Эффективный сквозной процесс для растущего бизнеса "Самокат"

200

автоматизированных пользователей

10

автоматизированных топ-менеджеров

60 000

документов в месяц целевое значение объема автоматизированного документооборота

Следующий проект

Заказчик: ООО "Умный ритейл (Самокат)

Исполнитель: Directum

О компании

Самокат - это технологическая компания и в настоящее время один из самых быстрорастущих проектов в России. Компания предоставляет сервис моментальной доставки продуктов.

Клиент собирает заказ в приложении, нажимаете кнопку — и через 15-30 минут продукты уже у него дома. Для этого компания создает эффективные процессы, строит сложную инфраструктуру маленьких складов (dark stores) в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Нижнем Новгороде и снабжает все это современными технологическими решениями.
 

Именно сочетание сложных операций в ритейле и технологий позволяют сделать системы закупки, логистики, работы склада, а также работу курьеров быстрыми и эффективными. Прямо сейчас все это дает возможность выполнять более 1 000 000 заказов в месяц и делает Самокат одним из крупнейших интернет-ритейлеров в стране.

В 2020 году компания приняла решение автоматизировать внутренний и внешний документооборот по ключевым процессам закупки и продажи товаров и услуг. Для решения данной задачи была выбрана система Directum RX.

О проекте

Проект изначально имеет мощную цель полной автоматизации документооборота в сквозном процессе закупки и продажи товаров и услуг:

  • создание, согласование и подписание договоров (внутри компании и с контрагентами);
  • получение и согласование входящих счетов;
  • получение, согласование и подписание первичных документов;
  • проверка и хранение первичных документов;
  • выгрузка финансово-хозяйственных документов из архива для контролирующих органов.

В описанных процессах принимает участие большое количество сотрудников из разных подразделений, а количество документов, поступающих и исходящих из организации за месяц доходит до 60 тысяч и будет только увеличиваться. Кроме того имеются другие факторы отражающие сложность процессов и проекта.

Ключевые условия, определившие ход и развитие проекта:

  • Договорные и первичные документы по товарам и услугам поступают в организацию не централизованно, в бумажном и электронном виде.
  • Для первичных документов по товарам точкой входа должна остаться учетная система по управлению торговлей 1С: УТ, для договорных и первичных документов по услугам, требующих согласования, точкой входа выбрана система Directum RX;
  • Компания ведет активный переход на электронный межкорпоративный документооборот и работает сразу с несколькими ведущими операторами, документы от которых должны поступать, согласовываться (при необходимости) и храниться в системе Directum RX для предоставления в контролирующие органы.

На основании вышеизложенного были приняты следующие решения:

  • Разработать и внедрить систему штрихкодирования и массового занесения скан-образов бумажных документов в систему.
  • Интеграцию систем Directum RX и 1С:УТ осуществлять посредством отправки данных в распределенный программный брокер сообщений Apache Kafka.  
  • Обмен юридически-значимыми электронными документами между Directum RX и сервисами обмена осуществлять через интеграционную шину.
  • Доработать стандартную функциональность по выгрузке финансово-хозяйственных документов для более удобной работы с ответами на требования ФНС.
  • Применить итерационный подход при внедрении.

Ниже решения описаны подробнее.

Использованные решения

Ускорение обработки документов с оцифровкой и штрихкодированием

Как было написано выше, документы поступают в организацию не централизовано (операторам на склады, ответственным в отделы, закрепленным бухгалтерам и т.д.). Бумажный документ (договорной или первичный), поступая в одну из точек входа, маркируется штрихкодом, информация по документу, включая штрихкод, заносится в мастер-систему (1С:УТ или Directum RX). Далее документ сканируется на точке оцифровки и скан-образ заносится в карточку документа в Directum RX по штрихкоду с уведомлением сотрудникам, ответственным за документооборот с контрагентом.


 

Схема обработки бумажных входящих первичных документов по приобретению товаров

В случае с исходящими документами мастер-системой может быть также одна из систем. При распечатке исходящих документов на них наносится уникальный штрихкод системы, который сохраняется или передается в Directum RX для последующего распознавания скан-образов документов.

Важно, чтоб при маркировке документов штрихкоды не дублировались. Поэтому было реализовано несколько уникальных масок штрихкодов для документов из разных систем: SAMOKAT-123, SAMOKAT1C-123, SAMOKATRX-123. Для реализации решения маркировки входящих бумажных документов в Directum RX разработан отчет печати наклеек уникальных штрихкодов.

Для поиска документа по штрихкоду и присвоения документу нового штрихкода используется модифицированное решение Directum RapID. Для занесения скан-образов документов по штрихкоду используется модифицированное решение Directum Capture Service.

Интеграция с 1С:УТ через брокер сообщений

На старте проекта было решено использовать стандартный коннектор и API Directum RX. Изначально планировалась интеграция с конфигурацией 1С:Бухгалтерия предприятия, но в ходе исследования была заменена на 1С:Управление торговлей.

В ИТ-ландшафте компании «Самокат» уже используется Apache Kafka, поэтому в ходе обсуждений проектными командами было принято решение обмен данными вести также через данный брокер сообщений. Ранее на проектах внедрения такой метод интеграции не реализовывался.  

Технически передача данных между системами происходит так: в мастер-системе формируется сообщение в формате JSON, содержащее метаданные передаваемого объекта, и отправляется в очередь Apache Kafka. Принимающая сторона считывает это сообщение и обрабатывает его, создавая или актуализируя объект в системе.

Подключение сервисов обмена через интеграционную шину

Компания «Самокат» взаимодействует с контрагентами, пользуясь услугами нескольких операторов электронного документооборота. Стандартные коннекторы системы Directum RX не покрывали все потребности заказчика, поэтому было принято решение получать и отправлять документы через интеграционную шину подрядчика ­– сервиса, позволяющего производить обмен электронными документами с контрагентами через операторов ЭДО без использования роуминга.

Для обмена данными между интеграционной шиной и системой Directum RX используется «горячая» папка, служба захвата документов Directum Capture Service и клиентское приложение DrxUtil, расположенные внутри сети Заказчика.

Работа с ответами на требования ФНС

Для более удобной работы с ответами на требования ФНС дорабатывается стандартная функциональность по выгрузке финансово-хозяйственных документов.

Разрабатывается новый справочник «Ответы на требование ФНС». В каждой записи данного справочника информация о поступившем требовании ФНС, датах, сроках представления и загруженный файл с текстом требования. Часть полей может быть заполнена автоматически из имени файла загружаемого требования. Из карточки требования можно найти документы по критериям требования, отобрать необходимые и выгрузить.

В табличных частях результатов поиска и выгрузки размещены реквизиты документов, а также встроены результаты поисков «Отсутствуют скан-копии» и «Ожидают подписания» и информация, что документ ранее выгружался по другим требованиям. Таким образом, бухгалтер получает наглядную информацию о всех имеющихся документах и предупреждения, что некоторые из документов не имеют скан-копии или еще не подписаны одной из сторон.


 

Кроме того, была изменена логика по поиску договорных документов, составу и структуре выгружаемых файлов. Для договорных документов поиск осуществляется не по дате документа, а по реквизитам «Действует с» и «Действует по» карточки договорного документа, то есть важно, чтоб договор был действующим на даты, указанные в требовании ФНС. Состав и структура выгружаемых файлов адаптированы под требования онлайн-сервисов для передачи отчетности в контролирующие органы.

При этом стандартная функциональность системы по выгрузке документов из финансового архива также осталась доступна пользователям без изменений.

Итерационный подход при внедрении

Изначально весь проект был запланирован на сроки август-ноябрь 2020 года. Но после уточнения требований и принятия ключевых решений по техническим вопросам, описанным выше, проектные команды и руководство заказчика приняли решение, что «такого слона надо есть по частям» (с).

Таким образом, проект был поделен на три ключевых этапа:

1. Автоматизация договорного документооборота с коробочной функциональностью системы Directum RX, включая загрузку исторических договорных документов и сведений о контрагентах.

  • Сроки: август-сентябрь 2020 года.
  • Этап завершен.

2. Разработка и внедрение модификаций системы Directum RX для договорного процесса, включая штрихкодирование и занесение скан-образов бумажных документов с помощью DirectumCaptureService. Разработка и настройка интеграции договорных документов между Directum RX и 1С:УТ. Разработка и внедрение работы со справочником «Ответ на требование ФНС».

  • Сроки: сентябрь-декабрь 2020 года.
  • Этап на стадии ОПЭ.

3. Автоматизация работы с первичной учетной документацией, включая загрузку исторических данных. Внедрение обмена электронными документами через интеграционную шину.

  • Сроки: октябрь 2020-февраль 2021 года.
  • Этап на стадии разработки и тестирования.

Результаты на пути к цифровизации сквозного процесса

На текущий момент завершен первый этап проекта и идет опытно-промышленная эксплуатация по второму этапу.

В системе создано и согласовано более тысячи договорных документов.

Автоматизирована работа 200 сотрудников, среди которых более 10 топ-менеджеров.

В данный момент сотрудники перешли к эксплуатации штрихкодирования бумажных документов и занесения скан-образов по штрихкоду.

Бухгалтерия протестировала выгрузку документов через справочник «Ответы на требования ФНС», идут доработки по замечаниям бизнес-заказчика.


Планы

Приступаем к промышленной эксплуатации по второму этапу и начинаем тестовую эксплуатацию по третьему, основному и самому сложному этапу.  Будем автоматизировать работу по занесению и работе с архивом первичных документов, а также запустим сквозной процесс работы с документами в электронном виде через взаимодействие с интеграционной шиной. Весь основной бизнес-эффект от внедрения системы Directum RX ожидаем, конечно, почувствовать после окончания 3 этапа.

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (5)

Добрый день, Семен! Очень интересный проект!

Насколько я поняла, основная его цель - это перевод договорных документов в электронный вид и упрощение работы с финансовыми-хозяйственными документами.  Действительно, учитывая то, что «количество документов, поступающих и исходящих из организации за месяц доходит до 60 тысяч», сотрудникам очень сложно работать с таким объемом без полной автоматизации и оптимизации процессов. 

После завершения проекта планируете ли вы переводить в электронный вид и другие процессы с помощью Directum RX?

Семен Соколов

Светлана, добрый день!

Мы не планируем - мы переводим

Потребности компании, как быстро растущего и жадного до автоматизации "здесь и сейчас" организма таковы, что еженедельно пользователи системы, вкусившие чудес автоматизации в рамках заявленных процессов, алкают перевода своих задач под крыло Directum RX. Приходится обеспечивать, после экспресс-анализа.

Семен Соколов: обновлено 26.01.2021 в 12:59
Дмитрий Краснопёров

Семен, добрый день! Проект очень крутой, особенно в плане интеграций! Всегда интересно видеть живые кейсы того, как компании выстраивают единую цифровую инфраструктуру и сквозные процессы от точки входа до передачи исполненного документа в архив. Но все же, у меня появилось пара вопросов:

1. Какая информация "хранится" в штрихкодах? Это вводный вопрос, основной же - при таком объеме документов не рассматривалось ли использование интеллектуальных сервисов, например, Ario, для извлечения информации (в т.ч. реквизитов) и классификации документов?

2. Итерационный подход в таких проектах используется нечасто. Какие плюсы и минусы этого подхода были выявлены в ходе проведения работ? Оправдал ли он себя?

Семен Соколов

Дмитрий, добрый день!

1. ШК не предназначен для хранения информации, отличной от уникального идентификатора

Так как обеспечить всех участников процесса обработки документов на сотнях точек обработки сканерами бумаги и/или доступом в Директум было принято решение использования ШК как ID от момента захода документа вместе с грузом на удаленный склад, и как до сохранения подписанной версии документа уже в Директуме, и до отражения факта поступления документа в архив

Возможности Ario неприменимы к удаленным складам, а применение ШК позволяет, минимизируя изменения процесса, обеспечить контроль движения документа по всем циклам жизни компании. Кроме того, задача по автоматизации заведения с бумаги в АИС табличных частей первичных документов не стоит

Наша цель - максимальное вовлечение КА в ЭДО и EDI

На развитие, конечно же, есть планы на Ario для контроля версионности договорных документов, но сейчас основной фокус всё ещё на подстраивании взрывного роста БП под реалии СЭД Директум (или наоборот (= )

2. Из плюсов: Сразу не сделали (не заложили и не написали жесткое ТЗ) - и переделывать не пришлось

Из минусов: Необходимость планировать внутренние ресурсы для взаимодействия с подрядчиком. А коллеги из смежных отделов тоже активно участвуют в развитии текущих процессов и ресурса их времени может не хватать на растущие потребности

В целом подход себя оправдал: мы оплачивали ровно те работы, результат которых нам актуален, так как неактуальное меняли на ходу

Павел Березин

ШК не предназначен для хранения информации, отличной от уникального идентификатора

А как у вас выстроен процесс управления ошибками распознавания ШК? Ну например если в итоге скан никуда не прикрепился? Или прикрепился но нетуда, т.к. 1 символ криво распознался, и попало в ТКДшку с соседним ИД?

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий