Консолидация данных по обращениям граждан всего региона. Отчетность 2.0 для Правительства Ярославской области

до 0

снижение трудоемкости по заполнению статистики на ССТУ.РФ

менее 10 минут

на формирование сводных отчетов по всей области

3

месяца на проект

Следующий проект

Объект автоматизации

Правительство Ярославской области, органы исполнительной государственной власти и все муниципальные районы, включая сельские поселения области уже не первый год полноценно работают в системе электронного документооборота Directum.

Для ОИГВ ЯО реализована Единая система электронного документооборота (ЕСЭД) на базе системы Directum 5, для органов местного самоуправления выделен отдельный контур, в котором работают все муниципальные районы области, их подведомственные учреждения, а также администрации сельских поселений (СЭД МР). Платформой для работы также является Directum 5.

Между указанными системами электронного документооборота организованы механизмы взаимодействия, которые позволяют вести официальную переписку между органами, а также исполнять поручения высших должностных лиц области.

Функционально обе системы имеют возможность полноценно и без использования бумаги обрабатывать поступающие обращения граждан и организаций в рамках 59 ФЗ.

Концептуально взаимодействие обеих систем представлено на рисунке.

Цели и задачи проекта

В 2020 году Организационно-контрольным управлением Правительства Ярославской области была сформулирована задача по расширению возможностей взаимодействия с органами местного самоуправления, в части получения от них данных в рамках рассмотрения обращений граждан.

Были сформулированы следующие цели по развитию:

  1. Усиление контроля над деятельностью ОМСУ в разрезе рассмотрения обращений. Необходимость получать данные из ОМСУ, в разрезе отчетных показателей.
  2. Уменьшение трудоемкости по формированию отчетности по результатам деятельности всей области (свод формирует Правительство области).
  3. Повсеместное выполнение требований Указа Президента № 171 от 17.04.2017г. Уменьшение трудоемкости по предоставлению данных в ССТУ «на местах».
  4. Выполнение требований Управления Президента по работе с обращениями граждан по предоставлению оперативной отчетности в общероссийский день приема граждан.

Для реализации указанных целей был определен перечень работ по автоматизации процессов в ЕСЭД и СЭД МР:

  1. Разработка модуля ССТУ в ЕСЭД, который позволяет выполнять выгрузку информации по результатам рассмотрения обращений граждан в ОИГВ ЯО на портал ССТУ.РФ в автоматическом режиме, через API (второй сетевой интерфейс).
  2. Разработка механизма, позволяющего выполнять выгрузку данных, необходимых для ССТУ из СЭД МР в ЕСЭД, с целью дальнейшей их загрузки на портал ССТУ.РФ от лица любого ОМСУ или иной организации, зарегистрированной на портале и работающей в СЭД МР.
  3. Разработка интеграционного механизма, для предоставления показателей отчетности из всех ОМСУ области и дальнейшего использования данных показателей при формировании сводной отчетности в Правительстве ЯО.
  4. Разработка сводной отчетности и реализация следующих отчетов:
    1. Отчеты для Главного федерального инспектора ЯО
    2. Сводный отчет по деятельности ОМСУ ЯО
    3. Отчет для формирования статистики по всей области в общероссийский день приема граждан.

В рамках проекта развития Государственной информационной системы ЕСЭД ЯО были проведены работы, которые позволили выполнить все указанные мероприятия и получить на выходе комплексную систему по обработке всех данных по обращениям граждан, стекающихся со всех уголков области.

Реализация централизованной выгрузки на портал ССТУ.РФ

В первую очередь необходимо было выполнить часть работ, связанную с подготовкой и выгрузкой данных из ЕСЭД в автоматическом режиме на портал ССТУ.

В соответствие с требованиями регламента обмена с ССТУ, есть 2 варианта работы с порталом: полуавтоматический и автоматический (в онлайн-режиме).

  1. Полуавтоматический режим. Когда подготовленные к выгрузке пакеты вручную выгружаются ответственным сотрудником, посредством функционала самого портала и попадают в раздел отчета по организации или по всему региону в целом.

В рамках проекта была реализована такая возможность. Уполномоченные сотрудники могут сформировать, как отдельный пакет для выгрузки в рамках одного обращения, так и выполнить выгрузку сразу нескольких готовых к отправке обращений, сформировав из них пакет.

Данный функционал реализован по большей части, как вспомогательный и в реальной работе используется больше для отладки.

  1. Автоматический режим. Данный режим – одна из целей реализации проекта. В онлайн-режиме при любом сохранении карточки обращения в ЕСЭД, происходит формирование связанной записи справочника «Обращения ССТУ». В нее переносятся данные из основной карточки по обращению, а также формируются сопутствующие значения реквизитов, необходимые для формирования итогового JSON-файла, для передачи на портал.

При каждом сохранении карточки Обращения происходит синхронизация и апдейт связанной карточки «Обращения ССТУ», в том числе обновляются статусы рассмотрения обращения.

Ежедневно, в ночное время, происходит запуск назначенного задания, которое выполняет сценарий отправки обновленных записей справочника «Обращения ССТУ» на портал ССТУ.РФ, посредством подключения к API портала. В таком режиме ежесуточно отправляется от 300 до 500 обращений на портал, в том числе уже выгруженных ранее, с уточненными данными или статусом.

Карточка справочника «Обращения ССТУ»

В механизме организована и обратная связь с делопроизводителями и администраторами ЕСЭД. При наличии ошибок в пакетах, API ССТУ посылает ответ в виде ошибки. Данные ошибки разбираются автоматически самой системой и адресуются по разработанным правилам либо Делопроизводителю организации, допустившей ошибку при заполнении карточки Обращения, либо Администратору системы, если ошибка не классифицирована. Данная обратная связь позволяет оперативно устранять проблемы в самой системе, разрабатывать новые правила обработки ошибок и дисциплинирует ответственных сотрудников, так как выгружаемые данные по обращениям – это статистика всей области, которая анализируется на уровне всей страны.

Выгрузка данных по результатам рассмотрения обращений в ССТУ из ОМСУ

Так как для Заказчика было важно получить актуальные данные по рассмотрению обращений граждан не только из ЕСЭД (уровень ОИГВ ЯО), но также и статистику из органов местного самоуправления, которые являются пользователями другой системы – СЭД МР, а это, для понимания, 18 разных БД, физически не связанные друг с другом, встала задача по проектированию наиболее оптимального варианта работы с ними.

Рассматривалось 2 варианта:

  1. Реализация отдельного решения для выгрузки на ССТУ в каждом из 18 ОМСУ.
  2. Реализация централизованного решения, с единой точкой доступа ко всем данным районов.

Ввиду сложности администрирования и поддержки решений в 18 разных БД, отказались от первого варианта и сосредоточились над реализацией единого места хранения и администрирования всех данных. Логичнее всего было реализовать это на базе системы ОИГВ – ЕСЭД.

Схема взаимодействия получилась следующей:

  • Делопроизводитель в ОМСУ сохраняет карточку обращения, в процессе работы с ней, тем самым меняя статус и иные значимые для ССТУ данные.
  • Информация об этом действии, вместе со всеми необходимыми для выгрузки на ССТУ реквизитами формируются в XML, по разработанному формату.
  • Пакеты XML из ОМСУ по определенному расписанию загружаются в ЕСЭД и попадают в справочник «Обращения ССТУ»
  • В ежедневном режиме, по аналогии с описанным выше порядком выгрузки, данные из ОМСУ выгружаются на портал ССТУ наряду с данными из любого другого ОМСУ или ОИГВ.


XML обращения

При возникновении ошибок при передаче данных из ОМСУ на портал ССТУ, по аналогии с процессом в ЕСЭД, информация об ошибке передается обратно в ОМСУ, ответственному сотруднику, для корректировки записи в своей системе. Выгрузка в ОМСУ ошибок также производится путем формирования XML-файла и его последующей асинхронной обработки, и загрузки в ОМСУ.

Таким образом, справочник «Обращения ССТУ» является единым ресурсом, с которым работает как скрипт, выгружающий данные на ССТУ со всего региона, но и административным инструментом, позволяющим сотрудникам, обслуживающим ЕСЭД, выполнять анализ проблем и собирать статистику в одном месте, для фиксации показателей уровня обмена данными с ССТУ.

XML с результатами выгрузки обращения

Реализация единых сводных отчетов по деятельности ОИГВ и ОМСУ

Как известно, все государственные органы любых уровней ведут отчетную деятельность перед вышестоящими организациями, в рамках своей деятельности. Таким образом, зачастую, задача передачи отчета «наверх» выглядит достаточно сложной, ввиду необходимости формирования сводной статистики, по всем подведомственным и курируемым организациям.

В части отчетности ОМСУ перед Правительством области схема выглядит так: каждый ОМСУ предоставляет свой набор отчетов, которые в разных форматах (кто от руки, кто в Excel, а кто-то и в виде скана) предоставляют в контрольный орган – в нашем случае отдел по работе с обращениями граждан Правительства области.

Задача по сведению всей этой информации иногда является непосильной. Так же стоит отметить, что в некоторых случаях общую сводную информацию по всему региону необходимо предоставить в срок 1 день – это актуально в Общероссийский день приема граждан (проходит ежегодно в декабре), когда Администрация Президента просит свод по всей области к вечеру того же дня.

На этом фоне логичным решением является консолидация всей информации из всех районов области и автоматическое формирование отчетности по утвержденным формам.

Заказчиком была затребована реализация 3-х форм отчетности, которые должны быть в любой момент выгружены из системы, со сформированными данными на основании информации из ЕСЭД и СЭД МР. Это отчет ГФИ, Сводный отчет ОМСУ и Отчет ОМСУ по ОДПГ.


Отчет ГФИ

Сводный отчет ОМСУ


Отчет по результатам ОДПГ

Реализация импорта данных из ОМСУ ЯО была организована посредством расширения функционала, который, в рамках текущего проекта, был разработан для передачи информации из района на портал ССТУ.РФ. Вместе с указанной информацией, передается и статистика, для формирования сводных отчетов.

Таким образом, на уровне справочника «Обращения ССТУ» в том числе собирается информация по результатам деятельности ОМСУ, которая используется для формирования разработанных сводных отчетов. Данная информация постоянно актуализуется и является верной на текущий день.

 

 

Результаты

Основным результатом проекта можно считать не столько показательную часть – сколько обращений теперь выгружается на ССТУ автоматически, или какие цифры в отчетах формируются, на основании получаемых данных. Основной результат – ускорение и цифровизация процессов взаимодействия между двумя уровнями власти в регионе: местный и региональный уровни.

Значительно снижены трудозатраты сотрудников на подготовку отчетности, фактически приведена к нулю трудоемкость по выгрузке данных на ССТУ.

Реализован единый центр хранения и агрегации статистических данных по обращениям граждан, который может развиваться дальше, приобретая все новый функционал и позволяющий обрабатывать новые данные, необходимые, для осуществления деятельности Правительства области.

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий