Развитие системы контроля успеваемости на примере модуля «Электронная ведомость»

>3500 чел./ч.

экономия времени на заполнение ведомостей

30294 листов

экономия бумаги

278

пользователей, охваченных автоматизацией по проекту

3

ТОП-менеджеров, работающих в системе

Следующий проект

Идея

Развитие системы промежуточного контроля успеваемости обучающихся Югорского государственного университета на примере модуля «Электронная ведомость» с использованием веб-портала или чат-бота.

Область применения и назначение

Забюрократизированность образовательного процесса сопроводительной документацией, в которой дублируются сведения, а именно зачётно-экзаменационная ведомость, зачётная книжка, загрузка данных в «Галактика ERP», загрузка данных в MS Excel и заполнение учебной карточки студента, таким образом, одна и та же информация дублируется не менее 5 раз.

Вследствие задублированности процесса, сотрудники пренебрегают вводом информации в «Галактика ERP» Университета, следовательно, отсутствует возможность использования основных преимуществ информационных систем. Как выглядит текущий бизнес процесс представлено на рисунке 1.


 

Рисунок 1 – Текущий бизнес процесс

Конечным результатом идеи является автоматизация процессов заполнения зачётно-экзаменационной ведомости и вноса проставленных данных в «Галактика ERP» преподавателем через веб-интерфейс или чат-бот.

Далее согласование электронной ведомости будет проводиться в системе электронного документооборота «Directum». Реализация идеи позволит сократить количество звеньев бизнес процесса (рисунок 2).


 

Рисунок 2 – Будущий бизнес процесс

 

Новизна идеи/проекта

Сокращение количества «точек ввода» информации, освобождение времени преподавателя для работы с обучающимися. При этом повышается качество организации образовательного процесса за счет высвобождения времени сотрудников учебной части для работы с обучающимися. Плотная интеграция информационных систем Университета.

Ожидаемый эффект от внедрения инновации

Целевые показатели:

  • Освобождение 1006 ч.ч. работы НПР (научно-педагогический работник).
  • Освобождение 2581 ч.ч. работы АУП (административно-управленческого персонала).
  • Отказ от «бумажных», ведомостей.
  • Экономия 30294 листов бумаги А4, что эквивалентно 60,6 пачкам бумаги.
  • 278 пользователей, охваченных планируемой автоматизацией по проекту
  • (научно-педагогических работников и административно-управленческого персонала).
  • 3 ТОП-менеджера, работающих в системе
  • Команда разработки - 15 специалистов
  • Срок выполнения – 11 месяцев

Полное соответствие информации зачётной ведомости и зачётной книжки с дальнейшей перспективой печати дипломов.

Повышение качества образовательного процесса, как для преподавателя, так и для студента.

Создание условий для дальнейшего развития в части отказа от «бумажных» зачётных книжек, студенческих билетов и учебных карточек студента, а также возможность выгрузки данных об успеваемости с целью автоматизации формирования академических справок и печати дипломов выпускников.

 

Почему идея нужна и востребована

Повышение качества образовательного процесса невозможно без формирования комфортной среды для деятельности преподавателя и студента, сокращения временных и трудовых издержек, а также автоматизации сопроводительных процессов образовательной деятельности.

Перспективы подобных проектов в России

Повышение академической мобильности в части взаимодействия между Университетами при перемещении обучающихся, как при стажировках, так и при переводах. Разработка развития интеграционных процессов между ECM «Directum» и «Галактика ERP» («Галактика ВУЗ»).

 

Номинация: Шаг в будущее
Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (2)

Евгения Жвакина

Добрый день!

При прочтении вашего решения возникло несколько вопросов:

1) какая именно информация об экзаменах заносится в систему "Галактика ERP"? Хотелось бы понять для чего у вас используется учетная система

2) Про схему будущего процесса: хотелось бы понять в каком формте в чат-боте преподаватель видит кто поименно должен присутствовать на экзамене? или он просто вносит фамилии и оценку, не сверяя со списком группы и отсутствующих студентах? 

Елена Питомцева

Евгения

Я думаю, процесс может быть организован, например, следующим образом (при чем данные можно передавать прямо в процессе зачета с мобильного устройства преподавателя): Преподавать дает команду чат-боту "Начать зачет".

Чат-бот несколькими вопросами уточняет группу, курс, поток.

Далее преподаватель дает команду "Оценка", чат-бот уточняет ФИО студента. И далее запрашивает оценку.

Кроме того, можно на зачетные книжки наклеивать штрих-коды и определять ФИО студента сканированием с мобильного устройства.

В конец преподаватель дает команду "Завершить зачет" и система из полученных данных заполняет ведомость и отправляет сначала преподавателю на проверку тут же в мобильном и потом на согласование.

Либо ведомость отправляется автоматически после отсутствия действий со стороны преподавателя в чат-боте, например, более 2х часов - но с прежде чем отправить ведомость, чат-бот будет ожидать согласования преподавателем.

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий