек отгрузочных документов также заполняются номера ЖД квитанций и наименование продукции.

Фиксация наименования определенной группы готовой продукции необходима для поиска документов, предоставляемых в контролирующие органы (запросы по опасному производству, хим. промышленности).

По данным признакам затем документы связываются между собой, кроме того, если количество ж/д квитанций, указанных в «Галактике ERP» соответствует количеству карточек связанных ж/д квитанций в Directum, то проверка комплектности данных документов считается пройденной для последующего сбора комплектов, о чем будет описано ниже.

Карточки ЖД накладных (квитанций) создаются на основе выгруженных pdf-документов в сетевой директории. Поля карточки документа «железнодорожная накладная» заполняются автоматически на основе файла.

Обработанные файлы в директории хранения имеют в конце обозначение «…_D», это означает, что данный файл обработан сценарием Directum. Удалять файлы нельзя, т.к. они также используются и другими службами предприятия.

Декларации на товары

Отгрузка продукции на дальний экспорт, кроме стран ЕАЭС, осуществляется посредством декларирования. Практикуется декларирование продукции путем подачи следующих 4-х видов деклараций на товары: временной периодической, полной (подается на закрытие временной периодической), неполной и чистый экспорт. В целях создания архива в обработку включены все виды деклараций.

Для создания карточек Деклараций на товары используются файлы *xml, выгружаемые периодически из системы «ВЭД-Декларант».

Кроме основных параметров декларации, в файле Декларации есть теги по отражению подтверждающих документов по отгрузке, а именно железнодорожные накладные, что используется для связывания документов между собой в СЭД Directum. Таким образом, все декларации связываются с документами «ж\д квитанции», перечисленными в данной декларации по определенным правилам.

По xml-файлу формируется карточка документа и его 1-я версия. Сам файл после обработки сценарием в наименовании имеет символ «..._D», т.е. обработано в Directum.

Для наглядного использования к карточке Декларации на товары нужно «привязать» скан-копию оригинала. Для этого на оригинале имеется QR-код. В данном QR-коде содержится как раз уникальный идентификатор документа – GTDNumber.

Пользователи сканируют оригиналы Деклараций в сетевую папку, служба ввода Directum обрабатывает данные и по полю GTDNumber находит соответствующую карточку в Directum, создается 2-я версия документа.

В стандартный перечень реквизитов типа карточки «Передаточные документы» добавлены и выведены на форму следующие реквизиты:

Проверка пакета на полноту

На текущий момент анализируется порядка 23 записи (комплектов) с учетом условий и направлений отгрузки. Если согласно данной таблице условия соблюдены, то комплект считается полным, иначе комплект неполный либо полный без оригинала. Данный параметр позволяет отслеживать время наполнения архива необходимыми документами.

Контроль возврата

Параллельно реализован механизм генераций заданий ответственным по Возврату оригиналов документов в указанный срок. Возврат оригинала должен быть осуществлен не позднее 2-х месяцев с даты документа (по требованиям бухгалтерии).

За 10 рабочих дней до наступления срока по заданию направляется уведомление руководителю Исполнителя по заданию с темой «Подходит срок возврата оригинала «Наименование документа». Задания создаются автоматически по нужным типам документов в «Галактике».  Когда оригинал поступит (в «Галактике» заполнился атрибут «Код Directum» и статус = «Оригинал»), задача автоматически «выполняется». Пока атрибуты по документам не заполнены и статус не равен «Оригинал», задание не снимается (при попытке Выполнить выходит соответствующее сообщение).

Этап 2. Прикрепление сканов подписанных документов.

После того, как начинают возвращаться подписанные документы от контрагентов, документы сканируются в определенные сетевые папки для дальнейшей обработки Службой ввода. В результате работы подменяется 1-я версия документа (с пустого шаблона на формат оригинала документа), в Примечании к версии указано «Авт. импортировано службой захвата».

Как это работает:

На сканируемых оригиналах документов существует штрих-код (распечатывается в «Галактике ERP») следующего вида:

*G-<nrec>-<код обозначения документа>-<тип формы>*

Первая буква - обозначение системы, из которой осуществляется выгрузка (G -Галактика), nrec - nrec записи в «Галактике». Коды обозначения документов: Товарная накладная (код -201), Акт выполненных работ (код -202), счет-фактура (код-203), сводные сопроводительные документы на отпуск (код –3201).

Тип формы – вид документа, который нужно найти в системе Directum, т.к. из одного интерфейса «Галактики» (например, накладные на отпуск), можно создать как формы УПД, так и М-15.

Кроме того, для УПД могут быть свои статусы, поэтому к коду документа именно для УПД добавляется 1 символ, например, код «2011», где первые 3 цифры – это таблица накладных на отпуск, а последняя «1» определяет какого типа карточку надо создавать в Directum (если 1 – Исх.УПД счет-фактура и первичный документ, если 2 – «УПД первичный документ» и т.д.).

Правила обработки ШК первичных документов по отгрузке для поиска необходимых карточек документов настраиваются в специальном справочнике Directum «Соответствие данных из штрих-кодов ТКЭД и ВЭД».

Именно данного типа и вида, а также по NREC, ищется документ для обновления версии в DIRECTUM и изменения статуса на «Оригинал» в «Галактике ERP».

Данный механизм поможет плавно перейти на другой способ поиска карточек при изменении законодательства, например, в случае необходимости по актам на оказание услуг формировать документ в форме УПД. Для правильной привязки скан-копии достаточно в данной таблице поменять «Вид документа» для кода 202.

После установления связи между документами Directum и «Галактика ERP» скан-копию документа можно получить из системы «Галактика» через Печать.

Форма печати «Открытие связанных документов в Directum» показывает все карточки Directum к текущему документу «Галактики». Если у одного документа «Галактики» 2 ИД документа Directum, то функция покажет все карточки (например, М15 и УПД по самовывозу).

Инструментарий распределения скан-копий документов финансового архива, обработанных службой ввода с ошибками.

Для удобного распределения сканов с ошибками были созданы соответствующие папки в компоненте Финансовый архив:

В вышеуказанные папки в автоматическом режиме загружаются скан-копии документов, которые были обработаны службой ввода с ошибками. Данные документы загружаются в систему с видом “Прочие документы”.

Для ручного соотношения данной скан-копии с карточкой документа финансового архива был разработан механизм поиска и импорта скан-копии. Для того, чтобы им воспользоваться, специалист архива пользуется механизмом Предпросмотра и с помощью кнопки «Связать с документом финархива» производит поиск нужной карточки документа к этому файлу.

После выбора подходящей карточки её текущая версия становится неактивной, а выбранная скан-копия импортируется в новую версию этой карточки для последующего изменения статуса документа в учетной системе на «Оригинал». При этом сама скан-копия удаляется из папки с ошибками.

После успешного обновления версии в DIRECTUM обновляется статус в «Галактике». Для увеличения скорости обработки одного захваченного скана обновление статусов в «Галактике» вынесено в отдельный сценарий, который запускается по расписанию.

Программная печать документов Финансового архива

Появились удобные возможности поиска необходимых документов как для внутренних потребностей предприятия (например, претензионно-исковая работа), так и для внешних потребителей (например, по требованиям ФНС). Выгрузка документов нужна и для предоставления в контролирующие органы при запросах по опасному производству, хим. промышленности. Выборку удобно делать так как в карточках отгрузочных документов содержатся номера ЖД квитанций и наименование продукции и группа.

Реализована программная печать комплектов документов по параметрам поиска из Directum.

Вместе с основными документами могут быть выгружены связанные с ними документы (2 уровня иерархии связей), параметр «Без дублей» означает, нужно ли повторно выгружать документ, если он является связанным с несколькими основными документами.

Особые случаи предоставления в налоговую

Возникают ситуации, когда оригинал не вернулся, но документ должен быть предоставлен в налоговый орган (например, момент сдачи декларации). В этом случае бухгалтерия повторно распечатывает первичные документы из Галактики, документы подписываются с нашей стороны, сканируются и в составе книги продаж отправляются в налоговую. Сделаны 2 отдельные папки – «Оригинал» или «Для налоговой», если из папки Оригинал, то меняется статус документа в «Галактике» при прикреплении файла скан-копии, если «Для налоговой» – статус не меняется. Сценарий начинает обработку с папки «Для налоговой».