Развитие системы контроля успеваемости на примере модуля «Электронная ведомость»

Идея

Развитие системы промежуточного контроля успеваемости обучающихся Югорского государственного университета на примере модуля «Электронная ведомость» с использованием веб-портала или чат-бота.

Область применения и назначение

Забюрократизированность образовательного процесса сопроводительной документацией, в которой дублируются сведения, а именно зачётно-экзаменационная ведомость, зачётная книжка, загрузка данных в «Галактика ERP», загрузка данных в MS Excel и заполнение учебной карточки студента, таким образом, одна и та же информация дублируется не менее 5 раз.

Вследствие задублированности процесса, сотрудники пренебрегают вводом информации в «Галактика ERP» Университета, следовательно, отсутствует возможность использования основных преимуществ информационных систем. Как выглядит текущий бизнес процесс представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 – Текущий бизнес процесс

Конечным результатом идеи является автоматизация процессов заполнения зачётно-экзаменационной ведомости и вноса проставленных данных в «Галактика ERP» преподавателем через веб-интерфейс или чат-бот.

Далее согласование электронной ведомости будет проводиться в системе электронного документооборота «Directum». Реализация идеи позволит сократить количество звеньев бизнес процесса (рисунок 2).

Рисунок 2 – Будущий бизнес процесс

Новизна идеи/проекта

Сокращение количества «точек ввода» информации, освобождение времени преподавателя для работы с обучающимися. При этом повышается качество организации образовательного процесса за счет высвобождения времени сотрудников учебной части для работы с обучающимися. Плотная интеграция информационных систем Университета.

Ожидаемый эффект от внедрения инновации

Целевые показатели:

• Освобождение 1006 ч.ч. работы НПР (научно-педагогический работник).
• Освобождение 2581 ч.ч. работы АУП (административно-управленческого персонала).
• Отказ от «бумажных», ведомостей.
• Экономия 30294 листов бумаги А4, что эквивалентно 60,6 пачкам бумаги.
• 278 пользователей, охваченных планируемой автоматизацией по проекту
• (научно-педагогических работников и административно-управленческого персонала).
• 3 ТОП-менеджера, работающих в системе
• Команда разработки - 15 специалистов
• Срок выполнения – 11 месяцев

Полное соответствие информации зачётной ведомости и зачётной книжки с дальнейшей перспективой печати дипломов.

Повышение качества образовательного процесса, как для преподавателя, так и для студента.

Создание условий для дальнейшего развития в части отказа от «бумажных» зачётных книжек, студенческих билетов и учебных карточек студента, а также возможность выгрузки данных об успеваемости с целью автоматизации формирования академических справок и печати дипломов выпускников.

Почему идея нужна и востребована

Повышение качества образовательного процесса невозможно без формирования комфортной среды для деятельности преподавателя и студента, сокращения временных и трудовых издержек, а также автоматизации сопроводительных процессов образовательной деятельности.

Перспективы подобных проектов в России

Повышение академической мобильности в части взаимодействия между Университетами при перемещении обучающихся, как при стажировках, так и при переводах. Разработка развития интеграционных процессов между ECM «Directum» и «Галактика ERP» («Галактика ВУЗ»).