Самостоятельное внедрение Directum RX на Linux в компании ООО "Д.ЭНЕРДЖИ"

О Компании

Д.ЭНЕРДЖИ — инжинирингово-производственная компания, которая специализируется на комплексных решениях по мультикультурным заводам, маслоэкстракционным цехам, оборудовании и запчастях для масложировой отрасли. Компания предоставляет полный спектр услуг — от проектирования до сдачи объекта в эксплуатацию, с последующим сервисным гарантийным и послегарантийным обслуживанием

Предпосылки проекта

Сотрудникам нашей компании приходилось часто обращаться, ходить к руководителям за подписью и печатью, за разрешением. И эта беготня отнимала рабочее время не только у рядовых сотрудников, но и у руководителей.

Документы приходили из разных источников: в мессенджерах, по почте, а кто-то приносил в бумажном варианте. Естественно, такой подход способствовал легкой утере документов или невозможности найти их в нужное время.

Ознакомление по некоторым видам документов компании происходило под подпись в журналах. Для этого назначался ответственный сотрудник, который ходил и собирал подписи.

Задачи проекта

В рамках проекта внедрения были автоматизированы документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Д.ЭНЕРДЖИ», а также объединены все удаленные офисы в единое информационное пространство.

Автоматизация охватила процессы согласование договоров и доп.соглашений, контроль выполнения поручений по протоколам совещаний – стало проще вести контроль по назначенным задачам, искать документы, а также отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

Бизнес-заказчиком инициативы стал директор компании.

Основные ожидания компании заключались в обеспечении полного контроля и прозрачности всей рабочей деятельности, возможности оперативного отслеживания и контроля исполнительской дисциплины сотрудников, в том числе и территориально удаленных, и, следовательно, повышение эффективности всех остальных рабочих процессов компании «Д.ЭНЕРДЖИ»

Как проходило внедрение

Внедрение реализовывалось группой специалистов компании «Д.ЭНЕРДЖИ». При этом описание и регламентирование процессов проводили совместно с сотрудниками компании, а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты нашей компании: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.

Благодаря тому, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов и прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.

Исходя из требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «Directum RX»:

• согласование договоров;
• ведение совещаний;
• ведение протоколов совещаний и исполнение поручений по ним;
• исполнение поручений по резолюции руководителей;
• ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям;
• согласование служебных записок по направлению деятельности;
• возможность ведение документопотока по проектам.

Сложности внедрения и их решение

Так как наша компания которая первая в Украине решилась на использование программы Directum RX с операционной системой на базе ядра Linux, то первую инсталяцию (установку) на сервере проводили сотрудники компании «Литико» и вендора из-за технических особенностей установки и отсутствия инструкций. В процессе выхода обновлений версий программы специалистами компании Directum были написаны инструкции по установке.

Параллельно со всеми проходящими процессами по реализации проекта Directum RX наши специалисты (администраторы) прошли курсы обучения, что в дальнейшем помогло понять работу самой программы для выполнения настроек, а так же проведения самостоятельных обновлений.

Были трудности с работой Directum RX на устройствах Mac, а в частности работы веб-агента с документами в режиме редактирования и дальнейшим сохранением (изменялось отображение и количество страниц документа когда сотрудник открывал на ПК под Windows), постоянные пересохранения документов в том числе и при работе с шаблонами. Рассматривались различные офисные программные продукты, такие как ONLYOFFICE, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice, Microsoft Office 365 (веб-версия).

Решение было найдено на данный момент в использовании одного редактора документов «LibreOffice» для всех сотрудников компании.

При первоначальном ознакомлении, презентации новой программы электронного документооборота у наших сотрудников было недопонимание и трудности. Для сотрудников компании, которые были назначены для работы в системе, провели обучение и предоставили инструкции.

Результаты внедрения

В итоге внедрения скорость обработки документов увеличилась, снизились количество бумажного документооборота, а процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми. Все это в совокупности повысило эффективность управления в компании в целом.

В итоге внедрения системы электронного документооборота Directum RX в компании нужно отметить:

• возможность анализа загрузки сотрудников - за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ.
• упорядочивание работы с документами - за счет использования типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами;
• упрощение контроля над исполнением поручений - за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом;
• ускорение движения информационных потоков: распространения информации внутри компании, передача документа от подразделения к подразделению, ускорение согласования и т.д.;
• экономия материалов и ресурсов - за счет сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;

Результаты внедрения для заказчиков и пользователей

Ранее сотрудникам приходилось приезжать в офис за подтверждением, за подписью, а сейчас у них появилась возможность находясь удаленно (в командировке и т.п.) отправлять документы на согласование, через мобильный или подтверждать заявки, согласовывать документы.

Пользователи высоко оценили систему за возможность удаленного решения вопросов.

Почему такой проект стал важным и востребованным и важен для компании «Д.ЭНЕРДЖИ»?

Я считаю, что для каждого работодателя нужна такая система, которая обеспечивает возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных. А подчиненным иметь возможность существенного сокращения затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

Для меня результат заключается в установлении прозрачности работы в нашей организации, возможность контроля за движением документа, а также уменьшение затрат в плане денег и времени в разы, что больше всего мы стараемся сэкономить в нашей ежедневной жизни.

Показатели

• 10 пользователей включая ТОП-менеджеров одновременной работы в системе.
• 4 офиса в разных городах
• 3 человек команда проекта
• 2 месяца на выполнение

 

Планы по дальнейшему развитию проекта

 

В перспективе развития проекта планируем:

1. Расширение клиентских лицензий и использование модуля «Проекты»;
2. Привлечение большей части сотрудников компании для работы в программе;
3. Дополнение серверной лицензией «Планирование проектов»;
4. Дополнение серверной лицензией «Agile-доски»;
5. Интеграция программного обеспечения Directum RX с ERP-системой.

Команда проекта

На сегодняшний день наша команда состоит из 3-х человек:

• Калиниченко Константин Игоревич - Инженер компьютерных систем;
• Смирнов Юрий Евгеньевич - Администратор систем;
• Корицкий Виктор Игоревич - Администратор систем;