Внедрение DIRECTUM RX в ООО «Лиго-Дизайн Трейдинг». Индивидуальный подход

Группа компаний под общим руководством ООО «Лиго-Дизайн Трейдинг» - это предприятия, успешно работающие в строительной сфере Сахалинской области. Компания имеет уникальный опыт реализации проектов различного уровня сложности и занимает одну из ведущих позиций в строительном секторе рынка Сахалинской области.

Суть проекта

В 2019 нами было принято решение о внедрении системы электронного документооборота для того, чтобы повысить эффективность и производительность своей деятельности, автоматизировать процессы управления.

При выборе СЭД для нас было важно, чтобы система сочетала в себе широкий функционал для работы, а также легкость и удобство работы всех сотрудников компании.

Цель запуска СЭД в нашей компании - это повысить эффективность процессов управления и работу с документами.

Оценив свои силы и уровень подготовки, а также готовность к обучению, мы решили провести внедрение самостоятельно. После завершения процесса внедрения, мы имели возможность своевременно получать консультации и поддержку специалистов Directum RX, которые помогали решить некоторые практические вопросы.

Ключевым бизнес-заказчиком инициативы стал Генеральный директор.

Результаты проекта

За время внедрения и пользования Directum RX нам удалось реализовать все задачи, которые были поставлены для достижения цели, а именно:

• Настроили движение входящей и исходящей информации;
• Оптимизирована регистрация входящих счетов;
• Достигнут регламент инициации, согласования и заключения договоров;
• Налажено движение служебных записок;
• Организован контроль и управление исполнительской дисциплины сотрудников;
• Сокращено время на создание и поиск документов;
• Настроен процесс взаимозаменяемости сотрудников;
• Удалось снизить бумажный документооборот

Какие были сложности и как их преодолели

Как и у любой компании, у нас возникли сложности у начинающих пользователей системы автоматизации делопроизводства. Люди привыкали к одному способу работы, а мы переключились на другой, совершенно непривычный. В большинстве случаев потребовался индивидуальный подход к некоторым сотрудникам, учитывая их особенности – как возрастные, так и профессиональные. Так, например, раз в неделю проводилось обучение сотрудников в небольших группах и индивидуально по работе в системе.

Как внедренные решения отразились на работе компании

Внедренные решения, безусловно, благоприятно отразились на работе нашей компании. Нам удалось достичь отличных результатов, а именно:

• автоматизация учета договоров дала возможность существенно сократить временные затраты на оформление и согласование документа, отследить все этапы его прохождения;
• передача и обмен информацией между отделами стали гораздо легче, а также появилась возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.

Почему проект нужен и востребован

Мы, как строительная организация, предъявляем к документообороту очень высокие требования. Для нас важно, чтобы была обеспечена качественная и своевременная обработка внутренних, входящих и исходящих документов. Также необходимо ускорить принятие организационных решений, обеспечить введение полного контроля над задачами. Все это в полной мере позволяет осуществить информационная система

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

Для меня основным результатом стала упорядоченная работа сотрудников с документами: мы исключили возможность утери документов, их дублирование и пересечение при одновременной работе, тем самым повысили производительность труда сотрудников, объединением удаленных офисов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Мы заинтересованы в дальнейшем развитии проекта внутри компании. На сегодняшний момент приоритетным направлением является интеграция с 1С, которая позволит упорядочить работу с финансовыми документами.

Также планируется внедрение электронной цифровой подписи и электронного документооборота с контрагентами.