Закупки – это просто!

440

пользователей

до 7 дней

Сократилось время сбора потребностей и согласования обоснований закупки

43 дня

Самая быстрая закупка

Следующий проект

О проекте

Первое внедрение системы электронного документооборота в компании — это всегда волнительно и сумбурно, многие решения и регламенты рождаются из хаоса. Вот и в этот раз перед нами стояла одна глобальная цель — сделать классно, удобно и по возможности не так сложно.

В процессе внедрения системы DirectumRX 3.1 были автоматизированы такие модули как «Договоры» и «Закупки», автоматизирована работа с организационно-распределительными документами и канцелярия.

В процессе исследования стало понятно, что закупочный процесс красной нитью связывает все отделы и сотрудников организации. Мы увидели в глазах будущих пользователей огромное желание избавиться от монстра в лице неконтролируемого закупочного процесса.

Ну что ж, надо разбираться!

 

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

До начала внедрения системы бизнес-процесс заказчика выглядел очень длинным и не поворотливым. При первом взгляде на него бросало в дрожь. В процессе, начиная с появления потребности и заканчивая заключением договора, прослеживалось много узких мест и дублирующих согласований, что затягивало процесс на долгие месяцы так, что отследить начало и конец было очень сложно.

Что мы получили в итоге? Мы получили красивый, функциональный модуль, который закрыл все узкие места в планировании и все «хочу» в одном месте.


 

При внедрении системы у нас стоял острый вопрос: как объединить три уникальных регламента (согласование обоснования минимальной стоимости, закупки и протокол тендерной комиссии) в один.

Мы разделили этот процесс на составные части, которые были связаны друг с другом и без выполнения определенных условий основной регламент по закупкам дальше не пойдет. После внедрения системы бизнес-процесс стал выглядеть так (красные эллипсоиды с цифрами, этапы на которых применены определенные проверки):


 

1. Этап «Сбор потребностей».На данном этапе стоят сразу две проверки: на вложение и завершение регламента согласования документа с определенным типом; в нашем случае с типом «Обоснование минимальной стоимости».

Таким образом, мы предотвратили возможность сотрудникам организации отправить на согласование закупку без согласованной потребности.


 

2. На этапе назначения ответственного стоит проверка на заполнения поля «Ответственный в карточке закупки». Таким образом, исполнитель на блоке назначения ответственного не может выполнить задание, если поле не будет заполненным. Особенность системы в том, что мы можем назначить ответственного и в момент, когда запускаем регламент, и в процессе согласования, благодаря чему процесс приобретает гибкость.

3. Этап «Занесите результаты торгов». В этом блоке становится активным поле «Результаты торгов», которое ответственный исполнитель должен заполнить результатом, полученным на закупочной площадке. В случае, если поле остается пустым, система определяет результат торгов как состоявшихся и регламент продолжается заданием «Осуществите выбор поставщика».

4. В блоке «Подготовьте протокол тендерной комиссии» — ответственный сотрудник подготавливает протоколы по каждому выбранному инициатором поставщику и из карточки протокола тендерной комиссии запускает документ на согласование. Но ввиду особенностей торгово-закупочной процедуры в организации мы не смогли поставить проверку на выполнение задания только при наличии ссылки на определенный документ, т.к. таких документов может быть больше, чем один. Ответственность за корректность данного этапа лежит на сотруднике отдела ОМТС.

Далее из согласования протокола тендерной комиссии мы уже выходим на договор по закупке.

Аналитика и удобство доступа к информации о закупках

Информация о переторжке:


 

Информация по договорам, заключенным по этой закупке:


 

По протоколам, созданным на основании этой закупки.


 

По статьям затрат, на основании которых проводится закупка:


 

Все необходимые документы можно создать в одном месте:


 

Появилась возможность автоматически отследить статус закупки. Полный перечень статусов предоставлен ниже, может корректироваться в зависимости от потребностей заказчика. Каждый статус привязан к выполнению определенного задания.

 

 

Результаты

Эффективность внедрения инновации

Появилась возможность отследить начало и конец процесса и ответственных по каждому этапу.

Стало возможным собрать различную аналитику по Закупке в одной карточке: информация по договорам, заключенным по этой закупке, по протоколам, созданным на основании этой закупки, по статьям затрат, на основании которых проводится закупка.

По каждому виду документов появился свой реестр, которым удобно пользоваться с обложки модуля.

Появилась возможность автоматически отследить статус закупки.

Определен средний срок согласования Закупки и сопутствующих документов – 3 месяца. Изначальный срок согласования закупки определить было практически невозможно, т.к. не было четкого исполнения утвержденного регламента и закупка могла длиться от нескольких месяцев до года.

Самая быстро согласованная закупка: 43 дня.

Уменьшилось количество ошибок при оформлении документов для торгов. В процесс заложены автоматические проверки.

Сократилось время сбора потребностей и согласования обоснований закупки до 7 дней, т.к. на каждый этап определено определенное количество дней и ответственный, а исполнители теперь могу смотреть документ параллельно.

Показатели:

  • 440 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту, в том числе 1 ТОП-менеджер
  • Команда проекта - 4 человека
  • Срок выполнения – 4 месяца

Как внедренные решения отразились на работе компании

Внедрение этого модуля произвело положительный эффект на организацию в целом. Пользователи увидели эффект модуля уже на первых неделях внедрения. Сейчас они принимают активное участие в усовершенствовании процесса.

В самом начале внедрения были опасения, что бизнес-процесс не будет правильно работать ввиду того, что процесс закупок в компании Заказчика был сложный для восприятия даже опытным аналитикам. При проектировании процесса меня неотступно преследовала мысль: «Я создаю монстра, он нас съест». Но по результатам опытной и промышленной эксплуатации мы поняли, что волновались зря, и вместо грозного монстра перед нами был ласковый и податливый зверь. И уже по прошествии нескольких недель после внедрения мы получили множество положительных отзывов от рядовых пользователей и их руководителей.

В чем заключается преспективность проекта/решения

В данный момент основным направлением нашего государства является промышленность. Во многих компаниях закупочные процессы проходят через тендеры и закупочные площадки. Поэтому решение, которое мы спроектировали и внедрили на базе системы DirectumRX, будет полезно для многих наших заказчиков и закроет огромный пласт потребностей малого, среднего и крупного бизнеса, непосредственно связанного с процедурами закупок.

Как я могу оценить результат бизнес-инициативы

Лично для меня, как для основного проектировщика, результат этого внедрения заключается в упрощении сложнейшего по трудозатратам процесса Заказчика и облегчении работы сотрудникам компании. Сложную и непонятную ранее структуру по работе с закупками мы сделали для специалистов заказчика интересной и дали им возможность заниматься полезным делом легче и эффективнее.

Состав команды проекта

  • Руководитель проекта/аналитик Юсупова Анастасия
  • Второй аналитик Шайхутдинов Артур 
  • Разработчик Саляхов Рим

 

Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий