Кейсы автоматизации юридического отдела

О компании

Федеральный застройщик «Талан» работает в 15 городах от Ханты-Мансийска до Сочи.  Основным направлением деятельности компании является строительство многоэтажных жилых комплексов и коттеджных поселков. Миссия компании - «Красивые родные города и счастливые люди».

Ниже рассмотрены кейсы:

• Управление доверенностями
• Справочник исков и претензий
• Шаблоны договоров долевого участия

Кейс 1. Справочник доверенностей

Бизнес-проблема

Наша группа компаний состоит из множества юридических лиц, при этом деятельность компании связана с продажей недвижимости, а поэтому в ходу доверенности не только для руководителей филиалов для оперативной работы, но и на сотрудников отделов продаж для заключения сделок – а это несколько десятков доверенностей. Доверенности подготавливают, используют и упоминают в документах множество сотрудников, а из-за отсутствия систематизации и хранения их поиск крайне осложнен. Сотрудники регулярно запрашивали нужные им сканы у юристов и секретарей, отвлекая их от работы. Помимо этого, юристам необходимо отслеживать сроки доверенностей и оперативно подготавливать продление.

Задача

Начальником юридического отдела и начальником административного отдела была поставлена задача не просто создать единое место хранения доверенностей, но и обеспечить быстрый поиск по различным критериям – организация, получатель, сроки и т.д., а также создать механизм по отслеживанию актуальности доверенностей для оперативного продления.

Реализация

Для разработки методологии была создана небольшая рабочая группа, состоящая из ведущего юрисконсульта, разработчика и руководителя проекта, выполняющего так же роль аналитика. Обсуждение и разработка методологии заняли не больше месяца. Созданная методология была согласована с руководителями-заказчиками.

В ходе реализации в системе DIRECTUM (текущая версия: 5.5.0) был создан справочник хранения документов с основными реквизитами доверенностей и возможностью загрузки сканов.

Рисунок 1 Журнал справочника доверенностей

Рисунок 2 Запись справочника доверенностей

Внедрение: в компании работает порядка 300 человек, большинство из сотрудников используют доверенности, как минимум, при заключении договоров и сборе учредительных документов для контрагентов, поэтому внедряемый функционал был необходимо для каждого сотрудника.

После заполнения справочников текущими доверенностями была подготовлена краткая инструкция по использованию справочника и распространена среди всех сотрудников группы компаний.

Результат: По итогам внедрения получен отзыв от руководителя юридического отдела.

Итог

• время поиска сканов и данных по доверенностям сократился в разы;
• нет необходимости запрашивать данные у секретаря или юриста, отвлекать их и ожидать предоставления;

В дальнейшем к указанному справочнику будет разработан агент, контролирующий срок окончания действия доверенности и создающий задачи на сотрудников, ответственных за продление доверенности.

Кейс 2. Справочник исков и претензий

Бизнес-проблема

Строительство и продажа недвижимости в силу специфики предусматривает большое количество претензий и исков. Их учет и актуализация ведется ответственными сотрудниками (юрисконсульты филиала), но для обмена опытом и контроля доступ необходим всем сотрудникам юридического управления, руководителям филиала и ряду сотрудников других подразделений.

Задача: начальником юридического отдела была поставлена задача создать единое хранилище данных по всем претензиям и искам, обеспечить структурированное хранение всех данных по ним, в том числе историю изменения статусов и реквизитов.

Реализация: для разработки методологии была создана небольшая рабочая группа, состоящая из ведущего юрисконсульта, разработчика и руководителя проекта, выполняющего так же роль аналитика. Обсуждение и разработка методологии заняла порядка месяца, после чего корректировалась по итогам презентации альфа-версии.

В ходе реализации в системе DIRECTUM (текущая версия: 5.5.0) был создан справочник претензий и связанный с ними справочник исков.

Рисунок 3 Справочник претензий

Рисунок 4 Запись справочника исков

Внедрение

За счет того, что основные пользователи были в одном подразделении, внедрение прошло быстро и без сложностей. Из-за интуитивно понятного интерфейса и защиты на корректное занесение данных практически не возникало вопросов при использовании функционала. Функционал значительно облегчает работу юристов – теперь все действия по претензиям и искам фиксируются в удобном интерфейсе, а не запоминаются и хранятся в разрозненном виде.

Результат

Полезность и важность внедрения отметила в отзыве руководитель юридического отдела.

Итог

• Учет данных претензий и исков структурирован;
• Изменение статуса иска фиксируется, обеспечивая прозрачной полной цепочки от обращения до решения суда;
• Доступ к данным облегчен для сотрудников юридического отдела и ограничен для сотрудников других подразделений правами доступа.

Кейс 3. Шаблоны договоров долевого участия (ДДУ)

Бизнес-проблема

Продажа недвижимости в нашей компании происходит более, чем в 10 регионах со своими региональными банками, особенностями проектов и законодательными дополнениями к текстам типовых договоров. Количество регионов и проектов умножается на виды недвижимости и типы сделки – жилая/коммерческая/ паркинг, с рассрочкой/с отсрочкой/ипотека и т.д. Полученное количество – объем шаблонов договоров, а значит объем печатных форм, которые регулярно корректировались программистами в системе 1С – ежемесячно порядка 100 часов разработки уходило только на изменения шаблонов, монотонная и малоинтеллектуальная работа.

Задача: заместителем генерального директора по информационным технологиям совместно с руководителем юридического отдела была поставлена задача – обеспечить интерфейс по корректировке печатных форм сотрудниками без знаний программирования, снизить до минимума зависимость от дорогих и занятых крупными проектами программистов. Отдельной задачей стояло условие, чтобы у сотрудников «в полях» (сотрудники отдела продаж, формирующие ДДУ при клиентах) интерфейс по формированию документов не изменился от привычного и по возможности облегчен от необходимости выбора нужной печатной формы.

Реализация: основным интерфейсом по корректировке шаблонов был принят ЭДО DIRECTUM (текущая версия 5.5), создаваемые карточки договоров долевого участия (ДДУ) в 1С должны обращаться к DIRECTUM со значениями переменных реквизитов, а DIRECTUM должен формировать полный текст договора и возвращать в 1С. Дополнительной задачей 1С было составить матрицу соответствия (и интерфейс по ее управлению) – при разных видах договоров 1С должна обращаться к разным шаблонам ДДУ на стороне DIRECTUM.

Рисунок 5 Схема процесса формирования ДДУ на основе шаблонов

В рабочую группу по разработке нового механизма входили 2 ведущих разработчика (сторона 1С и DIRECTUM), руководитель проекта, выполняющий так же роль аналитика, и руководитель юридического отдела, лично тестирующая новый функционал. Разработка первой альфа-версии функционала, обмена с 1С и первичное обучение подготовки шаблона ДДУ заняли около 2 месяцев, внедрение - после небольшого перерыва еще порядка месяца.

На стороне DIRECTUM (версия 5.5.0) в рамках проекта было реализовано:

• Подключен модуль «Конструктор документов», позволяющий в документах формата word и excel осуществлять вставки макроподстановок;
• Задействован web-сервис по передаче ключевых параметров из 1С в DIRECTUM.

На стороне 1С реализовано:

• Матрица соответствия реквизитов документа 1С с выбираемым шаблоном DIRECTUM;
• Сбор списка переменных реквизитов в xml для возможности использования web-сервисом DIRECTUM.

Рисунок 6 Матрица соответствия реквизитов и макетов

Внедрение

Основные сложности на этапе внедрения были связаны с обеспечением полного понимания нюансов подготовки шаблонов юристами (при вставке макропеременных активно используются логические условия), а также с большим количеством печатных форм ДДУ, которые разово необходимо подготовить на стороне DIRECTUM.

Обучение по подготовке шаблонов прошли 14 сотрудников юридического управления (в том числе 1 топ-руководитель). Для сотрудников отдела продаж, использующих печатные формы, функционал облегчен – ранее при распечатке текста договора необходимо было выбрать нужную печатную форму (например, «договор с ипотекой» или «оплата в рассрочку»), сейчас печатная форма всегда одна – система сама определяет какой из шаблонов верный, исходя из набора передаваемых в DIRECTUM переменных.

Результат

Высокую важность внедрения отметили руководитель юридического отдела и заместитель генерального директора по ИТ.

Итог

• Трудозатраты программистов 1С сократились с ежемесячных 100 часов (корректировки печатных форм) до 5 часов (актуализация матрицы выбора макета и дополнение обмена новыми переменными реквизитами при появлении нового макета);
• Трудозатраты по изменениям текстов договоров распределены между 14 сотрудниками;
• Реализована защита от корректировки (как случайной, так и намеренной) типовых критичных пунктов договоров для всех сотрудников юридического отдела, кроме управляющей компании;
• Облегчен выбор печатной формы сотрудниками отдела продаж.