Единый процесс работы с договорами и первичными документами в Юничел

Заказчик: Юничел

Исполнитель: Directum

О компании

Юничел — крупнейшее в стране обувное предприятие, которое объединяет три обувные фабрики в Челябинске, Златоусте и Оренбурге и реализует свою продукцию с помощью розничной сети из 600 магазинов в 250 городах России и Казахстана. Работу холдинга обеспечивают 5 000 сотрудников, занятых в производстве и торговле. Ежегодно фабрика выпускает 3 млн пар обуви. Это 10% от всей кожаной обуви, которая производится в России.

Цели и задачи

Ежедневно компания отгружает товар в магазины и перемещает готовую продукцию между складами. В ходе этих операций создается большое количество бумажных первичных документов. Как результат — внушительные канцелярские расходы, долгое ожидание подписания и возврата оригиналов документов.

Значительную часть документооборота компании составляют договоры и первичные учетные документы, которые сопровождают процессы отгрузки товара на склады и в магазины. Мало структурированный документопоток затруднял процесс подготовки документов для бухгалтерских проверок, даже несмотря на наличие учетной системы и сервиса электронного обмена с контрагентами. Требовалось упорядочить и автоматизировать внутренние процессы.

Бизнес-заказчик - директор по развитию обувной фирмы Юничел.

Проектные решения

Выбор был сделан в пользу Directum RX и интеграции с Synerdocs. Было создано единое информационное пространство на базе систем Directum RX, 1С и сервисов Synerdocs и Диадок.

Бизнес-процессы, охваченные проектом: 

• Работа с договорными документами.
• Работа с входящими счетами на оплату и заявками на оплату.
• Работа с первичными учетными документами.
• Обмен договорными и первичными учетными документами с внешними контрагентами и предприятиями холдинга.

Результаты

Достигнут новый уровень бизнес-процессов -- электронное взаимодействие с контрагентами и ответственными лицами предприятия стало частью единого цифрового процесса интегрированного с внутренним согласованием.

Кроме того:

• работа с входящими счетами и заявками на оплату стала удобнее. Вся информация о статусе оплаты содержится в карточке документа. Для быстрого отражения информации об оплате нескольких счетов пользователю достаточно выделить необходимые документы в списке и нажать одну кнопку;
• значительно сократилось время на подписание договорных документов и передачу первичной учетной документации за счет преднастроенных маршрутов согласования, соответствующих контрактной политике и благодаря интеграции с сервисами обмена Synerdocs и Диадок
• для обмена учетными документами, накладными, актами, отчетами сотрудники используют простую электронную подпись (затраты на использование ЭП минимизированы);
• все договоры хранятся в единой базе – в системе Directum RX. Теперь на поиск необходимого документа тратится меньше времени, а благодаря удобной панели фильтрации пользователи могут быстро получить список документов по выбранным критериям.
• формируется архив финансовых документов, куда документы автоматически попадают после подписания в сервисах обмена. Время на подготовку к проверкам сократилось в 2 раза.

Достигнута непрерывность бизнеса -- у сотрудников появилась возможность работать удаленно с помощью мобильных приложений. Руководители используют Directum Solo для рассмотрения, согласования, рецензирования и подписания документов. В несколько кликов они могут удаленно ставить задачи, выносить резолюции, отправлять и контролировать поручения по документам. А рядовые сотрудники благодаря Directum Jazz не только оперативно выполняют свои задачи, но и могут работать с документами даже в режиме offline.

Показатели

Для примера - по итогам четырех недель эксплуатации системы сотрудники компании запустили более 3 100 задач и создали более 3 000 электронных документов.

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту - 170
• Количество пользователей мобильного приложения - 100
• Количество автоматизированных процессов - 4
• В 2 раза сократилось время на подготовку к проверкам.
• Благодаря использованию ПЭП удалось в три раза сократить расходы на приобретение сертификатов ЭП.

Планы

Планируется увеличить число пользователей и перевести в электронный вид работу с входящими и исходящими письмами, внутренними распорядительными документами. Чтобы облегчить наполнение финансового архива сканами бумажных документов, планируется использовать интеллектуальные механизмы Directum Ario.