«От начала до конца» или автоматизация отдела персонала

Кейс 1. Маршрут адаптации

Бизнес-проблема

Выход нового сотрудника в компанию сложный период не только для самого сотрудника, но и для компании. Необходимо в короткий срок погрузить специалиста в культуру компании, ознакомить с основными документами, бизнес-процессами, назначить наставников и запланировать необходимое обучение, а после включения в рабочий процесс – отслеживать успешность выполнения первых задач. Особенно сложно в ситуации, когда отдел персонала находится в Управляющей компании в Ижевске, а сотрудники принимаются на работу в филиалы по всей России. Штатных HR – специалистов в филиалах нет. В этом году с приходом пандемии и удаленной работы все еще больше осложняется – если раньше многие вещи мог рассказать сосед по кабинету, а новый сотрудник впитывал многое, просто вращаясь в круговороте офисных процессов, то сейчас, находясь дома, надежда только на цифровую информацию. Ручное управление всеми задачами (отправка через почту, контроль через корпоративные мессенджеры) требует большого количества времени и повышенного внимания курирующего нового сотрудника специалиста по персоналу.

Задача

Заместителем Генерального директора по персоналу была поставлена задача по разработке автоматизированного процесса адаптации новых сотрудников (на базе действующих в компании программных продуктов), состоящего из задач ознакомительного характера первых дней, задач на руководителя по контролю нового сотрудника, задач в рамках испытательного срока и задач закрытия адаптационного периода.

Реализация

Разработкой методологии, реализацией и тестированием занималась небольшая рабочая группа, состоящая из разработчика, бизнес-аналитика и менеджера по персоналу, схема процесса дополнительно согласовывалась с заказчиком.

Итоговый маршрут состоял из нескольких блоков:

• Фиксация всей информации о новом сотруднике – должность, руководители, условия испытательного срока и оплаты;
• Импорт заявки на подготовку рабочего места в Service Desk;
• Задачи на нового сотрудника с общей информацией по компании и полезными ссылками (видео курс по истории и культуре компании, ссылки на учебный портал для прохождения вводного курса -игры, документы-положения по мотивации, кадровой политике, корпоративный кодекс, ссылки и инструкции по основным ИТ-продуктам компании и т.д.);
• Задачи на руководителя нового сотрудника для планирования и контроля задач испытательного срока;
• Задачи на нового сотрудника в рамках испытательного срока;
• Цикл задач по результатам прохождения испытательного срока – согласование с функциональным и непосредственным руководителем, специалистами отдела персонала с фиксацией результатов работы и отзывов о новичке, задача на специалиста по кадрам/бухгалтера для оформления завершения испытательного срока и корректировки системы оплаты, если это необходимо.

Рисунок 1 Схема процесса (желтые блоки - в DIRECTUM)

Разработка методологии, реализация и тестирование заняло порядка 3 месяцев, еще в течение полугода после внедрения по результатам реального использования были небольшие доработки текстов и последовательности задач.

Помимо задач в рамках маршрута, на стороне DIRECTUM (текущая версия 5.5.0) создан справочник Новые сотрудники, фиксирующий данные по новому сотруднику и историю его адаптации (задачи, отзывы, результат прохождения испытательного срока).

Рисунок 2 Справочник Новые сотрудники, форма задач на ИС

Так же, в рамках маршрута осуществляется выгрузка по API данных по новому сотруднику в систему управления обращениями Service Desk для подготовки рабочего места.

Внедрение: в качестве исполнителей задач процессом регулярно задействованы руководители всех уровней – более 30 человек и разово все новички компании (за период с начала внедрения было принято и прошло через маршрут более 200 человек). Результаты внедрения полностью совпали с ожиданиями HR службы и были приятной неожиданностью для руководителей всех уровней.

Внедрение было широко освещено на корпоративном портале и получило множество положительных отзывов от новых сотрудников, некоторые сотрудники, не смотря на многолетнюю работу в компании, попросили отправить им часть задач адаптации.

Кейс 2. Маршрут увольнения

Бизнес-проблема

Уход сотрудника из компании – сложный процесс. Помимо сохранения уровня удовлетворенности как компании, так и сотрудника, необходимо обеспечить беспроблемную передачу текущих дел специалиста, ограничить доступ во внутренние информационные системы и уведомить всех заинтересованных об изменениях. В нашей компании все осложняется тем, что сотрудник, его функциональный руководитель, непосредственный руководитель и специалист отела персонала могут находиться в четырех разных регионах, и коммуникации осложнены, а с добавлением удаленной работы и изоляции даже присутствие в одном городе не всегда предусматривает личную встречу. Были случаи, когда ценный сотрудник филиала увольнялся из-за конфликта «на месте». А при наличие выстроенного процесса и своевременном диалоге между сотрудником, руководителями и отделом персонала увольнения можно было бы избежать. Так же были случаи, когда из-за отсутствия уведомления об увольнении, на сотрудников не были завершены или переданы процессы, которые «зависали» на уволенном сотруднике, не были переданы материальные ценности или нарушалась информационная безопасность.

Задача

От заместителя генерального директора по персоналу поступила задача по автоматизации процедуры увольнения и переводе в электронный вид «обходного листа» (задачи на ответственных сотрудников, выполняющих действия по переносу процессов, закрытию доступов и денежном расчете с сотрудником).

Реализация

Разработкой методологии занималась рабочая группа из 4 человек (руководитель проекта, бизнес-аналитик, ведущий специалист по персоналу и программист), сформированное ТЗ корректировалось и согласовывалось заказчиком. Описание процесса заняло пару месяцев, с учетом перерывов и нескольких итераций, разработка с тестированием заняло еще порядка месяца, а по результатам реального использования еще 3 месяца были небольшие корректировки процесса и текстов.

Получившаяся схема делится на несколько крупных блоков:

• Беседа с руководителями сотрудника (функциональный и непосредственный), при необходимости подключение специалиста отдела персонала для разрешения конфликта;
• Передача текущих открытых дел сотрудника;
• Задачи в рамках электронного обходного листа;
• Выгрузка данных в систему управления обращениями Service Desk.

Рисунок 3 Краткая схема процесса увольнения (желтые блоки – задачи в DIRECTUM)

Рисунок 4 Запуск процесса увольнения

Помимо запуска маршрута самим увольняющимся сотрудником, есть возможность запустить «короткий» маршрут со стороны руководителя или специалиста кадровой службы/бухгалтера, сразу получившего на руки заявление на увольнение, или в случае отсутствия увольняющегося на рабочем месте.

Одним из этапов маршрута является выгрузка данных по API в корпоративную систему Service desk для аннуляции доступов сотрудника в корпоративном ПО. Отметка по блокировке, наравне с отметками ответственных за завершение процессов (отзыв доверенностей, доступов к помещениям и т.д.) сохраняются и доступны для последующего просмотра.

Так же важным является возможность структурирования, сохранения и последующего анализа выходных анкет сотрудников (причины увольнения, уровень удовлетворенности компанией).

Внедрение: после внедрения через процесс пройдено 20 увольняющихся сотрудников, а исполнителями по процессу были более 30 руководителей среднего и высшего звена и 100 рядовых сотрудников – юристы, бухгалтеры, секретари.

Один из случаев во время внедрения– управляющая компания (HR вместе с функциональным руководителем) до запуска процесса не знали о намерениях сотрудника филиала уволиться. Своевременное уведомление всех заинтересованных хотя и не помогло убедить сотрудника остаться, но благодаря договоренности о переносе срока увольнения, позволило беспроблемно передать текущий функционал и незавершенные задачи.

Перспективы развития

В ближайших планах на доработку модуля – автоматическая выгрузка данных в 1С ЗУП для создания черновиков документов увольнения, а так же создание отчета в BI системе по всей статистике увольнений и составу анкет увольняющихся.