Корпоративная система управления проектами на базе DIRECTUM

О компании

Агропромышленный холдинг «КОМОС ГРУПП» ( http://www.komos.ru) - одна из крупнейших вертикально-интегрированных российских компаний в сфере производства и реализации продуктов питания. Ключевыми направлениями деятельности холдинга являются переработка молока, птицеводство, свиноводство и мясопереработка.

Задача

В 2011 году для повышения эффективности контроля над стратегически важными проектами в компании был реализован проект внедрения «Корпоративной информационной системы управления проектами» (далее - КИСУП). Это позволило выйти на новый уровень в диагностировании отклонений проектов от плановых значений и, соответственно, обеспечить их более высокую управляемость. В течение 5 лет данная система была актуальна и соответствовала текущему состоянию развития компании.

Однако в условиях нарастающих темпов изменений к КИСУП были предъявлены новые более серьёзные требования. Основные из них:

• предоставление всем участникам проектной деятельности возможности работать в системе без роста финансовых затрат на ее обслуживание;
• максимальная автоматизация работы в системе;
• способность системы сохранять производительность при одновременной работе в ней нескольких сотен пользователей.

Учитывая сложившийся на тот момент ИТ-ландшафт компании, данные требования оказались практически невыполнимы для существующей КИСУП.

Описание и возможности решения

Описание технического решения по управлению проектами

Одна из ключевых проблем – это взаимосвязь среды планирования проектов со средой исполнения поручений. На момент принятия руководством компании решения о развитии КИСУП планирование проектов велось в специализированном отдельном инструменте, в то время как исполнение всех поручений осуществлялось через инструмент «Поручения», реализованный в модуле «Канцелярия» системы DIRECTUM.

Текущие технические решения, реализованные на базе системы DIRECTUM, не подошли по разным причинам. В связи с этим возник вопрос: возможно ли на базе системы DIRECTUM реализовать инструмент, позволяющий осуществлять планирование, исполнение и контроль проектной деятельности, который бы был удобен всем сотрудникам.

В итоге, для реализации проекта развития КИСУП, было принято решение выполнять работы в несколько этапов, и по результатам каждого из них определять возможность развития проекта в этом направлении дальше.

Этап 1. Анализ возможности создания удобного инструмента планирования.

Задача: Разработать архитектуру технического решения для планирования проектов.

Для реализации интерфейса планирования проектов была выбрана внешняя компонента Java. Команда проекта приняла решение все данные в режиме реального времени сохранять в базу DIRECTUM. Весь функционал планирования проектов необходимо было реализовать в веб-доступе, а для сохранения данных в базу DIRECTUM использовались серверные методы веб-доступа DIRECTUM. Для вызова серверных методов из компоненты Java необходимо было написать небольшую библиотеку.

По результатам проектирования архитектуры технического решения был создан прототип и и произведена его проверка на скорость сохранения данных в базу. Все испытания прошли успешно, после чего начался процесс создания технического решения по планированию этапов проектов.

Этап 2. Проектирование функциональности технического решения.

Один из самых сложных этапов, в ходе которого необходимо было спроектировать функционал технического решения и методы работы с базой DIRECTUM. В результате были получены следующие проектные решения:

1. Структура справочников для хранения данных в DIRECTUM.

2. Взаимосвязь технического решения по планированию проектов с модулями «Канцелярия», «Совещания» и «Кайдзены».

3. Функционал веб-интерфейса при планировании проектов.

4. Набор методов для работы Java компоненты с DIRECTUM.

5. Блокировки и обработчики событий при работе с техническим решением из двух интерфейсов.

Этап 3. Создание технического решения по планированию проектов в DIRECTUM.

Задача: реализовать техническое решение по планированию проектов и провести его тестирование.

Результатом данного этапа стало следующее:

Создание структуры проекта.

Все проекты содержатся в справочнике «Проекты».

Рис. 1. Карточка справочника «Проекты».

В карточке проекта указываются параметры проекта, команда проекта (в дальнейшем назначение исполнителей возможно только из состава команды проекта) и права доступа на изменение проекта.

Создание инструмента «Планирование проектов»

Следующий этап – планирование проекта. Для этого необходимо нажать кнопку «Этапы» и создать записи справочника «Этапы проекта в справочнике», либо всё планирование осуществить с использованием специализированного инструмента в диаграмме Гантта.

Демонстрация планирования проекта в диаграмме Ганта - Демонстрация работы "Планирование этапов проекта"

После заполнения всех этапов проекта с указанием сроков, трудоемкости и исполнителей, необходимо утвердить проект. После утверждения проекта часть полей будет заблокирована. Плановые даты будут отображаться в отдельных полях.

Создание связки инструмента «Планирование проектов» с инструментом «Исполнение поручений».

Каждый этап, в котором указан срок и исполнитель, можно отправить поручением в работу. При этом, этап можно отправить в работу отдельно или система в автоматическом режиме отправит в работу все этапы, за 7 дней до даты их начала.

Текущее состояние проекта отображается в виде диаграммы Гантта, где:

• красным цветом показаны все просроченные этапы, по которым есть неисполненные в срок поручения;
• зеленым цветом обозначаются все этапы, по которым поручения в настоящий момент находятся в работе и срок по ним не нарушен;
• голубым цветом обозначаются этапы, по которым поручения еще не стартованы;
• синим обозначаются этапы, по которым поручения исполнены.

Рисунок 2 Диаграмма Гантта для планирования этапов проекта.

Таким образом, в результате реализации технического решения был обеспечен удобный инструмент для планирования проектов, а также осуществлена взаимосвязь процесса планирования с исполнением задач по проекту, которые автоматически создаются по этапам проекта.

В результате успешного тестирования данного инструмента рабочей группой, было принято решение о дальнейшем развитии КИСУП.

Результаты применения решения

На данный момент получено техническое решение, которое позволяет удобно планировать этапы проекта и осуществлять операционную деятельность по их исполнению.

На практике техническое решение было протестировано на примере задач по планированию и ведению мероприятий в рамках реализации кайдзенов (предложений по улучшению), учет которых также осуществлялся в системе DIRECTUM.

Показатели

Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проект: на первом этапе 500 человек, далее тираж на весь холдинг.

Команда проекта от исполнителя и заказчика:

• Заказчик 5 человек: РПЗ, Владелец процесса, Администратор проекта, Руководители подразделений;
• Исполнитель 5 человек: РПИ, Архитектор, Прикладной разработчик, Веб-разработчик, Аналитик.

Количество обученных специалистов: Рабочая группа 20 человек, самостоятельно 500 человек.

Срок выполнения – в месяцах: 6 месяцев.

Перспективы развития решения

В настоящее время ведется работа по подготовке дальнейшего функционального развития КИСУП для создания полноценной системы управлений проектами холдинга на базе системы DIRECTUM. Планируется реализовать следующий функционал:

1. Создание процедур по инициации и закрытию проекта с помощью типовых маршрутов.

2. Создание структуры хранения документов проекта.

3. Добавление функционала для управления затратами проекта.

4. Добавление функционала для ресурсного планирования.

5. Добавление функционала для управления портфелями и программами проектов.

6. Система отчетности в разрезе проектов, программ и портфелей проектов.