Единая автоматизированная система документооборота с шаблонами документов Республики Беларусь

Суть идеи

Создание единой электронной  системы с готовыми и утвержденными на законодательном уровне шаблонами документов, которые автоматически создаются из различных систем ввода данных (сканера, видео, фото, биометрических данных, NFC, голоса, клавиатуры), данные записываются и вводятся в документ только по заданным шаблонам документа.

Потенциальные пользователи - все организации, использующие СМДО для улучшения эффективности организации, предприятия.

Предпосылки создания

СМДО — это государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена ЭД, подлинность и целостность которых подтверждается использованием сертификата открытого ключа, изданного республиканским удостоверяющим центром.

Автоматизированная система документооборота ТТН уже тоже реализована в некоторых предприятиях, где уже используются автоматический ввод данных и передача ТТН между организациями через СМДО.

В настоящее время создаются слишком много сайтов форумов даже для банального поиска верного шаблона документов. Зачастую это приводит к часам бесполезного поиска верных и актуальных шаблонов, расторжение переподготовка документов, это всё ведет утечке трудозатрат.

Назначение системы

Создание единой электронной  системы с утвержденными шаблонами позволит создавать более обширные данные об документах, отчетах, и сбора информации. Программный комплекс затронет абсолютно все сферы деятельности. И должен существовать как отдельный модуль приложения.

Новизна идеи/проекта

Новизна проекта заключается, в полной автоматизации рабочих процессов и ускорения обработки даннных. Проект будет самостоятельной системой, не требующей поиска актульных шаблонов документов на сегодняшний день, а будет сразу вносится в программный комплекс и применятся уже сразу на местах. Также инновацией будет заключаться ввод данных, (он будет производится с различных устройств). Это позволит:

• распознавать через OCR документы из режима фотографий и записывать в текстовый формат с заданным образцом (текстовый формат позволит более быстрее обрабатывать данные и передавать их на различные устройства), также должен будет встроен компонент для проверки введенных данных для исключений ошибок при вводе.
• заполнение реквизитов документов со сканера (выделять только нужные паспортные и другие данные и записывать напрямую в документ),
• составлять отчетность на контрольно-пропускных пунктах с автоматизированным заполнение документов и регламентирования их заверенной подписью;
• запись голоса и перевода его в текст для более удобного ввода документов и передачи сообщений для обработки данных.
• благодаря стандартизированных шаблонов документов данный модуль просто будет необходим во всех сферах деятельности.

Новый созданный и утвержденный шаблон будет регистрироваться в системе, присваиваться отдельные строки данных для отдельных полей шаблона. Далее отправляется запрос на регистрацию и добавления переменных для обновления программных модулей приема документов.
Распознавание будет происходить при помощи OCR и обучающим модулем распознавания, в саму программу для заполнения данных.
Также для данных можно будет вносить и сверять биометрические данные (сетчатка глаза, лицо, отпечатки пальцев), данные электронных паспортов, ID карточек паспортов. И при помощи этих данных можно будет даже реализовать свою систему подписи данных.

Модуль на контрольно пропускном пункте будет принимать данные с уже готовых решений, с автоматизированным контролем доступа с выводом информации о картах, ключах, пропусках, и паспортных данных. Все данные будут записываться в базу данных и использоваться в самой системе в модулях логистики предприятия, для составления отчетов, и др.

Ожидаемый эффект от внедрения инновации

Количественные и качественные показатели, разовые точечные эффекты, влияние на операционные и стратегические цели. Примеры

• Ускорение процесса до совершения операций за секунды (при условии что некоторые документы будут запросто создаваться и обрабатываться в автоматическом режиме).
• Сокращение трудозатрат (это позволит создавать абсолютно автоматизированные рабочие места).
• Сокращение расходов на материальные ресурсы, (позволит сэкономить на куче ксерокопий документов для предоставления , для оформления документов, затраты на производство ТТН, и др., а также сокращения персонала для обработки данных).
• Ведения и обработки данных каждого отдельного предприятия для автоматизированного создания любых документов.
• Повышения точности обработки информации (благодаря ввода данных и распознавания в текстовой форме, данные будут более точно и автоматизировано заполнятся в нужные шаблоны документов).

Целевые показатели

• Потенциальные пользователи - все организации, использующие СМДО для улучшения эффективности организации, предприятия.
• Команда проекта - около 20 человек, отвечающие за поддержку, обновления, и внесения изменений в программу. (при условии что программа будет обращаться к единому серверу)
• Срок выполнения – 24 месяцах.

Почему идея нужна и востребована сегодня

В настоящее время уже все себе могут приобрести оборудование и организовать автоматизированный ввод документов, для более удобного, рентабельного и малотрудозатратного комплекса, который позволит значительно увеличить рентабельность и прибыль от своевременной и правильной обработки данных.

.