Автоматизация проверки контрагентов в компании Merz Pharma
> 900
согласованных контрагентов
> 9000
договорных и финансовых документов
250
пользователей
15
процессов оптимизировано
Заказчик: Merz Pharma
Исполнитель: Akelon
О компании
Компания Merz Pharma работает в сфере здравоохранения более 110 лет. Основана во Франкфурте-на-Майне химиком Фридрихом Мерцем. На сегодняшний день ключевыми направлениями работы компании являются эстетическая медицина и ботулинотерапия. Помимо этого, в портфель Merz входят рецептурные (неврология) и безрецептурные (заболевания печени, дерматология) препараты.
Российское подразделение Merz Pharma работает с 1997 года. По данным IQVIA входит в список 60 крупнейших фармкомпаний России. Ключевые продукты: Ксеомин, Белотеро, Акатинол, Пантовигар, Гепа-мерц.
Цели проекта
До начала проекта внедрения Directum RX в компании использовалась система автоматического документооборота (САД) на базе SharePoint. Однако отсутствие гибких инструментов настройки системы, возможности отслеживать процессы создания, изменения, согласования и удаления объектов системы, помогло заказчику сделать шаг на встречу с Directum RX. С учетом этого основными целями перехода с САД Заказчика на систему Directum RX были следующие:
- обеспечение прозрачности процессов создания и согласования документов в компании для внутреннего и внешнего аудита;
- обеспечение целостности и актуальности документов в системе электронного документооборота;
- контроль изменений документов в системе;
- гибкость реализуемых решений, которая позволит масштабировать текущую разработку под развивающиеся бизнес-процессы компании;
- обеспечение опциональной настройки автоматизируемых процесс силами специалистов заказчика после проекта внедрения.
Задачи проекта
В рамках проекта проводилась автоматизация следующих бизнес-процессов компании:
1. Блок Проверка контрагента:
- создание и согласование нового контрагента;
- обеспечение контроля контрактации с контрагентом в рамках согласованных статей и сумм;
- обеспечение своевременности повторного согласования контрагента.
2. Блок Договорные документы:
- создание и согласование договорных документов по закупкам и по реализации;
- формирование нередактируемой версии документа в процессе согласования с штрихкодом по образцу компании;
- обеспечение контроля суммы, сроков, статусов договорных документов по закупкам и по реализации.
3. Блок Финансовые документы:
- создание и согласование документов на оплату;
- обеспечение контроля суммы и валюты документа на оплату в соответствии с договорными документами на закупку;
- автоматическое формирование реестра по согласованным документам на оплату;
- согласование реестра платежей;
- автоматическое отражение факта оплаты документов в системе.
4. Блок Тендерная политика и работа с образцами:
- создание и согласование заявки на тендер;
- оформление и согласование итогов проведенного тендера;
- отчетность по закупочному процессу;
- создание и согласование заявок на премию, актов премии;
- создание и согласование заявки на списание образцов;
- выдача образцов и автоматическое формирование накладной на получение образцов.
5. Блок Общая функциональность:
- согласование коммерческой политики и других запросов к кредитному комитету компании;
- разработка матрицы согласования документов в зависимости от выбранного кост-центра и(или) статьи затрат;
- разработка механизма обновления записей справочников.
Решение
Для решения поставленных задач и с учетом масштаба проект был реализован по технологии максимального каскадного внедрения. Решение реализовано на базе продукта Directum
RX, версия 3.3.
Технические особенности проекта
Углублённая обработка по работе с контрагентами
Разработан механизм проверки контрагента, включающий различные инструменты и модификации.
Существенно модифицирована логика работы карточки «Организации» и «Персоны». Добавлена информация о виде и категории контрагентов, согласовании данного контрагента и условиях контрактации с ним:
Рисунок 1. Карточка справочника «Организации»
Реализован автоматический подбор настройки досье контрагента и проверка вложенности всех обязательных документов в досье:
Рисунок 2. Проверка на наличие обязательных документов для согласования контрагента
Для удобства согласования разработан механизм по автоматическому формированию справки о проверке контрагента с ЭП всех участников согласования в версии, которая недоступна для редактирования:
Рисунок 3. Справка о проверке контрагента
В рамках согласования справки о проверке контрагента происходит фактическое согласование карточки «Организации» посредством смены статуса на «Действующая», который позволяет использовать запись в договорных и финансовых документах. Также в карточке контрагента хранится информация о дате текущей и следующей проверки.
Рисунок 4. Информация о результатах согласования
Автоматический расчет сумм контрактации с контрагентом в разрезе календарных лет с делением на тендерную и не тендерную контрактацию; разграничение прав на доступ к суммам контрактации:
Рисунок 5. Пример автоматического расчета сумм контрактации
В целом, блок «Проверка контрагента» является интересным опытом реализации с точки зрения аналитики и разработки как новый подход к обработке информации о контрагентах. Избавились от сущности "документ" и перешли на сущность "запись справочника".
Углублённая работа с договорами по закупке и реализации
В рамках блока реализована проверка договорных и связанных с ними финансовых документов по множеству критериев таких как:
- превышение тендерного лимита компании;
- превышение согласованных итогов тендера с учетом ранее созданных в системе документов различных видов в разрезе календарных лет;
- несоответствие статей затрат для выбранного поставщика;
- проверка соответствие вида контрагента виду договорного документа;
- проверка состояния договора, к которому сформировано дополнительное соглашение и пр.
Тем самым, была заложена основа для развития системы и последующей разработки платежного календаря.
По документам, не прошедшим проверку, реализован вывод информации в карточку задачи (заданий) на согласование в виде предупреждений на форме карточки задач и заданий:
Рисунок 6. Сообщения об особенностях согласуемого документа в карточке задачи
Также в рамках модуля разработаны вспомогательные справочники для настройки и корректировке данных по обеспечению контроля суммы, сроков и статусов договорных документов по закупкам:
Рисунок 7. Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации»
Отчеты по оценке сроков согласования договорных документов
Реализован отчет по среднему сроку согласования документов в разрезе каждого этапа согласования в рабочих минутах с получением значений SQL-запроса, их последующей обработкой и записью во временную таблицу для формирования отчета:
Рисунок 8. Отчет «Средний срок согласования договоров»
Работа с финансовыми документами
В рамках блока автоматизирована работа по созданию и согласованию документов на оплату, сформирована система предупреждений, аналогичная согласованию договорных документов. Механизм позволяет оперативно уведомить бухгалтерию, что документ не соответствует части заданных критериев:
- Сумма документов на оплату, вставленная по договору, превышает заданный лимит;
- Валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.
Также в рамках этапов добавлена настройка об автоматической отметке об оплате и дате фактической оплаты. В случае, если в списке «Входящие счета», есть документы, долгое время находящиеся в разработке, то система удалит вычисленные записи без возможности восстановления.
Для упрощения контроля за входящими счетами добавлено действие на ленту списка «Реестр платежей», которое позволяет бухгалтерии оперативно сформировать список счетов в состоянии «К отплате»:
Рисунок 9. Реестр платежей
Тендерная политика. Обработка заявок и оформление результатов тендера
Автоматизирована работа с тендерной политикой. В рамках процесса сформирован новый тип документа «Заявка на тендер». На основе нового объекта реализован автоматический учёт работ по итогам проведения тендера, а также связанных активностей:
Рисунок 10. Заявка на тендер
Работа с премиями. Автоматизация актов премий
В рамках работы с заявками на премию возникла потребность в автоматическом формировании карточек и тел актов премий. Макет акта позволяет настраивать и держать шаблон документа внутри системы, при этом он используется для формирования версий документов, наполняясь данными в разных областях:
Рисунок 11. Акт премии
Доработка утилиты импорта под специализацию клиентов
Выполнена модификация утилиты импорта, которая позволяет не только добавлять новые записи в доработанные и созданные справочники. Сформирована система удаления и изменения текущих записей и изменение состояния недействительных записей.
Ключевые результаты
Существенный объем работы с документами в компании перешел в электронный формат. Достигнуты следующие результаты:
- автоматизирована работа с договорными документами закупки и реализации в компании;
- разработан механизм по согласованию новых контрагентов и актуализации информации о текущих;
- налажен процесс по тендерной политике с момента формирования заявки до фиксирования итогов тендера;
- организована работа с финансовыми документами: документами на оплату, реестрами платежей;
- реализован механизм по списанию и получению образцов продукции: автоматическое формирование накладных позволило упростить процесс для конечного потребителя;
- оптимизирован процесс премирования контрагентов: создание и согласование заявок на премию, автоматическое формирование актов премии в зависимости от указанного вида.
Статистика
Разработано:
• 8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов;
• 5 новых модулей для обеспечения комфортной работы пользователей.
Автоматизировано:
• Более 15 бизнес-процессов;
• Около 250 пользователей.
Результаты работы с Системой с момента запуска:
• Более 3000 документов;
• Более 2000 задач на согласование по регламенту.
Отзыв
Зимин Александр, руководитель проекта внедрения компании Merz Pharma
Система полностью воплотила наши ожидания, и мы собираемся развивать её и дальше для повышения продуктивности организации.
Проектная команда
• Куратор проекта – Акимова Валерия
• Руководитель проекта – Лозинская Оксана
• Аналитик-консультант – Ануфриева Злата
• Аналитик-консультант – Шевцова Юлия
• Аналитик-консультант – Столярова Мария
• Ведущий разработчик – Поникаровский Александр
• Разработчик – Багдасаров Евгений
• Разработчик – Гайнуллин Ринат
• Сервисный инженер – Ткачев Николай
• Аккаунт – Лехмус Денис
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (5)
Ирина, добрый день! Спасибо, очень интересный проект. Клиенты действительно частенько просят разделить процессы согласования контрагентов (или заявок на договор) и последующего согласования самого договора. В таких историях с удовольствием читаешь, набираешься опыта, как это было реализовано у других клиентов. Немного уточняющих вопросов по процедуре согласования контрагента:
И пара вопросов по развитию:
Сколько времени потребовалось на реализацию проекта?
Надежда, спасибо за интерес к реализованному решению! Немного поясню по вашим вопросам:
1. Да, клиент использует механизмы по проверке благонадежности контрагента при его заведении в системе. Для проверки используется сервис СПАРК (сервис не предоставляется в списке по умолчанию). Выбор объясняется продолжительным использованием сервиса до момента внедрения Directum RX.
2. В рамках решения клиент полностью обезопасил себя от взаимодействия с несогласованными контрагентами: если срок повторной проверки контрагента подошел к концу, то его необходимо повторно направить на согласования с актуальной информацией о бухгалтерской и юридической отчетностью. В противном случае дополнительная фильтрация поля "Контрагент" в договорных и финансовых документах не позволяет пользователю выбрать недействующую запись.
Клиент заинтересован в развитии решения, в том числе и в интеграции его в единый информационный кластер. На текущий момент рассматривается вектор развития на межкорпоративный документооборот (ведутся переговоры о внедрении коннектора к сервису Диадок). Так как решение эксплуатируется менее полугода, то заказчик пока не рассматривает автоматизацию новых объектов в системе, а дорабатывает текущие решения
Добрый день! «если срок повторной проверки контрагента подошел к концу, то его необходимо повторно направить на согласования с актуальной информацией о бухгалтерской и юридической отчетностью» - появилась пара вопросов по процессу:
1. Как ответственный за контрагента или за договор узнает о том, что подходит срок повторной проверки? Вручную фильтрует справочник контрагентов или система присылает какие-то уведомления?
2. Если есть понимание, что по каким-либо причинам (например, закупка была одноразовая, в ближайшие годы повторные поставки товара не требуются) нет необходимости продлять договор с контрагентом, будет ли ответственный за контрагента инициировать процедуру повторного согласования или оставит всё как есть, тогда через некоторое время контрагент будет отображаться как неблагонадежный? Кто принимает решение о необходимости повторного согласования в данном случае?
Евгения, добрый день! Описанные вами кейсы автоматизированы в системе:
1. Система по расписанию осуществляет поиск контрагентов, у которых наступает дата следующей про-верки. Поиск осуществляется по записям справочника Организации и Персоны. Отбираются записи, у которых Дата и время последнего запуска фонового процесса ≥ дата 30 календарных дней до следующей проверки.
Для отобранных записей формируются уведомления о том, что до даты очередной проверки данного контрагента осталось 30 дней. При необходимости требуется запустить повторную проверку. Если в установленные сроки проверка не будет проведена, то контрагент будет закрыт. Исполнителями по задачи являются:
o Ответственный за контрагента;
o Инициатор (определяется инициатор предыдущего согласования контрагента);
o Отдел закупок (добавляется, если у контрагента в поле Вид контрагента одно из указанных значений «Поставщик»).
Уведомление по одному контрагенту формируется один раз.
2. Если по какой-то причине работа с контрагентом завершается, то Система отбирает записи, у которых дата и время последнего запуска фонового процесса > Дата следующей проверки;
Для отобранных записей выполняются следующие действия:
• в карточке контрагента изменяется поле Состояние на значение «Закрытый» и Результат проверки на «Требует повторной проверки»;
• в действующем документе Справка о проверке контрагента: Состояние = «Устаревший»;
• для всех документов, входящих в досье контрагента (связаны типом связи «Досье контрагента» в действующем документе Справка о проверке контрагента), устанавливается значение «Устаревший»;
• формируются уведомления, что проверка не выполнена в установленные сроки. Контрагент закрыт.
Исполнители по задаче аналогичны.
Таким образом, решение позволяет полностью автоматизировать процесс проверки контрагентов без дополнительных действий со стороны исполнителей.
Ирина, в проекте был реализован отчет по срокам согласования. Интересно, ускорилось ли согласование договоров за год? Какие-то корректирующие действия на основании этого отчета делаются?