Шанель в тренде цифровой трансформации
305
пользователей
4000
документов, создающихся в системе в месяц
О компании
Модный Дом CHANEL является одним из мировых лидеров в области создания и производства товаров класса люкс в трех направлениях бизнеса: Мода, Часы и Ювелирные изделия, Парфюмерия и Косметика.
Первый бутик Модного Дома CHANEL был открыт в 1910 году французским модельером Габриэль Шанель.
Именно Шанель была создателем знаменитых икон, таких как твидовый жакет и маленькое черное платье.
Российское представительство компании — ООО «Шанель» — было открыто в 2002 году и сейчас насчитывает более 300 сотрудников в штате.
Цели и задачи проекта
Основными предпосылками для реализации данного проекта стали следующие:
-
фокус компании на глобальном уровне в сторону цифровизации;
-
изменение видения роли финансовой функции в бизнесе компании;
-
готовность ключевых клиентов использовать электронный обмен юридически значимыми документами.
Анна Кремзукова, Директор проекта от Заказчика:
«Основная цель проекта – прежде всего это быть готовыми и открытыми к будущим изменениям в компании и новым инициативам. При этом значительную роль в реализации данного проекта сыграла возможность оптимизации существующих процессов. Безусловно, достижение этой цели позволило бы освободить время ключевых пользователей от рутинных задач и открыть перспективы команде для профессионального роста и развития».
Для достижения цели выделялись следующие задачи:
- ускорить согласование первичных учетных документов (ПУД) с контрагентами за счет перевода их в электронный вид;
- выстроить процессы обработки и согласования ПУД в DirectumRX;
- организовать электронный юридически значимый обмен ПУД с контрагентами посредством сервиса Synerdocs;
- настроить автоматические проверки документов на их корректность;
- настроить интеграцию DirectumRX с учетной системой MS Dynamics AX для передачи ПУД между системами.
Ключевым бизнес-заказчиком решения выступила бухгалтерия.
Используемые решения и подходы
Решение поставленной задачи выполнялось с использованием следующих систем и их компонент:
-
DirectumRX:
- Модуль «Финансовый архив»;
- Коннектор к сервису обмена Synerdocs;
- Шаблон технического решения WebAPI для интеграции с MS Dynamics AX.
-
MS Dynamics AX;
-
Сервис обмена Synerdocs.
Общая схема решения (развернуть)
Согласование входящих первичных документов
Первичной обработкой поступивших документов занимается один из сотрудников бухгалтерии – он определяется в DirectumRX автоматически в зависимости от контрагента. На этом этапе бухгалтер может делегировать обработку другому бухгалтеру, а также сразу отказать контрагенту в подписании документа (например, если при заполнении документа допущены ошибки).
После проверки бухгалтером документ отправляется сотруднику, ответственному за документ, затем на подписание.
Подписанные документы заносятся бухгалтером в MS Dynamics AX и информация о подписании документа передается в Synerdocs.
Согласование исходящих первичных документов
Сформированные в MS Dynamics AX документы передаются в DirectumRX;
При перемещениях между подразделениями оформляется «внутренний» УПД. Для таких УПД подписание двумя сторонами выполняется в DirectumRX;
Если контрагент еще не готов принимать документы в электронном виде, то УПД сохраняются в системе DirectumRX с целью формирования финансового архива, впоследствии в систему добавляется скан подписанного контрагентом документа;
Для остальных документов в DirectumRX выполняется массовое подписание ЭП и они отправляются на подпись контрагенту через Synerdocs.
Интеграция с MS Dynamics AX
Была реализована интеграция с Axapta посредством web-сервисов:
- справочник «Клиенты»;
- справочник «Поставщики»;
- справочник «Подразделения»;
- справочник «Сотрудники»;
- справочник «Должности»;
- справочник «РО»;
- УПД.
«Фишки» проекта (развернуть)
Проверка входящих документов
Исключили рутинные операции по проверке бухгалтером поступающих документов.
Теперь DirectumRX автоматически проверяет корректность данных в документах:
-
ИНН и КПП одного из обособленных подразделений Chanel (для этого в карточку справочника Наши организации был добавлен список всех возможных КПП), а также контрагентов в соответствии с данными справочника Организации.
-
Дата составления документа должна быть больше или равна дате отгрузки.
-
Дата подписания документа контрагентом должна быть больше или равна дате составления документа.
Если какая-то из проверок не пройдена, то на карточке документа устанавливается соответствующий признак, и задание на обработку документа помещается в специальную папку потока.
Проверка полномочий подписанта
При получении ответа от контрагента о подписании документа в DirectumRX выполняется проверка полномочий подписанта.
Считается, что полномочия есть, если для фактически подписавшего документ существует запись справочника Контакты, к которой прикреплен скан документа-основания (доверенности, приказа и т.п., разрешающих подписание первичных документов).
Таким образом, при старте сотрудничества с новым контрагентом, сотрудники Chanel требуют отправить сканы документов-оснований всех подписантов первичных документов и на основании них добавляют контактных лиц в DirectumRX.
Если в результате системной проверки будет выявлено отсутствие полномочий подписанта, то сформируется задание, в рамках которого у контрагента запрашиваются сканы документов, затем прикрепляются к контакту, либо организуется подписание документа другим лицом.
Штамп подписания внутренних УПД
Так как в компании используются внутренние накладные на перемещение товаров, было решено оформлять это посредством УПД.
В стандартной версии DirectumRX штампы проставляются в момент формирования титула покупателя (при отправке документа через сервис обмена). Внутренние УПД через сервис не отправляются, поэтому для них был переработан механизм и добавлена функция создания титула покупателя, в котором отражается вся необходимая информация:
Отслеживание неподписанных контрагентами документов
В договорах с контрагентами в большинстве случаев указывается договоренность о сроке подписания первичных документов в течение 3 рабочих дней.
Для отслеживания неподписанных в течение этого срока документов разработан фоновый процесс, запускаемый ежедневно. В результате работы выполняется поиск электронных первичных документов, по которым нет ответа контрагента в течение 3 дней. Затем формируются задания для ответственных за контрагента, в которые вкладываются найденные документы. Ответственные связываются с контрагентом для выяснения актуальных сроков подписания, описывают результат в тексте задания и выполняют его.
Результаты
Благодаря внедрению решения в компании ускорился процесс обработки и согласования электронных первичных документов. Все документы сохраняются в едином финансовом архиве, поэтому подготовка к налоговым проверкам будет проходить быстрее прежнего.
- Ежемесячно в финансовый архив поступает более 4 000 новых документов.
- За 3 месяца использования системы в ней создано более 13 000 первичных документов.
- Электронный обмен организован с более чем 20 контрагентами.
В системе насчитывается 305 активных учетных записей пользователей.
Команда проекта от закачика и исполнителя - 10 человек.
Срок выполнения – 6 месяцев.
Отзывы
Юлия Шумай, руководитель проекта от Заказчика:
«Внедрение электронного документооборота в нашу повседневную жизнь прежде всего предоставило возможность финансовой команде, а также коллегам из других отделов переключиться на более приоритетные задачи, приносящие большую ценность компании. В частности, финансовый департамент стал больше вовлекаться в кросс-функциональные бизнес проекты с целью привнесения в них финансовой экспертизы.»
Анна Кремзукова, директор проекта от Заказчика:
«Учитывая повышенный интерес к области электронного документооборота в различных сферах бизнеса, этот проект позволил нам выйти на новый уровень сотрудничества с нашими партнерами и добиться технологической гибкости при взаимодействии с ними.
И, конечно, самым главным результатом внедрения электронного документооборота стал осознанный подход к потреблению ресурсов в рамках нашей стратегической цели по корпоративной социальной ответственности.»
Юлия Шумай, руководитель проекта от Заказчика:
«На текущий момент мы находимся в стадии стабилизации внутренних бизнес-процессов. И уже сейчас можно сказать о тех положительных эффектах, которые мы чувствуем:
- Значительное сокращение бумажного документооборота;
- Сокращение времени на обработку документов;
- Ускорение процесса отражения расходов в учетной системе;
- Сокращение количества ошибок в документах;
Интерес коллег к системе и их ожидания по развитию новых направлений для внедрения.»
Планы по дальнейшему развитию
Проводится активная работа по переводу на электронный обмен всех контрагентов компании.
В самых ближайших планах автоматизировать процессы по предоставлению авансовых отчетов.
Также планируется внедрить модуль «Управление совещаниями» и «Договоры».
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (4)
Екатерина, спасибо за статью!
Есть несколько вопросов.
1. Подскажите, пожалуйста, автоматизировали ли работу с финансовыми документами внутри компании по тем поставщикам, которые не перешли на обмен через сервисы обмена?
2. Как в RX реализовали комплектность документов? посредством использования коробочной функциональности? Все ли поставщики присылают документы именно комплектами?
3. Каким образом осуществляется связь с PO? Интегрировали ли PO в RX?
Александр, добрый день! Отвечу по вашему вопросу:
1. Да, конечно! Такие документы просто не отправляются через сервис обмена, а хранятся в ФА. При этом, если первичная документация на бумаге и имеет штрих код, то достаточно его отсканировать и документ будет занесен новой версией к уже существующей.
2. Поставщики присылают в основном УПД, изначально так и планировалось на старте проекта, однако возможность прислать отдельно Акт, Накладную, СЧФ есть. Сильно коробочный функционал не меняли, за исключением нескольких проверок при получении входящего сообщения. На комплектность проверок не делали.
3. Номер РО указывается пользователем вручную на карточке ПУД. В рамках интеграции из MS AX в RX был передан справочник PO, в дальнейшем учетная система передает изменения по данному справочнику в RX. Изменения в справочник PO вносятся только в учетной системе.
Алексей, , спасибо за ответ.
У меня есть еще пара вопросов:
1. Вы пишете "Первичной обработкой поступивших документов занимается один из сотрудников бухгалтерии – он определяется в DirectumRX автоматически в зависимости от контрагента." - расскажите, пожалуйста, подробнее, в соответствии каким критерием определяется этот бухгалтер? Это ответственный за контрагента, указанный в карточке контрагента?
Если это так, то контрагентов много, а отказать, например, в обработке документов из сервиса обмена может только сотрудник, у которого настроена КЭП. Всем ответственным устанавливали КЭП?
2. Написано, что после обработки бухгалтером документ отправляется ответственному за документ.
Как определяли ответственных за документ? Отправка происходила вручную или автоматически, после выполнения задания на обработку из сервиса обмена?
Александр, приветствую! Рад что наш проект не "отпускает" тебя с момента публикации новости :)
Постараюсь ответить тебе на твои вопросы:
1. Все верно. Данный параметр передается из УС в RX, по которому в дальнейшем определяется нужный ответственный для обработки поступающих документов.
Для отказа в подписании, в рамках задачи на обработку входящих документов, предусмотрен маршрут, в котором ответственный за контрагента перенаправляет задание старшему бухгалтеру с указанием причины, по которой необходимо отказать. Старший бухгалтер в дальнейшем принимает решение. У него как раз есть КЭП.
2. Указывается вручную ответственным за контрагента бухгалтером при выполнении задания с результатом на Согласование по регламенту.