Автоматизация полного цикла работы с договорами

О компании

ООО «Газпром трансгаз Саратов» транспортирует природный газ по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии, Западной Сибири в центральные районы России, на Северный Кавказ, в страны Европы.

ООО «Газпром трансгаз Саратов» ведет свою производственную деятельность на территории трех субъектов Российской Федерации: Саратовской, Тамбовской и Пензенских областей. Общество насчитывает 21 филиал, которые расположены в 14 муниципальных образованиях.

Цели и задачи проекта

В ООО «Газпром трансгаз Саратов» для отслеживания договорного документопотока использовались несколько локальных СЭД. На определенном этапе пришло понимание, что они морально устарели и не удовлетворяют потребностям. В 2021 году было принято решение о переводе всего документопотока в систему Directum RX. Система позволяет выполнить требования головной организации по импортозамещению иностранного ПО: поддержка СУБД PostgreSQL, серверная структура на отечественном ПО, поддержка ОС Linux.

Таким образом, основными целями проекта стали:

• импортозамещение;
• соблюдение регламентов согласования потоков договорных документов;
• повышение исполнительской дисциплины;
• упрощение контроля исполнения поручений;
• уменьшение затрат на расходные материалы;
• повышение безопасности хранения информации;
• контроль за исполнением и сроками действия договорных документов.

Заказчиком проекта выступил начальник юридического отдела.

История проекта

После успешного завершения первого проекта по цифровизации делопроизводства в компании в 2020-м году было принято решение развивать проект.

Проект по договорам стартовал 01.03.2021 в разгар пандемии COVID-19, поэтому взаимодействие, в основном, происходило в удаленном режиме. Была создана рабочая группа проекта со стороны заказчика - высококлассные специалисты, заинтересованные в результатах проекта. Группа активно участвовала в работе, удаленный формат не помешал успешному взаимодействию.

Исследование процессов было проведено путем GAP-анализа и демонстрации системы. На этом этапе были выработаны основные требования и подходы к реализации системы с учетом принципа разумных изменений: по ряду моментов были приняты решения об изменении и улучшении самих процессов. Во много этому способствовало наличие наработанных компетенций и экспертной оценки у команды Directum по результатам внедрения в других дочерних обществах.

Проект выполнялся по технологии максимального внедрения и продлился девять месяцев до 30.11.2021. Включал следующие этапы:

• инициация проекта;
• исследование и проектирование;
• конфигурация и адаптация системы;
• подготовка системы к опытной эксплуатации;
• семинары для пользователей;
• опытная эксплуатация системы;
• передача системы в промышленную эксплуатацию.

Основные изменения и решения на проекте

Согласование договорных документов

Договорные документы согласовываются настроенным регламентам. Администратор самостоятельно может настроить маршруты и сроки согласования в соответствии с правилами договорной работы в Обществе. Для каждого отдела добавлены индивидуальные требования к регламенту по предварительному согласованию. Пример регламента ниже.

Задание на согласование договора формируется автоматически. Чтобы ускорить процесс, реализована возможность запроса дополнительной информации без прерывания согласования и отправки на доработку.

Интеграция с локальными ИУС

Реализована интеграция Directum RX с локальными информационно-управляющими системами (ИУС) "Газпром трансгаз Саратов" для загрузки данных об оргструктуре и сотрудниках, а также загрузки контрагентов. Был использован односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных (ШБД).

Результаты

В ООО «Газпром трансгаз Саратов» автоматизирован полный цикл работы с договорами от подготовки до исполнения обязательств. Внедрение модуля «Договоры» Directum RX внесло изменение в работу кураторов договоров — работники филиалов, отделов и служб при Администрации, а также согласующих —  работники отделов. Так как пользователи уже привыкли к работе в системе, обучение по новому решению проходило легче.

Решение Directum полностью соответствует требованиям «Положения о договорной работе в ООО «Газпром трансгаз Саратов», а также иных локально-нормативных актов Общества, регулирующих процесс заключения и исполнения договоров.

В ходе проекта настроены:

• маршруты согласования типовых и нетиповых форм договорных документов;
• различные виды договорных документов: договор, дополнительное соглашение, приложения, протокол разногласий, протокол урегулирования разногласий.
• стандартные отчеты базовых модулей и новые отчеты модуля «Договоры».

ООО «Газпром трансгаз Саратов», осуществляет производственную деятельность неуклонно следуя принципам устойчивого развития, сохранения благоприятной окружающей среды, установленной экологической политике ПАО «Газпром».

С помощью проекта удалось достичь следующего эффекта:

• ускорился процесс согласования за счет вовлечения участников процесса в электронное взаимодействие и настройки универсальных регламентов обработки документов;
• сократились трудозатраты на печать и перепечатку документов;
• улучшились показатели исполнительской дисциплины с инструментами контроля выполненных работ.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Рабочая группа продолжает активно работать над совершенствованием процессов, собирает пожелания, вовлекает пользователей и т.д. Есть много планов по развитию системы.

В ближайших планах:

• переход на версию 4.2 Directum RX;
• реализация отложенных пожеланий в системе;
• увеличение числа пользователей;
• внедрение интеллектуальных сервисов и решений Ario для обработки текстовой информации;
• внедрение финансового архива.

Показатели эффективности

• 2000 пользователей;
• импортозамещение;
• 10 ТОП-менеджеров, работающих в системе;
• интеграция с ИУС ПТ;
• 21 филиал;
• 10 месяцев.