Развитие системы контроля успеваемости на примере модуля «Электронная ведомость»

>3500 чел./ч.

экономия времени на заполнение ведомостей

30294 листов

экономия бумаги

278

пользователей, охваченных автоматизацией по проекту

3

ТОП-менеджеров, работающих в системе

Идея

Развитие системы промежуточного контроля успеваемости обучающихся Югорского государственного университета на примере модуля «Электронная ведомость» с использованием веб-портала или чат-бота.

Область применения и назначение

Забюрократизированность образовательного процесса сопроводительной документацией, в которой дублируются сведения, а именно зачётно-экзаменационная ведомость, зачётная книжка, загрузка данных в «Галактика ERP», загрузка данных в MS Excel и заполнение учебной карточки студента, таким образом, одна и та же информация дублируется не менее 5 раз.

Вследствие задублированности процесса, сотрудники пренебрегают вводом информации в «Галактика ERP» Университета, следовательно, отсутствует возможность использования основных преимуществ информационных систем. Как выглядит текущий бизнес процесс представлено на рисунке 1.


 

Рисунок 1 – Текущий бизнес процесс

Конечным результатом идеи является автоматизация процессов заполнения зачётно-экзаменационной ведомости и вноса проставленных данных в «Галактика ERP» преподавателем через веб-интерфейс или чат-бот.

Далее согласование электронной ведомости будет проводиться в системе электронного документооборота «Directum». Реализация идеи позволит сократить количество звеньев бизнес процесса (рисунок 2).


 

Рисунок 2 – Будущий бизнес процесс

 

Новизна идеи/проекта

Сокращение количества «точек ввода» информации, освобождение времени преподавателя для работы с обучающимися. При этом повышается качество организации образовательного процесса за счет высвобождения времени сотрудников учебной части для работы с обучающимися. Плотная интеграция информационных систем Университета.

Ожидаемый эффект от внедрения инновации

Целевые показатели:

  • Освобождение 1006 ч.ч. работы НПР (научно-педагогический работник).
  • Освобождение 2581 ч.ч. работы АУП (административно-управленческого персонала).
  • Отказ от «бумажных», ведомостей.
  • Экономия 30294 листов бумаги А4, что эквивалентно 60,6 пачкам бумаги.
  • 278 пользователей, охваченных планируемой автоматизацией по проекту
  • (научно-педагогических работников и административно-управленческого персонала).
  • 3 ТОП-менеджера, работающих в системе
  • Команда разработки - 15 специалистов
  • Срок выполнения – 11 месяцев

Полное соответствие информации зачётной ведомости и зачётной книжки с дальнейшей перспективой печати дипломов.

Повышение качества образовательного процесса, как для преподавателя, так и для студента.

Создание условий для дальнейшего развития в части отказа от «бумажных» зачётных книжек, студенческих билетов и учебных карточек студента, а также возможность выгрузки данных об успеваемости с целью автоматизации формирования академических справок и печати дипломов выпускников.

 

Почему идея нужна и востребована

Повышение качества образовательного процесса невозможно без формирования комфортной среды для деятельности преподавателя и студента, сокращения временных и трудовых издержек, а также автоматизации сопроводительных процессов образовательной деятельности.

Перспективы подобных проектов в России

Повышение академической мобильности в части взаимодействия между Университетами при перемещении обучающихся, как при стажировках, так и при переводах. Разработка развития интеграционных процессов между ECM «Directum» и «Галактика ERP» («Галактика ВУЗ»).

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (2)

Евгения Жвакина

Добрый день!

При прочтении вашего решения возникло несколько вопросов:

1) какая именно информация об экзаменах заносится в систему "Галактика ERP"? Хотелось бы понять для чего у вас используется учетная система

2) Про схему будущего процесса: хотелось бы понять в каком формте в чат-боте преподаватель видит кто поименно должен присутствовать на экзамене? или он просто вносит фамилии и оценку, не сверяя со списком группы и отсутствующих студентах? 

Елена Питомцева

Евгения

Я думаю, процесс может быть организован, например, следующим образом (при чем данные можно передавать прямо в процессе зачета с мобильного устройства преподавателя): Преподавать дает команду чат-боту "Начать зачет".

Чат-бот несколькими вопросами уточняет группу, курс, поток.

Далее преподаватель дает команду "Оценка", чат-бот уточняет ФИО студента. И далее запрашивает оценку.

Кроме того, можно на зачетные книжки наклеивать штрих-коды и определять ФИО студента сканированием с мобильного устройства.

В конец преподаватель дает команду "Завершить зачет" и система из полученных данных заполняет ведомость и отправляет сначала преподавателю на проверку тут же в мобильном и потом на согласование.

Либо ведомость отправляется автоматически после отсутствия действий со стороны преподавателя в чат-боте, например, более 2х часов - но с прежде чем отправить ведомость, чат-бот будет ожидать согласования преподавателем.

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят