Повышение качества грузоперевозок RTA через автоматизацию внешнего документооборота

ООО «Ритейл транспорт эдженси» (RTA) работает на рынке автомобильных грузоперевозок с 2007 года и доставляет товары по России и странам ближнего зарубежья. Услугами RTA пользуются Johnson&Johnson, Pfizer, Bayer, Sanofi, Diageo, Bacardi Campari, Storck, Sony, LG, Sotex, Reckitt Benckiser, Внешторг Фарма и другие крупные производители, дистрибьюторы и ритейлеры.

Бизнес-задача и назначение бизнес-инновации

Своевременная доставка груза и проведение оплаты между участниками перевозки один из ключевых показателей эффективности транспортно-экспедиционной компании.

Бумажный формат обмена транспортной накладной с контрагентами приводил к ряду трудностей, которые повышали трудозатраты и приводили к временным издержкам, среди них:

• ошибки в оформлении транспортной накладной (адреса, количество груза, данные водителя);
• любые изменения после выпуска документа вынуждали формировать новый документ.

Для совершенствования внутренних и внешних процессов было принято решение об отказе от бумаги и применении передовой технологии электронных транспортных накладных (ЭТрН) и подписании их электронной подписью через чат-бот в мобильном приложении.

Решение

В марте 2019 RTA протестировали решение от Synerdocs — обмен электронными транспортными накладными (ЭТрН) с клиентами. Первые грузоперевозки без бумаг компания провела в Подмосковье для TOM TAILOR и Philips.

В чем новизна идеи/проекта

Было использовано первое в России решение для обмена ЭТрН, представленное сервисом Synerdocs.

Оно позволяет автоматизировать всю цепочку документооборота в автомобильных грузоперевозках, отправлять и принимать электронные транспортные накладные (ЭТрН), товарно-транспортные накладные (ЭТТН), заявки, доверенности и любые другие отраслевые документы.

При этом решение подходит всем участникам цепи поставок — перевозчикам, грузоотправителям и грузополучателям, в том числе заказчикам грузоперевозки. А водители используют специальный чат-бот в мобильном приложении.

RTA следует кредо – «содействие постоянному развитию и повышению эффективности бизнеса корпоративных клиентов путем предоставления качественных решений в области перевозки грузов». Поэтому компания в числе первых оценила удобство работы с транспортной накладной в электронном формате и применила решение на практике.

Какой эффект ожидается от внедрения инновации

Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям открывает массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.

Почему идея/проект нужны и востребованны сегодня

Электронная транспортная накладная и в целом безбумажное взаимодействие — тренд отрасли. Это понимают не только транспортно-логистические компании, но и крупные грузоотправители и грузополучатели.

В перспективе все они начнут использовать решения для обмена ЭТрН, к этому ведут и определенные изменения в законодательстве. Клиенты RTA уже используют электронные транспортные накладные, в числе особенно активных — поставщики Wildberries.

Результаты применения инновации

Благодаря переходу на электронный формат 96 % перевозок RTA оформляется полностью, корректно и с соблюдением сроков.

Завершив первые рейсы, представители RTA отметили преимущества ЭТрН:

• упрощение работы для всех участников грузоперевозки: руководителей, работников склада и водителей;
• снижение расходов: нет необходимости распечатывать документы, платить за почтовые и курьерские услуги;
• ускорение процесса сдачи груза, начиная от автоматической постановки в электронную очередь по прибытию машины на КПП, заканчивая подписанием документов;
• быстрый взаиморасчет: все стороны подписывают накладные в пару кликов, не нужно дожидаться получения бумажных оригиналов;
• контроль документов на каждом этапе: в Synerdocs можно отследить нахождение ЭТрН и кем она подписана;
• удобство хранения документов: поиск в электронном архиве занимает пару минут;
• моментальный возврат документов: сокращение времени и трудозатрат на подготовку, доставку и исправление документов.