Универсальный масштабируемый архив документов

Цели и задачи проекта

Для обеспечения сохранности структуры и иерархии документации банковской деятельности, появилась потребность написать разработку по универсальному хранилищу документов клиентов на базе СЭД Директум с перспективой автоматизированной загрузки документов из других систем.

Требования к новой системе хранения:

1. Возможность гибкой фильтрации и группировки документов;
2. Разграничение прав доступа по отделам и группам;
3. Удобство использования;
4. Масштабируемость и легкая настройка силами пользователей;
5. Реализация работы с большими объемами документов;
6. Максимальная автоматизация в работе.

Сложности в работе заключались именно в масштабируемости системы, так как еще на старте разработки были учтены возможности подключения новых отделов и групп пользователей со своими требованиями и типами документов. Это привело к созданию нескольких вспомогательных механизмов при работе с различными документами и требованиями.

Ключевые бизнес-заказчики инициативы

• Отдел Финансового Мониторинга;
• Кредитный отдел;
• Казначейство;
• Отдел по обслуживанию клиентов.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

До внедрения Универсального архива, 70% документов велись только на бумаге, а в СЭД Директум лишь 30%, да и те раскладываясь по папкам с иерархической структурой, что по факту никак не влияло на связи документов и мало помогало при их поиске и в работе. Другими словами, ранее документы просто загружались в систему без явной привязки к Клиенту банка, договорам или иным группировочным признакам. Права соответственно делились по Виду документов и по отделу автора документа, всем сторонним специалистам доступ приходилось выдавать вручную.

Используемые решения и подходы

В работе были использованы:

• Новые справочники, как основной рабочий элемент: Клиенты, Документы Клиентов, Наименования документов. А так же как вспомогательные элементы: Типы клиентов, Группы доступа, Уровни документов 1-6.
• Были написаны новые функции и методы, настроены пара сценариев, все в рамках СЭД.
• Были внесены правила в выгрузку для сторонней программы, чтобы выгружать документы в Директум.
• Для решения вопросов доступа была использована специфика доступности и блокировки элементов формы СЭД Директум оформленная Кодом в карточках справочника. А так же многое было оформлено через фильтрацию списков СЭД.
• Разработана система универсальной карточки документа с выбором состава реквизитов для решения проблемы вариативности требований к документам.
• Выполнены специальные разработки для обработки массовых документов и предпросмотра.

В результате разработки и внедрения решений подготовлено:

• 8 вспомогательных справочников;
• 3 основных рабочих справочника;
• 36 различных действий и методов с документами;
• 10 новых вспомогательных функций;
• 2 Сценария для загрузки документов в Архив;
• Во время работы была реализована интеграция с Интернет-Банком;
• 7 групп пользователей для разграничения прав доступа.

Эффект от внедрения инновации

1. Существенное сокращение времени при регистрации документа в СЭД;
2. Уменьшился объем работы с бумажными документами на 60%, а клиенты передают документы через интернет-банк;
3. Упростились способы идентификации документов и их последующая группировка;
4. Сократилось время поиска документов в СЭД, за счет связей Клиентов и их документов;
5. Оптимизированы и ускорены процессы массовой обработки документов;
6. Исключены задвоения файлов за счет клонирования карточек и передаче ссылок;
7. Уменьшено внимание администратора и разработчика за счет передачи прав на вспомогательные справочники ответственным пользователям;
8. Улучшена система доступа к документам соседних отделов, без прав на их изменение, что обеспечивает доступность и безопасность;
9. Получено одобрение заказчика и желание продолжать разработку далее!

Суть решений. Какие были сложности и как их решали

1. Сложность отказа от бумаги
2. Вариативность требования к документам
3. Работа с большим объемом документов 
4. Вопрос доступов и разграничений

Подробнее, как решались сложности ниже.

(Развернуть)

DCTSConvertFileToPDF(DCTSConvertToPDFWSDL; FileName; PDFDocument) 
WebBrowserControl = Object.Form.Controls.FindControl('STWebBrowserControl1')
if not VarIsNull(WebBrowserControl) 
     WebBrowserControl.Navigate(PDFDocument)
     Result = TRUE             
endif

if Assigned(SelectedItems)
  foreach idDoc in SelectedItems
    DocList = AddSubString(idDoc;DocList;';')
    Count = Count + 1 
  endforeach
endif

Результаты

Как внедренное решение отразилось на работе компании

• Сократилась трудоемкость обработки документов;
• Сократилось рабочее время на поиск документации;
• Сократились объемы бумажного документооборота и как следствие - экономия на хранилищах;
• Улучшилось взаимодействие между смежными отделами;
• Улучшился контроль за сохранностью документов;
• Сократилось время работы Администратора по обслуживанию данного архива;
• Появилось единое место хранения документов Клиентов компании.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Так как проект еще не завершен, развитие его продолжается в сторону продолжения автоматизации процессов по загрузке документов и идентификации их с максимально высоким Коэффициентом. В частности подбор документов из иных систем используя маску-имени и вспомогательные xml-файлы описания выгрузки. Так же уже запланированы варианты отчетов/реестров документов с возможностью выгрузки для контролирующих органов с возможностью быстрого поиска и группировки документов по второстепенным признакам (по входящим запросам с гибкой системой поиска).

Состав команды проекта

• Администратор СЭД Директум;
• Разработчик СЭД Директум;
• Разработчик АБС на интеграции с интернет-банком;
• Задействованные в процессе бизнес-заказчики.