Управление договорами в ООО «Рош Диабетес Кеа Рус»

О компании

Компания Рош Диабетес Кеа Рус является импортером и уполномоченным представителем производителя изделий Акку-Чек в России. Бренд АккуЧек включает в себя полный спектр средств самоконтроля для людей с сахарным диабетом.

Входит в состав группы компаний Roche, основанной в Швейцарии в 1896 году и на сегодняшний день являющейся самым крупным производителем диагностических и лекарственных препаратов в области онкологии, вирусологии, ревматологии и трансплантологии.

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта - создание эффективной функциональной системы на базе DirectumRX, которая обеспечит:

• одновременную работу до 100 сотрудников;
• единое структурированное хранение документов (как электронных версий, так и сканов оригиналов);
• автоматизацию процессов согласования документов;
• автоматизацию процессов работы с договорами.

Используемые решения и подходы

Сотрудники Рош Диабетес подошли к проекту со всей серьезностью и были полны решимости навести порядок в работе с договорными документами. Совместно со специалистами Directum была переработана существующая классификация договорных документов, в результате чего появился структурированный список видов и категорий документов, адаптированный к системе DirectumRX.

Для каждого вида и категории договора были определены состав согласующих и закреплены ответственные архивариусы. Для экономии времени на работу с документами были настроены авто-заполняемые шаблоны документов.

Организационную структуру и список контрагентов решили мигрировать в систему посредством Excel-файла.

В рамках проекта шли по пути разумной адаптации: в нескольких моментах Рош подстроили свои процессы под систему, а где-то систему подстроили под процессы Рош.

В результате такого подхода не потребовалось ни модификаций DirectumRX, ни дополнительных пользовательских инструкций, а система была запущена в Опытно-промышленную эксплуатацию спустя всего 6 недель после старта проекта!

Схема работы с договорными документами

Настроено 69 видов документов и 26 категорий. Выделено 16 групп регистрации, между которыми документы распределяются автоматически в зависимости от вида и категории. В зависимости от группы определяется дело для помещения оригинала документа в архив, ответственный за помещение в архив, формат номера, и ответственный за регистрацию.

Группа регистрации состоит из одного основного ответственного за нее, и списка доп. участников - всем им дается право регистрировать документы в своем журнале регистрации - при этом документы должны удовлетворять настроенным критериям: быть определенных видов, поступать от определенных подразделений и т.п. А ответственному дается возможность управлять настройками своей группы регистрации, менять ее участников.

Результаты и отзывы

Благодаря внедрению решения в компании уменьшились сроки согласования договорных документов. Процесс стал более удобным и прозрачным: теперь Инициатору не нужно задумываться над составом согласующих, система определит их автоматически.

Для того, чтобы узнать текущий этап обработки документа, теперь требуется всего несколько секунд. Также упростился контроль возврата документов от контрагентов.

• В системе работает около 200 сотрудников (одновременная работа обеспечивается для 100 сотрудников).
• Средний срок согласования договора составляет 3 дня, а минимальный срок 1 день.
• Всего за две недели опытно-промышленной эксплуатации было инициировано 66 задач на согласование, из них по 42 договорам согласование было завершено и подписание выполнено.
• Команда проекта - 7 человек.
• Срок выполнения - 2 месяца.

Ольга Борбат, руководитель проекта от Заказчика:

"Шла трудная  психологическая адаптация в течение года, и постепенно, здравыми темпами, пользователи по достоинству оценили систему. Именно опыт договорного блока Группы правовой поддержки дал стимул другим подразделениям использовать Систему для своих процессов."

Оценка благонадежности контрагента и работа с промо-материалами

На автоматизации договорных процессов в Рош останавливаться не стали. Система получила развитие в части добавления новых процессов: на текущий момент в DirectumRX выполняется оценка благонадежности контрагента и работа с промо-материалами.

Оценка благонадежности контрагента

Для организации процесса по оценке благонадежности контрагента были внесены следующие изменения:

1. Разработан новый тип задачи «Оценка благонадежности». После заведения в системе нового контрагента, по действию с его карточки запускается задача на проверку благонадежности. В задачу автоматически вкладывается документ – «Отчет о результатах оценки благонадежности», который впоследствии утверждается.
2. Добавлен новый признак «Отметка о благонадежности» на карточку контрагента. Проставляется автоматически после успешного завершения задачи на оценку благонадежности.
3. Модифицирована карточка договора – разрешено указывать контрагента, если он прошел проверку благонадежности (установлен признак «Отметка о благонадежности»).

Согласование промо-материалов

Для организации процесса по разработке промо-материалов были внесены следующие изменения:

1. Разработан новый тип документа «Промо-материалы».
2. Добавлен новый справочник-классификатор «Целевая аудитория». Указывается для каждого промо-материала.

Настроено правило согласования промо-материалов. Состав согласующих меняется автоматически в зависимости от значений с карточки согласуемого документа: «Небрендированный материал» и «Номер в SAP».

Результаты развития

Благодаря добавлению новых процессов в систему DirectumRX отношения с контрагентами стали более серьезно регулироваться, теперь исключен риск заключения договора с непроверенным контрагентом.

Автоматизация процесса выпуска и ввода в действие промо-материалов позволила повысить прозрачность процесса и упростить контроль за реестром имеющихся в компании промо-материалов.

Планы по дальнейшему развитию

В ближайшем будущем планируется внедрение полноценного модуля по управлению маркетинговыми мероприятиями: начиная от согласования бюджета и планирования мероприятия, до выбора спикеров и подведения итогов проведенного мероприятия.