Кейсы автоматизации юридического отдела

300

пользователей, охваченных автоматизацией по проекту

14

автоматизированных ТОП-менеджеров

в 20 раз

снижение трудозатрат на поддержку шаблонов договоров

3

человека команда проекта

3

месяца на разработку и внедрение

Следующий проект

О компании

Федеральный застройщик «Талан» работает в 15 городах от Ханты-Мансийска до Сочи.  Основным направлением деятельности компании является строительство многоэтажных жилых комплексов и коттеджных поселков. Миссия компании - «Красивые родные города и счастливые люди».

Ниже рассмотрены кейсы:

  • Управление доверенностями
  • Справочник исков и претензий
  • Шаблоны договоров долевого участия

 

Кейс 1. Справочник доверенностей

Бизнес-проблема

Наша группа компаний состоит из множества юридических лиц, при этом деятельность компании связана с продажей недвижимости, а поэтому в ходу доверенности не только для руководителей филиалов для оперативной работы, но и на сотрудников отделов продаж для заключения сделок – а это несколько десятков доверенностей. Доверенности подготавливают, используют и упоминают в документах множество сотрудников, а из-за отсутствия систематизации и хранения их поиск крайне осложнен. Сотрудники регулярно запрашивали нужные им сканы у юристов и секретарей, отвлекая их от работы. Помимо этого, юристам необходимо отслеживать сроки доверенностей и оперативно подготавливать продление.

Задача

Начальником юридического отдела и начальником административного отдела была поставлена задача не просто создать единое место хранения доверенностей, но и обеспечить быстрый поиск по различным критериям – организация, получатель, сроки и т.д., а также создать механизм по отслеживанию актуальности доверенностей для оперативного продления.

Реализация

Для разработки методологии была создана небольшая рабочая группа, состоящая из ведущего юрисконсульта, разработчика и руководителя проекта, выполняющего так же роль аналитика. Обсуждение и разработка методологии заняли не больше месяца. Созданная методология была согласована с руководителями-заказчиками.

В ходе реализации в системе DIRECTUM (текущая версия: 5.5.0) был создан справочник хранения документов с основными реквизитами доверенностей и возможностью загрузки сканов.

Рисунок 1 Журнал справочника доверенностей


 

Рисунок 2 Запись справочника доверенностей

Внедрение: в компании работает порядка 300 человек, большинство из сотрудников используют доверенности, как минимум, при заключении договоров и сборе учредительных документов для контрагентов, поэтому внедряемый функционал был необходимо для каждого сотрудника.

После заполнения справочников текущими доверенностями была подготовлена краткая инструкция по использованию справочника и распространена среди всех сотрудников группы компаний.

Результат: По итогам внедрения получен отзыв от руководителя юридического отдела.


 

Итог

  • время поиска сканов и данных по доверенностям сократился в разы;
  • нет необходимости запрашивать данные у секретаря или юриста, отвлекать их и ожидать предоставления;

В дальнейшем к указанному справочнику будет разработан агент, контролирующий срок окончания действия доверенности и создающий задачи на сотрудников, ответственных за продление доверенности.

Кейс 2. Справочник исков и претензий

Бизнес-проблема

Строительство и продажа недвижимости в силу специфики предусматривает большое количество претензий и исков. Их учет и актуализация ведется ответственными сотрудниками (юрисконсульты филиала), но для обмена опытом и контроля доступ необходим всем сотрудникам юридического управления, руководителям филиала и ряду сотрудников других подразделений.

Задача: начальником юридического отдела была поставлена задача создать единое хранилище данных по всем претензиям и искам, обеспечить структурированное хранение всех данных по ним, в том числе историю изменения статусов и реквизитов.

Реализация: для разработки методологии была создана небольшая рабочая группа, состоящая из ведущего юрисконсульта, разработчика и руководителя проекта, выполняющего так же роль аналитика. Обсуждение и разработка методологии заняла порядка месяца, после чего корректировалась по итогам презентации альфа-версии.

В ходе реализации в системе DIRECTUM (текущая версия: 5.5.0) был создан справочник претензий и связанный с ними справочник исков.

Рисунок 3 Справочник претензий

Рисунок 4 Запись справочника исков

Внедрение

За счет того, что основные пользователи были в одном подразделении, внедрение прошло быстро и без сложностей. Из-за интуитивно понятного интерфейса и защиты на корректное занесение данных практически не возникало вопросов при использовании функционала. Функционал значительно облегчает работу юристов – теперь все действия по претензиям и искам фиксируются в удобном интерфейсе, а не запоминаются и хранятся в разрозненном виде.

Результат

Полезность и важность внедрения отметила в отзыве руководитель юридического отдела.

Итог

  • Учет данных претензий и исков структурирован;
  • Изменение статуса иска фиксируется, обеспечивая прозрачной полной цепочки от обращения до решения суда;
  • Доступ к данным облегчен для сотрудников юридического отдела и ограничен для сотрудников других подразделений правами доступа.

Кейс 3. Шаблоны договоров долевого участия (ДДУ)

Бизнес-проблема

Продажа недвижимости в нашей компании происходит более, чем в 10 регионах со своими региональными банками, особенностями проектов и законодательными дополнениями к текстам типовых договоров. Количество регионов и проектов умножается на виды недвижимости и типы сделки – жилая/коммерческая/ паркинг, с рассрочкой/с отсрочкой/ипотека и т.д. Полученное количество – объем шаблонов договоров, а значит объем печатных форм, которые регулярно корректировались программистами в системе 1С – ежемесячно порядка 100 часов разработки уходило только на изменения шаблонов, монотонная и малоинтеллектуальная работа.

Задача: заместителем генерального директора по информационным технологиям совместно с руководителем юридического отдела была поставлена задача – обеспечить интерфейс по корректировке печатных форм сотрудниками без знаний программирования, снизить до минимума зависимость от дорогих и занятых крупными проектами программистов. Отдельной задачей стояло условие, чтобы у сотрудников «в полях» (сотрудники отдела продаж, формирующие ДДУ при клиентах) интерфейс по формированию документов не изменился от привычного и по возможности облегчен от необходимости выбора нужной печатной формы.

Реализация: основным интерфейсом по корректировке шаблонов был принят ЭДО DIRECTUM (текущая версия 5.5), создаваемые карточки договоров долевого участия (ДДУ) в 1С должны обращаться к DIRECTUM со значениями переменных реквизитов, а DIRECTUM должен формировать полный текст договора и возвращать в 1С. Дополнительной задачей 1С было составить матрицу соответствия (и интерфейс по ее управлению) – при разных видах договоров 1С должна обращаться к разным шаблонам ДДУ на стороне DIRECTUM.

Рисунок 5 Схема процесса формирования ДДУ на основе шаблонов

В рабочую группу по разработке нового механизма входили 2 ведущих разработчика (сторона 1С и DIRECTUM), руководитель проекта, выполняющий так же роль аналитика, и руководитель юридического отдела, лично тестирующая новый функционал. Разработка первой альфа-версии функционала, обмена с 1С и первичное обучение подготовки шаблона ДДУ заняли около 2 месяцев, внедрение - после небольшого перерыва еще порядка месяца.

На стороне DIRECTUM (версия 5.5.0) в рамках проекта было реализовано:

  • Подключен модуль «Конструктор документов», позволяющий в документах формата word и excel осуществлять вставки макроподстановок;
  • Задействован web-сервис по передаче ключевых параметров из 1С в DIRECTUM.


 

На стороне 1С реализовано:

  • Матрица соответствия реквизитов документа 1С с выбираемым шаблоном DIRECTUM;
  • Сбор списка переменных реквизитов в xml для возможности использования web-сервисом DIRECTUM.

Рисунок 6 Матрица соответствия реквизитов и макетов

Внедрение

Основные сложности на этапе внедрения были связаны с обеспечением полного понимания нюансов подготовки шаблонов юристами (при вставке макропеременных активно используются логические условия), а также с большим количеством печатных форм ДДУ, которые разово необходимо подготовить на стороне DIRECTUM.

Обучение по подготовке шаблонов прошли 14 сотрудников юридического управления (в том числе 1 топ-руководитель). Для сотрудников отдела продаж, использующих печатные формы, функционал облегчен – ранее при распечатке текста договора необходимо было выбрать нужную печатную форму (например, «договор с ипотекой» или «оплата в рассрочку»), сейчас печатная форма всегда одна – система сама определяет какой из шаблонов верный, исходя из набора передаваемых в DIRECTUM переменных.

Результат

Высокую важность внедрения отметили руководитель юридического отдела и заместитель генерального директора по ИТ.


 

Итог

  • Трудозатраты программистов 1С сократились с ежемесячных 100 часов (корректировки печатных форм) до 5 часов (актуализация матрицы выбора макета и дополнение обмена новыми переменными реквизитами при появлении нового макета);
  • Трудозатраты по изменениям текстов договоров распределены между 14 сотрудниками;
  • Реализована защита от корректировки (как случайной, так и намеренной) типовых критичных пунктов договоров для всех сотрудников юридического отдела, кроме управляющей компании;
  • Облегчен выбор печатной формы сотрудниками отдела продаж.

 

 

Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (7)

Елена Питомцева

Ольга, отличные решения и внедрение!

Думаю пользователям решения будет интересен завтрашний вебинар Договоры 2.0. Создать легко, согласовать быстро как идеи для развития работы с договорами. Кстати идеи, подсмотренные на этом вебинаре и приложенные к вашим конкретным процессам, вы можете подать в номинацию "Шаг в будущее".

Ольга, зовите догворников и юристов.

Елена Питомцева: обновлено 28.01.2020 в 15:49
Виктория Голубева

Нужное решение. Зачастую жизнь юристов на предприятии омрачена именно такими рутинными процесса. Своим решением вы безусловно решили большую проблему не только самих юристов, но и предприятия в целом. Человеческий фактор в претензионно-исковой работе быть и продолжает оставаться узким местом. По решению возникло два вопроса:

1. Каким образом происходит обновление статуса искового производства? Делается это вручную или есть какой-то коннектор к карточке арбитражного суда?

2. Каким образом идет формирование печатной формы на стороне Directum? Подбирается готовая печатная форма или происходит некая компиляция частей разных договоров?

 

Ольга Манохина

Виктория, спасибо за оценку.

1. Обновление статуса происходит вручную, т.к. многие статусы и стадии невозможно ни откуда загрузить (например, "отправлено письмо-уведомление" или "отправлен запрос в ...").

2. На стороне DIRECTUM юристами предварительно подготавливается полный текст договора с макроподстановками, куда подставляются переменные реквизиты из 1С (по матрице из 1с же определяется какой из макетов нужно взять из DIRECTUM).

Виктория Голубева

Ольга, сколько примерно текстов договора было подготовлено?100?

Ольга Манохина

Виктория, сейчас как раз идет этап активного занесения текстов с макроподстановками. Конечное число - порядка 200.

Виктория Голубева

Ольга, проделана огромная работа! Успехов вам!

Елена Питомцева

Интересная статистика: Согласно прогнозам Gartner, к 2023 году 33% корпоративных юридических отделов будут иметь отдельного технического специалиста, занимающегося вопросами автоматизации внутреннего документооборота. ... В ближайшие три года 40% корпоративных юридических отделов намерены увеличить затраты на юридические ИТ-системы и программное обеспечение на 10% и более. https://www.osp.ru/articles/2020/0203/13055316
Следующий шаг анализ договоров через ИИ ;)

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий