Совершенствование внутренних процессов в ООО "Газпром трансгаз Саратов"

О компании

ООО «Газпром трансгаз Саратов» транспортирует природный газ по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии, Западной Сибири в центральные районы России, на Северный Кавказ, в страны Европы.

ООО «Газпром трансгаз Саратов» ведет свою производственную деятельность на территории трех субъектов Российской Федерации: Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей. Общество насчитывает 21 филиал, которые расположены в 14 муниципальных образованиях. 

Цели и задачи проекта

Историческая СЭД в ООО "Газпром трансгаз Саратов" (далее - ГТС) морально устарела и не развивалась. В итоге она перестала соответствовать требованиям крупного предприятия. Было принято решение о замене СЭД. 

Заказчику требовалась современная  отказоустойчивая система, которая может обеспечить бесперебойную работу, автоматизировать сквозные процессы взаимодействия администрации с удаленными подразделениями, а также выполнить требование головной организации об импортозамещении иностранного ПО.

Таком образом, основными целями проекта стали:

• импортозамещение;
• максимальный уход от бумаги в процессах делопроизводства, переход на электронное согласование;
• вовлечение в процессы обработки документов сотрудников филиалов;
• прозрачность документооборота внутри Общества и оптимизация работы делопроизводителей. 

В итоге была выбрана система Directum RX. Заказчиком проекта выступил начальник отдела делопроизводства.

В рамки проекта были включены задачи по оптимизации процессов по делопроизводству:

• Работа с входящей корреспонденцией;
• Работа с исходящей корреспонденцией;
• Работа с организационно-распорядительными документами;
• Работа со служебными записками;
• Работа с заявками на кандидатов;
• Работа с прочими документами.

Используемые решения и подходы

Проект выполнялся по технологии максимального внедрения. Начало проекта выпало на появление первых вестей о пандемии COVID-19.

Исследование процессов было проведено путем GAP-анализа и демонстрации системы. Дальнейшее взаимодействие, в основном, происходило в удаленном режиме.

На этапе исследования были выработаны основные требования и подходы к реализации системы с учетом принципа разумных изменений: по ряду моментов были приняты решения об изменении и улучшении самих процессов. Во многом этому способствовало наличие наработанных компетенций и экспертной оценки у команды DIrectum по результатам внедрения в других дочерних обществах.  

Основные изменения и решения на проекте

1. Обмен документами между филиалами и администрацией строился по принципу входящей/исходящей корреспонденции. Было принято решение о переводе внутренней переписки (по отношению к Обществу) в разряд служебных записок. Это позволило оптимизировать трудозатраты делопроизводителей на обработку таких документов, исключить двойную регистрацию.

Кроме того, процесс обработки служебных записок предполагает их автоматическую регистрацию и полностью безбумажный документооборот.

2. В рамках регламентов согласования был реализован принцип "иерархии" согласования. В зависимости от отношения подразделения инициатора и подразделения подписанта (адресата) к Администрации/филиалу в системе автоматически вычисляется требуемый путь движения документа и обязательные участники процесса:

Рис. 1. Карточка задачи на согласование по регламенту

3. Для повышения контролируемости процессов был в целом изменен подход к регистрации документов в Обществе, внедрена смешанная регистрация. В целом регистрация ведется централизованно в Отделе документационного обеспечения управления (ОДОУ), при этом документы Администрации регистрируются делопроизводителями ОДОУ, а документы филиалов ответственными за делопроизводство в филиале.

4. В рамках эксперимента для исходящих писем разработан функционал подписания документов в электронном виде. Планируется, что впоследствии большая часть исходящей корреспонденции будет переведена в электронный вид. 

5. Реализована интеграция Directum RX с локальными информационно-управляющими системами (ИУС) "Газпром трансгаз Саратов" для загрузки данных об оргструктуре и сотрудниках, а также загрузки контрагентов. Был использован односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных (ШБД).

Рис. 2. Схема взаимодействия с локальными ИУС

Особенности проекта и проверка на прочность в режиме COVID-2020

Была создана рабочая группа проекта со стороны Заказчика – высококлассные специалисты, заинтересованные в результатах проекта. Группа активно участвовала в работе, удаленный формат не помешал успешному взаимодействию.

Учитывая различные опасения было решено проводить поэтапный ввод процессов в эксплуатацию – можно сказать agile-метод.

На первом этапе были запущены приказы и распоряжения. На это время выпало ужесточение режима посещения офиса компании в связи с ухудшений ситуации по covid. Большинство сотрудников были отправлены на удаленку, а в администрации в каждом отделе остались только дежурные. В спешном порядке пришлось обеспечивать удаленную работу персонала. Поэтому на старте ОПЭ в систему было вовлечено мало сотрудников (100-200 одновременных пользователей). Пришлось решить и некоторые технические проблемы.

Постепенно проблемы были решены, режим смягчили, поэтому ОПЭ перешла на 2 этап – были введены в эксплуатацию оставшиеся процессы делопроизводства.

Результаты

• Ускорено взаимодействие за счет вовлечения в электронное взаимодействие. C системой теперь работают и инициаторы документов. Ранее документы создавались на бумаге и направлялись в исторической СЭД через делопроизводителя;
• Трудозатраты на печать и перепечатку документов минимизированы, требуются только на определенных этапах для документов, подписываемых на бумаге; Документы согласовываются в электронном виде.
• Упрощена отправка на согласование. За счет того, что регламенты обработки документов построены на едином универсальном принципе, что в конечном счете упрощает заполнение согласующих.

В ходе проекта командой были закрыты следующие задачи:

• Оптимизированы процессы делопроизводства и налажено электронное взаимодействия с помощью системы Directum RX;
• Настроена отказоустойчивая архитектура, обеспечивающая работу 21 филиала
• Выполнена миграция документов из исторической СЭД по внутренним документам за последние 3 года.
• Реализована интеграция оргструктуры, данных о сотрудниках и контрагентах из систем-источников, исключен двойной ввод данных.
• Проведено обучение сотрудников администрации и филиалов работе в системе.

Показатели проекта:

• 2000 пользователей
• 10 ТОП-менеджеров, работающих в системе
• 21 филиал
• 9 месяцев

Планы по дальнейшему развитию проекта

Рабочая группа продолжает активно работать над совершенствованием процессов, собирает пожелания, вовлекает пользователей и т.д. Есть много планов по развитию системы.

В ближайших планах:

• реализация отложенных пожеланий в системе;
• увеличение числа пользователей;
• внедрение процесса по работе с договорными документами.