пользователей включая ТОП-менеджеров одновременной работы в системе
офиса в разных городах
человека - команда проекта
месяца на выполнение
Д.ЭНЕРДЖИ — инжинирингово-производственная компания, которая специализируется на комплексных решениях по мультикультурным заводам, маслоэкстракционным цехам, оборудовании и запчастях для масложировой отрасли. Компания предоставляет полный спектр услуг — от проектирования до сдачи объекта в эксплуатацию, с последующим сервисным гарантийным и послегарантийным обслуживанием
Сотрудникам нашей компании приходилось часто обращаться, ходить к руководителям за подписью и печатью, за разрешением. И эта беготня отнимала рабочее время не только у рядовых сотрудников, но и у руководителей.
Документы приходили из разных источников: в мессенджерах, по почте, а кто-то приносил в бумажном варианте. Естественно, такой подход способствовал легкой утере документов или невозможности найти их в нужное время.
Ознакомление по некоторым видам документов компании происходило под подпись в журналах. Для этого назначался ответственный сотрудник, который ходил и собирал подписи.
В рамках проекта внедрения были автоматизированы документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Д.ЭНЕРДЖИ», а также объединены все удаленные офисы в единое информационное пространство.
Автоматизация охватила процессы согласование договоров и доп.соглашений, контроль выполнения поручений по протоколам совещаний – стало проще вести контроль по назначенным задачам, искать документы, а также отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.
Бизнес-заказчиком инициативы стал директор компании.
Основные ожидания компании заключались в обеспечении полного контроля и прозрачности всей рабочей деятельности, возможности оперативного отслеживания и контроля исполнительской дисциплины сотрудников, в том числе и территориально удаленных, и, следовательно, повышение эффективности всех остальных рабочих процессов компании «Д.ЭНЕРДЖИ»
Внедрение реализовывалось группой специалистов компании «Д.ЭНЕРДЖИ». При этом описание и регламентирование процессов проводили совместно с сотрудниками компании, а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты нашей компании: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.
Благодаря тому, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов и прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.
Исходя из требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «Directum RX»:
Так как наша компания которая первая в Украине решилась на использование программы Directum RX с операционной системой на базе ядра Linux, то первую инсталяцию (установку) на сервере проводили сотрудники компании «Литико» и вендора из-за технических особенностей установки и отсутствия инструкций. В процессе выхода обновлений версий программы специалистами компании Directum были написаны инструкции по установке.
Параллельно со всеми проходящими процессами по реализации проекта Directum RX наши специалисты (администраторы) прошли курсы обучения, что в дальнейшем помогло понять работу самой программы для выполнения настроек, а так же проведения самостоятельных обновлений.
Были трудности с работой Directum RX на устройствах Mac, а в частности работы веб-агента с документами в режиме редактирования и дальнейшим сохранением (изменялось отображение и количество страниц документа когда сотрудник открывал на ПК под Windows), постоянные пересохранения документов в том числе и при работе с шаблонами. Рассматривались различные офисные программные продукты, такие как ONLYOFFICE, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice, Microsoft Office 365 (веб-версия).
Решение было найдено на данный момент в использовании одного редактора документов «LibreOffice» для всех сотрудников компании.
При первоначальном ознакомлении, презентации новой программы электронного документооборота у наших сотрудников было недопонимание и трудности. Для сотрудников компании, которые были назначены для работы в системе, провели обучение и предоставили инструкции.
В итоге внедрения скорость обработки документов увеличилась, снизились количество бумажного документооборота, а процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми. Все это в совокупности повысило эффективность управления в компании в целом.
В итоге внедрения системы электронного документооборота Directum RX в компании нужно отметить:
Ранее сотрудникам приходилось приезжать в офис за подтверждением, за подписью, а сейчас у них появилась возможность находясь удаленно (в командировке и т.п.) отправлять документы на согласование, через мобильный или подтверждать заявки, согласовывать документы.
Пользователи высоко оценили систему за возможность удаленного решения вопросов.
Я считаю, что для каждого работодателя нужна такая система, которая обеспечивает возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных. А подчиненным иметь возможность существенного сокращения затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.
Для меня результат заключается в установлении прозрачности работы в нашей организации, возможность контроля за движением документа, а также уменьшение затрат в плане денег и времени в разы, что больше всего мы стараемся сэкономить в нашей ежедневной жизни.
В перспективе развития проекта планируем:
На сегодняшний день наша команда состоит из 3-х человек:
Опубликовано:
3 марта 2022 в 08:29
Обсудите реализацию с экспертом Directum