Универсальный масштабируемый архив документов

до 100

пользователей, охваченных автоматизацией по проекту

5

автоматизированных ТОП-менеджеров

3

специалиста в команде проекта

на 60%

Сокращение бумажного документооборота

12

месяцев срок выполнения

Следующий проект

Цели и задачи проекта

Для обеспечения сохранности структуры и иерархии документации банковской деятельности, появилась потребность написать разработку по универсальному хранилищу документов клиентов на базе СЭД Директум с перспективой автоматизированной загрузки документов из других систем.

Требования к новой системе хранения:

  1. Возможность гибкой фильтрации и группировки документов;
  2. Разграничение прав доступа по отделам и группам;
  3. Удобство использования;
  4. Масштабируемость и легкая настройка силами пользователей;
  5. Реализация работы с большими объемами документов;
  6. Максимальная автоматизация в работе.

Сложности в работе заключались именно в масштабируемости системы, так как еще на старте разработки были учтены возможности подключения новых отделов и групп пользователей со своими требованиями и типами документов. Это привело к созданию нескольких вспомогательных механизмов при работе с различными документами и требованиями.

Ключевые бизнес-заказчики инициативы

  • Отдел Финансового Мониторинга;
  • Кредитный отдел;
  • Казначейство;
  • Отдел по обслуживанию клиентов.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

До внедрения Универсального архива, 70% документов велись только на бумаге, а в СЭД Директум лишь 30%, да и те раскладываясь по папкам с иерархической структурой, что по факту никак не влияло на связи документов и мало помогало при их поиске и в работе. Другими словами, ранее документы просто загружались в систему без явной привязки к Клиенту банка, договорам или иным группировочным признакам. Права соответственно делились по Виду документов и по отделу автора документа, всем сторонним специалистам доступ приходилось выдавать вручную.

Используемые решения и подходы

В работе были использованы:

  • Новые справочники, как основной рабочий элемент: Клиенты, Документы Клиентов, Наименования документов. А так же как вспомогательные элементы: Типы клиентов, Группы доступа, Уровни документов 1-6.
  • Были написаны новые функции и методы, настроены пара сценариев, все в рамках СЭД.
  • Были внесены правила в выгрузку для сторонней программы, чтобы выгружать документы в Директум.
  • Для решения вопросов доступа была использована специфика доступности и блокировки элементов формы СЭД Директум оформленная Кодом в карточках справочника. А так же многое было оформлено через фильтрацию списков СЭД.
  • Разработана система универсальной карточки документа с выбором состава реквизитов для решения проблемы вариативности требований к документам.
  • Выполнены специальные разработки для обработки массовых документов и предпросмотра.

В результате разработки и внедрения решений подготовлено:

  • 8 вспомогательных справочников;
  • 3 основных рабочих справочника;
  • 36 различных действий и методов с документами;
  • 10 новых вспомогательных функций;
  • 2 Сценария для загрузки документов в Архив;
  • Во время работы была реализована интеграция с Интернет-Банком;
  • 7 групп пользователей для разграничения прав доступа.

Эффект от внедрения инновации

  1. Существенное сокращение времени при регистрации документа в СЭД;
  2. Уменьшился объем работы с бумажными документами на 60%, а клиенты передают документы через интернет-банк;
  3. Упростились способы идентификации документов и их последующая группировка;
  4. Сократилось время поиска документов в СЭД, за счет связей Клиентов и их документов;
  5. Оптимизированы и ускорены процессы массовой обработки документов;
  6. Исключены задвоения файлов за счет клонирования карточек и передаче ссылок;
  7. Уменьшено внимание администратора и разработчика за счет передачи прав на вспомогательные справочники ответственным пользователям;
  8. Улучшена система доступа к документам соседних отделов, без прав на их изменение, что обеспечивает доступность и безопасность;
  9. Получено одобрение заказчика и желание продолжать разработку далее!

Суть решений. Какие были сложности и как их решали

  1. Сложность отказа от бумаги
  2. Вариативность требования к документам
  3. Работа с большим объемом документов 
  4. Вопрос доступов и разграничений

Подробнее, как решались сложности ниже.

№1 Сложность отказа от бумаги - многие пользователи при заполнении карточек документов, привыкли пользоваться бумажной версией документа чтобы перепечатать данные в электронный вид. 

Решение: Система Предпросмотра документа прямо из карточки справочника:

Для организации предпросмотра, использовалась конструкция:

DCTSConvertFileToPDF(DCTSConvertToPDFWSDL; FileName; PDFDocument) 
WebBrowserControl = Object.Form.Controls.FindControl('STWebBrowserControl1')
if not VarIsNull(WebBrowserControl) 
     WebBrowserControl.Navigate(PDFDocument)
     Result = TRUE             
endif

№2 Вариативность требования к документам - В виду большого количества документов, в ведущем справочнике возникли проблемы с требованиями и обязательными полями в карточке справочника. 

Решение: Вспомогательный справочник "Наименования документов", в котором пользователи самостоятельно решают, какие поля обязательные, а какие нет. Там же устанавливаются некоторые характеристики документа:

И изменения в карточке справочника документов:

То есть в зависимости от указанных реквизитов, меняется и сам вид карточки:

Или

Или

Удобство данного метода обеспечивает вариативность документации, так как Пользователи свободно могут создать новый тип документа и наделить его теми реквизитами, какие им нужны в работе и архиве.

№3 Работа с большим объемом документов - Так как многим отделам при вводе нового функционала пришлось загружать достаточно много документов, пришлось реализовать много различного функционала для помощи пользователям. 

Решение: Действия и вычисления:

  • Добавить к договору: Действие для загрузки документом (множественный выбор) из файлов с привязкой их к договору выделенного документа;

  • Привязать к договору: Работа со справочником, для перемещения или перепривязки группы документов к другому договору в 2 клика:
  • Обработать все: Действие которое отбирает все Не утвержденные документы по выделенному клиенту и открывает их в виде списка или последовательно, для заполнения незаполненных обязательных полей (это нормальное явление после массовой загрузки):

  • Экспорт документов: Реализация экспорта всех выделенных документов прямо из справочника в указанную папку;
  • Дублировать документ: Метод создающий новую карточку документа для всех выделенных документов и на основании существующего документа, создает клоны карточек. Этот функционал необходим для избегания дублирования самих документов, ограничиваясь лишь карточкой справочника. Некоторые документы для разных юридических лиц могут иметь разное значение, для этого и был реализован метод:

  • Изменить статус: массовое изменение статуса выделенных документов как выборочно, так и по весму договору в целом.

Помимо явных действий, были реализованы функции, которые:

  • Определяют тип документа по маске его имени:

  • Функция находящая в имени файла наличие Даты, для подстановки ее в карточку документа:

  • Была реализована функция для получения документов при выгрузке его из сторонней программы при наличии файла-описания в формате XML. Все документы подходящие под правила оформления, автоматически регистрируются по клиенту и по возможности маски имени идентифицируются. 
  • Реализована система регистрации документа с поддержкой ЭЦП для усиления защиты документа в системе.
  • Вычисления по поиску/выбору/генерации Клиента, где логика иерархическая. Сначала поиск среди Клиентов, затем Организаций, потом Персон. Если искомый не найден - создать запись:

Для обработки массовых документов в списке справочника использовалась конструкция:

if Assigned(SelectedItems)
  foreach idDoc in SelectedItems
    DocList = AddSubString(idDoc;DocList;';')
    Count = Count + 1 
  endforeach
endif

№4 Вопрос доступов и разграничений - Для уменьшения человеческих ошибок, на многие справочники были наложены фильтры и соответственно группы разграничения выбора. Однако, некоторые типы документов должны быть доступны одновременно нескольким группам или даже всем одновременно, в то время как иные, строго для одного отдела. 

Решение: Описание доступности через отдельные реквизиты:

или

Как и группы доступа, тип клиента тоже является фильтрующим фактором и запрещает выбор, неуказанного типа.

 

 

Результаты

Как внедренное решение отразилось на работе компании

  • Сократилась трудоемкость обработки документов;
  • Сократилось рабочее время на поиск документации;
  • Сократились объемы бумажного документооборота и как следствие - экономия на хранилищах;
  • Улучшилось взаимодействие между смежными отделами;
  • Улучшился контроль за сохранностью документов;
  • Сократилось время работы Администратора по обслуживанию данного архива;
  • Появилось единое место хранения документов Клиентов компании.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Так как проект еще не завершен, развитие его продолжается в сторону продолжения автоматизации процессов по загрузке документов и идентификации их с максимально высоким Коэффициентом. В частности подбор документов из иных систем используя маску-имени и вспомогательные xml-файлы описания выгрузки. Так же уже запланированы варианты отчетов/реестров документов с возможностью выгрузки для контролирующих органов с возможностью быстрого поиска и группировки документов по второстепенным признакам (по входящим запросам с гибкой системой поиска).

Состав команды проекта

  • Администратор СЭД Директум;
  • Разработчик СЭД Директум;
  • Разработчик АБС на интеграции с интернет-банком;
  • Задействованные в процессе бизнес-заказчики.

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий