Цифровые договоры. Процесс без бумаг и рутины

О компании

ООО «Восточная горнорудная компания»  (ВГК) – ведущий производитель энергетических марок угля с добычей на острове Сахалин. Является одним из крупнейших российских экспортеров бурого угля в страны Азиатско-Тихоокеанского региона.

Под управлением ВГК работают 24 дочерних организации. Компания контролирует всю цепочку от добычи до отгрузки продукции, активно внедряя цифровые решения в бизнес-процессы.

Коротко о проекте

Договорные процессы в ВГК полностью переведены в электронный вид. В системе Directum RX созданы 65 типовых форм (шаблонов) договорных документов. Благодаря цифровизации процессов ускорены согласование и подписание документов, а также взаимодействие с контрагентами.

Этапы работы с документами и инструменты

1. Создание договорного документа в системе

Преимущественная часть договоров и приложений к ним в ВГК создаются по типовым формам. Исключение составляют лишь документы нескольких крупных контрагентов.

Чтобы создать договорной документ по шаблону, необходимо в его карточке заполнить нужные поля. Признак «Типовой» проставится автоматически.

Шаблон выбирается из списка автоматически – в зависимости от указанной категории договорного документа. При этом пользователь не может редактировать текст, что защищает документ от внесения несанкционированных изменений и исключает ошибки при оформлении.

Этот же фактор влияет на скорость дальнейшей работы с документом. В шаблоне заменяются только определенные строки, поэтому согласующие лица не тратят время на вычитку документа. Основной текст неизменяем, а нужная изменяемая информация подгружается из карточки документа.

Таким образом в типовой форме документа автоматически заполняются данные о компании и контрагенте, реквизитах сторон, стоимости, основных условиях договора, подписантах и т.д.:

2. Согласование и подписание в компании

Далее по регламенту документ направляется в системе руководителям и другим ответственным лицам. Они согласовывают и подписывают его с помощью усиленной квалифицированной подписи (УКЭП). Всего на головную компанию и 24 управляемых организации выдано 120 УКЭП.

Для работы с договорными документами руководили активно используют мобильное приложение Directum Solo. Это заметно ускоряет сроки рассмотрения и подписания, а также не требует от пользователя нахождения на рабочем месте. Чтобы проставить квалифицированную подпись на договоре, достаточно иметь смартфон под рукой. При этом не требуется распечатывать документы, исключается отвлечение на эту задачу помощников руководителей и секретарей.

Благодаря использованию шаблонов и защите от изменений текста удалось сократить количество согласующих лиц. В целом период от инициации договора до его подписания сократился до 3 дней – это довольно хороший показатель с учётом разницы во времени для работников разных подразделений (Москва – Сахалин).

В ходе реализации также был внедрен еще один инструмент, который оказал влияние на скорость работы с договорными документами. Он используется, когда документы задерживаются на рассмотрении у какого-либо пользователя более чем на 3 дня. В этом случае задачи по согласованию или подписанию договора переводятся на руководителя такого работника. Благодаря этому удалось повысить исполнительскую дисциплину ответственных лиц.

3. Взаимодействие с контрагентами

После подписания в ВГК документ направляется контрагенту через сервис обмена (настроена интеграция «Диадок» с Directum RX).

В данный момент тестируется решение, которое позволит автоматически пересылать документы контрагенту сразу, как только они подписываются в системе. Пока этим занимается ответственное лицо – именно ему на данном этапе поступает задача с пометкой «Отправить контрагенту». Автоматическая отправка начнёт использоваться в ближайшее время и сэкономит до 4 часов рабочего времени сотрудника в день.

Более 90% контрагентов компании уже переведены на ЭДО. Все договорные документы они подписывают с помощью усиленной квалифицированной подписи в сервисе обмена. Благодаря этому удалось существенно сократить скорость подписания и возврата оригиналов от контрагентов. Усилился контроль за процессом и снизились затраты компании на хранение документов.

Чтобы ускорить взаимодействие с контрагентами, также в Directum RX были реализованы процессы обработки, согласования и подписания первичной бухгалтерской документации, полученной через сервис ЭДО. В целом за 2021 год в электронном виде было получено 14 000 комплектов таких входящих документов.

 

ESG-ценность проекта и результаты

 

Забота об окружающей среде.

В 2021 году в системе было создано около 8000 договорных документов.

Благодаря цифровизации в ВГК на 80-85% избавились от бумажного документооборота. В планах – довести экологический показатель до 99%.

Комфортные условия для сотрудников.

Цифровые решения и оптимизация процессов позволили избавить рядовых работников и руководителей от ежедневной рутины. Теперь они могут уделять больше времени другим задачам.

Так, среднее время на подготовку проекта договора или приложения к нему сократилось в 10 раз. При этом удалось добиться 100% гарантии отсутствия ошибок при оформлениях документов.

В целом, если оценивать срок работ по одному договорному документу – от его создания до отправки подписанной версии контрагенту, то его удалось сократить до 3 рабочих дней. Ранее этот период мог составлять 10 дней и более.

Прозрачность в управлении и процессах.

Перевод договорных процессов в систему позволил усилить контроль за работой с документами. Чтобы узнать, у кого и на какой стадии сейчас находится договор, достаточно просто зайти в систему.

Охрана труда

Реализован проект Цифровизация процессов охраны труда в Directum RX

Цифровизация документов, связанных с нарушением  техники безопасности, охраны труда, пропускного режима, позволяет полнее получить картину и статистику по фактам. Это позволяет принимать правильные управленческие решения и позитивно сказывается на общем улучшении обстановки по этим направлениям. Освободившееся от рутины время специалисты могут использовать для разработки реальных инноваций по охране труда.

 

Перспективы развития Directum RX в ВГК

В планах компании:

• перевод кадровых документов в электронный вид;
• подключение решений для цифровизации командировок, отпусков, авансовых отчетов.