Построение эффективного процесса управления ремонтами в СЭД DIRECTUM

О проекте

Куратор проекта - заместитель главного бухгалтера.

Срок выполнения - 4 месяца.

О компании

КАО «Азот» - одно из крупнейших предприятий химической отрасли России, единственный за Уралом производитель минеральных удобрений для аграрного комплекса, взрывчатки - для угледобывающих предприятий, капролактама - для химической промышленности, продукции органического синтеза - для производителей пластмасс и красителей.

Предприятие входит в пятёрку крупнейших производителей азотных удобрений в России, абсолютный лидер на российском рынке промышленного потребления аммиачной селитры, производит 1/3 общего объёма капролактама в России и обеспечивает около 50% общероссийского экспорта продукта.

Цели и задачи проекта

Задача технического обслуживания и выполнения ремонтных работ существует на любом предприятии, имеющем основные средства в виде зданий, оборудования и т.д. Особенно это актуально для обеспечения непрерывного производственного процесса.

Организация ремонтных работ требует наличия большого штата персонала, либо целых специализированных ремонтных подразделений (в некоторых случаях эти службы достигают до 25% от общей численности). При этом доля ремонтных затрат в себестоимости продукции может составлять значительную часть и требует тщательного учета и анализа.

В рамках процесса «Управление капитальным ремонтом хоз. способом» подразделениями предприятия формируется достаточно большое количество документов как в абсолютном измерении, так и в качественном (используется много видов документов).

Все необходимые согласования производились на бумаге путем сбора ручных подписей. Приходилось много перемещаться непосредственно между цехами, которые находятся достаточно далеко друг от друга.

Основные среди них:

• Ведомость дефектов – фиксация неисправностей и дефектов Объекта ремонта для последующего составления смет.
• Сметы на выполнение работ – формируются в «Гранд-Смете».
• Заявка на ремонт – документ, отражающий плановые затраты на ремонт, является основанием для формирования накладных на отпуск\возврат мат. ценностей для ремонта и актов выполненных работ/ремонтов.
• Акты выполненных работ-документ, отражающий фактические временные, трудовые, материальные и денежные затраты на выполнение ремонта (форма КС-2).
• Акты на списание ТМЦ из ремонтов.
• Акты об излишках по видам ТМЦ, которые получены после проведения ремонтных работ (металлолом, запорная арматура, прочие ТМЦ).
• Форма ОС-3 (изменение стоимости Объекта ремонта=Основного средства).
• Прочие документы по обоснованию проводимых работ (акт отбраковки, акт весового контроля и т.д.)

Бизнес-решение решает следующие задачи:

• Ведение нормативно-справочной информации, синхронизация с учетной системой «Галактика ERP» (тип ремонта, вид ремонта, виды ремонтов для ОС-3, Объекты ремонта, Объекты основных средств и т.д.),
• Планирование ремонтов путем согласования Ведомостей дефектов и смет,
• Согласование и учет результатов выполнения ремонтов,
• Согласование и учет затрат на выполнение ремонтов,
• Согласование лимитов списания мат. ценностей,
• Встроенные инструменты контроля правильности оформления документов в обеих системах (СЭД и учетная система),
• Ведение необходимых журналов регистрации документов в требуемых разрезах,
• Выгрузка пакета документов по проведению ремонта для налоговой.

Бизнес-решение направлено на:

• Сокращение документооборота бумажных носителей с переводом на электронный документооборот,
• Ускорение процесса предоставления первичных документов для отражения хозяйственной деятельности предприятия,
• Сокращения трудозатрат сотрудников предприятия в отчетные периоды с равномерной сдачей первичных документов в течении отчетного периода,
• Визуальный контроль выполнения работ в течении отчетного периода, с пониманием объема работ, и на какой стадии жизненного цикла находятся первичные документы,
• Обеспечение в процессе согласования и подписания в электронном виде простановки штампов ЭЦП по ГОСТ,
• Облегчение сотрудникам бухгалтерии в части трудозатрат по отражению в учетной системе оперативной информации по произведенным ремонтным работам в разрезе основных средств, а также по выгрузке пакета документов для предоставления по требованию в налоговые органы по нажатию одной кнопки.
• Конечным пунктом процесса является передача таких документов в финансовый архив предприятия в электронном виде. 

Решающими факторами запуска проекта стали

1. высокая нагрузка сотрудников предприятия по оформлению, сдаче и обработке актов выполненных работ в короткий промежуток времени при закрытии отчетного периода;
2. долгий процесс согласования и подписания актов выполненных работ с сопутствующими документами;
3. несвоевременное отражение фактически произведенных работ в отчетном периоде;
4. потеря первичных документов при согласовании и подписании таких документов.

Особенности проекта

В чем была сложность выполнения проекта и ценность для предприятия:  

1. Вовлечение новых групп пользователей в электронное взаимодействие.

Идея автоматизации кап. ремонтов в СЭD Directum не такая популярная по сравнению с управлением договорами, согласованием счетов на оплату и т.д. Требовалось изменить отношение к работе в СЭД сотрудников ремонтных подразделений и подразделений-заказчиков ремонтов, ранее они работали только в учетной системе (некоторые вообще нигде не работали).

2. Автоматизированный процесс объединил всех его участников, параллельно решались как организационные вопросы, так и методологические.

При согласовании ведомостей дефектов используется более 30 ролей, при согласовании смет - около 20 ролей, при согласовании КС2 – около 10 ролей.

3. Повышение контролируемости процесса и устранение «человеческого фактора» при оформлении документов.

СЭД Directum на уровне выполнения заданий типовых маршрутов проверяет «контрольные» точки в оформлении документов системы «Галактика ERP» по ходу процесса.

4. Снижение трудоемкости двойного ввода, рутинных операций и распечаток

Документы, формируемые в учетной системе, с помощью автоматической выгрузки печатных форм, «превращаются» в документы СЭД Directum. При этом формируются ссылки в обеих системах для быстрого перехода между ними по конкретному документу. Также по результатам согласования изменяется статус документа в «Галактике ERP».

Выгруженные печатные формы вкладываются во вложения «своего» конкретного маршрута в зависимости от Номера Ведомости дефектов. Единовременно могут быть стартованы более 100 документов по одному и тому же типовому маршруту для последующего согласования.

По результатам утверждения документа в СЭД к соответствующему документу учетной системы автоматически формируются бухгалтерские проводки по заранее настроенным шаблонам, что избавляет бухгалтера от ручной работы по проверке документа и формированию проводок по нему. Это позволяет значительно экономить рабочее время специалистов в связи с большими объемами документов.

По результатам согласования по документу генерируется pdf-версия со штампами ЭЦП согласно ГОСТ с учетом замещений, что значительно сокращает затраты на распечатывание документов.

Описание бизнес-процесса и работы решения (развернуть)

Результаты

За время использования решения с апреля 2019 г. в электронном виде прошло более 4 000 Ведомостей дефектов, более 2500 смет. Это 56 подразделений-Заказчиков, около 50 подразделений-Исполнителей ремонтов.

Документы по выполнению работ будут запущены с февраля 2020 г.

Показатели:

• Ускорение процесса – сокращение средней длительности процесса, с 80 часов до 24 - 40 часов.
• Сокращение трудозатрат – экономия времени на операцию/процесс до 40 часов в месяц.
• Сокращение расходов на материальные ресурсы (по статье канцелярия), 10 - 15 % в месяц.
• Более эффективное использование информационных систем предприятия за счет «бесшовной» интеграции.

Создана основа для разработки KPI-показателей по ремонтам.

Перспективы и ценность подобных проектов

Ремонты на предприятии – это обычно «черный» ящик. Большое количество документов показывает, какой объем документов может быть переведен в электронный вид. Кроме того, перевод данного процесса в СЭД делает его прозрачным, понятным, более быстрым и экономичным как с точки зрения затрат, так и с точки зрения времени. Поэтому считаем такой проект будет полезен как небольшому предприятию, так и крупным Заказчикам.

Многие крупные компании внедряют специализированные решения на базе ERP-систем по управлению ремонтами (ТОРО, ЕАМ). Подобное решение может быть удобным подспорьем в целом для автоматизации данного бизнес-процесса.

Команда проекта

Куратор проекта – заместитель главного бухгалтера Рожнова Елена Владимировна,

Аналитик проекта – ведущий специалист ОИТ Солдатова Ирина Александровна