Единая система электронного документооборота региона на платформе Directum RX в Курганской области

Это было не легко.

Начало проекта. 2019 год

В первую очередь перед командой внедрения стояла задача в максимально короткие сроки разработать модель информационной системы, согласовать ее с заказчиком и внедрить реализованные бизнес-процессы во всех ОИГВ КО.

Часы сменялись днями, дни неделями…

В общей сложности в первый месяц плодотворной работы было выполнено:

• подготовлено проектное решение;
• выполнены модификации в системе;
• продемонстрирована и утверждена готовая модель информационной системы;
• определены ОИГВ КО и должностные лица, участвующие в пилотном проекте;
• утвержден план-график обучения пользователей;
• проведен импорт более 15000 записей справочника «Организации»;
• заполнена орг. структура;
• настроены бизнес-процессы.

В итоге, по завершении первого этапа внедрения были выполнены следующие задачи:

• проведено обучение 566 пользователей системы;
• проведено обучение высших должностных лиц и их заместителей;
• автоматизированы процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• автоматизирован процесс выдачи поручений должностными лицами;
• запущен в пилотном режиме процесс работы с обращениями граждан, включая полуавтоматическую выгрузку на портал ССТУ;
• запущено техническое решение по интеграции ЕСЭД на платформе системы DIRECTUM RX с федеральной системой межведомственного электронного документооборота – МЭДО;
• разработано и настроено решение для автоматической отправки служебной корреспонденции во всех ОИГВ КО.
• разработаны дополнительные отчеты контроля исполнительской дисциплины.

При реализации этапа проекта использовались следующие модули системы:

• Базовые модули
• Делопроизводство
• Коннектор к ССТУ
• МЭДО
• Обращения граждан
• Мобильное приложение Jazz
• Мобильное приложение Solo
• Среда разработки.

Состав команды проекта внедрения:

• Куратор проекта – Старков Д.Ю.
• Руководитель проекта – Чертов И.И.
• Консультанты проекта – Горных И.Д., Якименко С.В.
• Разработчик – Беляков С.А.

Развитие 2020 год. Доработка основного функционала системы

Время идет… Люди меняются… Работы продолжаются…

2019-ый год сотрудники доработали в своей прежней системе и с января 2020-го года все подключенный к системе пользователи начали работу в новой системе.

На протяжении первой половины года в системе выполнялось множество модификаций, направленных на удобство использования системы, а также был переработан регламент согласования исходящих писем, расширена возможность работы с УКЭП и т.д.

Основные модификации в системе

Переработан регламент согласования исходящих писем. Путем доработки прикладных блоков появилось значительно больше вариантов реализации нестандартных задач. Благодаря доработки базовых блоков, появилась возможность использования данных блоков и в других процессах.

При подписании исходящего письма в рамках регламента, если документ подписан УКЭП, выполняется автоматическая конвертация документа в формат PDF в новую версию документа с последующим подписанием данной версии.

Реализована выгрузка исходящих писем с отсоединенной ЭП. При экспорте документа, формируется архив, в который автоматически вкладываются: файл-оригинал, файл для печати (с наложенными штампами) и файл отсоединенной электронной подписи).

 Рисунок 1. Состав контейнера

Переработан внешний вид штампа ЭП

 Рисунок 2. Штамп ЭП

Добавлены возможности

• использования автотекстов при выдаче поручений (создание, редактирование, выбор. удаление) .
• использования списков соисполнителей по поручению (создание, редактирование, выбор. удаление) .

 Рисунок 5. Функциональный кнопки задачи по исполнению поручения

Информация при отправке корреспонденции

Передается информация о подписании документа ЭП. При поступлении документа ответственному за обработку отображается информация о подписании документа у контрагента. Дополнительно, в карточку документа передается информация о состоянии сертификата на момент подписания

Доработано решение по автоматической отправке служебной корреспонденции, а именно:

• Простановка отметки о дате отправки документа.
• Простановка отметки о регистрации документа у контрагента.

 Рисунок 3. Состояние документа у контрагента

Модуль "Настройки системы"

Дополнительный модуль отвечающий за все используемые в ходе разработки настроечные справочники, константы, а также функционал по удалению блокировок объектов

Рисунок 4. Модуль "Настройки системы"

Подключение новых абонентов системы

Параллельно выполнению модификаций полным ходом шло подключение новых абонентов системы. К апрелю 2020-го года к системе были подключены все ОИГВ от руководителя департамента до рядового специалиста, а также все ОМСУ КО (руководитель/помощник/делопроизводитель). Этот факт, как следствие, позволил значительно расширить территориальное присутствие ЕСЭД во всей области.

Оценив удобство использования функционала системы, многие руководители ОИГВ стали оформлять служебные письма на Департамент информационных технологий с просьбой рассмотреть возможность подключения к системе свои подведомственные учреждения.

Итого, к маю 2020-го года, по приблизительным данным к системе было подключено порядка 90 НОР-ов, и 3000 пользователей.

Внедрение новых процессов

Новая жизнь «старой» системы

К лету 2020-го года до полнофункциональной системы электронного документооборота недоставало еще ряда процессов, требуемых к реализации. Работа по данным процессам осуществлялась в старой системе Заказчика (Нормативно-правовые акты (НПА)), а также на бумаге (Обращения граждан, подготовка, согласование, рассмотрение докладов Губернатору КО об исполнении поручений).

В ноябре 2020-года все работы по данным направлениям были успешно завершены.  По решению Заказчика, в промышленную эксплуатацию с поддержкой всех модулей система была переведена с января 2021 года. Окончательный переход на единую систему документооборота был закреплен распоряжением Правительства Курганской области от 20.11.2020 № 234р об информационной системе «Единая система документооборота Правительства Курганской области».

Реализация работы с нормативно-правовыми актами

На этапе проектирования было принято решение выделить блок работы с НПА в отдельное техническое решение и в целом, как отдельный модуль системы.

Часть возможностей модуля:

• создание и отправка на согласование НПА доступно всем пользователям системы.
• расширенные возможности для отдельных ролей системы.
• отправка на согласование территориальным отделениям федеральных органов государственной власти в Курганской области в качестве отдельной задачи.
• быстрый переход в головное задание при выполнении подчиненного.
• формирование отчета «Лист согласования» с выбором конкретных согласующих по документу.

Рисунок 6. Окно запроса параметров для формирования отчета

В рамках разработки технического решения были реализованы:

• · Реестр «Нормативно-правовые акты»
• · Реестр «Заключений»
• · Реестр «Протоколы голосований»
• · Реестр «Пояснительных записок»
• · Реестр «Приложений к НПА»
• · Тип документа «Нормативно-правовой акт»
• · Тип документ «Приложение к НПА»
• · Тип документ «Пояснительная записка»
• · Тип документ «Заключение по НПА»
• · Тип документ «Протокол Голосования»
• · Задачи «Согласование нормативных документов в ОИВ»
• · Задача «Согласование в Аппарате Губернатора»
• · Задача «Экспертиза НПА»
• · Задача «Согласование с заинтересованными органами»
• · Задача «Согласование Минюст/Прокуратурой»
• · Задача «Опубликование документа»
• · Отчет «Лист согласования по НПА»

Дополнительно были созданы вычисляемые, статические роли и константы.

Хочется отметить, что работы по модификации данного тех. решения продолжаются по настоящий момент. Часть функционала, который отработан пользователями в полуавтоматическом режиме планируется перевести в автоматический режим. примеру, отправка принятого ПА по списку рассылки.

Рисунок 8. Карточка документа НПА

Всего с момента запуска модуля в эксплуатацию было создано:

• 336 документов с типом «Правовой акт».
• 217 задач по согласованию в ОИВ
• 93 задачи по согласованию с заинтересованными органами
• 107 задач по согласованию в аппарате Губернатора

Реализация работы с обращениями граждан

На момент проектирования процесса обработка, контроль соблюдение сроков и исполнение поручений по обращениям граждан осуществлялся исключительно на бумаге, ранее данный процесс не подвергался автоматизации.

В результате плодотворной работы команды внедрения, совместно со специалистами Заказчика были выполнены следующие задачи:

• Автоматизирован процесс рассмотрения ОГ.
• Автоматизирован процесс отправки ОГ на исполнение. В рамках задачи по исполнению поручения обеспечена возможность создания типов документов «Сопроводительное письмо», «Уведомление о перенаправлении». Созданные документы автоматически связываются с обращением и помещаются в группу вложения результаты исполнения.

Так же, обеспечена возможность отправки созданного комплекта документов на согласование по регламенту непосредственно из задания по исполнению поручения.

• Автоматизирован процесс согласования пакета документов сопроводительное письмо и уведомление о перенаправлении. В рамках регламента согласования обеспечена возможность подписания комплекта документов одним действием.
• Реализован процесс перенаправления поступившего обращения в компетентный орган власти. В результате выполнения действий по перенаправлению ОГ, в органе власти, куда было перенаправлено обращение, ответственному за обработку обращений формируется задание на регистрацию. В задачу автоматически вкладывается предзаполненная карточка обращения, а также все связанные с карточкой документы.
• Разработаны шаблоны документов.
• Доработан сайт интернет-приемная (ИП):
  • реализована интеграция ИП с ЕСИА (портал Госуслуг). При авторизации на портале «Госуслуги» данные пользователя автоматически переносятся в соответствующие поля сайта и блокируются от изменений. Состав заполняемых полей согласован с функциональным заказчиком.
  • изменен внешний вид сайта. Изменен фон, скорректированы функциональные кнопки и вкладки, добавлены новые реквизиты на форму.
  • обеспечена возможность перехода на сайт ИП с любого сайта ОИВ. С любого сайта ОИВ обеспечена переадресация на сайт ИП.
  • реализован механизм подтверждения указанного адреса эл.почты. При нажатии на кнопку «Направить код», заявителю на указанный адрес электронной почты автоматически формируется письмо со случайным кодом. Без подтверждения указанного адреса подача обращения невозможна.
• Доработан механизм загрузки обращений, поступивших по каналам МЭДО

Рисунок 9. Основная страница сайта "Электронная приемная"

Всего с момента запуска модуля в эксплуатацию было создано:

• 895 зарегистрированных обращений
• 106 задач на регистрацию обращений, поступивших из ИП
• 842 поручения по обращениям.

В рамках реализации данного модуля получен опыт по интеграции с ЕСИА, а также опыт (пусть и не большой) программирования на php. Так же, проектная команда получила первый опыт проектирования, внедрения и сопровождения модуля ОГ, технического решения МЭДО и ССТУ на RX, ранее схожие задачи решались только на D5.

Состав рабочей группы второго этапа внедрения

• Куратор проекта – Старков Д.Ю.
• Руководитель проекта – Чертов И.И.
• Консультанты проекта –  Логиновских М.С., Якименко С.В.
• Разработчики – Мишин А.Р., Беляков С.А., Маркевич Р.Э.