Согласование финансовых обязательств предприятия перед поставщиками
40
пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
5
автоматизированных ТОП-менеджеров
6 мес.
срок выполнения
Цели и задачи проекта
Через финансовый отдел проходит огромное количество входящих заявок на оплату. Кроме непосредственно счетов на оплату платежными документами являются: оригиналы/копии накладных, акты выполненных работ, услуг, счетов-фактур, актов сверки, служебных записок с предоставлением банковских реквизитов для перечисления платежа и указанием оплаты с НДС или без него.
С учетом поступающих запросов от служб предприятия по этому вопросу, было принято решение автоматизировать данный регламент посредством инструментов системы Directum – типовые маршруты, реализовать интеграцию с «Галактикой ERP» в части получения данных, которые имеются в учетной системе для того, чтобы пользователи максимально эффективно тратили свое время.
На изменение каких бизнес-процессов направлена бизнес-инициатива
Кроме того, данный процесс повлек также изменение и смежных процессов – работа по договорным документам, согласование и интеграция с учетной системой «Галактика» в части Этапов договоров (ПКП – пункты календарного плана), работа со справочниками в части бюджетирования – Статьи бюджетов, ЦФО и т.д.
Ключевой бизнес-заказчик - Начальник финансового отдела КАО «Азот».
Основные ожидания:
- снизить трудоемкость и длительность согласования входящих счетов на оплату;
- минимизировать риски, связанные с неисполнением договорных обязательств по оплате счетов;
- сделать процесс согласования и проведения платежей более безопасным и прозрачным;
- осуществлять контроль оплаты счетов по договорам в плановые сроки;
- исключить вероятность потери счетов;
- упростить процесс поиска информации по счетам;
- повысить контроль соответствия расходов бюджету.
За ориентир приняты следующие показатели работы:
- общее количество неоплаченных счетов;
- % просроченных счетов;
- Время, которые затрачивают специалисты всех отделов на обработку 1 входящего счета;
- Стоимость обработки 1 входящего счета;
- % ошибочных платежей;
- Стоимость процесса исправления ранее проведенных ошибочных платежей;
- Количество счетов, обрабатываемых 1 специалистом фин. отдела;
- Общее число пользователей процесса.
Используемые решения и подходы
Решение состоит из нескольких частей:
- Выгрузка Фин. обязательств из «Галактики ERP» в СЭД «DIRECTUM» (Платежный календарь – Документы – Финансовые обязательства, направление - Расход).
- Создание новых объектов в системе Directum, настройка типовых маршрутов согласования платежных документов в СЭД «DIRECTUM»,
- Встраивание инструментов Технического решения «Проверка контрагентов» в типовые маршруты.
- Разработка системы отчетности.
Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после
Процесс согласования происходил в бумажном виде, что могло повлечь за собой риски утраты документа, несвоевременность оплаты. Кроме того, квалифицированные сотрудники вынуждены были заниматься рутинной работой (получить информацию о задолженности, проверить реквизиты перед оплатой, найти договор для окончательной проверки оплаты с условиями договора, пройти всех согласующих «ногами» для сбора подписей, дополнительно оформить служебную записку на оплату и т.д.).
На текущий момент согласование заявок на оплату происходит полностью в электронном виде, с автоматическим вложением подтверждающих документов, с учетом автоматически произведенной проверки контрагента и формированием платежных поручений в учетной системе. Разработанным решением закрыты следующие бизнес-задачи:
1. Однократная регистрация Заявки на оплату (счета) – только в учетной системе в форме финансового обязательства предприятия, согласование же происходит в СЭД.
2. Проверка и согласование заявок на оплату:
- обработка заявок ответственными (проверку назначения расходов, оформления и соответствия платежным обязательствам);
- формирование реестров на оплату;
- быстрый поиск и вложение в задачу связанных документов для проверки обоснованности платежа;
- проверка контрагента в рамках маршрута до и после согласования заявки;
- согласование заявок в соответствии с регламентом, использование жесткой маршрутизации с помощью электронной подписи;
- использование механизма управляемых папок для согласующих;
- утверждение заявок на оплату руководителем также с помощью электронной подписи
3. Оплата счета и уведомления ответственных:
- оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по заявке\счету или отказе;
- проведение и контроль оплаты по счету финансистом (сверка реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверка суммы счета с бюджетом, передача данных в учетную систему, контроль проведения оплаты).
4. Формирование архива заявок\счетов, организации безопасного и удобного доступа к нему для заинтересованных служб:
- поиск в различных разрезах (по договору, по организации, по датам).
Описание проекта (развернуть)
Процесс подготовки фин. обязательства в Галактике для выгрузки в Directum
В системе «Галактика» (Платежный календарь-Документы-Финансовые обязательства) нужно предварительно заполнить фин. обязательство и перевести его в статус «На согласование в Directum» (права на изменение статусов настраиваются в «Галактике, нужный подстатус находится в папке «Оформляемый», код И8).
Правила заполнения карточки заявки на оплату
Сценарий загрузки ФО как заявок в Directum работает автоматически в рамках задач планировщика Windows (заявки выгружаются каждые 15 мин). Система проверит, соответствует ли статус фин. обязательства для выгрузки и, если все условия для выгрузки соблюдены, произведет импорт.
Иначе при наличии исходных данных для отправки почтового сообщения сформируется письмо на электронную почту Инициатора, статус ФО в «Галактике» поставит «Отклонено при выгрузке» (код И2).
Ведется дополнительный контроль заполнения следующих реквизитов:
- Договор – синхронизированы с учетной системой заранее,
- Статья бюджета - синхронизированы с учетной системой заранее,
- ЦФО, руководитель ЦФО - синхронизированы с учетной системой заранее.
Дата оплаты автоматически рассчитывается в Directum на основе данных учетной системы (с учетом показателей «Дата поставки», «платить до…», «Оплатить в течение», «Поставка до…», «Поставка в течение…»).
На вкладке Общее заполняется информация из фин. обязательства, в т.ч. заполняетсятся поле Этап договора, равное ПКП «Галактики», при условии их синхронизированы.
На вкладке Статьи заполняются строки из вкладки Статьи бюджета фин. обязательства «Галактики».
Поля карточки закрываются от редактирования (кроме поля Примечание), в таблице по статьям также ничего нельзя изменить\добавить и т.д.
В системе «Галактика» изменится статус ФО на «Выгружено в Directum» (код И1), проставится внешний атрибут «Код Directum» значением ИД созданной карточки документа. Маршрут согласования будет запущен автоматически. В процессе согласования также указываются и Наблюдатели. Для этого разработан специальный справочник «Наблюдатели по заявкам на оплату». Наблюдателям единожды направляется Уведомление с темой «Вы являетесь наблюдателем по [Заявка]», а также выдаются права на просмотр документов (один инициатор-автор документов может создавать заявки за несколько ЦФО, в этом случае кураторы от ЦФО должны видеть, что происходит с их заявками).
Сам документ «Заявка на оплату» заполняется реквизитами по шаблону – первая версия документа.
Срочные заявки
Поставить заявке признак срочности имеет возможность только Ответственный исполнитель.
Только ему доступна кнопка в заявке «Установить срочность».
При нажатии на эту кнопку сроки по согласованию заявки будут уменьшены, также в самой задаче отразится информация о срочности (Внимание! Для задачи установлена высокая срочность, срок согласования сокращен!).
Процесс согласования заявки на оплату по ТМ
Проверка контрагента
- Первым шагом выполняется служебный блок по Проверке контрагента. Результат выполнения – вложенный в задачу отчет по Экспресс-проверке контрагента в формате *pdf и заполненное поле «Опасная зона» в карточке заявке. В наименовании файла отчета по Экспресс-проверке дополнительно добавлены дата и время его формирования, т.к. в процессе работы с заявкой формирование подобного отчета может быть запущено пользователем вручную. Данные отчеты будут иметь разные дата\время.
- Если контрагент попал в желтую или красную зону, уходит уведомление Руководителю инициатора.
Также формируется задание «Выяснить ситуацию по контрагенту» для Инициатора.
Задание доп. согласующим по статьям БДДС
- Если контрагент в зеленой зоне, либо ситуация выяснена, система анализирует появление новых статей бюджета и формируется задание исполнителю в роли «ОтветственныйЗаСтатьиБДДС» - Проверить доп. согласующего по статье.
Для заполнения дополнительного согласующего по статье бюджета, нужно перейти в статью по ссылке из задания, выбрать необходимого человека в соответствующем поле и поставить галочку «Проверена».
Если при последующих согласованиях новых заявок система находит в справочнике «Статьи бюджетов» с признаком üПроверена, то данный блок маршрута пропускается.
Работа с подтверждающими документами у Инициатора
Следующее задание «Вложить подтверждающие документы по заявке…» получает Инициатор задачи. В задачу дополнительно могут быть вложены либо имеющиеся документы системы, либо новые (отсканированные) – переписка с контрагентом, акты сверки и т.д.
Если по договорным документам были синхронизированы ПКП «Галактики», то договорной документ (сам Договор, Спецификация, Приложение и т.д.) будет вложен в задачу по маршруту автоматически вместе со своими связанными документами, что значительно сокращает время поиска необходимых документов для оплаты и позволяет быстро их просмотреть на предмет правильности оформления и обоснования платежа.
Процедура доработки заявки на оплату
После отправки «На доработку» от любого согласующего задание получает Инициатор «Доработать заявку…». Инициатор читает замечания по заявке, при необходимости внесения изменений в атрибуты заявки, открывает карточку из вложения. В открывшейся карточке нажимает на кнопку «Открыть ФО в Галактике», либо открывает ФО непосредственно в «Галактике ERP».
Если правильно настроены права доступа по статусам в «Галактике», сразу откроется фин. обязательство.
Далее нужно внести изменения при необходимости и для повторной выгрузки снова изменить статус на «На согласование в Directum» (например, изменена Дата погашения), выполнить свое задание по доработке заявки.
Инициатор может выполнить свое задание с одним из результатов:
- Выполнено с доработкой (выбирается, если были внесены существенные изменения, т.е. изменены атрибуты шаблона), в этом случае маршрут возвращается на согласование с самого начала, ЭЦП собираются заново.
- Выполнено без доработки (выбирается, если внесены несущественные доработки без изменения реквизитов шаблона документа), например, даты ответы в тексте задачи на поставленные вопросы или дополнительно вложены подтверждающие документы. Согласование продолжайте в рамках текущей версии.
Принятие решения по заявке
Последнее задание «Согласовать заявку…» получает Начальник Финансового отдела (исполнитель задан в соответствующей Роли, для данного пользователя установлена настройка Утверждающей подписи).
Перед тем, как принять решение по заявке, можно выполнить дополнительные проверки по кнопкам на ленте документа:
- Обновить Расчет сальдо взаиморасчетов,
- Провести повторную Экспресс-проверку,
- Посмотреть Лист согласования с подписями предыдущих согласующих.
При выполнении задания с результатом «Утвердить», система одновременно выполняет несколько действий:
- Подписывает документ утверждающей подписью,
- Выполняет задание,
- Меняет стадию жизненного цикла заявке на оплату – «На оплату»,
- Передает новый статус в «Галактика» - На оплату.
- Запускает Экспресс-проверку контрагента, обновленный отчет вкладывается в задание.
- Формирует платежные поручения (ПП) в «Галактике ERP». Если платежные поручения были созданы, то в тексте задачи выводится информация обо всех найденных ПП (Сумма, дата, номер).
Правила перехода в заявках на оплату между системами
По Ctrl+P из фин. обязательства можно перейти к заявке в Directum:
По первому отчету откроется сам документ (последняя версия). По второму отчету откроется карточка Заявки на оплату, из которой потом можно перейти в Связанные документы.
Из карточки заявки на оплату в системе Directum также можно перейти в соответствующие документы «Галактики» по кнопкам на ленте:
Реестры на оплату
Реестры на оплату формируются в компоненте «Отчеты Финансовый архив» - Реестр платежей. Реестр отправляется на согласование в холдинг «СДС-Азот».
Реестр отбирает заявки со стадией жизненного цикла «На оплату» и с датой оплаты, которую задает пользователь при запуске отчета. Отчет формируется в формате Excel по шаблону, из заявок Directum в него попадают следующие данные (колонки):
- Код статьи,
- Наименование статьи БДДС,
- Контрагент,
- Сумма оплаты по заявке (Расход дня),
- Сальдо дебиторской задолженности (если в поле «Сумма задолженности» указана положительная сумма),
- Сальдо кредиторской задолженности (если в поле «Сумма задолженности» по заявке указана отрицательная сумма),
- Назначение платежа (основание для оплаты),
- Вид платежа (Примечание).
Заявки в Реестре группируются по статьям с расчетом итогов, подитогов.
Исполнение ФО, заявки
После отправке платежных поручений по клиент-банку, и при получении фактической даты оплаты по ним, можно обновить стадии жизненных циклов у заявок на оплату в Directum.
Для этого предназначен специальный сценарий - Проверить оплаченные заявки.
Система проверит условия фактической оплаты и поменяет СЖЦ заявки на «Оплачен» (в случае полной оплаты) или «Оплачен частично» (в случае неполной оплаты).
Какую эффективность показало внедрение инновации
Решение запущено в эксплуатацию на отдельных отделах, срок использования составляет около 1 месяца. Поэтому полноценно о достигнутых результатах судить пока сложно. На текущий момент можно сказать следующее:
- Снижена трудоемкость и длительность согласования входящих счетов на оплату.
- Повышена безопасность и прозрачность процесса согласования платежей.
- Организован контроль оплаты в соответствии с договорными обязательствами.
- Повышена исполнительская дисциплина участников процесса.
- Обеспечено удобство отслеживания заявок и оплаты по ней на всем жизненном цикле.
Как внедренные решения отразились на работе компании
Автоматизация процедуры согласования платежей транспонирована в единое информационное пространство. Организован автоматический контроль благонадежности контрагентов посредством интегрированного решения.
В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы
- Автоматизация процедуры согласования платежей.
- Повышены исполнительская дисциплина, прозрачность процесса.
- За счет своевременной проверки контрагента минимизированы риски финансовых потерь.
Планы по дальнейшему развитию проекта
Подключение к процессу всех служб и отделов предприятия, работающих с разными категориями поставщиков: услуги, ремонт, кап.строительство, снабжение сырьем, оборудованием, прочими ТМЦ, инвестиции, гос. структуры и т.д.
Отзывы заказчиков и пользователей
Процедура согласования автоматизирована, реализовано формирование реестра платежей. Контроль статуса контрагента позволяет своевременно производить коррелирующие мероприятия. Единое пространство позволяет контролировать статус платежа.
Весь процесс прозрачен, исключены вероятности несвоевременной оплаты. Документы необходимые для подтверждения правомерности платежа «подтягиваются автоматически» (при наличии в СЭД Directum).
Состав команды проекта
От Заказчика:
- Куратор проекта – начальник финансового отдела Лобанова Раиса Владимировна
- Руководитель проекта, аналитик - Солдатова Ирина Александровна
- Аналитик проекта – Кокорина Наталья Геннадьевна
- Специалисты отделов – как тестировщики и пользователи.
От Исполнителя:
- Руководитель и аналитик проекта – Давлетшина Оксана Рафиковна
- Ведущий разработчик СЭД Directum – Попов Игорь Михайлович
- Ведущий разработчик по «Галактике ERP» - Константиновский Юрий Николаевич
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Пока комментариев нет.