Внедрение DirectumRX на благо производительности труда

Об организации

АНО "Федеральный центр компетенций в сфере производительности труда" (ФЦК) создана 18 декабря 2017 года решением президиума Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и приоритетным проектам и является оператором реализации национального проекта "Производительность труда и поддержка занятости" в части адресной поддержки предприятий. Миссия ФЦК состоит в повышении качества товаров и услуг наряду с обеспечением роста конкурентоспособности российской экономики путем создания культуры высокой производительности и эффективности среди сотрудников организаций в каждом регионе РФ.

Учредителями ФЦК являются Министерство экономического развития РФ и ООО "ВЭБ Инжиниринг"

Цели и задачи проекта

При учреждении ФЦК в 2018 году была поставлена задача в довольно сжатые сроки организовать взаимодействие со множеством предприятий по вопросам разработки, тиражирования и внедрения методик повышения производительности труда, а также координировать работу с органами государственной власти. Деятельность ФЦК охватывает все регионы РФ и сопряжена документопотоками больших объемов.

В середине 2018 года руководством ФЦК было принято решение об оптимизации документооборота и бизнес-процессов организации за счет перевода документов в электронный вид и автоматизации их обработки на базе системы DirectumRX.

Критерии выбора СЭД

• Высокая функциональность коробочной версии системы;
• Интуитивно понятный интерфейс со множеством графических визуализаций;
• Наличие облачной поставки и мобильных приложений (возможность организовать работу удаленных сотрудников);
• Документирование бизнес-процессов любого вида и логирование взаимодействий пользователей системы со всеми ее объектами;
• Продуманный и эргономичный механизм поиска и фильтрации данных;
• Наличие панелей мониторинга и отчетных форм.
• Обеспечение работы с электронной подписью.

О ходе проекта

Особенности подхода к внедрению и реализованные модификации:

1. Ориентация на коробочную версию DirectumRX

Позволила не нагружать систему излишними модификациями на ранних этапах внедрения и эксплуатации, а также применить критический подход к изначальной организации бизнес-процессов компании и существенно оптимизировать действующую модель на этапе анализа и проектирования.

2. Применение RPA для миграции базы контрагентов

RPA-приложение заносило записи используя стандартную функциональность DirectumRX; робот копировал ИНН организации из базы и нажимал кнопку "Заполнить по ИНН". Так как внешний сервис импорта данных ЕГРЮЛ имеет ограничение на загрузку 125 записей/сутки, для миграции 1370 контрагентов потребовалось запускать сценарий ежедневно на 8 минут в течение 2-х недель и, с точки зрения трудозатрат, этот вариант был более предпочтителен, чем вручную формировать excel-файл, пригодный для стандартной Утилиты импорта DirectumRX. Также использование робота позволило мигрировать реквизит "Код контрагента", который не предусмотрен стандартной утилитой.

3. Внедрение механизма автосогласования

Для отдельных видов и ролей сотрудников документов разработан фоновый процесс по автоматическому переводу просроченных задач на согласование документов в статус выполнения с результатом "Согласовано". Данный механизм позволяет избегать критических задержек в согласовании документов и, наряду с этим, фиксировать ответственность сотрудника за содержание документа переходящего на следующий этап согласования. В соответствии с пожеланиями заказчика, формируется два отчета "Лист согласования" и "Лист автосогласования".

4. Учет циклов согласования

Один из основных принципов корпоративной культуры ФЦК - это дебюрократизация внутренних процессов. В компании существует система трафик-менеджмента, направленная на выявление и ликвидацию узких мест в документопотоках. Для оптимизации мониторинга работы с документами в DirectumRX был разработан механизм учета циклов согласования, позволяющий вести учет случаев многократной отправки документа на доработку и формировать соответствующий отчет.

Данные отчета позволяют трафик-менеджеру проанализировать подход сотрудников компании к решению поставленных задач и предоставить руководству рекомендации по оптимизации процессов.

5. Корректировка сроков задач

Реализован механизм сокращения сроков выполнения работ по этапам при повторном согласовании документа. Также регламентирована корректировка срока задания на доработку документа в рамках регламента.

Результаты

Показатели

• В ноябре 2019 года запущена опытная эксплуатация на 100 пользователей, в январе 2020 года решение масштабировано на 350 пользователей;
• Более 50 видов документов;
• Более 30 настроенных регламентов работы с документами;
• Более 50 записей справочника "Право подписи";
• Миграция более 1300 контрагентов с помощью RPA + ежемесячный прирост базы на 250-300 записей.

Тенденции развития системы

• Внедрение решения "Командировки и авансовые отчеты";
• Разработка дополнительных панелей виджетов;
• Добавление новых папок потока;
• Расширение детализации настроек уведомлений по e-mail;
• Использование ресурса автозаполнения и автотекстов.

Состав команды проекта

Капишникова Ирина – Руководитель проекта

Ведина Анастасия – Зам. руководителя проекта, Ведущий аналитик DirectumRX

Баева Кира – Консультант DirectumRX

Холькин Никита – Аккаунт-менеджер, консультант-аналитик DirectumRX