Разработка и внедрение модуля "Внутренний аудит"
150
пользователей
10
автоматизированных ТОП-менеджеров
> 100
документов в месяц созданы в модуле
на порядок
ускорение процесса работы с актами внутренних аудитов
до 0
снижены расходы на материальные ресурсы
О компании 
СМ-Клиника - одна из крупнейших сетей многопрофильных медицинских центров для взрослых и детей. Компания входит в топ частных клиник по оценкам Forbes, РБК, Vademecum и BusinesStat. Мы ведём свою историю с 2002 года. Сейчас у нас работают 22 многопрофильных клиники в Москве, Подмосковье, Санкт-Петербурге и Рязани, которые открыты ежедневно, включая выходные и праздничные дни.
В 2020 году мы успешно реализовали проект по автоматизации бизнес-процессов внутреннего аудита компании. В результате проекта мы создали и внедрили новый модуль в Directum RX - ВНУТРЕННИЙ АУДИТ.
Цели и суть проекта
Потребность в оптимизации процессов внутреннего аудита в компании назревала годами, поскольку объемы и количество проверок с каждым годом увеличивались, а с ними росла нагрузка как на аудиторов так и на сотрудников подразделения внутреннего аудита, которым приходилось буквально вручную вести свою деятельность. Перед началом автоматизации в компании проводилось более 650 проверок в год и в отсутствие автоматизации много времени уходило на бумажную работу с актами по их составлению и передаче на подписание, а также на ручное отслеживание исполнения поручений по проверкам.
К тому моменту в компании уже началось внедрение системы Directum RX и по результатом анализа ее возможностей выбор системы для автоматизации бизнес-процессов внутреннего аудита был осуществлен в ее пользу.
Основной задачей проекта была автоматизация блока внутренних аудитов, результатом которой должен был стать переход на электронный документооборот бизнес-процессов внутреннего аудита компании - от момента создания акта проверки аудитором до получения отчетов по поручениям генерального директора. Но в итоге мы сделали гораздо больше.
В результате был разработан и внедрен модуль Внутренний аудит, который позволил перейти на полностью безбумажную технологию работы компании при проведении внутренних контрольных мероприятий. В настоящее время весь разработанный функционал модуля полностью задействован в работе сотрудников компании при выполнении бизнес-процессов внутреннего аудита.
Рис.1. Общий вид модуля сейчас
Ежегодно в ноябре-декабре ответственный сотрудник подразделения внутреннего аудита вносит даты аудитов, запланированных на следующий год, в соответствующий справочник, а также, при необходимости, добавляет в справочник новые темы аудитов.
Рис.2. Карточка для планирования аудитов выбранного объекта по выбранной тематике
Подробнее об этапах проекта (развернуть)
Первый этап проекта
На первом этапе проекта была реализована возможность создания аудитором в системе Directum RX акта проверки по определенному разработанному и размещенному в Directum RX шаблону. Карточка документа Акт проверки позволяет заполнить все поля путем выбора информации из соответствующих справочников, созданных специально под эти нужды (раздел Настройки на рисунке 1).
Рис.3. Карточка документа Акт проверки
Рис.4. Шаблон акта проверки
Заполнение шаблона информацией происходит автоматически на основании заполненной карточки документа Акт проверки. Вручную заполняются только поля с указанием должностей и ФИО лиц, присутствовавших при проверке, а также перечень замечаний к объекту проверки и рекомендации по их устранению. Для наглядности аудиторы могут вручную добавить фотографии нарушений в акт проверки.
Далее по определенному алгоритму этот акт сначала подписывается электронной подписью со стороны аудитора и направляется на согласование определенному кругу лиц, часть из которых задается по умолчанию, часть можно добавить по желанию аудитора. После согласования акт направляется на ознакомление и подписание руководителю проверяемого подразделения.
Рис.5. Регламент согласования Акта проверки
Кроме того, в системе был реализован функционал рассылки уведомлений руководителям подразделений компании, ответственным за выполнение аудитов по выбранным тематикам. Рассылка осуществляется ежемесячно в определенный календарный день.
Рис.6. Рассылка
Кроме автоматизации движения актов проверок была автоматизирована работа медицинского департамента компании по документированию обходов медицинских бизнес-подразделений, в результате этого была реализована возможность создания в Directum RX акта обхода по определенному шаблону, его подписания уполномоченными лицами и направления для ознакомления и устранения замечаний руководителю проверяемого медицинского бизнес-подразделения.
До запуска в промышленную эксплуатацию результатов работ первого этапа была разработана инструкция и были обучены аудиторы и другие участники бизнес-процессов внутреннего аудита.
Второй этап проекта
На втором этапе работ была реализована возможность создания распоряжения генерального директора с прикрепленным в приложении перечнем поручений, предварительно созданных в системе на основании выявленных аудиторами нарушений и недостатков в проверяемых подразделениях. Каждое поручение создается ответственным сотрудником подразделения внутреннего аудита в специально созданном для этого разделе Поручения электронной карточки Акта проверки. Указываются лицо, ответственное за устранение нарушений, срок исполнения поручения и текст поручения.
Рис.7. Создание поручения в карточке акта проверки
Ежемесячно до определенного числа ответственный сотрудник подразделения внутреннего аудита создает в системе распоряжение по проведенным за месяц проверкам, к которому автоматически по нажатию определенной кнопки в разделе Связи электронной карточки Распоряжения создается и прикрепляется приложение с поручениями по актам проверок в формате Excel.
Рис.8. Карточка распоряжения по проверкам
Приложение содержит информацию о номере акта проверки, наименовании объекта проверки, дате проверки, теме проверки, ФИО аудитора, содержит текст поручения, информацию о сроке выполнения поручения, а также о лице, ответственном за исправление недостатков и выполнении рекомендаций. При клике на номер акта проверки можно перейти к карточке акта проверки и ознакомиться с самим актом.
Рис.9. Приложение к распоряжению
Далее распоряжение запускается на согласование определенному перечню лиц и на подписание генеральному директору. Подписание распоряжения генеральным директором является триггером для запуска в системе процесса автоматического создания и рассылки поручений на исполнение ответственным лицам, указанным в приложении к поручению.
Рис.10. Автоматическое создание поручений
К карточке поручения автоматически прикрепляется акт проверки и распоряжение. После получения соответствующего поручения ответственное лицо может создавать подчиненные поручения своим сотрудникам, принимать у них результаты проведенных работ и направлять ответ о выполнении поручения контролеру, которым является ответственный сотрудник подразделения внутреннего аудита. Контролер в случае если поручение не выполнено или выполнено не полностью может отправить поручение в доработку ответственному лицу с указанием причин возврата либо путем инструмента Подзадачи согласовывает результат выполнения поручения с руководителем подразделения внутреннего аудита с предложением принять результаты выполнения поручения. При положительном исходе согласования контролер принимает результаты выполнения поручения и в системе автоматически формируются уведомления ответственному лицу и генеральному директору, а также аудитору, составившему акт проверки, по которому было дано поручение, о том, что поручение по акту выполнено.
Рис.11. Карточка поручения
Контролер имеет возможность отслеживать состояние поручений с помощью таблицы Поручения в системе.
Рис.12. Таблица Поручения
Третий этап проекта
На третьем этапе работ была реализована возможность создания и выгрузки из системы отчета план-фактной сверки в виде таблицы в формате Excel. В результате ответственные за проведение аудитов лица получили возможность прямо в системе видеть план проверок на текущий год по своей тематике, а также информацию о том в какие сроки были выполнены предыдущие проверки, были ли они выполнены в срок или с опозданием, вовремя ли были размещены в системе акты проверок. Вся эта информация отображается в таблице с использованием соответствующей цветовой гаммы ("светофор") и указанием дат проведения проверок. При клике на соответствующую ячейку таблицы Excel с датой проверки в Directum RX по ссылке загружается карточка соответствующего Акта проверки.
Рис.13. Вид выгружаемой таблицы
Кроме того, аудиторы получили возможность создавать в модуле Внутренний аудит запросы на перенос или отмену проверки с указанием причин изменения плана. При создании запроса аудитор заполняет поля с указанием необходимого действия (перенос или отмена), указывает плановый месяц проверки и месяц, на который проверка будет перенесена (если проверка переносится), а также пишет обоснование переноса или отмены проверки. Далее запрос направляется на согласование по определенному алгоритму. В случае положительного исхода согласования аудитор, его руководитель и ответственный сотрудник подразделения внутреннего аудита получают уведомления о переносе или отмене проверки, при этом в системе происходит автоматический перенос планового месяца проверки или отмена проверки - изменяются плановые значения в соответствующем справочнике, содержащем объекты и плановые даты проверок.
Рис.14. Образец запроса на перенос проверки
Также на третьем этапе аудиторы при формировании акта проверки в системе получили возможность указывать плановый период выполнения аудита. В случае попадания даты проверки в плановый период, система автоматически привязывает акт к плановому периоду. В случае несовпадения система запрашивает к какому периоду привязать проверку. Аудитор может в этом случае оставить поле пустым, если проверка внеплановая. Привязка акта проверки к определенному периоду дает возможность его отражения в таблице план-фактной сверки по актам проверок. Внеплановые аудиты также отражаются в отчете план-фактной сверки в том периоде, когда была проведена внеплановая проверка, и выделяются специальным цветом.
Все возможности созданного модуля активно используются участниками бизнес-процессов внутренних аудитов. Аудиторы получили дополнительную нематериальную мотивацию для выполнения своей работы, поскольку теперь они видят ее результаты и могут отследить, что было сделано по результатам их проверки, а также задать дополнительные вопросы в рамках выполнения поручения по их акту проверки. Запуск модуля уже на первом этапе привел к значительному ускорению бизнес-процессов внутреннего аудита в компании. Об этом будет рассказано далее.
Ключевой бизнес-заказчик инициативы
Ключевым бизнес-заказчиком модуля являлось подразделение внутреннего аудита компании в лице заместителя руководителя подразделения внутреннего аудита, который являлся основным функциональным заказчиком и постановщиком задач на автоматизацию, а также является автором настоящей заявки.
Основные ожидания от автоматизации блока внутренних аудитов заключались в том, что в результате реализации проекта будет полностью осуществлен переход на электронный документооборот бизнес-процессов внутреннего аудита компании - от момента создания акта проверки аудитором до получения отчетности по поручениям генерального директора, созданным на основании актов проверки, от руководителей проверяемых подразделений. Однако результат превзошел первоначальные ожидания, и разработанный модуль получился более функциональным, чем планировалось изначально.
Сложности внедрения и как мы их преодолели
Особенностью проведения внутренних аудитов в компании является тот факт, что большинство аудиторов не являются сотрудниками подразделения внутреннего аудита, а рассредоточены по другим подразделениям и имеют своих руководителей. Поскольку внутренние аудиты проводятся в компании более 8 лет горизонтальные коммуникации между подразделением внутреннего аудита и другими подразделениями, чьи сотрудники выполняют внутренние контрольные мероприятия, являются достаточно отлаженными и проблем с выполнением проверок в срок, как правило, не возникает.
Кроме того, большинство проводимых аудитов являются плановыми, план-график внутренних контрольных мероприятий утверждается ежегодно приказом генерального директора.
Все аудиторы компании являются профессионалами в своей области, переход на безбумажный документооборот значительно облегчил их работу. Небольшие проблемы возникли в начале запуска модуля с некоторыми аудиторами, которые не создавали акты проверки по шаблону в системе, а прикрепляли скан подписанного вручную акта к карточке Акта проверки. Эта проблема была быстро решена, поскольку акты проходили предварительное согласование и если использовались сканы вместо полноценных электронных документов, то они сразу отклонялись на стадии согласования, и аудитор для признания проверки проведенной должен был заполнить электронную карточку Акта проверки и сам Акт по шаблону.
При заполнении шаблонов актов аудиторами мы столкнулись с тем, что не у всех аудиторов на компьютере был установлен Microsoft Office, у части сотрудников был установлен LibreOffice, который, как выяснилось, не является до конца совместимым с Directum RX. Так, например, выяснилось, что аудиторы с установленным LibreOffice могут вносить изменения в защищенные от изменения поля Акта проверки, поэтому такие акты приходилось дополнительно проверять при согласовании. Кроме того, у руководителей проверяемых подразделений часто возникали трудности открытия таких актов в MS Word для ознакомления. Проблема решилась с помощью поэтапной установки Microsoft Office на компьютерах пользователей.
Результаты
Как внедренные решения отразились на работе компании
Переход на полностью безбумажную технологию значительно ускорил процессы внутреннего аудита. До автоматизации аудитор сначала выезжал на объект проверки, после возвращения составлял в офисе акт проверки, затем передавал его на подпись руководителю объекта проверки через внутренние службы доставки, после подписания акт проверки возвращался аудитору, и он передавал его в подразделение внутреннего аудита, где акт проверки подшивался в соответствующую папку. На весь этот процесс могло уйти несколько дней, а иногда и неделя. К тому же акты иногда терялись и их снова приходилось запускать по тому же кругу. Папки с бумажными актами с годами накапливались, занимали место в шкафах в подразделении внутреннего аудита. Поручения составлялись вручную в таблице Excel и контролировались с использованием этого файла, что также отнимало кучу времени у сотрудников подразделения внутреннего аудита.
Уже после окончания первого этапа автоматизации ситуация глобально изменилась. Так, например, подписание акта проверки руководителем объекта проверки, как правило, происходит в системе в тот же день. Часто этот процесс занимает не более пяти-десяти минут с момента размещения аудитором акта проверки в системе. Таким образом процесс подписания акта ускорился в несколько сотен, а иногда и почти в тысячу раз! Акты не теряются, они сохраняются в системе, их легко найти, и они не занимают место на полке.
Значительно облегчилась работа ответственных сотрудников подразделения внутреннего аудита в части контроля своевременного выполнения аудиторами проверок и исполнения поручений ответственными лицами. Теперь вся необходимая для контроля информация находится в системе, ее легко и быстро получить.
Кроме того, в результате перехода на безбумажную технологию, получена значительная экономия материальных ресурсов в виде расходных материалов для принтера и затрат на бумажные носители, а также шкафов для хранения документов по внутренним аудитам.
Почему проект важен и востребован
Внутренний аудит является неотъемлемой частью системы управления любой компании. Развитие внутреннего аудита тесно связано с развитием компании. На каждом этапе развития компании необходимо определить какой уровень внутреннего аудита ей необходим. Автоматизация процессов внутреннего аудита, при правильном выстраивании системы внутренних аудитов в целом, помогает построению эффективной системы внутреннего контроля компании, что в свою очередь способствует достижению ее стратегических целей, содействует совершенствованию системы корпоративного управления и управления рисками. Данный модуль является эффективным инструментом для автоматизации блока внутренних аудитов в любой компании, его использование будет способствовать повышению эффективности ее деятельности.
Показатели проекта
- 150 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
- 10 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
- 22 филиала (клиники)
- 2 специалиста команда проекта от исполнителя и заказчика
- 150 обученных специалистов
- Срок выполнения – 6 месяцев
Бизнес -показатели
- более 100 документов создается в системе в месяц в результате работы модуля
- В сотни раз ускорение процесса работы с актами внутренних аудитов
- сведены к нулю расходы на материальные ресурсы
- сведены к нулю потери бумажных экземпляров документов
Отзывы
За что больше всего пользователи ценят систему
По результатам опроса заказчиков и пользователей по работе в модуле Внутренний аудит были получены ответы, что работать стало более удобно, все в системе упорядочено, исключаются какие-либо нештатные манипуляции документами в системе в силу разграничения прав, деятельность стала более понятной и прозрачной как для аудиторов, так и для других участников процессов внутреннего аудита. Очень важно, что документы не теряются, а сам документооборот значительно ускорился. Аудиторы говорят, что теперь они, наконец, могут видеть всю картину работы по их актам, что сильно их мотивирует.
В чем лично для меня основной результат бизнес-инициативы
Лично для меня данный проект показал, что при корректном выборе системы для автоматизации бизнес-процессов определенного вида, правильной постановке целей и задач на автоматизацию, а также непрерывной работе в команде с разработчиком можно достичь успеха и получить в результате выполнения проекта даже больше, чем планировалось изначально.
Проект также показал, что некоторые бизнес-процессы в результате автоматизации ускоряются не в два или три раза, а в сотни и даже тысячи раз. И я считаю это грандиозным успехом!
Сейчас после того, как модуль запущен и им пользуются сотни сотрудников, я понимаю, что что-то делалось не совсем по плану и не сразу удавалось сформулировать то, что хотелось получить от разработчика, но в итоге мы получили от проекта больше, чем ожидали, поскольку в ходе совместной работы рождалось много новых идей, которые получили свою успешную реализацию в разработке и внедрении нового модуля.
Планы по развитию проекта
В планах есть развитие модуля в части автоматизации бизнес-процессов оперативного контроля работы медицинских бизнес-подразделений компании, проводимого в виде выездных оперативно-контрольных мероприятий. Но у меня есть сильные сомнения, что мы на этом остановимся!
Команда проекта
Наталья Рагузова, Сергей Королев
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (4)
Особенностью проведения внутренних аудитов в компании является тот факт, что большинство аудиторов не являются сотрудниками подразделения внутреннего аудита, а рассредоточены по другим подразделениям и имеют своих руководителей.
А как концептуально реализовали? Строите вторую "альтернативную" оргструктуру под документопоток аудиторских документов? Или "диагональными" связями в основной оргструктуре?
Павел,
Концептуально логика предоставления прав основана на системе ролей, непересекающихся по тематике аудита.
Акты проверок также имеют аналогичный код тематики и подразделяются по видам документов. Согласно им даются права доступа и подписи как со стороны аудитора, так и получателя.
Таким образом любой сотрудник включенный в любую из тематических ролей автоматически получает соответствующие права, область видимости, права подписи документов и т.д..
Добрый день! Очень понравился ваш проект. Чувствуется в описании, что было много узких мест в процессе до автоматизации и их удалось устранить путем внедрения Direсtum RX. Подскажите, каким видом электронной подписи (квалифицированная, неквалифицированная, простая) подписываются акты проверки? Востребованы ли эти акты в последующем у различных контролирующих органов или это исключительно внутренний документ?
Спасибо!
Добрый день, Мария!
Спасибо за интерес к нашему проекту. Он действительно позволил нам значительно улучшить бизнес-процессы внутреннего аудита в нашей компании. Акты проверки подписываются простой подписью. Нам этого достаточно, поскольку мы используем их только для решения внутренних задач. Контролирующим органам мы их не показываем. При подписании актов мы используем множественные штампы подписей.