Импортозамещение и создание централизованного документооборота «под ключ» в Правительстве Тюменской области

Цели и задачи проекта

С момента внедрения системы на Directum 5 в  Правительстве Тюменской области (ПТО) прошло более 10 лет. С тех пор изменились внешние требования к информационным системам – был взят курс на импортозамещение, а также и изменились внутренние требования – пользователи стали использовать систему гораздо активнее. Требовалось объединить все органы власти региона в одну базу для упрощения поддержки и взаимодействия, а также внести актуальные требования Заказчика в текущие процессы.

Основные цели и задачи проекта:

• Импортозамещение, направленное на снижение затрат Организации на ПО, которое разработано нашими западными коллегами. Задача, чтобы всё ПО, которое используется совместно с ECM-системой Directum RX, было внесено в реестр импортозамещенного ПО (ОС на все серверных ресурсах, СУБД).
• Объединение всех существующих баз органов власти региона разного уровня (ОИВ, подведомственные организации, ОМСУ) в единую систему с целью оптимизации процессов сквозного взаимодействия между органами власти региона, удобного контроля исполнения документа вышестоящей организацией в своих подведомственных организациях.
• За счёт объединения всех баз в единую систему дополнительно ожидается снижение стоимости обслуживания системы:
  • Обновлять нужно только одну систему, а не каждый из экземпляров баз.
  • Процессы у всех общие, не нужно дорабатывать каждую систему индивидуально.
  • Снижение стоимости подписки на владение системой.
  • Сокращение количества необходимого серверного оборудования.

Дополнительные цели

Процессы в базе ПТО были разработаны более 10 лет назад и по факту уже видоизменились, но не всегда были адаптированы в самой системе. В новой же системе не планировалось копировать процессы один в один, в планах было провести их реинжиниринг и трансформацию.

Новая система должна покрывать ВСЕ органы власти региона, в том числе все Подведомственные организации (около 250 организаций) и Органы местного самоуправления (около 400 ОМСУ), т.е. примерно 4-5 тыс. пользователей.

Решено отказаться от двойной регистрации в контексте исполнения поручения от вышестоящей организации. Это необходимо было отразить в процессах системы.

История проекта

Проект стартовал в марте 2020 года, завершился в декабре 2021-го. В 2022 году идет работа по развитию и сопровождению. Планируется тиражирование в Администрацию города Тюмени.

В рамках автоматизации процессов мы коснулись не только стандартных процессов СЭД (Канцелярия, Обращения граждан), но и также автоматизировали работу с Нормативными правовыми актами (в Тюменском регионе данный процесс автоматизирован очень глубоко, до уровня рассмотрения подготовленного проекта ППА на Президиуме Правительства Тюменской области и публикации уже готового НПА на портале), Кадровые процессы, а также прочие процессы, в том числе процессы по согласованию состава инфоресурсов, которые должны публиковаться на портале Органа.

Изменения процессов коснулись всех сотрудников, потому что не было цели реализовывать функционал один в один как в Directum 5, и конечно же, изменения были направленны в сторону повышения автоматизации процессов.

При реализации проекта не обошлось и без сложностей, вот некоторые вызовы, с которыми мы столкнулись:

• Не всегда правильно удавалось определись ключевых пользователей для проведения этапов исследования и анализа. Это создавало сложности на следующих этапах: тестирование, ОПЭ. Решалась проблема точечными доработками на этапе ОПЭ.
• Недостаточная функциональность некоторых коробочных решений, в том числе тех, которые нет возможности протестировать до этапа ОПЭ. Это создавало сложности на этапе ОПЭ. Решалась проблема точечными доработками на этапе ОПЭ.
• Достаточно большая сложность при освоении нового функционала пользователями. Это привело к негативу по отношению к системе со стороны пользователей, и затягиванию старта ОПЭ в некоторых органах власти. Такое стало возможным, потому что запускали органы власти несколькими волнами в среднем по 8-10 в волну. Решали проблему закреплением по 1-2 специалистов на старте ОПЭ в каждом органе власти.
• Некоторое количество активных пользователей были негативно настроены к новому реализованному функционалу системы, и это привело к тому, что в какой-то момент скопилось большое количество пожеланий по доработке системы, которые не реализовывались и вызывали еще больший негатив со стороны пользователей. Решили мы эту проблему совместно с Заказчиком таким образом:

Были сформированы рабочие группы из ключевых и самых активных пользователей для определения наиболее приоритетных задач по доработке в рамках работы с пожеланиями. Совместно с пользователями мы изучали ранее полученные пожелания, определяли приоритетность реализации каждого их них. Далее по приоритетам мы совместно формулировали постановку задачи для подготовки проектных решений, общим решением принимали решение о реализации. Далее совместное тестирование реализованного функционала и принятие решения о запуске функционала в эксплуатацию. И это оказалось одним из самых действенных способов снятия негатива, потому что мы реализовали часть пожеланий, и пользователи сами поучаствовали в процессе и поняли его сложность.

Повышение эффективности по итогам проекта

Модернизация Системы и расширение её масштабов использования обеспечило повышение эффективности пользователей за счет:

• Автоматизации работы с документами, включающей использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов; совершенствование форм и методов работы с документами.
• Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов (с вложенными файлами), а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
• Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения – оформления в дело, своевременное информирование работников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов и упрощение межведомственного взаимодействия.
• Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан за счет автоматизации процессов в Системе, повышение ответственности за их исполнение.
• Обеспечения автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
• Организации оперативного доступа пользователей в пределах их полномочий к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, поручениям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.

Разработаны и внедрены:

1. Нестандартные модули НПА, Учет наград, Кадровые процессы, Прочие процессы (всего 25 процессов).
2. Интеграция с порталом услуг Тюменской области (ПУТО), информационной системой управления проектами (ИСУП) Тюменской области, шиной Syberlink, электронным хранилищем Тюменской области (на базе ЭЛАР), системой «Акцент», порталом gov.ru и реестром государственных услуг.

Неожиданным результатом стала новая эффективная методика работы в рамках проведения рабочих групп пользователей для работы с пожеланиями. Такая практика позволила снять большую часть напряжения при переходе пользователей на новую систему и позволила эффективнее доработать функционал под нужды пользователей. Пользователи вошли во вкус, и система не замораживается во внедренном виде, а постоянно дорабатывается по пожеланиям пользователей.
 

Уникальность и показатели проекта

Фактически система, которую мы реализовали, является одной из самых уникальных на просторах Российской федерации в части того, что в ней работают абсолютно ВСЕ органы власти региона (за исключением одного ОМСУ – Администрации г. Тюмень, но её перевод уже запланирован на 2022 год).

На сегодняшний день достигнуты следующие показатели:

• 4200 уникальных пользователей в день, средний онлайн – 3000.
• До 95% процессов по обработке документов во всех органах государственной власти Тюменской области обрабатываются в Directum RX.
• Развернуто 8 виртуальных серверов для серверной части системы с настроенной балансировкой нагрузки.
• Реализован обмен корреспонденции с органами власти по МЭДО в новом формате 2.7.1 (Тюменская область в числе первых в стране)
• Проведена работа по адаптации серверной части Directum RX под Linux. Сами операционные системы на серверах у заказчика заменены в декабре 2021 года.
• Система развернута на  СУБД PostgreSQL.
• Завершён тираж во все Органы власти, в которые планировалось внедрить новую систему в рамках данного контракта:
  • Подключены 35 исполнительных органов государственной власти и аппарат губернатора.
  • Завершен тираж в 250 подведомственных учреждениях.
  • Завершён тираж в 410 региональных ОМСУ.
• Реализовано более 70 доработок по пожеланиям пользователей на основе их пользовательского опыта, полученного при работе с Directum RX.

Планы по дальнейшему развитию проекта

• В 2022 году у заказчика планы по тиражированию системы в самый крупный ОМСУ – Администрация г. Тюмень.
• Прорабатывается вопрос по внедрению в ПТО средства для интеллектуальной обработки документов для сокращения времени и уменьшения временных, накладных расходов на регистрацию и отправку на исполнение документов, оптимизация рутинных операций.
• Есть интерес к решениям «Управление договорами» для юридической службы и Directum Jazz для обеспечения мобильности сотрудников.
• В Правительстве Тюменской области собраны рабочие группы, которые с периодичностью примерно раз в 2 недели собираются и выбирают точки для улучшения системы, чтобы уменьшить время исполнения документов, подготовки ответа гражданам. Прорабатываются новые точки для улучшения уже существующих процессов, либо ищутся новые процессы, которые можно было бы перевести в электронный вид.

Состав команды проекта

Команда проекта включает в себя сотрудников заказчика, которые активно участвовали во внедрении системы и сейчас продолжают участвовать в ее развитии, сотрудников исполнителя ООО «Систем-Консалт», а также сотрудников вендора Directum, которые активно дорабатывали систему под нужды заказчика и помогали партнеру.

Благодарности (развернуть)