Создание архива документов по направлению «Сбыт» на базе DIRECTUM и «Галактика ERP»

>10 000

документов в месяц

100

пользователей решения

20

ТОП-менеджеров

Следующий проект

О проекте
 

Функциональный Заказчик – бухгалтерия КАО «Азот»

Исполнитель ООО «Тюмбит-АСУ»

Длительность реализации – 4 мес.

О компании

КАО «Азот» - одно из крупнейших предприятий химической отрасли России, единственный за Уралом производитель минеральных удобрений для аграрного комплекса, взрывчатки - для угледобывающих предприятий, капролактама - для химической промышленности, продукции органического синтеза - для производителей пластмасс и красителей. Качество продукции КАО «Азот» хорошо известно потребителям в России, Западной Европе, Америке, странах Азиатско-Тихоокеанского региона.

КАО «Азот» - это мощный производственный комплекс, который состоит из 50 основных и вспомогательных цехов. Предприятие стабильно работает и динамично развивается, ежегодно реализуя насыщенные инвестиционные программы по техническому переоснащению, внедрению новейших технологий для повышения качества продукции и безопасности производства.

Предприятие входит в пятёрку крупнейших производителей азотных удобрений в России, абсолютный лидер на российском рынке промышленного потребления аммиачной селитры, производит 1/3 общего объёма капролактама в России и обеспечивает около 50% общероссийского экспорта продукта.

Ключевые рынки сбыта: Сибирь и Дальний Восток, Юго-Восточная Азия (капролактам), Южная Америка, Индия, Южная Азия (минеральные удобрения).

На предприятиях компании действует система экологического менеджмента, сертифицированная на соответствие требованиями международного стандарта ISO 14001:2015.

Предприятие и продукция предприятия неоднократно становились лауреатами конкурсов: «100 лучших товаров Кузбасса», «100 лучших товаров России», «Лучший Бренд Кузбасса», «Лидер природоохранной деятельности России».

 

Цели и задачи проекта

Основная задача проекта – создание электронного архива документов по реализации продукции\услуг КАО «АЗОТ». До этого оригиналы документы хранились в бумажном виде. Около половины контрагентов используют бумажный документооборот, поэтому было решено начать создание архива в части оцифровки бумажных оригиналов документов.

Что стало решающим фактором принятия решения о реализации?

Решающим фактором для начала проекта стала необходимость наличия электронного архива в связи с трудоемким процессом поиска необходимых документов как для внутренних потребностей предприятия (например, претензионно-исковая работа), так и для внешних потребителей (например, по требованиям ФНС).

Создание электронного архива в дальнейшем позволит решить и следующую задачу – автоматизация ответов на требования ИФНС. Главная цель данной задачи – сократить затраты времени специалистов на подготовку документов по требованиям, а также сократить рутинные процессы, исключить скучный труд квалифицированных сотрудников, уменьшить\исключить переработки, соответственно уменьшить затраты данного бизнес-процесса.

На изменение каких бизнес-процессов направлена бизнес-инициатива?

Изменения коснулись как процессов самой бухгалтерской службы, так и делопроизводителей, архивистов и других служб-потребителей данной информации.

Используемые решения и подходы

Для реализации данной задачи использовано ТР «Финансовый архив» СЭД DIRECTUM, учетная система «Галактика ERP» как источник данных по первичным документам и связям между ними, ВЭД «Декларант» - источник данных по декларациям на товары, система ЭТРАН – источник данных по железнодорожным квитанциям.

 

Создание архива производится в несколько этапов.

Этап 1. Создание карточек документов по сбыту.

Ежедневно по планировщику система Directum запрашивает данные «Галактики ERP» для создания карточек документов по сбыту по видам документов с учетом статуса документов:

  • накладные на отпуск (как М15 и\или как исходящий УПД, в т.ч. корректировочные, исправительные в зависимости от способа отгрузки),
  • акты на оказание услуг (исходящий акт),
  • счета-фактуры в разрезе типов (исходящий счет-фактура),
  • доверенности контрагентов,
  • сводные накладные на отпуск (как исходящий УПД).

В карточках заполняются все поля, как в «Галактике». Ниже примеры заполнения по интерфейсам накладных\актов.

Если у контрагента есть замечания по оформлению документов, то данные исправляются в «Галактике», меняется статус «На доработку» и на основе этого обновляется карточка документа в Directum.

Примеры заполненных карточек:

Пример карточки «Исходящая накладная М15»

Пример карточки Исх.УПД счет-фактура и первичный документ

По связям документов в «Галактике ERP» аналогичным образом устанавливаются связи документов в СЭД Directum:

  • Акт+счет-фактура,
  • М15+доверенность+УПД,
  • М15+доверенность,
  • УПД+жд накладные,
  • УПД+жд накладные+декларации на товары
  • УПД+УКД и т.д.

При заполнении карточек отгрузочных документов также заполняются номера ЖД квитанций и наименование продукции.

Фиксация наименования определенной группы готовой продукции необходима для поиска документов, предоставляемых в контролирующие органы (запросы по опасному производству, хим. промышленности).

По данным признакам затем документы связываются между собой, кроме того, если количество ж/д квитанций, указанных в «Галактике ERP» соответствует количеству карточек связанных ж/д квитанций в Directum, то проверка комплектности данных документов считается пройденной для последующего сбора комплектов, о чем будет описано ниже.

Карточки ЖД накладных (квитанций) создаются на основе выгруженных pdf-документов в сетевой директории. Поля карточки документа «железнодорожная накладная» заполняются автоматически на основе файла.

Обработанные файлы в директории хранения имеют в конце обозначение «…_D», это означает, что данный файл обработан сценарием Directum. Удалять файлы нельзя, т.к. они также используются и другими службами предприятия.

Декларации на товары

Отгрузка продукции на дальний экспорт, кроме стран ЕАЭС, осуществляется посредством декларирования. Практикуется декларирование продукции путем подачи следующих 4-х видов деклараций на товары: временной периодической, полной (подается на закрытие временной периодической), неполной и чистый экспорт. В целях создания архива в обработку включены все виды деклараций.

Для создания карточек Деклараций на товары используются файлы *xml, выгружаемые периодически из системы «ВЭД-Декларант».

Кроме основных параметров декларации, в файле Декларации есть теги по отражению подтверждающих документов по отгрузке, а именно железнодорожные накладные, что используется для связывания документов между собой в СЭД Directum. Таким образом, все декларации связываются с документами «ж\д квитанции», перечисленными в данной декларации по определенным правилам.

По xml-файлу формируется карточка документа и его 1-я версия. Сам файл после обработки сценарием в наименовании имеет символ «..._D», т.е. обработано в Directum.

Для наглядного использования к карточке Декларации на товары нужно «привязать» скан-копию оригинала. Для этого на оригинале имеется QR-код. В данном QR-коде содержится как раз уникальный идентификатор документа – GTDNumber.

Пользователи сканируют оригиналы Деклараций в сетевую папку, служба ввода Directum обрабатывает данные и по полю GTDNumber находит соответствующую карточку в Directum, создается 2-я версия документа.

В стандартный перечень реквизитов типа карточки «Передаточные документы» добавлены и выведены на форму следующие реквизиты:

Поля «Галактика ERP»

Поля «DIRECTUM»

Примечание

 

Обновить статус в УС

признак (Да/Нет). Данный реквизит устанавливается сценарием по обработке захваченного документа службой ввода, если обновлена версия, и учитывается/изменяется сценарием по обновлению статусов обработанных документов в учетной системе «Галактика ERP».

 

Комплектность

признак (Пакет неполный / Пакет полный без оригинала / Пакет полный с оригиналом). При создании документа автоматически устанавливается «Пакет неполный». Данный признак будет анализироваться/изменяться сценарием по проверке на комплектность пакетов

 

Условия отгрузки

Ссылка на справочник «Условия отгрузки». Данный реквизит устанавливается сценарием по созданию карточек на базе документов учетной системы и анализируется сценарием по проверке на комплектность пакетов в зависимости от Условий отгрузки.

 

Проверка пакета на полноту

На текущий момент анализируется порядка 23 записи (комплектов) с учетом условий и направлений отгрузки. Если согласно данной таблице условия соблюдены, то комплект считается полным, иначе комплект неполный либо полный без оригинала. Данный параметр позволяет отслеживать время наполнения архива необходимыми документами.

Контроль возврата

Параллельно реализован механизм генераций заданий ответственным по Возврату оригиналов документов в указанный срок. Возврат оригинала должен быть осуществлен не позднее 2-х месяцев с даты документа (по требованиям бухгалтерии).

За 10 рабочих дней до наступления срока по заданию направляется уведомление руководителю Исполнителя по заданию с темой «Подходит срок возврата оригинала «Наименование документа». Задания создаются автоматически по нужным типам документов в «Галактике».  Когда оригинал поступит (в «Галактике» заполнился атрибут «Код Directum» и статус = «Оригинал»), задача автоматически «выполняется». Пока атрибуты по документам не заполнены и статус не равен «Оригинал», задание не снимается (при попытке Выполнить выходит соответствующее сообщение).

Этап 2. Прикрепление сканов подписанных документов.

После того, как начинают возвращаться подписанные документы от контрагентов, документы сканируются в определенные сетевые папки для дальнейшей обработки Службой ввода. В результате работы подменяется 1-я версия документа (с пустого шаблона на формат оригинала документа), в Примечании к версии указано «Авт. импортировано службой захвата».

Как это работает:

На сканируемых оригиналах документов существует штрих-код (распечатывается в «Галактике ERP») следующего вида:

*G-<nrec>-<код обозначения документа>-<тип формы>*

Первая буква - обозначение системы, из которой осуществляется выгрузка (G -Галактика), nrec - nrec записи в «Галактике». Коды обозначения документов: Товарная накладная (код -201), Акт выполненных работ (код -202), счет-фактура (код-203), сводные сопроводительные документы на отпуск (код –3201).

Тип формы – вид документа, который нужно найти в системе Directum, т.к. из одного интерфейса «Галактики» (например, накладные на отпуск), можно создать как формы УПД, так и М-15.

Кроме того, для УПД могут быть свои статусы, поэтому к коду документа именно для УПД добавляется 1 символ, например, код «2011», где первые 3 цифры – это таблица накладных на отпуск, а последняя «1» определяет какого типа карточку надо создавать в Directum (если 1 – Исх.УПД счет-фактура и первичный документ, если 2 – «УПД первичный документ» и т.д.).

Правила обработки ШК первичных документов по отгрузке для поиска необходимых карточек документов настраиваются в специальном справочнике Directum «Соответствие данных из штрих-кодов ТКЭД и ВЭД».

Именно данного типа и вида, а также по NREC, ищется документ для обновления версии в DIRECTUM и изменения статуса на «Оригинал» в «Галактике ERP».

Данный механизм поможет плавно перейти на другой способ поиска карточек при изменении законодательства, например, в случае необходимости по актам на оказание услуг формировать документ в форме УПД. Для правильной привязки скан-копии достаточно в данной таблице поменять «Вид документа» для кода 202.

 

 

После установления связи между документами Directum и «Галактика ERP» скан-копию документа можно получить из системы «Галактика» через Печать.

Форма печати «Открытие связанных документов в Directum» показывает все карточки Directum к текущему документу «Галактики». Если у одного документа «Галактики» 2 ИД документа Directum, то функция покажет все карточки (например, М15 и УПД по самовывозу).

Инструментарий распределения скан-копий документов финансового архива, обработанных службой ввода с ошибками.

Для удобного распределения сканов с ошибками были созданы соответствующие папки в компоненте Финансовый архив:

В вышеуказанные папки в автоматическом режиме загружаются скан-копии документов, которые были обработаны службой ввода с ошибками. Данные документы загружаются в систему с видом “Прочие документы”.

Для ручного соотношения данной скан-копии с карточкой документа финансового архива был разработан механизм поиска и импорта скан-копии. Для того, чтобы им воспользоваться, специалист архива пользуется механизмом Предпросмотра и с помощью кнопки «Связать с документом финархива» производит поиск нужной карточки документа к этому файлу.

После выбора подходящей карточки её текущая версия становится неактивной, а выбранная скан-копия импортируется в новую версию этой карточки для последующего изменения статуса документа в учетной системе на «Оригинал». При этом сама скан-копия удаляется из папки с ошибками.

После успешного обновления версии в DIRECTUM обновляется статус в «Галактике». Для увеличения скорости обработки одного захваченного скана обновление статусов в «Галактике» вынесено в отдельный сценарий, который запускается по расписанию.

 

Программная печать документов Финансового архива

Появились удобные возможности поиска необходимых документов как для внутренних потребностей предприятия (например, претензионно-исковая работа), так и для внешних потребителей (например, по требованиям ФНС). Выгрузка документов нужна и для предоставления в контролирующие органы при запросах по опасному производству, хим. промышленности. Выборку удобно делать так как в карточках отгрузочных документов содержатся номера ЖД квитанций и наименование продукции и группа.

Реализована программная печать комплектов документов по параметрам поиска из Directum.

Вместе с основными документами могут быть выгружены связанные с ними документы (2 уровня иерархии связей), параметр «Без дублей» означает, нужно ли повторно выгружать документ, если он является связанным с несколькими основными документами.

Особые случаи предоставления в налоговую

Возникают ситуации, когда оригинал не вернулся, но документ должен быть предоставлен в налоговый орган (например, момент сдачи декларации). В этом случае бухгалтерия повторно распечатывает первичные документы из Галактики, документы подписываются с нашей стороны, сканируются и в составе книги продаж отправляются в налоговую. Сделаны 2 отдельные папки – «Оригинал» или «Для налоговой», если из папки Оригинал, то меняется статус документа в «Галактике» при прикреплении файла скан-копии, если «Для налоговой» – статус не меняется. Сценарий начинает обработку с папки «Для налоговой».

 

 

Результаты

  • Оптимизация процесса сбора первичных документов для предоставления по требованию компетентных органов, исключение рутинного процесса по сканированию первичных документов квалифицированными специалистами налогового отдела предприятия.
  • Повышение контроля за возвратом оригиналов первичных документов, что в свою очередь позволило ввести показатель эффективности работы ответственных исполнителей.
  • Быстрый доступ к скан-образам документов в учетной системе.

Как повлияло внедрение на операционные и стратегические показатели, капитализацию компании?

Сокращение времени по операционной деятельности.

Количество создаваемых документов в месяц по видам:

  • УПД - 2500 карточек;
  • М-15 - 3000;
  • ж/д квитанции – 900;
  • доверенности – 2700;
  • акты – 230;
  • счета-фактуры – 700.

Другие показатели:

  • 100 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту (общее число пользователей Directum более 700).
  • 20 автоматизированных ТОП-менеджеров
  • 5-6 человек команда проекта от исполнителя и заказчика
  • 20 обученных специалистов
  • Срок выполнения – 5 месяцев

Автоматизированные задачи по бизнес-процессу

  1. Хранение документов в электронном виде
  2. Организация оперативного сбора пакета документов по заданным критериям
  3. Связь документов электронного архива с документами учетной системы, быстрый доступ к скан-образам из учетной системы.

 

В чем заключается лидерство и масштаб проекта?

Большое число документов проходит через интегрированную систему.

В проекте реализован функционал, который может быть использован в других компаниях. Хранение и выгрузка пакетов документов в удобном виде, удобная привязка сканов к карточкам документов -- очень важный функционал при интеграции с ERP-системами учета первичных документов.

Почему Вы считаете проект нужным и востребованным сегодня?

Проект отвечает требованиям времени - является одним из этапов перехода к современному цифровому предприятию, что в ближайшем будущем к значительному улучшению операционных показателей и, возможно, к увеличению капитализации компании.

Как внедренные решения отразились на работе компании?

Внедрение данного проекта позволит в будущем его участникам использовать полученные знания и опыт для оперативной адаптации бизнес-процессов предприятия к изменениям законодательства.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Данный проект планируется развивать, а именно включать в архив такие документы как акты КС2, КС3, документы по внешнеэкономической деятельности (коносаменты, расчетно-выпускная ведомость, повагонная спецификация и т.д.), ж/д квитанции по перепродаже, путевые листы, которые также должны быть включены в комплекты документов.

Также архив планируется расширять за счет обмена с контрагентами по ЭДО.

 

Состав команды проекта

Команда проекта со стороны Заказчика:

  1. Куратор проекта – заместитель главного бухгалтера Кудашкина Ольга Владимировна
  2. Аналитик проекта – ведущий специалист ОИТ Солдатова Ирина Александровна
  3. Заинтересованные отделы в роли пользователей архива.

Команда проекта со стороны Исполнителя:

  1. Руководитель и аналитик проекта – Давлетшина Оксана Рафиковна,
  2. Ведущий разработчик Directum - Попов Игорь Михайлович
  3. 2 программиста (по «Галактике ERP» и по СЭД Directum) – команда менялась.

 

 

Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий