Интеллектуальная обработка входящей корреспонденции: Directum Ario в госорганах Удмуртии

Цель проекта

Развитие функциональности подсистемы СЭД ГО УР государственной информационной системы Удмуртской Республики ЕС МЭВ УР посредством модуля «Инструменты Ario» в рамках проекта «Бережливая Удмуртская Республика».

История проекта

Интеллектуальные сервисы Directum Ario применяются в органах власти Удмуртии несколько лет. Так, впервые они были использованы в 2020 году. Разработка была опробована в рамках пилотного проекта по интеллектуальной обработке обращений граждан, а затем в 2021 году запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Кейс участвовал в прошлом конкурсе Directum Awards.

В конце 2021 года в АГиП стартовал новый проект с применением интеллектуальных сервисов. Подключить ИИ было решено к процессу обработки входящей корреспонденции. 

Значимые этапы

1. Исследование и анализ текущей обработки входящей корреспонденции в АГиП. Цель – выявить ключевые возможности и выгоды применения Directum Ario в данном процессе.
2. Обучение Directum Ario на реальных данных, а именно на имеющейся входящей корреспонденции – электронных письмах, сообщениях из системы МЭДО и сканированных копиях бумажных писем.
3. Внедрение интеллектуальных сервисов в процесс. Анализ эффективности.

Процесс без Directum Ario

До изменений обработка входящей корреспонденции выглядит следующим образом:

1. В администрацию приходит письмо. Оно может быть как в электронном виде (эл.почта, МЭДО), так и в бумажном – в этом случае его сканируют.
2. Делопроизводитель принимает решение о дальнейшей судьбе письма – либо регистрирует его в системе, либо переадресовывает в другое ведомство, либо не предпринимает никаких действий, если это спам или рекламное сообщение.
3. Если принято решение зарегистрировать письмо в системе, то заполняется регистрационно-контрольная карточка документа (РКК). В ней вручную указываются все необходимые реквизиты: тема письма, номер и дата, ФИО адресата и т.д.
4. После регистрации в системе письмо отправляется следующему сотруднику – ответственному за подготовку проекта резолюции. Как только он выполняет свою работу, письмо вместе с проектом резолюции уходит далее по маршруту.
5. Следующий пользователь рассматривает текст проекта резолюции, при необходимости вносит правки и отправляет ещё одному ответственному – уже на согласование.
6. Согласующий пользователь вычитывает проект резолюции и согласовывает его, если нет замечаний. После чего он направляет документ на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.
7. Глава или Председатель Правительства рассматривает проект резолюции, принимает его и передаёт на исполнение.

Текущий процесс в показателях:

Процесс с Directum Ario

Интеллектуальные сервисы позволяют сократить человеческие трудозатраты на нескольких этапах процесса:

1. Решение о судьбе входящего письма принимает Directum Ario. Если оно достойно рассмотрения (не спам), то оно автоматически регистрируется в системе.
2. Интеллектуальные сервисы самостоятельно заполняют РКК за делопроизводителя – все необходимые реквизиты подтягиваются из текста письма.
3. Без участия человека готовится проект резолюции – для этого Directum Ario опирается на исторические данные, используя справочник проектов резолюций.

Далее проект резолюции направляется ответственному пользователю на этап корректировки. Данный этап остаётся на время обучения ИИ. Когда интеллектуальные сервисы научатся составлять проект резолюции максимально корректно, необходимость в участии человека здесь пропадет.

И наконец, затем проект резолюции направляется согласующему и на утверждение Главе или Председателю Правительства. 

Показатели эффективности

• 3 млн руб. в год – ожидаемый экономический эффект от подключения Directum Ario к обработке входящей корреспонденции
• 95% – полнота извлечения реквизитов из письма в РКК
• 87% – доля качественного автоматического определения исполнителей при формировании проекта резолюции

Планы по развитию

• масштабирование опыта на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации;
• благодаря цифровизации процессов планируются организационные изменения, сокращение штатных единиц в органах власти УР;
• тиражирование интеллектуальной обработки документов на процессы, связанные с первичкой в централизованной бухгалтерии (бухгалтерский документооборот).

Состав команды проекта

Со стороны заказчика:

• Руководитель проекта – Ольга Широбокова

Со стороны исполнителя:

• Руководитель проекта – Дмитрий Краснопёров
• Куратор проекта – Станислав Кассихин
• Консультанты – Евгения Николаева, Ксения Шведова
• Аналитик – Александр Панькин  
• Разработчик – Татьяна Подлевских