Оптимизация договорной работы с иерархичным согласованием

Цели и задачи проекта

До начала проекта внедрения модуля Договоры, компания использовала DirectumRX для работы с официальными и внутренними документами около двух лет.

В рамках текущего проекта было необходимо перевести в электронный вид:

• договорную работу;
• управление справками-обоснованиями договорных документов;

Кроме того, требовалась адаптация функциональности системы для процессов делопроизводства.

Основным функциональным Заказчиком являлось юридическое управление.

Используемые решения и подходы

Выработанные решения для оптимизации были перенесены в систему DirectumRX: реализовано гибкое иерархичное согласование, выделены новые роли и формализованные условия согласования.

Кроме того реализовано:

· Новые аналитические отчеты. Для юристов - реестр договорных документов для передачи руководству. Для делопроизводителей адаптирован отчет для контроля за исполнением поручений;

· Конвертация документов и приложений к ним в pdf с автоматической вставкой листа согласования и при необходимости добавление штрих-кода на каждой странице;

· Отправка по электронной почте основного документа и всех приложений к нему.

Подробнее решения по автоматизации договорного процесса описаны ниже.

Автоматизации договорного процесса

Для инициации договорной работы готовится внутренний документ справка-обоснование, необходима для отправки проекта договора на согласование. В системе разработан новый тип документа, карточка которого содержит сведения о потенциальном контрагенте, обоснование выбора контрагента и основные реквизиты предполагаемого договора. Настроены соответствующие регламенты работ.

После подписания справки-обоснования, сотруднику автоматически приходит задание на создание договора.

В карточке договора и дополнительного соглашения добавлены новые поля. Поле «Справка-обоснование» показывает, на основании какого документа подготавливается текущий.

Поля «Бюджет инвест-программы», «Код платежного баланса для АСЭЗ», «Код статьи бюджета для АСЭЗ» заполняются отделом закупок в ходе согласования документа. Также с помощью стандартной функциональности системы автоматизировано согласование тендерных процедур и договоров по агентской схеме.

Адаптация процессов делопроизводства

Добавлена возможность указать несколько адресатов в служебных записках. При нажатии на кнопку «Несколько адресатов» поле «Адресат» преобразуется в таблицу, где есть возможность выбрать группы пользователей, роли, или конкретного сотрудника. На основании этих данных корректно формируются шаблоны. В регламенты задачи на рассмотрение добавлено условие «Многоадресная СЗ», которое позволяет определить, является СЗ многоадресной или обычной. Если адресатов несколько, после подписания СЗ регламент завершается и параллельно стартуют задачи на рассмотрение всем адресатам, указанным в табличной части. Если нет, задание уходит на рассмотрение одному руководителю.

Исполнитель может отклонить поручение, если оно было поставлено ошибочно, был указан некорректный срок или формулировка. При отклонении поручения требуется заполнить причину отклонения. После этого автор может изменить параметры задачи на исполнение поручения, принять или отказать в отклонении. Задача на исполнение поручения прекращается после того, как автор подтвердит свое согласие с предложенными изменениями.

Добавлена возможность гибкого иерархичного согласования – свободное согласование по уровням организационной структуры. Автоматически вычисляются: руководитель отдела, начальник управления и заместитель генерального директора по направлению. В тех документах, где состав согласующих не определен, можно вручную выбрать необходимых согласующих.

Механизм применяется также в типовых договорах. Система автоматически выбирает обязательные согласующие по каждому уровню, и сотруднику остается выбрать только дополнительных согласующих, указанных в приказе.

Результаты и планы

Работе с договорными документами обучено 80 сотрудников компании, подготовлены подробные инструкции. Скептический настрой сменился принятием системы.

250 сотрудников сейчас активно осваивают новые возможности электронного согласования договорных документов.

Разработанные решения упрощают работу с большим потоком договорных документов и сложными правилами согласования. Юристы отметили удобство и прозрачность согласования, соблюдается порядок согласования.

Планируется дальнейшее развитие: внедрение функциональности финансового архива, управление рисками и др.