От идеи к реализации: наш опыт внедрения Directum RX

Об организации

Архангельский областной центр занятости населения как самостоятельное юридическое лицо создан в 2019 году с целью объединения 22 районных центров занятости в единую структуру. Центр реализует государственную политику в области занятости и предоставляет широкий спектр государственных услуг различным категориям граждан и работодателям нашего региона. На сегодняшний день областной центр занятости — это не только площадка для соискателей, которые стремятся найти работу, но и для работодателей, которые хотят решить кадровые вопросы. Мы постоянно совершенствуем свою работу, внедряем новые формы взаимодействия с получателями государственных услуг, органами власти и различными учреждениями региона, в том числе цифровые.

Задача

Наш центр был создан 6 июня 2019 года, а уже в ноябре 2019 передо мной была поставлена задача организации делопроизводства во вновь созданном учреждении в электронной форме.

Ключевой бизнес-заказчик — директор ГКУ АО «Архангельский областной центр занятости населения»  и начальника отдела по делопроизводству и организационной работе.

Основные ожидания:

• организация электронного делопроизводства между руководством учреждения и отделениями занятости населения, а также внутри учреждения и внутри каждого отделения;

• внедрение полного цикла автоматизированной электронной работы с обращениями граждан и организаций (интернет-приёмная);

• ведение реестра договоров с соблюдением нормативных сроков хранения, согласование и отправка документов контрагентам, контроль их возврата;

• оптимизация регистрации входящих счетов.

Начало

Сказать по-правде, я не знала, с чего начать. Раньше мне никогда не приходилось выполнять ничего подобного. Скажу более — я не специалист ИТ-сферы, и перспектива новой работы меня немного пугала. Хотя, в то же время, было очень интересно погрузиться в незнакомую область и расширить перечень своих компетенций.

Для начала я стала изучать содержание разных систем электронного документооборота (ЭДО) в сети Интернет (а как же без него?). Затем перешла к тестированию наиболее понравившихся мне вариантов на демонстрационных стендах. Для меня, как для новичка в этой области, многое было не понятно, но, в то же время, было довольно занятно пробовать себя в новой роли и изучать неизвестные для меня программы.

Спустя некоторое время, я остановила свой выбор на облачной поставке Directum RX. Почему именно Directum RX? Всё очень просто: понятный интерфейс, много возможностей программы, большой выбор готовых бизнес-решений, приятные цены.

Пробуем электронный документооборот на вкус

Мы решили не рисковать. Купили десять лицензий на 1 год, для апробации системы. Установили её директору учреждения, его заместителям, начальникам отделов и делопроизводителю. Сперва отношение к электронному документообороту было настороженным, а у тех, кто столкнулся с ней впервые возникало много вопросов. Со временем пришло понимание, что цифровое взаимодействие быстрее и намного эффективнее, а к концу 2020 года уже и вовсе появилась твёрдая уверенность, что, Directum RX — это то, что нам нужно.

Руководство учреждения приняло решение перейти с облачной поставки на локальную с подключением к системе всех 22 обособленных структурных подразделений (районных отделений занятости). В результате электронный документооборот стал доступен большинству сотрудников областной службы занятости, которые участвуют во взаимодействии с гражданами и с работодателями. Это позволило центру занятости осуществить цифровизацию делопроизводства и перейти на более высокий современный уровень организации работы учреждения.

Сложности внедрения и путь преодоления

• Первая и самая главная сложность — настройка системы собственными силами. Сложность заключалась в том, что я не проходила специального обучения и многое приходилось делать методом проб и ошибок.

  Чтобы разобраться, я постоянно обращалась к «Справке» и просматривала ролики.

• Сопротивление сотрудников, их инертность. Причина — стойкая привычка организации работы в бумажном виде и нежелание идти в ногу со временем, развиваться.

  Приходилось убеждать сотрудников, терпеливо обучать, демонстрировать примеры, поддержать их в минуты отчаяния (бывало и такое).

• Сложности в обучении, особенно людей старшего возраста.

  Очень помогли тематические вебинары и подготовленные мною пошаговые инструкции для сотрудников. Обучение проводилось в небольших группах и индивидуально посредством видео-конференц-связи.

В том, что я простой пользователь, такой же как все сотрудники центра, был большой плюс — освоив программу самостоятельно, «с нуля», я смогла простым, доступным языком объяснять своим коллегам как работать в программе. Это особенно помогало, когда моё терпение в разговоре с очень непонятливыми сотрудниками подходило к концу — я вспоминала, что ещё совсем недавно сама многого не понимала — и успокаивалась.

Результаты

Как внедренные решения отразились на работе компании

Спустя всего два месяца с момента полного внедрения локальной системы в работу, уже 90 % корреспонденции стало обрабатываться в электронном виде. Это значительно сократило время на создание и поиск документов, визирование их руководством, ускорило доставку до исполнителя (почти мгновенную) и обратную связь с отделом делопроизводства.

Что касается интернет-приемной, то после её подключения у граждан появилась возможность направлять свои обращения в центр занятости, не выходя из дома (что особенно актуально в период сложной эпидемиологической ситуации), а потом также дистанционно отслеживать ход рассмотрения заявки. Это оптимизировало работу сотрудников службы занятости, позволило скоординировать их действия по решению тех или иных вопросов граждан.

Почему проект востребован

Проект позволяет организовать контроль и управление исполнительской дисциплины сотрудников, снизить бумажный документооборот, настроить процесс взаимозаменяемости сотрудников, ускорить процесс делопроизводства и, что не менее важно, преодолеть магическое желание уснуть на работе!

Личный результат проекта

Я выросла! Профессионально. Личностно. А главное — мой IQ теперь недосягаем!

Я стала почти «профи» в системе Directum RX и очень этому рада!

А если серьёзно, была выполнена сложнейшая задача, по переходу на электронный документооборот всего учреждения. Результатом стала упорядоченная работа с документами, качественная и своевременная их обработка, быстрое принятие организационных решений и обеспечение полного контроля над задачами.

Отзывы заказчиков и пользователей

За что больше всего пользователи ценят систему

Яценко В.В., директор Архангельского областного центра занятости населения (АОЦЗН):

«Приоритетной задачей для себя, как руководителя центра, считаю внедрение современных информационных технологий, поскольку именно цифровизация всех рабочих процессов является залогом успешного развития учреждения. Directum RX является именно той площадкой, которая расширяет наши возможности и позволяет оптимизировать работу областной службы занятости».

Калашникова Ю.В., заместитель директора (АОЦЗН):

Лично для меня Directum RX — это, прежде всего, функциональный кейс для хранения документов, удобный механизм выдачи поручений сотрудникам, контроль исполнения в режиме реального времени и минимальный риск потери документов. Также из «плюсов»: профессиональное техническое сопровождение и грамотная, квалифицированная техподдержка Нравиться всё!».

Тихонова О.А., делопроизводитель отделения занятости населения по Мезенскому району:

«Как говорят: «Глаза боятся, а руки делают», так было и у нас. Поначалу был страх перед новой формой работы, потом он сменился любопытством, чуть позже появился интерес, а сейчас — удовольствие от работы. Спасибо Ксении Викторовне, что всему нас научила и теперь нам стало намного легче обрабатывать документы».

Планы по развитию проекта

• Приобрести модуль МЭДО для обмена документацией с контрагентами.

• Создать долговременный архив в едином формате архивных документов, которые самостоятельно контролирует сроки хранения и передает недействительные документы на экспертизу ценности.

Хочу поблагодарить разработчиков Directum RX и всех, кто оказывал нам помощь и поддержу при внедрении системы в нашем учреждении!