Внедрение электронного документооборота в РЭУ им. Г.В. Плеханова

Российский Экономический Университет им. Плеханова – ведущее экономическое высшее учебное заведение Российской Федерации, по количеству специализаций на направлении «Экономика» является крупнейшим в стране. Обучение в РЭУ проходит в Москве и 22 филиалах, расположенных в городах Российской Федерации и за рубежом.

Университет постоянно развивается, например, включен в программу грантов Правительства РФ «Приоритет 2030», по которой предусмотрена программа развития университета как площадки по содействию инновационному технологическому предпринимательству.

Предыстория проекта

До внедрения Directum RX в РЭУ им. Плеханова использовали систему электронного документооборота «Дело». Но за 12 лет эксплуатации система устарела и обросла неудобными для пользователей решениями. Много действий приходилось выполнять вручную. К моменту принятия решения о выборе системы руководство университета уже было знакомо с системой Directum благодаря внедрению в Государственном университете управления. Еще одним аргументом стало наличие у Directum RX мобильного предложения.

Цели и задачи: 

• упростить документооборот в Университете;
• ускорить процессы создания, согласования и подписания документов. 

Помимо руководства Университета, бизнес-заказчиками проекта выступили Департамент информационных технологий и канцелярия.

Используемые решения

• модули Делопроизводство, Договоры, Совещания;
• мобильные решения Jazz, Solo.

Этапы внедрения 

Процесс занял 4 месяца: с декабря 2020 г. по март 2021 г.

1. Подготовка серверной части (установка и настройка системы).
2. Анализ бизнес-процессов организации, выделение ключевых ролей документооборота.
3. Создание пользователей в системе, наделение правами.
4. Запуск тестовых документов и маршрутов, обучение сотрудников на примерах работы с документами (1-2 раза в неделю).
5. Перевод в опытно-промышленную и промышленную эксплуатацию. 

На сайте университета опубликован Приказ о вводе системы в опытно-промышленную эксплуатацию с четким планом и определением ответственных.

Особенности внедрения и обучения сотрудников 

В ходе проекта пересоздали все бизнес-процессы, ранее разработанные в рамках прежней системы, а также добавили новые регламенты (закупки, пропуски, договоры и ряд внутренних документов – всего порядка 30 регламентов). 

Обучение проходило в несколько этапов, по разным видам документов. Для обучения создали руководства со скриншотами и описанием последовательности действий, записали видеокурс, в который вошли записи экрана в процессе обучения. Все материалы по работе в системе, инструкции и обучающие видеоматериалы доступны для пользователей на портале Университета.

Очень сильно помогла воля руководства по переходу на Directum. У команды внедрения практически был «зелёный свет» даже на изменения бизнес-процессов организации, исходя из логики движения документов. Пользователи довольно быстро смогли вовлечься в процесс, например, стали автоматизировать рутинные задачи с помощью «личных» регламентов.

Из сложностей проекта можно назвать привычку к прежней СЭД и непонимание частью сотрудников того, как работать в системе. Но количество удобств (в том числе работа в веб-версии из дома, с мобильного телефона в Jazz) в конечном итоге перевесило.

Не оправдались ожидания в отношении поиска по номеру документа, если его номер состоит из индекса и номера. Например, нужно найти «мн-9/342». По номеру 342 не выдаёт совпадений. Приходится сначала искать мн-9 а в результатах уже номер. Также сейчас нет возможности присваивать разные права на версии одного и того же документа (так было принято в отделе кадров организации).

Как выглядит в системе создание исходящего письма из задачи по входящему письму

Согласование заявки на закупку 

Результаты проекта

• Система Directum RX успешно функционирует в организации на протяжении 1 года. Старая система была выведена из эксплуатации и работает как архив документов.
• Ускорился процесс согласования документов, подписи, оптимизировали работу документоведов. Ожидания по скорости хождения и согласования документов полностью оправдались.
• Оцифрованы 30 процессов.

Активность использования Directum RX

Каждый день в системе работает одновременно 250-270 сотрудников. Среднее количество созданных и проведенных документов в месяц составляет:
•    внутренних документов: 5000
•    приказов и распоряжений: 3000
•    входящих документов: 1300
•    исходящих документов: 450

Планы по дальнейшему развитию 

Работаем над полноценным внедрением модуля Договоры: не готовы регламенты и шаблоны договоров, а также невозможно без подписки проверять контрагентов по ОГРН.

Команда проекта 

• Абрамов Виталий Владимирович – директор департамента информационных технологий - наш идейный вдохновитель. 
• Симохина Жанна Евгеньевна – Заведующий канцелярией. Совместно грамотно описали все бизнес-процессы, журналы регистрации, ключевые роли в документообороте организации. А также благодарны за продвижение идеи более быстрого и удобного документооборота на базе DirectumRX.
• Капнинский Павел Юрьевич – заместитель начальника управления по информатизации – руководитель проекта по внедрению системы.
• Буданов Сергей Александрович – ведущий специалист отдела сопровождения информационных систем – администратор системы, сейчас поддержка пользователей и актуализация системы.
• Замятин Владимир Вячеславович – системный администратор - подготовка серверов, развертывание системы и обновления системы.

Об авторе заявки

Передо мной была поставлена цель – в сжатые сроки максимально полно внедрить документооборот в организацию, сгладив острые углы, что, на мой взгляд, было выполнено в полном объеме.
Благодарен случаю поучаствовать во внедрении больших систем, это был мой первый опыт. Ранее работал системным администратором, государственным служащим, руководителем среднего звена в департаменте информационных технологий.