Автоматизация проверки контрагентов в компании Merz Pharma

Заказчик: Merz Pharma

Исполнитель: Akelon

О компании

Компания Merz Pharma работает в сфере здравоохранения более 110 лет. Основана во Франкфурте-на-Майне химиком Фридрихом Мерцем. На сегодняшний день ключевыми направлениями работы компании являются эстетическая медицина и ботулинотерапия. Помимо этого, в портфель Merz входят рецептурные (неврология) и безрецептурные (заболевания печени, дерматология) препараты.
Российское подразделение Merz Pharma работает с 1997 года. По данным IQVIA входит в список 60 крупнейших фармкомпаний России. Ключевые продукты: Ксеомин, Белотеро, Акатинол, Пантовигар, Гепа-мерц.

Цели проекта

До начала проекта внедрения Directum RX в компании использовалась система автоматического документооборота (САД) на базе SharePoint. Однако отсутствие гибких инструментов настройки системы, возможности отслеживать процессы создания, изменения, согласования и удаления объектов системы, помогло заказчику сделать шаг на встречу с Directum RX. С учетом этого основными целями перехода с САД Заказчика на систему Directum RX были следующие:

• обеспечение прозрачности процессов создания и согласования документов в компании для внутреннего и внешнего аудита;
• обеспечение целостности и актуальности документов в системе электронного документооборота;
• контроль изменений документов в системе;
• гибкость реализуемых решений, которая позволит масштабировать текущую разработку под развивающиеся бизнес-процессы компании; 
• обеспечение опциональной настройки автоматизируемых процесс силами специалистов заказчика после проекта внедрения.

Задачи проекта

В рамках проекта проводилась автоматизация следующих бизнес-процессов компании:
1. Блок Проверка контрагента:

• создание и согласование нового контрагента;
• обеспечение контроля контрактации с контрагентом в рамках согласованных статей и сумм;
• обеспечение своевременности повторного согласования контрагента.

2. Блок Договорные документы:

• создание и согласование договорных документов по закупкам и по реализации;
• формирование нередактируемой версии документа в процессе согласования с штрихкодом по образцу компании;
• обеспечение контроля суммы, сроков, статусов договорных документов по закупкам и по реализации.

3. Блок Финансовые документы:

• создание и согласование документов на оплату;
• обеспечение контроля суммы и валюты документа на оплату в соответствии с договорными документами на закупку;
• автоматическое формирование реестра по согласованным документам на оплату;
• согласование реестра платежей;
• автоматическое отражение факта оплаты документов в системе.

4. Блок Тендерная политика и работа с образцами:

• создание и согласование заявки на тендер;
• оформление и согласование итогов проведенного тендера;
• отчетность по закупочному процессу;
• создание и согласование заявок на премию, актов премии;
• создание и согласование заявки на списание образцов;
• выдача образцов и автоматическое формирование накладной на получение образцов.

5. Блок Общая функциональность:

• согласование коммерческой политики и других запросов к кредитному комитету компании;
• разработка матрицы согласования документов в зависимости от выбранного кост-центра и(или) статьи затрат;
• разработка механизма обновления записей справочников.

Решение

Для решения поставленных задач и с учетом масштаба проект был реализован по технологии максимального каскадного внедрения. Решение реализовано на базе продукта Directum
RX, версия 3.3.

Технические особенности проекта

Углублённая обработка по работе с контрагентами 

Разработан механизм проверки контрагента, включающий различные инструменты и модификации.

Существенно модифицирована логика работы карточки «Организации» и «Персоны». Добавлена информация о виде и категории контрагентов, согласовании данного контрагента и условиях контрактации с ним: 

Рисунок 1. Карточка справочника «Организации»

Реализован автоматический подбор настройки досье контрагента и проверка вложенности всех обязательных документов в досье:

Рисунок 2. Проверка на наличие обязательных документов для согласования контрагента

Для удобства согласования разработан механизм по автоматическому формированию справки о проверке контрагента с ЭП всех участников согласования в версии, которая недоступна для редактирования: 

Рисунок 3. Справка о проверке контрагента

В рамках согласования справки о проверке контрагента происходит фактическое согласование карточки «Организации» посредством смены статуса на «Действующая», который позволяет использовать запись в договорных и финансовых документах. Также в карточке контрагента хранится информация о дате текущей и следующей проверки.

Рисунок 4. Информация о результатах согласования

Автоматический расчет сумм контрактации с контрагентом в разрезе календарных лет с делением на тендерную и не тендерную контрактацию; разграничение прав на доступ к суммам контрактации: 

Рисунок 5. Пример автоматического расчета сумм контрактации

В целом, блок «Проверка контрагента» является интересным опытом реализации с точки зрения аналитики и разработки как новый подход к обработке информации о контрагентах. Избавились от сущности "документ" и перешли на сущность "запись справочника".

Углублённая работа с договорами по закупке и реализации

В рамках блока реализована проверка договорных и связанных с ними финансовых документов по множеству критериев таких как:

• превышение тендерного лимита компании; 
• превышение согласованных итогов тендера с учетом ранее созданных в системе документов различных видов в разрезе календарных лет;
• несоответствие статей затрат для выбранного поставщика;
• проверка соответствие вида контрагента виду договорного документа;
• проверка состояния договора, к которому сформировано дополнительное соглашение и пр.

Тем самым, была заложена основа для развития системы и последующей разработки платежного календаря.
По документам, не прошедшим проверку, реализован вывод информации в карточку задачи (заданий) на согласование в виде предупреждений на форме карточки задач и заданий: 

Рисунок 6. Сообщения об особенностях согласуемого документа в карточке задачи 

Также в рамках модуля разработаны вспомогательные справочники для настройки и корректировке данных по обеспечению контроля суммы, сроков и статусов договорных документов по закупкам: 

Рисунок 7. Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации»

Отчеты по оценке сроков согласования договорных документов

Реализован отчет по среднему сроку согласования документов в разрезе каждого этапа согласования в рабочих минутах с получением значений SQL-запроса, их последующей обработкой и записью во временную таблицу для формирования отчета:

 
Рисунок 8. Отчет «Средний срок согласования договоров»

Работа с финансовыми документами

В рамках блока автоматизирована работа по созданию и согласованию документов на оплату, сформирована система предупреждений, аналогичная согласованию договорных документов. Механизм позволяет оперативно уведомить бухгалтерию, что документ не соответствует части заданных критериев:

• Сумма документов на оплату, вставленная по договору, превышает заданный лимит;
• Валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.

Также в рамках этапов добавлена настройка об автоматической отметке об оплате и дате фактической оплаты. В случае, если в списке «Входящие счета», есть документы, долгое время находящиеся в разработке, то система удалит вычисленные записи без возможности восстановления.

Для упрощения контроля за входящими счетами добавлено действие на ленту списка «Реестр платежей», которое позволяет бухгалтерии оперативно сформировать список счетов в состоянии «К отплате»: 

Рисунок 9. Реестр платежей

Тендерная политика. Обработка заявок и оформление результатов тендера

Автоматизирована работа с тендерной политикой. В рамках процесса сформирован новый тип документа «Заявка на тендер». На основе нового объекта реализован автоматический учёт работ по итогам проведения тендера, а также связанных активностей: 

 
Рисунок 10. Заявка на тендер

Работа с премиями. Автоматизация актов премий

В рамках работы с заявками на премию возникла потребность в автоматическом формировании карточек и тел актов премий. Макет акта позволяет настраивать и держать шаблон документа внутри системы, при этом он используется для формирования версий документов, наполняясь данными в разных областях: 

Рисунок 11. Акт премии

Доработка утилиты импорта под специализацию клиентов 

Выполнена модификация утилиты импорта, которая позволяет не только добавлять новые записи в доработанные и созданные справочники. Сформирована система удаления и изменения текущих записей и изменение состояния недействительных записей. 

Ключевые результаты

Существенный объем работы с документами в компании перешел в электронный формат. Достигнуты следующие результаты:

• автоматизирована работа с договорными документами закупки и реализации в компании;
• разработан механизм по согласованию новых контрагентов и актуализации информации о текущих;
• налажен процесс по тендерной политике с момента формирования заявки до фиксирования итогов тендера;
• организована работа с финансовыми документами: документами на оплату, реестрами платежей;
• реализован механизм по списанию и получению образцов продукции: автоматическое формирование накладных позволило упростить процесс для конечного потребителя;
• оптимизирован процесс премирования контрагентов: создание и согласование заявок на премию, автоматическое формирование актов премии в зависимости от указанного вида.

Статистика

Разработано:

•    8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов;
•    5 новых модулей для обеспечения комфортной работы пользователей.

Автоматизировано:

•    Более 15 бизнес-процессов;
•    Около 250 пользователей.

Результаты работы с Системой с момента запуска:

•    Более 3000 документов;
•    Более 2000 задач на согласование по регламенту.

Отзыв

Зимин Александр, руководитель проекта внедрения компании Merz Pharma

Система полностью воплотила наши ожидания, и мы собираемся развивать её и дальше для повышения продуктивности организации.

Проектная команда

•    Куратор проекта – Акимова Валерия
•    Руководитель проекта – Лозинская Оксана
•    Аналитик-консультант – Ануфриева Злата
•    Аналитик-консультант – Шевцова Юлия
•    Аналитик-консультант – Столярова Мария
•    Ведущий разработчик – Поникаровский Александр
•    Разработчик – Багдасаров Евгений
•    Разработчик – Гайнуллин Ринат
•    Сервисный инженер – Ткачев Николай
•    Аккаунт – Лехмус Денис