Самостабилизирующаяся система учета Распорядительных и Регламентных документов

Задача

Необходимо построение системы учета Распорядительных документов различных видов (Приказов, распоряжений, протоколов и т.д.) с учетом их взаимодействия с подчиненными Регламентными документами (Отчеты, планы, Расчетные документы и т.д.).

На данный момент подобные связи ведутся в MS Excel при поддержке макросов, которые не позволяет работать целому отделу с 1 документом, не позволяет работать с множество различных документов, не позволяет выстраивать сложные связи (Регламентные документы одного Распорядительного документа отменяют другие Регламенты принадлежащие разным Распорядительным документам - такие связи выстраиваются вручную индивидуально). 

Разработка должна позволить вести работу с одной базой данных для множества сотрудников, чего Excel не позволяет; так же разработка должна вести не искажаемую историю событий при работе с документами; минимизировать риски связанные с вероятностью утраты Excel-документа или некорректного сохранения; Позволять работать с большим массивом данных и иметь возможность получать данные из существующих Excel-таблиц.

Система должна отвечать требованиям: 

1. Сохранение всех связей и правил подчинения;
2. Соблюдение иерархии документации;
3. Автоматическое построение взаимосвязей;
4. Иметь возможность внедрения документа в уже построенную цепочку с перестроением связей;
5. Хранение связей между различными Документами и их последовательности;
6. Минимизация рисков потери данных;
7. Дать возможность увидеть верную последовательность документов;
8. Иметь удобные отчеты по любым видам документов и их связей;
9. Элементы ручного и автоматизированного управления.

Описание и возможности решения

Использованные технологии и платформы (модули, службы и т.д.).

Для реализации поставленной задачи, была использована только СЭД Directum без дополнительных решений или внешних систем. Для начала работы Была разобрана структура требуемой задачи и после сведения всех пожеланий и возможностей, было принято обойтись всего двумя новыми справочниками, которые при должной настройке будут полностью отвечать поставленным задачам. Как показала дальнейшая разработка, этого и правда оказалось более чем достаточно.

Архитектура, интересные технические находки и особенности.

Архитектура рабочего решения представляет собой 2 справочника. Первый справочник: Связи РРД, который по факту ведет описание структуры Распорядительного документа с его подчиненными документами (регламентными), а так же описывает их связи с другими документами в системе. Второй справочник: "Взаимосвязи", который хоть и выглядит намного более простым, но именно в нем заложены самые сложные вычисления.

Все процедуры с поддержкой ручного управления, были поставлены только в справочник "Связи РРД", так как пользователи будут работать только с ним, по сути не видя работы второго справочника "Взаимосвязи".

В рамках карточки справочника Связи РРД, она имеет информацию о Главном документе (Распорядительный документ), а так же таблица с данными о связях регламентных документов, где за счет справочника Взаимосвязи, видно не только текущий документ, но и предыдущие и будущие, что даже визуально позволяет найти необходимые документы и произвести с ними работу.

Помимо Визуализации связей, в карточке реализованы функции для ручного управления связями и документами, такие как: Автоматическое построение связей, обрыв связи всех регламентных документов или только по выбранным, поиск Распорядительного документа с последними Действующими регламентными документами соответствующими текущему документу, массовая обработка документов по назначению даты ввода в действие или даты Утраты действия. 

В то время как "лицо" данного проекта сформировано в Связях РРД, наибольшая работа все же ведется в справочнике "Взаимосвязи", так как именно этот справочник осуществляет контроль иерархии, правила построения связей, передает информацию в документы об изменении их связей, меняет их статусы и позволяет включать новые документы в уже сформированные цепи документов.

В целом картина Взаимосвязей выглядит так:

В данном справочнике хранятся всего 3 основных реквизита: ИД документа отмененного, Ид документа нынешнего и ИД документа который отменил нынешний. Все остальное - работа вычисления для возможности сохранения, до сохранения и после сохранения. 

В частности, Вычисления проверяют: не отменяет ли документ сам себя или своего "родственника", не появляется ли в ходе создания связей зацикленные связи, может ли данный документ отменить указанный по сроку ввода в действие, по коду, по правилам указанным в Распорядительном документе. Если на все эти вопросы получены положительные ответы, Справочник Взаимосвязи начинает сохранять новый элемент.

До сохранения карточки нового элемента, Взаимосвязи открывают все три документа поочередно и обновляют статусы и связи каждого из них, для чего приходится открывать карточки документов и сменив их реквизиты, обновить новые связи, а после смены статуса, данная информация должна быть обновлена у Распорядительного документа, например сведения о том, что его регламентный документ был отменен другим документом. 

В случае, если отмена документа ведется не Регламентным а распорядительным - допускается массовая отмена одного документа множества с точно таким же контролем связей и статусов.

После сохранения карточки элемента Взаимосвязей, вычисления проверяют цепочку нового звена на целостность, чтобы нигде не было дублирования или некорректных записей (Данные вычисления происходят именно после сохранения, так как иначе, невозможно будет включить новый элемент в существующую цепочку связей). Именно на конфликтах определяются так называемые вставки документов и именно там, они обрабатываются:

Помимо указанного функционала, Взаимосвязи обрабатывают множество исключений и возможных ошибок, связанных например с удаленными документами или вручную удаленными связями. Система к концу внедрения работала так, что для ремонта сложного места в цепи, достаточно было удалить все сомнительные элементы Взаимосвязей и просто запросить через справочник Связи РРД - заново их построить. Новые связи всегда соответствуют требованиям. 

В ходе всех проделанных работы так же побочно были созданы новые функции, которые пригодились не только в работе двух новых справочников. Например:

• Функция поиска подходящего для отмены документа с возможностью автоматического построения новых связей.
• Функция отмены документа из распорядительного документа с фиксацией связей у всех связанных с процедурой документов.
• Функция поиска и нумерации Распорядительных документов - была установлена как автоматическая система нумерации.

Были созданы два отчета по контролю связей документов и автоматизированные отчеты по загруженным документам и проведенным за сутки работам.

Так же, в ходе работ и заполнения новых таблиц, были созданы сценарии для массовых загрузок документов в Связи РРД, генераторы новых документов, а так же сценарии для массового редактирования документов через выгрузку в формате привычного Excel и загрузка новых данных обратно. 

Результаты применения решения

После внедрения разработки, всего за пару месяцев в систему были введены:

• 14 500 Распорядительных документов, что составило все 100% от очереди на занесение;
• 13 000 Регламентных документов только за период 2019-2020 год, работы ведутся и сейчас.

Новые документы заносятся в систему без дополнительного журналирования в таблицы, как это делалось ранее.

Показатели

• 30 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
• 2 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
• 4 человека команда проекта
• 6 месяцев на разработку и внедрение

Отзывы

"До внедрения новых Справочников со всеми вычислениями ведение журнала Распорядительных и регламентных документов велась частично в СЭД Directum, частично в MS Excel. Перед любой поверкой или подготовкой к отчетному периоду у всех участников процесса начинался стресс из-за необходимости заносить в базу новые документы так, чтобы общая картина была "ровной". 

"После внедрения системы учета документов работа пользователей, помимо занесения документов, свелась к простому контролю, который в 95% случаев работал без участия людей. Да и те 5% после проведенных проверок оказывались делом человеческого фактора (неверно проставлен код у документа, удален документ из существующей цепочки без пересоздания связей и прочее)."

"В ходе работ по внедрению новых возможностей по контролю документов на базе СЭД Directum в нашу работу входили всё больше сотрудников из Бизнес-процесса для скорейшего понимания нового процесса и ухода от старых способов учета. А появление сценариев по массовой загрузке документов помогли персоналу в один месяц занести в систему почти восьмимесячные наработки по документам, которые ранее были готовы для внесения вручную поштучно. Разработка многим сэкономила не только время, но и нервы."

Перспективы развития решения

Все необходимые работы для внедрения решения в системе выполнены, а функционал готовятся принимать новые подразделения, поэтому новых элементов управления пока создавать не требуется. Однако в первом квартале уже имеются планы на развитие данных справочников и расширение функционала до работы с другими типами документов. 

Команда

• 2 человека на стороне разработки: руководитель поддержки СЭД Directum и разработчик СЭД Directum.
• 2 человека со стороны бизнес-подразделения: консультант и менеджер.

Дополнительные файлы